¿Qué es un calendario de recursos en la gestión de proyectos?
Crear un calendario de recursos en la gestión de proyectos asegura que los miembros del equipo estén disponibles y tengan la capacidad de trabajar en las tareas del proyecto que esperas que realicen.
Sin este paso importante en la fase de planificación del proyecto, solo terminarás con gran confusión, acusaciones, decepción y culpas.
¿Qué es un calendario de recursos?
Un calendario de recursos es una herramienta que muestra la disponibilidad de los miembros del equipo. Se utiliza para determinar si tu plan de gestión de recursos es factible y para hacer seguimiento de la capacidad y utilización (cuánto tiempo tienen disponible y cualquier prioridad laboral adicional). También toma en cuenta los días festivos, días no laborables, o días en los que los miembros del equipo del proyecto no estarán disponibles (vacaciones, permisos planificados, etc.).
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Debes crear tu calendario al inicio de un proyecto (junto con tu plan de proyecto) y actualizarlo de manera regular. Lo ideal es construirlo directamente en tu software de gestión de recursos o en la herramienta que utilices para gestionar tus proyectos. Normalmente lo crea el director de proyecto, pero también podría realizarlo un responsable de recursos.
La finalidad de un calendario de recursos
El propósito de un calendario de recursos es determinar la disponibilidad general de tus recursos humanos y si los recursos adecuados están disponibles. No es raro que el calendario de recursos muestre que un proyecto no es viable debido a limitaciones de recursos, lo que podría requerir un cambio en el cronograma del proyecto, el alcance, la asignación de recursos o el coste.
Cómo construir un calendario de recursos
A continuación se muestran los pasos para crear un calendario de recursos.
1. Empieza con un calendario en blanco
Comienza creando un nuevo calendario en tu herramienta de gestión de recursos o utilizando una plantilla de calendario. Uno de los principales beneficios de las herramientas de programación de recursos es que están diseñadas específicamente para ayudarte a agilizar el proceso de programación de recursos. Guarda el calendario en una ubicación de fácil acceso para que esté visible para todos los integrantes del equipo.
Con las funcionalidades de permisos que ofrecen la mayoría de los programas de gestión de recursos, puedes controlar el acceso, permitiendo que los miembros del equipo vean, editen e incluyan sus propias entradas. Esta función colaborativa no solo fomenta la transparencia, sino que también mejora la coordinación y la productividad del equipo.
2. Añade miembros y recursos del equipo
El siguiente paso es ingresar los detalles del equipo en tu herramienta de gestión de recursos. Define los días laborables de cada miembro y el porcentaje de su tiempo de trabajo que se puede asignar al proyecto.
Por ejemplo, un miembro del equipo que trabaja de lunes a viernes podría tener alrededor de 3 horas diarias dedicadas a tareas operativas, por lo que su tiempo disponible para el proyecto en una semana podría ser de 20 horas laborables.
Al seguir las mejores prácticas de la gestión de recursos en proyectos, puedes hacer seguimiento y ajustar fácilmente estas asignaciones, asegurando que la carga de trabajo de cada integrante esté equilibrada y que el calendario del proyecto siga siendo realista.
3. Identifica los momentos en que el equipo no estará disponible
En tu calendario, marca también los momentos en que los miembros estarán ausentes, incluyendo festivos de la empresa, días festivos públicos, vacaciones programadas, excedencias, bajas laborales y cualquier otro tiempo fuera del trabajo.
Al marcar estos tiempos como no disponibles en tu herramienta, te aseguras de tener una visión más completa de la disponibilidad de recursos. Esto te ayudará a evitar conflictos en la programación y a garantizar que tu planificación del proyecto sea lo más realista posible.
También puedes permitir que los miembros del equipo actualicen y ajusten fácilmente sus periodos de indisponibilidad en la herramienta de gestión de recursos, para que tu calendario se mantenga actualizado a lo largo del proyecto.
4. Publica el calendario de recursos
Una vez que tu calendario esté completo, asegúrate de compartirlo con el equipo y las partes interesadas. Crear tu calendario en una herramienta de gestión de recursos facilita su difusión y permite que todos estén actualizados en tiempo real.
Tener el calendario a la vista de todos ayudará a los miembros del equipo del proyecto y a los interesados a saber qué está pasando, y a comprender los desafíos de disponibilidad que pueda tener el grupo.
Por ejemplo, ¿se acercan las vacaciones de invierno? ¿Cómo afectará eso a la capacidad del proyecto? Recuerda que es fundamental considerar y respetar la necesidad de tu equipo de tomarse descansos: el descanso es vital para mantener la moral.
5. Revisa el calendario de recursos regularmente
Una vez que hayas compartido tu calendario de recursos, el trabajo no está terminado. Debes revisar el calendario con tu equipo y partes interesadas de manera regular. Esta es otra razón por la que crear tu calendario en una herramienta de gestión de recursos es una decisión inteligente.
Hacerlo facilitará que los miembros de tu equipo introduzcan y actualicen de manera constante sus ausencias. Revisar el calendario con regularidad ayudará a mantener su precisión, evitando que se vuelva obsoleto y difícil de gestionar.
También puedes utilizar las funciones de notificación de tu software para solicitar actualizaciones a tiempo y mantener a todos coordinados.
Qué deberías incluir en un calendario de recursos
Necesitarás incluir la siguiente información sobre todos los miembros del equipo o recursos del proyecto necesarios para lograr los objetivos del proyecto:
- Nombres
- Cargos
- Fechas de inicio
- Fechas de término (si corresponde)
- Días laborables habituales
- Los días específicos en los que cada integrante del equipo está disponible para trabajar en el proyecto
- Días planificados de ausencia, sabáticos, licencias, etc.
- Prioridades de trabajo en competencia
Aquí tienes un ejemplo de cómo se ve esto:
Calendario de recursos vs. calendario de proyecto
Mientras que un calendario de recursos es una programación de cuándo los integrantes del equipo están disponibles para trabajar en tareas y se utiliza para hacer seguimiento de la disponibilidad de los recursos, un calendario de proyecto es una programación de las tareas y hitos planificados que se utiliza para hacer seguimiento del progreso del proyecto.
Los integrantes del equipo utilizan el calendario de recursos para indicar cuándo están disponibles para trabajar en el proyecto, mientras que los calendarios de proyecto muestran qué tareas y entregables están asignados a quién y cuándo deben estar terminados.
En conjunto, los calendarios de proyecto y de recursos permiten a los directores de proyecto o líderes de equipo tener visibilidad sobre la disponibilidad del personal y los hitos y cronogramas del proyecto, de modo que puedan identificar posibles cuellos de botella con anticipación que de otro modo podrían pasar desapercibidos.
| Calendario de recursos | Calendario de proyecto |
|---|---|
| Creado por: El director de proyecto o el responsable de recursos | Creado por: El director de proyecto |
| Información principal: Tiempo disponible, ausencias, vacaciones y licencias | Información principal: Cronogramas y hitos del proyecto, según el plan del proyecto |
| Utilizado para: Registrar la disponibilidad del equipo para trabajar en tareas | Utilizado para: Registrar el progreso de las tareas y los hitos del proyecto |
Así es cómo podrían verse estos calendarios.
Beneficios de usar un calendario de recursos en la gestión de proyectos
Aquí tienes algunos beneficios clave que debes considerar si aún estás decidiendo si realmente necesitas un calendario de recursos o no.
- Te asegurarás de que el trabajo del proyecto esté equilibrado entre el equipo
- No sobreutilizarás ni infrautilizarás a los miembros del equipo, y evitarás agotarlos, manteniendo alta la productividad
- Podrás evaluar rápidamente qué miembros del equipo están disponibles y por cuánto tiempo antes de asignarles cualquier tarea
- Sabrás con anticipación cuándo los miembros del equipo estarán de vacaciones, lo que te permitirá prever la viabilidad del proyecto y la disponibilidad de recursos para nuevos proyectos o proyectos más complejos en el futuro
- Podrás ver esta disponibilidad de manera visual y de un vistazo (en lugar de tratar de descifrar una lista de fechas en una hoja de cálculo)
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Las herramientas de software son mucho más fáciles de usar que Google Calendar y las hojas de cálculo al momento de crear un calendario de recursos. Consulta nuestras listas de software para la programación de recursos para encontrar la opción adecuada según las necesidades de tu equipo y tus proyectos.
