10 Trucos de Gestión de Proyectos Para Impulsar Tu Productividad
Es posible que estés perdiendo horas de tiempo como gestor de proyectos, y no necesariamente por los sospechosos habituales: reuniones, correos electrónicos y chats. En nuestro día a día hay un montón de actividades que consumen tiempo y que se pueden resolver con unos simples trucos de gestión de proyectos: cosas como la automatización de tareas, hábitos de comunicación y consejos de planificación de proyectos.
10 mejores trucos para la gestión de proyectos
Sigue leyendo para descubrir 10 trucos de gestión de proyectos que me han ayudado a convertirme en un gestor de proyectos aún mejor.
1. Utiliza automatizaciones tanto como sea posible
Slack, Google Calendar, email, lo que sea: conviértete en experto de las herramientas que utilizas y en las oportunidades de automatización que ofrecen.
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Aprovechar al máximo las herramientas que utilizo me ahorra montones de tiempo a largo plazo; en vez de chequear repetidamente las mismas aplicaciones y notificaciones, utilizo integraciones y configuraciones ajustadas para usar las herramientas exactamente como las necesito.
Así es como hacerlo:
Configura integraciones entre todas tus herramientas siempre que puedas. Yo uso Slack, Trello y Dropbox con frecuencia. Slack es la aplicación principal que utilizo, y las otras herramientas tienen Apps de Slack que se conectan directamente a mis cuentas para un acceso fácil y rápido. Si tu equipo depende mucho de Slack para la comunicación, utilizar un software de gestión de proyectos que se integre con Slack puede optimizar las actualizaciones, asignación de tareas y discusiones—mantenlo todo centralizado sin cambiar constantemente entre apps.
La integración con Dropbox me permite compartir y subir archivos desde mi cuenta de Dropbox directamente a Slack. Slack extrae automáticamente las imágenes compartidas por enlace de Dropbox cuando se comparte un archivo de imagen, lo que me evita tener que subir un archivo y ahorra a mi equipo un clic para cargar el enlace.
La app Paperbot (gracias a The Digital Project Manager Community por presentármela) me envía un resumen diario o semanal de los enlaces compartidos en los canales del equipo, lo que resulta útil cuando estoy demasiado ocupado para revisar los canales en busca de archivos actualizados y enlaces de proyectos que revisar.
Google Calendar tiene unas preferencias de notificaciones bastante robustas, lo que significa que si programo una reunión importante con un mes de antelación, puedo hacer que le envíe un email a mi equipo 3 días antes para recordarles que se preparen, sin tener que preocuparme de recordarlo yo mismo.
2. Usa una matriz RACI en todos los proyectos
Una matriz RACI es una herramienta que define responsabilidades, roles y propiedad en un proyecto para evitar confusiones sobre tareas y establecer expectativas desde el principio. Estos diagramas se pueden usar en casi cualquier momento de un proyecto para rápida referencia y claridad sin trabajo adicional.
Así es como hacerlo:
Una matriz RACI puede ser tan detallada o simple como desees, pero la clave está en que funcione para ti y tu proyecto.
Crea una plantilla rápida de hoja de cálculo para reutilizarla en el futuro. Soy fan de usar cuadros RACI para todo tipo de necesidades del proyecto: desde responsabilidades generales del proyecto, hasta el flujo de trabajo de gestión de contenidos o los requerimientos y responsabilidades del lanzamiento. Dependiendo de la complejidad del proyecto, puede resultar útil desglosar las decisiones RACI en varios cuadros. También puedes optar por un cuadro RASCI, que añade un rol adicional: soporte.
Yo uso este nivel de detalle para mí y para revisarlo con un cliente del proyecto al inicio del mismo. Es suficiente para dejar claras las expectativas sobre las responsabilidades y asegurar que todos estén en sintonía, y lleva poco tiempo actualizarlo y compartirlo—casi siempre es lo mismo en cada proyecto.
