Cómo Realizar una Reunión Interna de Lanzamiento de Proyecto + Plantilla de Agenda
Todos los que somos gestores de proyectos somos verdaderos entusiastas. Es una parte innata de quienes somos. Nos encanta poner las cosas en marcha y ver cómo suceden. Pero, en el caso de iniciar un proyecto con un cliente, es importante no precipitarse antes de prepararse adecuadamente con una reunión de lanzamiento interna del proyecto.
Las reuniones internas de lanzamiento del proyecto son una parte fundamental del proceso general de inicio del proyecto. En cuanto al orden de las operaciones, las reuniones internas deben realizarse antes de cualquier inicio o pre-lanzamiento con el cliente.
Llegar a una reunión de inicio de proyecto con el cliente con un equipo informado y un plan deliberado te ayuda a aprovechar al máximo la discusión: aprendiendo lo más posible y tomando decisiones importantes del proyecto sin desperdiciar horas valiosas, dinero y tiempo cara a cara con el cliente.
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En este artículo, proponemos una agenda de mejores prácticas para la reunión interna de lanzamiento de proyecto y exploramos cómo podemos asegurar que comenzamos nuestros proyectos y actividades de gestión de proyectos con la mejor probabilidad de éxito.
¿No tienes ganas de leer? Mira esto en su lugar:
La importancia de los lanzamientos internos
Los gestores de proyectos deben tratar las reuniones internas de lanzamiento con la misma consideración que la de un cliente. El inicio interno de un proyecto no es solo un preludio para la primera reunión con el cliente, sino que es una piedra angular y marca el tono, el estilo y la visión de todo el ciclo de vida del proyecto. Es una oportunidad para educar al equipo, fomentar la cohesión y las relaciones, establecer expectativas y garantizar que todos tengan una comprensión clara del proyecto para no quedarnos sin respuestas delante del cliente.
Si no tenemos cuidado, las reuniones internas de lanzamiento suelen convertirse en una apresurada conversación de cinco minutos en el pasillo, justo antes de la reunión real de inicio con el cliente. Los lanzamientos internos de proyectos son difíciles y, a menudo, son esas reuniones de las que la gente parece querer prescindir. Pero si lo hacemos bien y arrancamos un proyecto de forma adecuada, es mucho más probable que todo el proyecto sea un éxito.
Si no lo hacemos bien, o si nos apresuramos antes de prepararnos debidamente, ya sea por entusiasmo de nuestros clientes o internamente, podemos encontrarnos en una reunión caracterizada por una ronda de presentaciones desinformadas, actividades de rompehielos aburridas y conversaciones sin propósito que, como mucho, solo aportan una ligera aclaración sobre la dirección y los objetivos del proyecto, y en el peor de los casos, pueden provocar que un nuevo proyecto se cancele antes incluso de haber comenzado.
Cómo planificar el lanzamiento interno de tu proyecto
Llegar a una reunión de lanzamiento con un equipo informado y un plan de proyecto adecuado te ayuda a sacar el máximo partido de la conversación con el cliente y las partes interesadas. Es importante que el equipo sepa lo máximo posible sobre el cliente y el proyecto antes de comenzar a hacer preguntas inapropiadas frente al cliente.
También es importante que el equipo trabaje unido para elaborar un plan sólido que infunda confianza al cliente y tomar colectivamente cualquier decisión importante de proyecto antes de tiempo, para no perder horas valiosas, dinero y tiempo cara a cara con debates internos delante del cliente (lo cual puede provocar que el cliente dude de que el equipo de la agencia sepa realmente lo que está haciendo).
Permitir que los miembros del equipo aporten al plan oficial del proyecto también ayuda a asegurarse de que haya sentido de propiedad y responsabilidad respecto a las tareas del proyecto. Es importante que, como gestor del proyecto, orientes a los miembros del equipo a medida que ayudan a definir el plan, para asegurarte de que sigue alineado con la declaración de trabajo, las expectativas del cliente y el enfoque del proyecto.
Cómo prepararse para la reunión interna de lanzamiento de proyecto
Antes de sentarte con los miembros del equipo, hay algunas cosas que tendrás que tener listas. Tómate el tiempo necesario para recopilar toda la información relevante y averiguar todo lo posible sobre el cliente y el proyecto, así como reunir cualquier otro dato que vayas a necesitar.
