10 trucos de gestión de proyectos para aumentar tu productividad
Puede que esté desperdiciando horas como gestor de proyectos, y no necesariamente por los sospechosos habituales: reuniones, correos electrónicos y chats. En nuestro día a día abundan las actividades que consumen tiempo y que pueden resolverse con unos cuantos trucos sencillos de gestión de proyectos: cosas como la automatización de tareas, los hábitos de comunicación y los consejos de planificación de proyectos.
Los 10 mejores trucos de gestión de proyectos
Siga leyendo para descubrir 10 trucos de gestión de proyectos que me han ayudado a convertirme en un gestor de proyectos aún mejor.
1. Utilice las automatizaciones tanto como sea posible
Slack, Google Calendar, el correo electrónico, lo que sea: conviértase en un experto en las herramientas que utiliza y en las oportunidades de automatización que ofrecen.
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Aprovechar al máximo las herramientas que utilizo me ahorra muchísimo tiempo a largo plazo; en lugar de revisar repetidamente las mismas herramientas y notificaciones, utilizo integraciones y configuraciones ajustadas para usar las herramientas exactamente de la manera que necesito.
Así es como se hace:
Configure integraciones entre todas sus herramientas siempre que sea posible. Utilizo Slack, Trello y Dropbox con frecuencia. Slack es la aplicación principal que uso, y las otras herramientas tienen aplicaciones de Slack que se conectan directamente con mis cuentas para facilitar un acceso rápido y sencillo. Si su equipo depende en gran medida de Slack para comunicarse, utilizar un software de gestión de proyectos que se integre con Slack puede agilizar las actualizaciones, la asignación de tareas y los debates, manteniéndolo todo centralizado sin tener que cambiar constantemente de aplicación.
La integración de Dropbox me permite compartir y cargar archivos desde mi cuenta de Dropbox directamente en Slack. Slack incorpora automáticamente las imágenes compartidas mediante un enlace de Dropbox cuando se comparte un archivo de imagen, lo que me ahorra tener que cargar un archivo y le ahorra a mi equipo un clic para abrir el enlace.
La aplicación Paperbot (gracias a The Digital Project Manager Community por presentármela) me envía un resumen diario o semanal de los enlaces compartidos en los canales del equipo, lo que resulta útil cuando estoy demasiado ocupado para revisar los canales en busca de archivos y enlaces de proyectos actualizados que deba consultar.
Google Calendar cuenta con preferencias de notificación bastante completas, lo que significa que, si programo una reunión importante con un mes de antelación, puedo hacer que envíe un correo electrónico a mi equipo 3 días antes para recordarles que se preparen, sin tener que preocuparme por acordarme.
2. Utilice una matriz RACI en cada proyecto
Una matriz RACI es una herramienta que describe las responsabilidades, los roles y la titularidad de un proyecto para evitar confusiones sobre las tareas y establecer expectativas desde el principio. Estas tablas pueden utilizarse en casi cualquier momento de un proyecto como referencia sencilla y para aportar claridad sin trabajo adicional.
Así es como se hace:
Una matriz RACI puede ser tan detallada o sencilla como quiera, pero lo importante es adaptarla a sus necesidades y a las de su proyecto.
Cree una plantilla rápida de hoja de cálculo para reutilizarla en el futuro. Me gusta utilizar tablas RACI para todo tipo de necesidades de proyectos: desde las responsabilidades generales del proyecto hasta la planificación del flujo de trabajo de gestión de contenidos y las necesidades y responsabilidades del lanzamiento. Dependiendo de la complejidad del proyecto, puede ser útil dividir las decisiones RACI en varias tablas. También puede optar por una tabla RASCI, que añade un rol adicional: el de apoyo.
Utilizo este nivel de detalle para mí y para revisarlo con un cliente del proyecto al comienzo de un proyecto. Es suficiente para establecer expectativas sobre las responsabilidades y asegurarse de que todos estén alineados, y requiere poco tiempo para actualizarlo y compartirlo; casi siempre es igual en cada proyecto.