En proyectos complejos, creo cuadros RACI más orientados a los flujos de trabajo si es necesario. Por ejemplo, pueden incluir pasos detallados para una etapa concreta, todo el equipo e interesados involucrados (en vez de solo los responsables principales) y contingencias sobre cómo se comunicará o se llevará a cabo cada tipo de responsabilidad.
3. Revisa a diario con tu equipo y compañeros
Vale, quizá esto parezca obvio, pero escúchame. Saludar a alguien o tener una conversación casual con esa persona te ayuda a conocerla un poco mejor.
Generarás confianza, crearás un ambiente positivo y naturalmente establecerás un canal para conversar con los compañeros de equipo sobre temas triviales o no triviales que ocurren en sus vidas.
Se sentirán cómodos abriéndose contigo ante problemas menores antes de que se conviertan en grandes obstáculos más adelante. También ayuda a que tu equipo pida ayuda o comente sobre mejores soluciones para los proyectos con mayor frecuencia y de manera informal.
Así es como puedes hacerlo:
Yo suelo iniciar conversaciones al final de la semana en Slack—preguntar por los planes para el fin de semana es una forma fácil de comenzar. Intento conversar con los miembros del equipo de manera individual una vez por semana, más o menos, cuando trabajo en un proyecto con ellos.
Me esfuerzo en decir buenos días y preguntar cómo están, procurando no seguir con alguna necesidad o pregunta relacionada con el trabajo durante esa conversación. En última instancia, mi objetivo es construir un hábito sincero de comunicación para que cualquiera de los dos pueda contactarse fácilmente cuando sea necesario.
4. Di “no” con elegancia, pero con firmeza
Decir que no es una de las cosas más difíciles y empoderadoras que podemos hacer como gestores de proyectos.
Ya sea redirigiendo un cambio de alcance inoportuno, protegiendo a nuestros equipos del estrés innecesario, o asegurándonos de no sobrecargarnos, tenemos que aprender cómo decir no en el trabajo (cuando es apropiado) de manera profesional y con confianza.
Así es como puedes hacerlo:
Lo más difícil para mí es saber cuándo debería decir que no a alguna petición. Aquí tienes una lista corta de los tipos de solicitudes a las que me he dado cuenta de que debo decir que no:
- Cuando lo que me piden solo es posible incumpliendo una promesa no negociable, una prioridad principal, o va a afectar prioridades no flexibles de otras personas.
- Cuando lo que me piden pondrá en peligro la salud del proyecto.
- Cuando lo que me piden obliga a mi equipo a trabajar de una forma que no es productiva ni ideal.
En cada una de estas situaciones me aseguro de explicar mis razones para decir que no, en lugar de dar una respuesta tajante.
Por ejemplo, cuando un cliente pidió añadir una función de Eventos a su sitio dos semanas antes del lanzamiento, le expliqué que había implicaciones a considerar (venta de entradas, seguimiento de usuarios, checkout). Comprendieron que no era óptimo hacerlo tan cerca del lanzamiento, así que en su lugar enlazamos a una página de eventos de terceros.
Consejo: Establecer objetivos de proyecto y del equipo ayuda a que quede aún más claro cuándo decir que no durante un proyecto.
5. Trata los proyectos como oportunidades de aprendizaje
Aunque cada uno de tus proyectos pueda seguir patrones que ya hayas visto en el pasado, considera cada nuevo proyecto como una oportunidad única de aprendizaje.
Aprovecha para aprender una habilidad nueva, profundizar en un tema en particular, afrontar un reto complicado, o variar tu estilo de comunicación. Puede significar la diferencia entre un proyecto que simplemente cumple sus objetivos o uno que los supera.
Así es como puedes hacerlo:
He adquirido mucho conocimiento de proyectos exitosos y errores pasados. La forma más sencilla de ponerte en situación para aprender es realizar una retrospectiva de proyecto.
Las retrospectivas me han ayudado a entender en qué debo mejorar como PM, en qué cosas mi equipo tiene dificultades (¡y éxitos!), qué procesos funcionan o no, y me dan perspectiva sobre muchas cosas que de otro modo no notaría.
Haz las siguientes preguntas en la retrospectiva a todos los miembros del equipo del proyecto:
- ¿Qué nos propusimos lograr?
- ¿Qué ocurrió realmente en este proyecto?
- ¿Por qué pasó?
- ¿Qué haremos la próxima vez?
Toma las respuestas que dé tu equipo y aplícalas a tu próximo proyecto—de hecho, puedes incluso cambiar procesos a partir de las retrospectivas si es necesario.
6. Toma el control de tus notificaciones
Odio ver avisos de notificaciones o mensajes sin leer en cualquier sitio, así que utilizo todos los ajustes de notificación disponibles y soy implacable silenciando u ocultando las notificaciones innecesarias.
Sé que eso solo me distraerá y no podré esperar lo suficiente para agrupar mis tareas al revisar mensajes, así que en su lugar soy riguroso al configurar las notificaciones para que se adapten a mí.
Así es como puedes hacerlo:
Slack ofrece muchas opciones de personalización para las notificaciones: no uso notificaciones de dock para nada social, silencio los canales que monitorizo pero en los que no participo activamente, y configuro palabras clave para cuentas relacionadas con proyectos para no tener que ponerme al día con los chats si no tengo tiempo.
La mayoría de las herramientas de gestión de proyectos no son tan específicas como Slack, pero muchas ofrecen resúmenes por correo electrónico y reportes de proyecto que puedes configurar por cada proyecto para ponerle más orden a tus notificaciones.
También reviso y actualizo mis preferencias de notificaciones cada pocos meses si noto que necesito algo diferente o todavía estoy revisando más información de la necesaria.
7. Educa tanto como puedas
Proporciona contexto en las comunicaciones y decisiones del proyecto siempre que puedas. Explica por qué las cosas avanzan en determinada dirección, por qué necesitas saber lo que pides a tu equipo y cualquier información técnica relevante de una manera que puedan entender sin sentirse abrumados.
De manera similar, usa las preguntas como una oportunidad de aprendizaje para ti mismo: pide contexto a tus clientes y equipo, solicita más claridad si no entiendes un concepto y aprende más siempre que puedas.
Así es como puedes hacerlo:
Cada pocos meses le pido al líder técnico de mis proyectos si puedo programar una o dos horas para conversar más sobre algún concepto que no entiendo. Lo he hecho con todo tipo de temas: problemas de DNS, configuraciones de servidores e integraciones complejas.
Esto me ayuda a planificar mejor qué información necesito recopilar de mis clientes, me da una mejor idea de cuándo se requiere un experto y puedo detectar señales de alerta técnicas más rápidamente.
He invitado a los líderes de diseño a las llamadas semanales con clientes para explicar mejor la visión o las decisiones en un proyecto, y así dar contexto a una etapa del proyecto que puede ser especialmente poco clara.
8. Di “No lo sé” más a menudo
Poder decir "no lo sé" a un cliente o compañero de equipo es algo poderoso. Te da la oportunidad de hacer una pausa y recopilar más información si es necesario, y de obtener aportes o contexto cuando te falte una parte de la información.
Esto es lo más difícil que he aprendido con los años: puede ser fácil sentir que debemos tener todas las respuestas como gestores de proyectos, pero por eso trabajamos con nuestro equipo (los expertos) para que hagan lo que mejor saben.
Así es como puedes hacerlo:
Quiero evitar sonar como si no supiera lo que hago usando esta frase en el momento equivocado, pero es sencillo hacer que encaje en el contexto de una reunión o llamada. Especialmente durante una llamada difícil de proyecto, he encontrado útil complementar mi declaración "no lo sé" con algunas frases de apoyo.
Algunos ejemplos: “El responsable de desarrollo tendrá una respuesta mucho más precisa de lo que yo puedo dar, dejaré que te responda él.” O, “No soy la persona más indicada para responder eso, pero contactaré al responsable de diseño para que te lo explique.”