Destila toda esa información en un formato fácil de asimilar para tu equipo y haz una nota de lo que todavía no sabes o de preguntas que aún quedan por responder para posteriores consultas.
Aquí tienes una lista (no exhaustiva) de cosas que debes preparar:
- Miembros internos del equipo — nombres, funciones y cualquier otra información
- Patrocinadores del proyecto y miembros del equipo del cliente — nombres, roles y cualquier otro detalle relevante
- Tipo de proyecto y metodología
- Enfoque preferido del cliente
- Propósito del proyecto y objetivos
- Alcance del proyecto — qué está incluido y qué no
- Comunicación y colaboración interna — expectativas del cliente y expectativas internas
- Detalles de la reunión de lanzamiento con el cliente — agenda, objetivos, temas a tratar
- Próximos pasos
La reunión de lanzamiento interna del proyecto (también llamada reunión de lanzamiento del equipo)
Una vez que hayas hecho toda tu preparación, deberás preparar una agenda para la reunión de lanzamiento interna del proyecto e invitar a tu equipo a la reunión. Hemos preparado una plantilla de agenda para la reunión de lanzamiento interna para que puedas trabajar a partir de ella, así como un ejemplo para que veas cómo se hace.
¡No olvides leer los consejos de Sarah Sime sobre cómo hacer un lanzamiento interno aquí!
Plantilla y ejemplo de agenda para la reunión de lanzamiento interna
Descarga nuestra plantilla de agenda y ejemplo para reuniones de lanzamiento internas y sigue nuestros consejos y explicaciones a continuación para obtener los mejores resultados. Modifica la agenda para que se adapte a las necesidades únicas de tu proyecto.
Recorrido por la agenda de la reunión de lanzamiento interna
Encontrarás la información básica en el ejemplo y la plantilla de la agenda para la reunión de lanzamiento interna (¡mira arriba!), pero aquí tienes un recorrido detallado de los puntos y lo que significan. Cada proyecto es único, pero hay valor en asegurarnos de cubrir algunos de estos aspectos básicos para que el equipo esté alineado:
1. Presentaciones — conoce a tus nuevos mejores amigos (15 min)
Comienza la reunión permitiendo que tu equipo se conozca. Ya sea que tu equipo esté formado por subcontratistas, freelancers o miembros de la agencia que ya han trabajado juntos en proyectos previos, comenzar con una dinámica de rompehielos o alguna charla informal ayudará al equipo a conocerse (si es que no se conocen aún) y a empezar a construir relaciones positivas que establecerán el tono para el trabajo en equipo durante el proyecto.
Pide a los miembros del equipo que se presenten, indiquen su rol y experiencia y compartan un dato curioso o algo divertido sobre sí mismos.
2. Cliente — ¿cuál es el contexto? (5 min)
Presenta el contexto para ayudar a todos a entender el entorno en el que trabajarán. Compartir es cuidar, así que no guardes para ti todos los accesos o documentación. Comparte toda la información relevante con el equipo para que puedan familiarizarse y así empoderarlos y equiparlos con todo lo necesario para que lo asimilen.
Para mantener la reunión en tiempo, probablemente convenga dejar cualquier ronda de preguntas para el final; de lo contrario, esta sección puede alargarse desproporcionadamente.
Explica cómo llegó el equipo a trabajar en el proyecto: ¿fue una asignación directa de un cliente ya existente, se trata de un cliente nuevo, o quizás de un amigo o conocido del CEO? Expón qué experiencias previas tienes con ese cliente, o con distintos clientes en proyectos similares, y ayuda a tu equipo a comprender con quién se está trabajando.
Sabemos que existen todo tipo de clientes. Pero para los equipos, muchas veces parecen ser quienes toman las peores decisiones. Procura presentar a los clientes de forma positiva. Para evitar meteduras de pata, explica claramente a tu equipo las particularidades del cliente. Diles quiénes son (interno/externo), lo que sabemos de ellos, en qué otros proyectos han trabajado, y cómo prefieren trabajar.
3. Proyecto — ¿por qué hacemos esto? (5 min)
Para ayudar más a poner el proyecto en perspectiva, debes ayudar al equipo a comprender por qué hacen el proyecto en primer lugar. Esto significa compartir los factores de negocio que llevaron al cliente a iniciar el proyecto y asegurar una comprensión clara de cómo se verá el éxito o el fracaso.