En proyectos complejos, creo tablas RACI más orientadas al flujo de trabajo cuando es necesario. Por ejemplo, pueden incluir pasos detallados para una etapa concreta, a todo el equipo y las partes interesadas implicadas (en lugar de solo a los responsables principales), y planes de contingencia sobre cómo se comunicará o se gestionará cada tipo de responsabilidad.
3. Comunícate a diario con tu equipo y tus compañeros de trabajo
De acuerdo, quizá esto parezca obvio, pero escúchame. Saludar a alguien o mantener una conversación informal con esa persona te ayuda a conocerla un poco mejor.
Generarás confianza, crearás un entorno positivo y establecerás de forma natural un canal para conversar con tus compañeros de equipo sobre asuntos triviales o importantes que estén ocurriendo en sus vidas.
Se sentirán cómodos contándote problemas menores antes de que se conviertan en grandes obstáculos más adelante. También ayuda a que tu equipo pida ayuda o proponga soluciones mejores para los proyectos con más frecuencia y de manera informal.
Así es como se hace:
Suelo iniciar conversaciones al final de la semana en Slack; preguntar por los planes para el próximo fin de semana es una forma sencilla de iniciar una conversación. Intento hablar con cada miembro del equipo aproximadamente una vez por semana cuando trabajo con esa persona en un proyecto.
Me esfuerzo por dar los buenos días y preguntarles cómo están, procurando no continuar la conversación con alguna necesidad o pregunta relacionada con el trabajo. En última instancia, mi objetivo es crear un hábito sincero de comunicación para que cualquiera de los dos pueda ponerse en contacto fácilmente con el otro cuando sea necesario.
4. Di «no» con amabilidad, pero con firmeza
Decir que no es una de las cosas más difíciles y empoderadoras que podemos hacer como gestores de proyectos.
Ya sea redirigir un cambio de alcance inoportuno, proteger a nuestros equipos del estrés innecesario o asegurarnos de no sobrecargarnos, debemos aprender a decir que no en el trabajo (cuando corresponda) de manera profesional y con confianza.
Así es como se hace:
Lo más difícil para mí es saber cuándo debería decir que no a algo. Esta es mi breve lista de los tipos de solicitudes a las que me he dado cuenta de que debería decir que no:
- Cuando lo que me piden solo es posible incumpliendo una promesa innegociable o una prioridad importante, o afectará a las prioridades no flexibles de otras personas.
- Cuando lo que me piden pondrá en peligro el estado del proyecto.
- Cuando lo que me piden obligará a mi equipo a trabajar de una manera que no sea productiva ni ideal.
En cada una de estas situaciones, me aseguro de explicar mis motivos para decir que no, en lugar de dar una respuesta brusca.
Por ejemplo, cuando un cliente pidió añadir una función de eventos a su sitio dos semanas antes del lanzamiento, expliqué que había varias implicaciones que considerar (venta de entradas, seguimiento de usuarios y proceso de pago). Entendieron que no era un uso ideal del tiempo tan cerca del lanzamiento, así que enlazamos a una página de eventos de terceros.
Consejo: Establecer objetivos para el proyecto y el equipo ayuda a tener aún más claro cuándo decir que no durante un proyecto.
5. Considera los proyectos como oportunidades de aprendizaje
Aunque cada uno de tus proyectos pueda seguir patrones que hayas visto en proyectos anteriores, considera cada proyecto nuevo como una oportunidad de aprendizaje única.
Aprovecha las oportunidades para aprender una nueva habilidad, profundizar tus conocimientos sobre un tema concreto, afrontar un desafío difícil o variar tu estilo de comunicación. Esto puede marcar la diferencia entre un proyecto que simplemente cumple sus objetivos y uno que los supera.
Así es como se hace:
He adquirido muchísimos conocimientos gracias a proyectos exitosos y errores del pasado. La forma más sencilla de prepararte para aprender es realizar una retrospectiva del proyecto.
Las retrospectivas me han ayudado a comprender qué necesito hacer mejor como PM, con qué tiene dificultades mi equipo (¡y en qué tiene éxito!), qué procesos funcionan o no funcionan y me han dado una perspectiva sobre muchas cosas que, de otro modo, quizá no habría identificado.