En caso de que no quieras necesariamente admitir que no lo sabes, siempre puedes plantearlo de forma más sencilla: “El líder técnico puede responder eso. Lo incluiré en la conversación.”
9. Usa filtros y automatizaciones para el correo electrónico
Hacer que los correos electrónicos se etiqueten automáticamente o se envíen a una carpeta me ahorra mucho tiempo al clasificar y procesar los mensajes cuando estoy muy ocupado o fuera de la oficina. Me permite enfocarme directamente en lo importante cuando regreso a leer y responder correos. Las respuestas de correo electrónico predefinidas, guardadas o "enlatadas" te ofrecen un punto de partida para los tipos de correos que puedes enviar con regularidad.
Así es como puedes hacerlo:
Mantengo un conjunto de correos electrónicos modelo mediante la función "Respuestas predefinidas" de Gmail, así no tengo que volver a escribir lo mismo cada vez. Si tu cliente de correo no ofrece una función similar, un documento de texto o archivo de notas también es útil. Asegúrate de seguir la etiqueta profesional del correo electrónico en tus respuestas prediseñadas.
También uso filtros de correo electrónico en la mayor medida posible. Outlook y Gmail permiten predefinir reglas para los mensajes entrantes. Uso estas reglas para marcar automáticamente varios tipos de correos electrónicos y poder leerlos o encontrarlos fácilmente después.
Los correos electrónicos de los clientes se etiquetan por nombre de proyecto y se mueven a mi bandeja de entrada Prioritaria en Gmail, las notificaciones se marcan como leídas y se trasladan a una bandeja de entrada no prioritaria (para revisarlas más tarde), y los correos internos se etiquetan como internos y se marcan como leídos (para revisarlos más tarde) si aparezco en copia (CC).
10. Conoce los números
Analizar los datos de un proyecto te da una idea clara de en qué estado se encuentra y qué problemas pueden aparecer en un futuro próximo. Esto te permite mantenerte informado y comprender las consecuencias de las decisiones a nivel de cuenta o de proyecto.
Comprender las cifras mientras el proyecto está en marcha te da mejor contexto sobre el conjunto del proyecto y te permite conversar con tu cliente o equipo de cuentas si hay algo que necesita ajustarse, en lugar de esperar hasta el final o un punto crítico del proyecto.
Así es como se hace:
El tipo de proyecto (ej. proyectos por tiempo y materiales, entregas puntuales y proyectos basados en retainer) generalmente determina qué informes necesito, pero la idea es similar en cada proyecto. Normalmente, esto es lo que vigilo:
- Informes de tiempo
- Velocidad del equipo
- Número de tareas completadas/en progreso/pendientes
- Vacaciones y recursos disponibles hasta la fecha de lanzamiento
- Presupuesto utilizado o restante hasta ahora
Vigilar estos elementos cada semana (o incluso varias veces por semana) me ayuda a detectar inmediatamente tendencias que se salen de lo habitual en el proyecto, lo cual suele indicar un problema. También me permite notar si falta información o existe algún dato incorrecto desde antes, evitando sorpresas importantes que podrían aparecer si sólo reviso cada algunas semanas.
Extraer informes de tiempo y presupuesto es la mejor manera de ver problemas de planificación de proyectos que deben comprenderse y comunicarse al cliente. Observar la tasa de finalización del proyecto y la velocidad del equipo me ayuda a ver si existen obstáculos internos en los procesos, como una funcionalidad más compleja de lo anticipado o la falta de recursos disponibles (lo que puede afectar negativamente la productividad de personas y recursos).
Las herramientas de planificación de proyectos pueden facilitar mucho este proceso al consolidar todos los datos del proyecto en un solo lugar, automatizar la generación de informes de tiempo y presupuesto, y proporcionar paneles en tiempo real para monitorear la velocidad del equipo, la disponibilidad de recursos y la salud general del proyecto.
Recopilar estos datos y comprender cómo se presenta el proyecto me ayuda a tener una visión del estado general del proyecto y revisar problemas antes de que lleguen a un punto sin retorno.
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