Y desde la perspectiva de experiencia del cliente, inicia una discusión con el equipo sobre cómo este proyecto mejora la vida de los clientes o ciudadanos y satisface sus necesidades.
Desde el principio, maximizar la experiencia positiva del cliente debe estar en el centro del motivo por el que participas en el proyecto. Proyecta una visión sobre por qué el equipo debe interesarse por el proyecto y haz que todos entiendan que lo que hacen contribuye a algo que vale la pena.
Por último, desde la perspectiva de una agencia, necesitas tener claro cómo se ve un proyecto exitoso más allá de simplemente entregarlo a tiempo, dentro del presupuesto y en el alcance acordado. ¿Cómo va a crecer tu agencia como resultado de este proyecto? ¿Desarrollarán una nueva capacidad o competencia con una tecnología nueva?
4. Alcance — ¿qué estamos haciendo? (20 min)
Cuando el contexto del proyecto está definido, es momento de profundizar en los detalles del alcance con el equipo. Normalmente eso implica revisar el cronograma, la estimación, la acta de constitución y la SoW (declaración de trabajo) del proyecto para que todos entiendan la estructura del proyecto, las actividades y los entregables o productos finales. Sin aburrir a todos, ayúdales a entender las peculiaridades del proyecto para que el equipo entero conozca las limitaciones desde el primer día.
Este es un excelente momento para comenzar el registro RAID (Riesgos, Supuestos, Problemas y Dependencias). No hay nada como una revisión de SoW para hacer que la gente hable sobre lo que puede salir mal. Cuanto antes lo sepas, mejor.
Si alguien ha intentado esto antes y ha fallado, ¿por qué fue? ¿Y cómo puedes evitarlo esta vez? Conocer los entresijos y el entendimiento único de tu equipo sobre proyectos similares ayudará a desarrollar una cultura de apertura y asegurará que las sorpresas se mantengan al mínimo.
5. Enfoque — ¿cómo vamos a lograr esto? (20 min)
Revisar la SoW y las actividades y entregables propuestos brinda una excelente oportunidad para analizar cualquier cambio en los procesos o nuevos enfoques que el equipo quiera probar. Recuerda que lo nuevo no siempre es mejor, y que lo probado y comprobado suele funcionar perfectamente. Así que comunica tu visión claramente y no acabes persiguiendo tendencias técnicas o de procesos sin sentido.
Suponiendo que la SoW ya ha sido aprobada, recuerda que si cambias el enfoque necesitas asegurarte de que aún puedes cumplir los objetivos del proyecto del cliente (y de la agencia), y que sigues entregando lo prometido. No es solo una oportunidad para facilitarte la vida.
No obstante, fomenta la apropiación del proyecto dentro del equipo. Para que el proyecto tenga éxito, el equipo debe sentir que es suyo. Si dejas tiempo y espacio para que el equipo sugiera ideas, desafíe el plan y proponga una mejor manera de trabajar, terminarás con un enfoque mucho más sólido y un equipo mucho más comprometido.
6. Roles — ¿quién hace qué? (5 min)
Cuando el equipo ha tenido oportunidad de comprender el proyecto y el contexto de dónde pueden encajar, vale la pena aclarar los roles y responsabilidades. Puede ser útil mapear sus roles con la SoW y aclarar los entregables asociados a cada área, por qué existen y qué debe pasar para hacerlos realidad.
Puede ser útil definir una matriz RACI (Responsable, Aprobador, Consultado e Informado) en relación con la SoW para los entregables y el equipo. El RACI ayudará a mitigar cualquier incertidumbre sobre las responsabilidades y a aclarar el grado de seguridad del equipo con la entrega.
7. Trabajo en equipo — ¿cómo vamos a trabajar juntos? (5 min)
Cuando se reúne un equipo que nunca ha trabajado junto antes, habrá diferentes niveles de entendimiento sobre:
- Cómo debería trabajar el equipo en conjunto
- Cómo se debería gestionar la colaboración
- Cómo debería fluir la comunicación
- Cuándo debe reunirse el equipo
- Las herramientas que se deben utilizar
- Qué sistemas usarán para compartir entregables o detallar tareas o tickets específicos
Como PMs, nuestro papel es simplificarlo, tranquilizar a todos y entusiasmar al equipo por trabajar juntos en el proyecto.