Haz las siguientes preguntas de retrospectiva del proyecto a todas las personas del equipo del proyecto:
- ¿Qué nos propusimos lograr?
- ¿Qué ocurrió realmente en este proyecto?
- ¿Por qué ocurrió?
- ¿Qué vamos a hacer la próxima vez?
Tomen las respuestas que obtenga su equipo y aplíquenlas a su próximo proyecto; incluso pueden generar cambios en los procesos a partir de las retrospectivas si es necesario.
6. Toma el control de tus notificaciones
Odio ver insignias de notificación o mensajes sin leer en cualquier lugar, así que uso todas las opciones de notificación disponibles y no dudo en silenciar u ocultar las notificaciones innecesarias.
Sé que simplemente me atraerán y no podré esperar lo suficiente para agrupar tareas relacionadas con la revisión de mis mensajes; por eso, en cambio, configuro rigurosamente las notificaciones para que trabajen a mi favor.
Así es como se hace:
Slack ofrece muchas opciones de personalización para las notificaciones: no uso notificaciones en el dock para nada relacionado con lo social, silencio los canales que superviso pero en los que no envío mensajes privados activamente y establezco palabras clave para las cuentas relacionadas con proyectos, de modo que no necesito ponerme al día con los chats si no tengo tiempo.
La mayoría de las herramientas de gestión de proyectos no son tan detalladas como Slack, pero muchas ofrecen resúmenes por correo electrónico e informes de proyectos que puedes configurar para cada proyecto, lo que aporta más orden a tus notificaciones.
También reviso y actualizo mis preferencias de notificaciones cada pocos meses si noto que necesito algo diferente o que sigo procesando más información de la necesaria.
7. Infórmate tanto como sea posible
Proporciona contexto para las comunicaciones y las decisiones del proyecto siempre que puedas. Explica por qué las cosas avanzan en una determinada dirección, por qué necesitas conocer la información que solicitas a tu equipo y cualquier información técnica profunda de una manera que puedan entender sin sentirse abrumados.
Del mismo modo, utiliza las preguntas como una oportunidad de aprendizaje para ti: pide contexto a tus clientes y a tu equipo, solicita más claridad si no entiendes un concepto y aprende más siempre que puedas.
Así es como se hace:
Cada pocos meses le pregunto al responsable técnico de mis proyectos si puedo programar una o dos horas para conversar más sobre un concepto que no entiendo. Lo he hecho con todo tipo de temas: problemas de DNS, configuraciones de servidores e integraciones complejas.
Esto me ayuda a planificar mejor qué información necesito recopilar de mis clientes, me da una idea más precisa de cuándo se necesita a un experto y me permite detectar más rápidamente las señales de alerta técnicas .
He incorporado a responsables de diseño a las llamadas semanales periódicas con clientes para explicar mejor la visión o las decisiones de un proyecto y aportar conocimientos contextuales a una etapa del proyecto que podría resultar especialmente opaca.
8. Di «no lo sé» más a menudo
Ser capaz de decir «no lo sé» a un cliente o a un miembro del equipo es algo poderoso. Te da la oportunidad de hacer una pausa y recopilar más datos según sea necesario, así como de obtener aportes o contexto cuando te falta esa información.
Esto es lo más difícil que he aprendido a lo largo de los años: puede ser fácil sentir que, como responsables de proyectos, debemos tener las respuestas, pero por eso trabajamos con nuestro equipo (los expertos) para que haga lo que sabe hacer.
Así es como se hace:
Quiero evitar parecer que no sé lo que hago al utilizar esta frase en el momento equivocado, pero es fácil hacer que funcione en el contexto de una reunión o una llamada. Especialmente durante una llamada complicada sobre un proyecto, me ha resultado útil matizar mi afirmación «no lo sé» con algunas frases prácticas.
Algunos ejemplos: «El responsable de desarrollo tendría una respuesta mucho más precisa que la que yo puedo ofrecer; permíteme pedirle que haga un seguimiento». O bien: «No soy la persona más indicada para responder a eso, pero me pondré en contacto con el responsable de diseño para que lo explique».
Si no quieres admitir necesariamente que no lo sabes, siempre puedes expresarlo de forma más sencilla: «El responsable técnico puede responder a eso. Lo incluiré en la conversación».
9. Utiliza filtros y automatizaciones de correo electrónico
Automatizar la organización repetitiva de la bandeja de entrada, un caso de uso común del software para archivar correos electrónicos, me ahorra mucho tiempo al clasificar y procesar correos cuando estoy especialmente ocupado o fuera de la oficina. Me permite ir directamente a lo importante cuando vuelvo a leer y responder los correos. Las respuestas de correo electrónico con plantillas, guardadas o «predefinidas» te ofrecen un punto de partida para ciertos tipos de correos que puedes enviar con regularidad.
Así es como se hace:
Mantengo un conjunto de correos electrónicos con plantillas mediante la función «Respuestas predefinidas» de Gmail para no tener que volver a escribir lo mismo cada vez. Si tu cliente de correo electrónico no ofrece una función similar, un documento de texto o un archivo de bloc de notas funciona igual de bien. Asegúrate de seguir la etiqueta profesional del correo electrónico en tus respuestas predefinidas.
También utilizo filtros de correo electrónico hasta el nivel más detallado posible. Outlook y Gmail permiten predefinir reglas para los mensajes entrantes. Los uso para marcar automáticamente varios tipos de correos y así poder leerlos o encontrarlos fácilmente más tarde.
Los correos de los clientes se etiquetan con el nombre del proyecto y se trasladan a mi bandeja de entrada Prioritarios en Gmail; las notificaciones se marcan como leídas y se trasladan a una bandeja de entrada no prioritaria (para revisarlas más tarde), y los correos internos se etiquetan como internos y se marcan como leídos (para revisarlos más tarde) si aparezco en copia.
10. Conoce las cifras
Recopilar datos sobre un proyecto te da una idea clara de su situación y de los problemas que podrían aparecer en un futuro cercano. Esto te permite informarte y mantenerte al día, además de comprender las repercusiones de las decisiones relacionadas con la cuenta o el proyecto.
Comprender las cifras mientras el proyecto está en marcha te proporciona un mejor contexto general y te permite hablar con tu cliente o con el equipo de la cuenta si es necesario ajustar algo, en lugar de esperar hasta el final o hasta un punto crítico del proyecto.
Así es como se hace:
El tipo de proyecto (por ejemplo, basado en tiempo y materiales, proyectos puntuales y proyectos basados en una cuota fija) suele determinar qué informes quiero, pero la idea es similar en todos los proyectos. Esto es lo que normalmente vigilo:
- Informes de tiempo
- Velocidad del equipo
- Número de tareas completadas, en curso y pendientes
- Vacaciones y disponibilidad de recursos hasta la fecha de lanzamiento
- Presupuesto utilizado o restante hasta el momento
Vigilar estos elementos cada semana (o incluso varias veces por semana) me ayuda a detectar de inmediato tendencias que se alejan de lo habitual en el proyecto hasta ese momento, lo que normalmente indica un problema. También me ayuda a ver si falta información o si hay datos incorrectos de antes, evitando grandes sorpresas que podrían descubrirse si solo reviso cada pocas semanas.
Recopilar informes de tiempo y presupuesto es la mejor manera de detectar problemas de planificación del proyecto que es necesario comprender y comunicar al cliente. Revisar la tasa de finalización del proyecto y la velocidad del equipo me ayuda a ver si existen obstáculos en los procesos internos que debamos resolver, como que una funcionalidad sea más compleja de lo previsto o que no haya suficientes recursos disponibles (lo que puede afectar negativamente a la productividad de las personas y los recursos).
Las herramientas de planificación de proyectos pueden facilitar considerablemente este proceso al consolidar todos los datos del proyecto en un solo lugar, automatizar la generación de informes de tiempo y presupuesto y ofrecer paneles en tiempo real para supervisar la velocidad del equipo, la disponibilidad de recursos y el estado general del proyecto.
Recopilar estos datos y comprender el estado del proyecto me ayuda a tener una idea de su salud general y a revisar los problemas antes de que lleguen a un punto de no retorno.
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