Administrador de Proyectos vs. Gestor de Proyectos: Diferencias Clave
Si eres nuevo en el campo de la gestión de proyectos o estás considerando un cambio de carrera, quizás te preguntes por qué parece que los gestores de proyectos realizan tantas tareas administrativas.
En muchas organizaciones, recae en el gestor de proyectos tomar notas, crear invitaciones para reuniones e incluso encargar la comida o limpiar las salas de reuniones después de una reunión o sesión estratégica.
Sería completamente razonable preguntarse dónde termina el papel de un administrativo y comienza el de un gestor de proyectos—y si siquiera están conectados. Está claro que alguien debe encargarse de estas tareas, pero ¿por qué suele ser el gestor de proyectos y qué podemos hacer al respecto cuando realmente no debería ser así?
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¿Qué es un Administrador de Proyectos?
Un administrador de proyectos es quien es responsable del aspecto administrativo de un proyecto. Esta persona puede encargarse de lo siguiente:
- Actualizar el plan del proyecto
- Mantener la herramienta de gestión de proyectos actualizada
- Programar reuniones
- Documentación del proyecto (incluyendo notas de reuniones, agendas, seguimientos y otras comunicaciones)
- Archivar artefactos del proyecto
- Enviar o pagar facturas y gestionar el presupuesto
- Brindar apoyo al gestor de proyectos
Un administrador de proyectos no es necesariamente lo mismo que un gestor de proyectos junior o un coordinador de proyectos. Aunque, como ocurre con muchos títulos de trabajo, a menudo se usan de forma intercambiable, ser un administrador de proyectos puede ser una carrera en sí misma.
Y el hecho de que alguien esté en un rol administrativo en una organización orientada a proyectos no significa necesariamente que quiera convertirse en gestor de proyectos.
¿Qué es un Gestor de Proyectos?
Los gestores de proyectos inician, ejecutan y completan proyectos en diversas industrias.
Dado que aquí nos centramos en la gestión de proyectos digitales, un gestor de proyectos podría liderar un equipo de diseñadores, desarrolladores, redactores y profesionales de experiencia de usuario para crear un sitio web, una landing page, una serie de publicaciones de blog, software o campañas publicitarias.
Como existen muchos tipos de proyectos digitales, se puede encontrar una amplia variedad de descripciones de puestos e incluso varios títulos para un gestor de proyectos en nuestra industria. Puedes verlos llamados productores digitales, líderes de equipo, o incluso en niveles más altos, directores de entrega.
Estos términos en general significan lo mismo. Esta persona es responsable de la entrega general del proyecto. Un gestor de proyectos es responsable de:
- Determinar el alcance general del proyecto
- Establecer o gestionar el presupuesto
- Supervisar al equipo del proyecto
- Planificar la frecuencia de comunicación
- Enviar actualizaciones de estado a los patrocinadores del proyecto, clientes u otros interesados
- Supervisar el progreso del proyecto en relación con el plan
- Prevenir el aumento del alcance y redactar órdenes de cambio
- Asumir la responsabilidad de la gestión de riesgos
- Cerrar el proyecto al finalizar
- Realizar análisis post mortem o retrospectivas
- Asegurarse de que los materiales del proyecto estén archivados
2 Diferencias Clave entre Administradores de Proyectos y Gestores de Proyectos
¿Sientes que te has quedado haciendo todo el trabajo administrativo de tus proyectos y no estás seguro de dónde te encuentras en el espectro entre gestor de proyectos y administrador de proyectos? Estas dos diferencias clave pueden ayudarte a entender mejor en qué punto estás o hacia dónde quieres ir.
Los gestores de proyectos se centran en la estrategia general, los administradores son más tácticos
Los gestores de proyectos hacen o dirigen todo lo necesario para lograr un proyecto exitoso.
Pueden ser responsables de seleccionar o incorporar al equipo del proyecto, crear el alcance junto con el cliente y desarrollo de negocio, gestionar el presupuesto durante todo el ciclo de vida del proyecto y toda la comunicación y documentación del proyecto.