A menudo no hay una respuesta correcta o incorrecta para estos enfoques, pero dar la mayor autonomía posible a tu equipo ayuda a conseguir su compromiso. Quieres que sientan que dominan el proyecto, y ayudarles a establecer objetivos comunes para que todos sean responsables durante todo el proyecto.
Define tus expectativas y haz que el equipo acuerde juntos exactamente cómo van a entregar. Al clarificar el trabajo en equipo y acordar los detalles sobre cómo se va a hacer todo, ayudamos a gestionar las expectativas del equipo sobre lo que es aceptable y lo que no lo es.
8. Inicio — ¿cuál es la agenda para la reunión de inicio con el cliente? (5 mins)
Como gestor de proyectos, ya deberías tener un plan para la reunión de inicio con el cliente. El propósito de revisarla con tu equipo es conseguir su apoyo y dar un sentido de contexto y urgencia para los siguientes pasos.
Siempre que sea posible, ve más allá de los puntos habituales de la agenda de la reunión de inicio y comenta cualquier ejercicio útil que se pueda realizar durante la reunión de inicio con el cliente para obtener conocimientos tempranos o dar impulso al proyecto.
Estar de acuerdo en una agenda para la reunión con tu equipo puede ayudar a enfocar su atención y brindar un contexto útil para cualquier trabajo previo necesario. Planificar la reunión también es una excelente oportunidad para repasar acciones y decisiones tomadas anteriormente en la reunión en términos de alcance del proyecto, enfoque, roles y trabajo en equipo, a medida que planeas cómo compartirlos con el cliente.
Más allá de acordar una agenda, piensa en programar otra reunión de planificación para ensayar lo que vais a decir, quién lo dirá, qué diapositivas mostraréis y practicar cualquier actividad. Te sorprenderá lo rápido que puedes perfeccionar la agenda y el contenido de la reunión cuando se ensaya correctamente.
Este paso extra ayudará a que tu equipo se sienta más cómodo, te permitirá comunicar claramente lo que esperas de ellos frente al cliente y los empoderará para cumplir.
9. Siguiente — ¿cómo mantenemos el impulso? (5 mins)
Al empezar un proyecto existe la tentación de ser un poco informal: nadie sabe realmente lo que sucede y puede ser que tú, como gestor de proyectos, seas el último en incorporarte. La forma en la que gestiones las primeras reuniones e interacciones marcará el tono para el resto del proyecto.
Para mantener el impulso, sé muy claro respecto a los siguientes pasos. Asegúrate de que todos tengan claro qué deben hacer a continuación, cuándo hacerlo y los hitos de revisión a lo largo del camino.
¡Este es tu momento para tomar el mando! Ahora debes dejar muy claro qué debe ocurrir para que la reunión de inicio con el cliente sea un éxito. Luego, guía a tu equipo para trabajar en retroceso desde ese punto.
10. Preguntas y respuestas — ¿qué no te hemos contado? (5 mins)
Haz una sesión de preguntas y respuestas con los miembros de tu equipo después de haberlo cubierto todo. Así tendrán la oportunidad de hacer preguntas para aclarar, y a menudo te señalarán cuestiones que no habías considerado o que aún no has tratado con el cliente.
¿Y ahora qué?
Todos queremos reuniones de inicio de proyecto geniales, pero ¿estamos haciendo la preparación correcta con nuestros clientes para tener una mejor reunión de inicio? ¡Los proyectos pueden descarrilar tan pronto como en la reunión de inicio, cuando aún deberíamos estar en la fase de luna de miel!
Hay una forma sencilla de mejorar las posibilidades de que el inicio del proyecto salga bien, tener mejores reuniones con el cliente y darle al proyecto un rumbo positivo: es tan sencillo como almorzar con el cliente en una pre-reunión de inicio antes de la reunión de inicio real.
Haz una reunión con el cliente antes de la reunión de inicio del proyecto, come algo, charla y resuelve esos detalles espinosos y molestos que suelen descarrilarlo todo con anticipación.
Para más información sobre reuniones de inicio de proyecto, consulta el resto de nuestra serie:
