La gestión de proyectos tradicional es una carga, dice la VP de Estrategia y Gestión de Proyectos
Fola Alabi, vicepresidenta de Estrategia y Gestión de Proyectos en Strategic Project Leader Consulting, comparte cómo la IA está transformando fundamentalmente la entrega de proyectos: expone estrategias débiles y acelera la toma de decisiones.
Fola Alabi
VP de Estrategia y Gestión de Proyectos en Strategic Project Leader Consulting
Perspectivas de expertos: Fola Alabi aprovecha la IA para transformar la estrategia y la entrega de proyectos para obtener resultados ejecutivos medibles.
Avances de la IA: La IA redefine los roles en la entrega de proyectos al desplazar el enfoque de la coordinación de tareas hacia la arquitectura de toma de decisiones.
Inteligencia estratégica: Strategic Project Intelligence™ replantea el éxito de proyectos de los plazos a la entrega de resultados correctos a través de la IA.
Evolución del rol: Los gerentes de proyectos evolucionan a traductores estratégicos, potenciando el valor a través de conocimientos inteligentes proporcionados por la IA.
Enfoque en la integración: Maximizar las herramientas existentes con integración de IA optimiza la toma de decisiones y mejora la eficacia en la gestión de proyectos.
Fola Alabi es una experta en la ejecución de proyectos. Es la vicepresidenta de Estrategia y Gestión de Proyectos en Strategic Project Leader Consulting, donde está cerrando la brecha entre estrategia y valor real. Ha apoyado carteras valoradas en miles de millones de dólares y ha ayudado a que las organizaciones pasen de gestionar proyectos a entregar resultados medibles.
Nos sentamos con Fola para conocer más sobre cómo está evolucionando su enfoque hacia la entrega de proyectos con IA. Esto es lo que nos contó.
Cómo la inteligencia estratégica de proyectos mejora el éxito en la entrega
Trabajo en la intersección de la estrategia, el liderazgo y la entrega de proyectos. Soy la vicepresidenta de Estrategia y Gestión de Proyectos en Strategic Project Leader Consulting, y mi labor se centra en un problema principal: cerrar la brecha entre la estrategia y el valor real. A lo largo de diferentes sectores, he apoyado carteras de miles de millones de dólares y he ayudado a que las organizaciones pasen de gestionar proyectos a entregar resultados medibles. Hoy, mi rol tiene menos que ver con supervisar cronogramas y más con moldear la forma en que tomamos decisiones, estructuramos carteras y generamos valor a través de la ejecución.
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También desarrollo marcos como Strategic Project Intelligence™ y asesoro a directivos sobre cómo convertir la entrega de proyectos en una ventaja competitiva, y no sólo una función operativa. Paso la mayor parte de mi tiempo en la fase inicial, donde se define la estrategia, porque allí es donde comienzan la mayoría de los fracasos de entrega.
A nivel práctico, mi trabajo incluye:
- Traducir la estrategia ejecutiva en carteras ejecutables
- Diseñar sistemas de gobernanza que impulsen la toma de decisiones, no sólo la presentación de informes
- Formar a líderes y PMO para que actúen como socios estratégicos
- Incorporar IA y datos en los modelos de entrega para lograr mayor anticipación y velocidad
- Realizar seguimiento de la obtención de beneficios, no asumirla
Por qué la IA redefine los roles y prioridades en la entrega de proyectos
La IA no solo está cambiando la entrega; está exponiendo las debilidades existentes dentro de ella. El papel del profesional de proyectos pasa de la coordinación de tareas a la arquitectura de decisiones. Ahora dedico mucho menos tiempo a informes de estado, actualizaciones manuales y consolidación de información. Estas actividades son gestionadas cada vez más por la IA.
La IA no solo está cambiando la entrega; está exponiendo las debilidades existentes dentro de ella.
Ahora me centro en la lógica de decisión, compensaciones, modelado de escenarios y asegurar la alineación en todas las carteras. La IA ha acelerado el acceso a la información, pero también ha elevado el estándar del razonamiento. Los líderes ahora deben interpretar señales, anticipar riesgos y guiar el rumbo con mucha más precisión. En el día a día, la IA permite una síntesis más rápida de datos complejos, conocimientos en tiempo real sobre riesgos de entrega y una planificación más dinámica. Pero el verdadero cambio es este: ya no gestionamos proyectos; gestionamos la velocidad de decisión y el flujo de valor.
Cómo las herramientas impulsadas por IA mejoran el poder de toma de decisiones en proyectos
En una cartera de transformación que lideré, la organización experimentó retrasos significativos en múltiples iniciativas. A simple vista, parecía un problema de ejecución, pero al profundizar descubrimos que era un problema de priorización y toma de decisiones. Integramos datos financieros, cronogramas de entrega e indicadores de riesgo en un panel centralizado utilizando herramientas como Power BI y Excel. Y sumamos análisis basados en IA para identificar patrones en los proyectos.
Descubrimos que una parte sustancial de las iniciativas consumía recursos sin aportar un valor significativo. Reformulamos por completo las reuniones de gobernanza, pasando de actualizaciones de estado a sesiones de toma de decisiones. En lugar de presentar informes, estamos estructurando cada sesión de gobernanza en torno a tres preguntas: ¿Qué deberíamos detener, qué deberíamos acelerar y qué debe cambiar? Esto requirió rediseñar los tableros para resaltar el valor, la exposición al riesgo y la asignación de recursos en tiempo real, en lugar de solo mostrar cronogramas y hitos.
En cuestión de semanas, el liderazgo tenía una visibilidad que nunca antes había tenido. Redistribuimos los recursos a áreas de alto impacto, redujimos significativamente la latencia en la toma de decisiones y mejoramos la confianza en la entrega. La clave: el problema nunca fue el esfuerzo; fue la claridad. La IA ayudó a revelar los patrones, pero el liderazgo desbloqueó el valor.
La clave: el problema nunca fue el esfuerzo; fue la claridad. La IA ayudó a revelar los patrones, pero el liderazgo desbloqueó el valor.
Cómo la IA expone las estrategias débiles en la entrega de proyectos
La IA aporta valor inmediato en áreas claras, especialmente en tareas repetitivas, cargadas de datos y que requieren mucho tiempo. La IA puede reducir significativamente el esfuerzo y mejorar la precisión en los informes, la identificación de riesgos mediante el reconocimiento de patrones, la documentación y la previsión. Cuando se implementa correctamente, la IA mejora la visibilidad y acelera la generación de conocimientos.
Pero la IA no reemplaza el pensamiento; expone el pensamiento débil.
Cuando la información se vuelve instantánea y abundante, revela de inmediato cualquier falta de claridad respecto a prioridades, resultados o toma de decisiones. Muchas organizaciones creían que su desafío era la ejecución, pero la IA reveló que el verdadero problema era la ambigüedad estratégica y la desalineación en la toma de decisiones. La IA no corrige una mala estrategia. Acelera sus consecuencias. Esto ha sido tanto la mayor oportunidad como el mayor llamado de atención.
El núcleo de la entrega sigue requiriendo juicio humano. La priorización estratégica, la alineación de los grupos de interés, la gestión de compensaciones y el liderazgo del cambio no pueden automatizarse. Estas actividades profundamente humanas requieren contexto, inteligencia emocional y responsabilidad. El futuro no se trata de reemplazar personas con IA; se trata de elevar a las personas para que se concentren en las decisiones que realmente importan.
Por qué la integración sobre la fragmentación optimiza los entornos tecnológicos
Nuestro entorno actual está construido pensando en la integración y no en la fragmentación. Usamos Power BI para visibilidad ejecutiva, modelos avanzados de Excel para planificación de escenarios y seguimiento de valor, y herramientas como Azure DevOps o Jira para la ejecución. Utilizamos herramientas de IA como ChatGPT para síntesis, análisis y aceleración del pensamiento, mientras que plataformas como Miro apoyan la alineación y el diseño estratégico.
Una de nuestras herramientas más subestimadas es Excel, pero no en su forma básica. Cuando se diseña estratégicamente, Excel se convierte en un potente motor de decisiones capaz de modelar escenarios, rastrear valor y respaldar la optimización de portafolios. Cuando se combina con IA, es aún más impactante. La IA puede generar conocimientos y escenarios, mientras que Excel proporciona la estructura y la disciplina necesarias para tomar decisiones. Muchos equipos pasan esto por alto y persiguen nuevas plataformas, pero el valor a menudo reside en maximizar las herramientas que ya poseen.
Muchos equipos buscan nuevas plataformas. El valor a menudo reside en maximizar las herramientas que ya tienes.
Por qué los métodos tradicionales de gestión de proyectos son irrelevantes (y qué hacer en su lugar)
No solo me estoy alejando de los métodos tradicionales de gestión de proyectos. Estoy cuestionando activamente su relevancia en el entorno actual y replanteando el camino a seguir para garantizar solidez en un mundo marcado por la volatilidad, la incertidumbre, la complejidad, la aceleración de la IA y unas tasas de fracaso de proyectos persistentemente altas. No estamos viendo un cambio incremental; claramente se requiere un cambio de paradigma.
La gestión tradicional de proyectos fue diseñada para una era más predecible, una que asumía estabilidad y cambios más lentos. Se enfatizaba el control, los informes y la adhesión a planes predefinidos. En el entorno actual, ese enfoque no solo está desfasado, sino que se ha convertido en una responsabilidad. Genera la ilusión de progreso mientras el valor se erosiona silenciosamente bajo la superficie, a menudo pasando desapercibido hasta que es demasiado tarde.
He evolucionado hacia lo que llamo Inteligencia Estratégica de Proyectos™ (SPI, por sus siglas en inglés). SPI representa la evolución de gestionar proyectos a orquestar el valor. Redefine el éxito pasando de cumplir plazos y presupuestos a entregar los resultados correctos gracias a decisiones informadas y oportunas. La planificación se vuelve dinámica, la gobernanza pasa a basarse en la toma de decisiones, y la entrega está guiada por la inteligencia a través de la integración de IA, datos y juicio humano.
Lo más importante es que el rol del profesional de proyectos ahora se eleva. Pasa de ser un coordinador de tareas a convertirse en un traductor estratégico que conecta la intención ejecutiva con la ejecución e influye en la creación de valor en tiempo real. El resultado es medible. Observamos mayor precisión, una mejor alineación y una visibilidad clara del valor, no solo del progreso.
La realidad es simple: la gestión de proyectos no fracasa por la ejecución, sino porque su diseño nunca incorporó el pensamiento estratégico. SPI cubre ese vacío. Una vez adoptado, las organizaciones no retroceden, ya que las mejoras en el ROI y las tasas de éxito hacen que el modelo anterior sea inaceptable.
El rol del profesional de proyectos ahora se eleva. Pasa de ser un coordinador de tareas a convertirse en un traductor estratégico que conecta la intención ejecutiva con la ejecución e influye en la creación de valor en tiempo real.
Cómo rediseñar la toma de decisiones y dejar atrás la gestión tradicional de proyectos
Pasamos de la gestión tradicional de proyectos no introduciendo más herramientas, sino rediseñando la toma de decisiones y conectando las herramientas al valor. En esencia, implementamos un sistema integrado de toma de decisiones que conecta estrategia, ejecución y resultados financieros en una sola visión.
Pasamos de la gestión tradicional de proyectos no introduciendo más herramientas, sino rediseñando la toma de decisiones y conectando las herramientas al valor.
En la práctica, esto significó combinar herramientas como Power BI para tableros ejecutivos, modelos avanzados de Excel para la planificación de escenarios y el seguimiento del valor, y plataformas de entrega como Jira o Azure DevOps para la visibilidad de la ejecución. Sobre esto, incorporamos herramientas de IA para sintetizar datos, identificar patrones y acelerar la generación de información valiosa.
Además, implementamos marcos de priorización dinámica dentro de Excel y Power BI, donde evaluamos continuamente los proyectos conforme a su alineación estratégica, el valor esperado, el riesgo y las limitaciones de recursos. Esto permite a los líderes tomar decisiones informadas rápidamente, en lugar de esperar a las revisiones trimestrales. Incorporamos análisis asistidos por IA en los flujos de trabajo de entrega. Por ejemplo, utilizamos IA para analizar los registros de riesgos, identificar patrones recurrentes en los proyectos y detectar señales de alerta temprana que normalmente pasan desapercibidas en revisiones manuales. Esto permitió a los equipos pasar de gestionar problemas de forma reactiva a una mitigación proactiva de riesgos.
Estos cambios tuvieron un impacto significativo en los resultados. En un caso, una organización identificó que más del veinte por ciento de las iniciativas consumían recursos sin aportar valor significativo y reasignó esos recursos a áreas de mayor impacto en cuestión de semanas. Acortamos los ciclos de toma de decisiones, mejoramos la alineación entre los líderes y aumentamos la confianza general en la entrega de iniciativas.
Cómo la IA influye en la definición del alcance y la alineación del equipo
El verdadero valor de la IA surge cuando la incorporamos en los momentos clave de toma de decisiones, no solo en el seguimiento de tareas. En la definición del alcance, la IA ha cambiado fundamentalmente la forma en que establecemos claridad desde el inicio.
El verdadero valor de la IA surge cuando la incorporamos en los momentos de toma de decisiones, no solo en el seguimiento de tareas.
Talleres con stakeholders y requerimientos estáticos: En lugar de depender únicamente de talleres con partes interesadas y documentos de requerimientos estáticos, usamos IA para sintetizar aportes de múltiples fuentes como datos de proyectos anteriores, retroalimentación de partes interesadas, registros de riesgos e incluso señales del mercado. En un caso, la IA identificó dependencias ocultas y expectativas conflictivas durante la fase de definición del alcance que de otra forma habrían surgido mucho más tarde como costosos cambios de solicitud. Esto nos permitió definir el alcance en función de lo que generaría valor, no solo lo que se había pedido, reduciendo significativamente el retrabajo.
Alineación de equipos: La IA se convirtió en una herramienta poderosa para traducir la estrategia en planes accionables para los equipos. La utilizamos para desglosar objetivos estratégicos de alto nivel en acciones claras y específicas para cada rol y para destacar desacuerdos o malentendidos entre equipos. En la práctica, los líderes ya no presuponen que existe alineación. Pueden ver dónde difieren las interpretaciones y abordarlas inmediatamente. En una iniciativa de transformación, esto redujo la fricción entre funciones y mejoró la velocidad de entrega porque los equipos dejaron de trabajar desde versiones ligeramente diferentes del mismo objetivo.
Procesos de validación: La IA permite una validación continua en vez de depender de revisiones periódicas. Al integrar datos de entrega, métricas de rendimiento y bucles de retroalimentación, la IA evalúa si lo que construimos progresa hacia los resultados esperados. En un ejemplo, utilizamos IA para comparar beneficios esperados con señales de entrega en tiempo real, lo que reveló anticipadamente que una solución, aunque técnicamente en curso, no lograría el impacto de negocio planeado. Ese hallazgo nos permitió redirigirnos antes de comprometernos completamente.
Al integrar datos de entrega, métricas de rendimiento y bucles de retroalimentación, la IA evalúa si lo que construimos progresa hacia los resultados esperados.
Gestión de la ejecución: La IA hizo que los equipos pasaran de ser reactivos a proactivos. En vez de esperar informes de problemas, la IA detecta patrones en plazos, riesgos y dependencias para alertar sobre riesgos tempranos. Esto cambia el rol del líder de entrega de administrar problemas a anticiparlos. En un portafolio, esto redujo los ciclos de escalamiento y mejoró la previsibilidad porque abordábamos riesgos antes de que se convirtieran en disrupciones visibles.
En todas estas áreas, el hilo conductor es este: La IA no reemplaza al liderazgo; lo fortalece. Aporta visibilidad a aspectos previamente ocultos y acelera el bucle de retroalimentación entre intención, acción y resultado. El resultado no es solo una entrega más rápida, sino una ejecución más inteligente, más alineada y orientada al valor.
Por qué los flujos de trabajo agénticos se enfocan en tareas de entrega de alto valor
Estamos explorando flujos de trabajo agénticos de forma selectiva, especialmente en áreas como agregación de datos, informes y escaneo de riesgos. Estas son áreas donde la automatización puede reducir significativamente el esfuerzo manual y mejorar la velocidad. Los primeros resultados muestran tiempos de respuesta más rápidos, mayor visibilidad y más capacidad para que los equipos se concentren en trabajo de mayor valor.
Somos deliberados en cómo adoptamos estos enfoques. La automatización total sin gobernanza introduce riesgo. El objetivo no es automatizar todo, sino hacerlo de manera inteligente manteniendo el control sobre las decisiones críticas.
Por qué la inteligencia estratégica de proyectos redefinirá la entrega
La entrega de proyectos, tal y como la conocemos hoy, dejará de existir como una disciplina independiente. El enfoque principal pasará de gestionar proyectos a orquestar valor en toda la organización.
En este futuro, los indicadores tradicionales de éxito como tiempos, presupuestos y finalización de tareas serán secundarios. Las organizaciones antepondrán la pregunta de si están tomando las decisiones correctas en el momento adecuado para maximizar el valor. La IA asumirá la coordinación, los informes y mucha de la complejidad operativa, pero también aumentará el nivel de exigencia. El esfuerzo o la actividad ya no ocultarán una estrategia pobre, priorización débil y resultados poco claros; la IA los expondrá en tiempo real.
El director de proyectos evolucionará hacia un traductor estratégico y orquestador de valor, alguien que comprende la estrategia de negocio, aprovecha la IA y la inteligencia de datos, y participa activamente en la toma de decisiones en vez de limitarse a ejecutarlas. Las PMO dejarán de funcionar como centros de informes. Evolucionarán en Oficinas de Realización de Estrategias, responsables directas de la entrega de valor, la asignación clara del capital y la toma de decisiones a nivel portafolio.
El gestor de proyectos evolucionará para convertirse en un traductor estratégico y orquestador de valor.
Las organizaciones se diferenciarán no por lo bien que gestionen los proyectos, sino por lo bien que integren la inteligencia en sus sistemas de entrega. Quienes adopten este nuevo marco verán de forma continua la creación y fuga de valor. Reasignarán recursos más rápido, se adaptarán a los cambios con precisión y superarán a la competencia, no porque trabajen más, sino porque toman mejores decisiones de forma consistente.
La verdad incómoda es que muchas organizaciones no harán esta transición a tiempo. Seguirán optimizando la ejecución en sistemas que nunca se diseñaron para la complejidad actual y quedarán rezagadas.
La verdad incómoda es que muchas organizaciones no harán esta transición a tiempo.
Cómo los líderes de entrega pueden navegar exitosamente el cambio impulsado por IA
Este momento requiere un cambio de identidad. Ya no puedes solo coordinar tareas o gestionar cronogramas. Debes convertirte en un traductor estratégico que comprenda el negocio, conecte la estrategia con la ejecución y participe activamente en la toma de decisiones. Eso implica desarrollar la capacidad de cuestionar prioridades, cuantificar el valor y hacer visibles los compromisos ante la dirección.
Deja de enfocarte en las herramientas y mejora tu forma de pensar. Fortalece tu capacidad de adaptación y amplía tu capacidad psicológica para entender cómo toman decisiones los líderes.
La IA no es el diferenciador. Lo son la claridad estratégica, la capacidad para tomar decisiones y la orientación al valor. Sin una intención clara, la IA simplemente acelera la confusión. Con claridad, se convierte en un potente amplificador.
Muchos líderes se apresuran a adoptar nuevas herramientas, pero sin comprender realmente qué valor crear, estas herramientas solo aceleran el ruido. Si no defines correctamente el éxito, la IA te ayudará a llegar más rápido al destino equivocado. En la práctica, comienza rediseñando tu entorno de entrega. Deja de lado los reportes de estado y pasa a la gobernanza basada en decisiones. Asegúrate de que cada reunión aclare qué debe detenerse, qué debe acelerarse y dónde reasignar recursos. Construye visibilidad no solo sobre el progreso, sino también sobre la creación y la fuga de valor.
Si no defines correctamente el éxito, la IA te ayudará a llegar más rápido al destino equivocado.
Igualmente importante, lidera a las personas a través de este cambio. La IA transformará los flujos de trabajo, pero también generará incertidumbre. Los líderes capaces de aportar claridad, construir confianza y alinear equipos en torno a resultados, destacarán. Es aquí donde el liderazgo humano se vuelve aún más crítico.
Por último, no esperes a recibir permiso ni condiciones perfectas. Los líderes que definen la próxima era de la entrega comienzan ahora, experimentan, aprenden rápido y perfeccionan su enfoque con intención.
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