Liderarán la reunión de inicio del proyecto y las actualizaciones de estado, y se asegurarán de que el proyecto se cierre adecuadamente y todos los artefactos estén correctamente archivados al final del proceso.
Esto es una gran responsabilidad, y dirigir la estrategia general, resolver problemas y encargarse de tareas administrativas puede llevar a una sobrecarga de trabajo o al agotamiento. Por eso, la mayoría de los proyectos complejos, como crear un sitio web grande o un nuevo producto digital, pueden contar con más de un gestor de proyectos o administrador de proyectos para manejar todo el trabajo.
En un equipo digital interno grande o en una agencia, podrías ver desde 2 hasta 10 gestores de proyectos, algunos administradores o coordinadores de proyectos y un jefe de gestión de proyectos o director al que todos estos profesionales reportan.
Los administradores de proyectos brindan apoyo administrativo a un proyecto. Tienen excelentes habilidades organizativas y deben ser capaces de hacerse cargo de tareas como programar reuniones, reservar salas de conferencias, configurar software de gestión de proyectos y asignar tareas a miembros del equipo.
También pueden hacer seguimiento de tareas atrasadas, crear informes de estado y ayudar a los miembros del equipo a coordinarse entre sí o con los clientes.
Pero aquí está el problema: cualquiera en un puesto de gestor de proyectos puede quedar encasillado en hacer ciertas actividades administrativas del proyecto simplemente porque se le considera el miembro menos importante del equipo.
En algunos equipos digitales, se cree que es parte del papel del gestor de proyectos actuar como el administrador del equipo. Incluso si no es así y no está en tu descripción de trabajo, puede que termines asumiendo esta labor porque parece que nadie más lo hará.
Experiencia y cualificaciones
La experiencia y las cualificaciones son aspectos en los que los gestores de proyectos pueden diferir de los administradores de proyectos. Hoy día, es posible encontrar un puesto que no requiera una licenciatura, pero es más probable que la necesites si buscas un puesto de gestor de proyectos.
Un gestor de proyectos muy senior o el jefe de una oficina de gestión de proyectos (PMO) podría requerir también un máster. Pero eso no significa que no puedas encontrar un puesto y obtener una experiencia increíble en el sector sin contar con un título universitario de cuatro años.
Los gestores de proyectos pueden buscar certificarse para señalar que tienen la experiencia adecuada para su puesto. En el mundo digital, esto puede implicar estar certificado como Scrum Master (que es un rol diferente al de gestor de proyectos) u obtener una acreditación ágil del Project Management Institute (PMI). En otras industrias, el PMP es el estándar de referencia.
Para los administradores de proyectos, las certificaciones en gestión de proyectos pueden ser útiles cuando se busca entrar en el sector o complementar habilidades transferibles.
Las certificaciones de gestión de proyectos de nivel inicial incluyen la CAPM, el Certificado de Gestión de Proyectos de Google o incluso el Certified Scrum Master (CSM) de Scrum Alliance. Estos programas no tienen requisitos previos, más allá de participar en las horas educativas necesarias antes de hacer el examen.
2 Similitudes entre administradores y gestores de proyectos
Mantener las cosas organizadas
El gestor de proyectos y el administrador de proyectos ambos contribuyen a mantener las cosas organizadas en el día a día.
Trabajarán juntos en la planificación de la gestión de recursos, supervisar y documentar los gastos del presupuesto del proyecto y, en general, trabajar para mantener actualizados los archivos y los cronogramas del proyecto. Pueden compartir la responsabilidad de actualizar los planes y tareas del proyecto en herramientas como Asana, Trello o Workfront.
Estabilidad laboral y desarrollo profesional
Ya seas gestor de proyectos o administrador de proyectos, ambas trayectorias profesionales dentro de la disciplina de gestión de proyectos ofrecen estabilidad laboral y oportunidades de desarrollo profesional.
Aunque hoy vemos muchas despedidas en la industria tecnológica, los gestores de proyectos y administradores de proyectos con habilidades siempre encontrarán trabajo.
De acuerdo con el estudio de brecha de talento (2017-2027) de PMI, para 2027, los empleadores necesitarán casi 88 millones de personas en puestos orientados a la gestión de proyectos en todo el mundo.
¿Qué significa esto para ti como profesional experimentado o aspirante en gestión de proyectos? Significa que este es un buen momento para empezar o impulsar una carrera. No solo es una habilidad muy demandada, sino que también puede ser lucrativa.
Si trabajas en un área relacionada y buscas un cambio de carrera, es posible aprovechar las habilidades que ya tienes para tener éxito como gestor o administrador de proyectos.
Y cuando se trata del desarrollo profesional, añadir certificaciones y mejorar las habilidades de gestión de proyectos, así como habilidades blandas como la comunicación, la gestión del tiempo o el liderazgo, puede ayudarte a seguir creciendo y asumir proyectos más grandes y complejos, lo que también puede conllevar un aumento de salario y movilidad profesional.
La trampa administrativa: una nota sobre el trabajo invisible
Cuando piensas en lo que significa ser un buen gestor de proyectos (o administrador), puedes imaginar a alguien que asume la responsabilidad de lo que sea necesario hacer. Trabajando horas extra, realizando múltiples tareas a la vez y asegurando el éxito del proyecto.
Algunas tareas como tomar notas, encargar el catering, recordar cumpleaños, etc., son muy importantes para el equipo pero no impactan directamente en el éxito del proyecto. Si estas cosas importantes se hacen bien, rara vez se celebran.
Sin embargo, si algo se pasa por alto, todos se dan cuenta. Un equipo hambriento puede estar de mal humor, y la persona cuyo cumpleaños no fue reconocido puede sentirse herida y mucho más. A este trabajo a veces se le llama trabajo invisible—y aunque alguien tiene que hacerlo, no siempre tiene por qué ser el jefe de proyecto.
En muchas organizaciones, especialmente donde los gestores de proyecto son mayoritariamente mujeres, se espera que el PM asuma no solo el trabajo administrativo del proyecto, sino también toda la carga del trabajo invisible para el equipo. Recordar encargar una tarta de cumpleaños para el desarrollador principal o que el diseñador es alérgico a los frutos secos requiere tiempo, esfuerzo y energía.
Cómo asegurarte de no quedarte atascado haciendo trabajo invisible
No estás solo si leíste los últimos párrafos y asentiste con la cabeza. Investigaciones de Harvard Business Review hallaron que las mujeres reciben un 44 % más de solicitudes que los hombres para ofrecerse voluntariamente en tareas “no promocionables” en el trabajo.
Las tareas no promocionables entran en la categoría de trabajo invisible y benefician a la organización, pero probablemente no contribuyen a la evaluación del desempeño de alguien ni al avance profesional.
El Informe Mujeres en el Trabajo 2022 de Leanin.org y McKinsey explica: “En comparación con los hombres en su mismo nivel, las líderes mujeres hacen más por apoyar el bienestar de los empleados y promover la DEI—trabajo que mejora la retención y la satisfacción, pero que no es recompensado formalmente en la mayoría de las compañías. Dedicarse a un trabajo que no es reconocido dificulta el avance de las mujeres líderes y puede explicar en parte por qué ellas presentan mayor agotamiento.”
¿Entonces qué puedes hacer como gestor de proyectos o administrador de proyecto cuando se espera, o peor, te ofrecen para este trabajo invisible y ves que no se reparte equitativamente en el equipo? Aquí tienes algunas cosas que puedes intentar.
Táctica 1: Asígnalo directamente
Puedes tomar la iniciativa y empezar a asignar tareas. No es necesario dar explicaciones.
Por ejemplo: “Greg, ¿puedes tomar notas de esta reunión?” Si Greg parece confundido o sorprendido, puedes decirle: “La mayoría de las veces las tomo yo, y hoy quiero centrarme en facilitar y escuchar mis prioridades. Creo que sería bueno asignar una nueva persona para cada reunión. ¡Empiezas tú!”
Otro ejemplo: Si te piden salir a comprar golosinas para una celebración de cumpleaños y el único tiempo que tienes libre entre llamadas son 25 minutos para comer, considera revisar los calendarios y asignar la tarea a la persona con menos reuniones ese día.
Táctica 2: Sé transparente
Si quieres ser muy transparente, y sabes que tu equipo es receptivo, puedes reiniciar todas las expectativas de una vez anunciándolo al inicio de una reunión, o al final si surge algo por programar o cada vez que se plantee el tema: “Sé que siempre he hecho ______, pero ya no puedo seguir haciéndolo además de mis responsabilidades. Si repartimos esto equitativamente, no será una carga para una sola persona”.
Y si alguien te pregunta: “¿Por qué?”, siempre puedes ponerlos en aprietos preguntando alegremente: “¿Hay algún problema en encargarse de parte de este trabajo administrativo para el equipo?”
Táctica 3: Recluta algunos aliados
Otra forma de asegurar que el PM no sea visto como el administrador de la oficina es reclutar algunos aliados que señalen la situación cuando la vean. Puede ser tan sencillo como: “Pam siempre toma notas. Yo lo haré esta vez y luego Gus, la próxima. No sería justo de otra manera.” O “¿Por qué todos asumen que Gail va a preparar esta reunión?”
Preguntas frecuentes sobre los administradores de proyectos
¿Cuál es la diferencia entre administrador de proyectos y asistente de jefe de proyecto?
En muchas organizaciones, los títulos de administrador de proyectos y asistente de jefe de proyecto se usan indistintamente, pero son dos roles claramente diferentes.
Mientras que un administrador de proyectos gestiona tareas administrativas, un asistente de jefe de proyecto puede involucrarse más directamente en la ejecución del proyecto. Como reflexiona Ryan:
Mirando atrás, no me entusiasmaba comenzar como asistente… pero fue una experiencia valiosa. Me enseñó cómo apoyar a las personas y llevar el proyecto de principio a fin de manera eficiente.
Así que, aunque un asistente de gestión de proyectos pueda compartir responsabilidades con el gestor del proyecto o dirigir proyectos más pequeños para la organización (y, en algunos casos, puede que haga ambas cosas), este puesto puede ser crucial cuando se quiere crecer profesionalmente hacia otro rol en la gestión de proyectos.
¿Cuál es la diferencia entre coordinador de proyectos y administrador de proyectos?
Los coordinadores de proyectos pueden ser gestores de proyectos de nivel inicial y brindar apoyo en proyectos más pequeños dentro de una organización. Un administrador de proyectos es un profesional que se centra en las necesidades administrativas de los proyectos de una organización. En algunos casos, pueden ser profesionales muy experimentados que han decidido avanzar en su carrera dentro de esta profesión.
Próximos pasos
Resumiendo, ser gestor de proyectos no significa ser administrativo, ni el Tomador de Notas Predeterminado ni el Hacedor de Cosas Que Nadie Más Quiere Hacer. Como gestor de proyectos, no tienes que encargarte de todas las tareas administrativas del proyecto—solo de aquellas que tengan más sentido.
Levanta la voz, delimita tus límites y haz responsables a los demás. Hazlo a tu manera. Una vez que definas tus límites, utiliza las tácticas comentadas (asígnalas directamente, sé transparente y recluta algunos aliados que también se atrevan a hablar) para encaminarte en la dirección correcta. Y un recordatorio más: si ves a alguien atascado en este rol, habla tú también por esa persona.
Asegúrate de suscribirte al Boletín de The Digital Project Manager para conocer más sobre roles y responsabilidades en la gestión de proyectos.
