DPM – Wie können wir jetzt kreative Projekte leiten, da KI zu unserem Alltag gehört?

Galen Low: [00:00:00] Hallo zusammen, willkommen zu unserer Session über den Einfluss von KI auf die Leitung kreativer Teams und Projekte. Solche Events veranstalten wir einmal im Monat, damit unsere Mitglieder und VIP-Gäste direkt mit einigen der Expert:innen ins Gespräch kommen können, die sich hier beim Digital Project Manager einbringen und mitwirken.

Für alle, die mich nicht kennen: Ich bin Galen. Ich bin Mitbegründer vom Digital Project Manager und werde – wie immer – meine Zunge verknoten und heute euer Host sein. Außerdem habe ich meine Lieblingsprofis aus dem Bereich kreative Projekte dabei: Sara Fisher, Sara Doubleday und Greg Storey.

Heute sind ein paar VIP-Gäste im Publikum. Falls ihr dazugehört: Willkommen. Das ist eine von vielen monatlichen Veranstaltungen für unsere Mitglieder, die dadurch eine Menge Vorteile bekommen, etwa Zugriff auf unseren Backkatalog der Sessions, unsere Bibliothek mit Vorlagen, Ressourcen und Minikursen sowie exklusive Mitgliedspreise für unseren Flaggschiff-Zertifikatskurs „Mastering Digital Project Management“ und das neue Zertifikat „Mastering AI for Digital Projects“.

Ihr könnt dabei sein, wenn ihr euch auf digitalprojectmanager.com/membership anmeldet. [00:01:00] Gut. Heute geht es darum, wie KI den kreativen Prozess und unsere Projektleitung verändert. Ich dachte, wir starten mit einer Vorstellungsrunde. Wen picke ich als erste heraus? Ich nehme eine der Saras – Sara Fisher.

Sara Fisher ist Director of Project Management bei vi. Sara, als ich dich kennengelernt habe, warst du Designerin, beim zweiten Mal PM, jetzt leitest du das gesamte PM-Team dort. Was hast du aus deiner Design-Arbeit gelernt, das dir als Führungskraft immer noch täglich hilft?

Sara Fisher: Auf jeden Fall nutze ich immer noch Dateibenennungen, Datumsangaben und Versionierungen, Google-Doc-Titel – einfach alles, auch Notizen. Es ist extrem hilfreich, das direkt am Dateinamen zu kennzeichnen. Und es ist eine Angewohnheit, die ich einfach… naja, ich kann sie nicht mehr ablegen, weil sie so gut und hilfreich ist.

Galen Low: Stimmt total, das ist eine wirklich sinnvolle Angewohnheit. Ich habe neulich einen Post gesehen, kann mich nicht mehr erinnern [00:02:00] von wem, da ging es darum, wenn man Dateien auf dem Desktop so benennt wie „final_final_final_diesesnehmen“. Das trifft vermutlich auf 75 % aller Projektergebnisse zu, die ich je hatte – Version 11.151_final_final_share… Ja, aber ich liebe das – eine tolle Methode, um organisiert zu bleiben – und absolut notwendig. Jetzt picke ich mal die andere Sara aus – ohne „h“. Sara Doubleday ist Creative Lead bei SEER Interactive. Sara, ich habe dich auf dem Digital PM Summit letztes Jahr über Change Management sprechen gesehen.

Jetzt leitest du das visuelle Design-, Marken- und Kampagnenteam bei SEER. Wie hilft dir deine Erfahrung im Change Management dabei, Veränderungen im Kreativbereich zu navigieren?

Sara Doubleday: Tolle Frage. Mein Background ist Design. Als ich vor über fünf Jahren zu SEER kam, habe ich in einem kleinen, aber starken Kreativteam angefangen, in dem ich viele Einzelrollen gleichzeitig übernommen habe – projektübergreifend, wie wahrscheinlich viele in diesem Call. Ich denke, Change Management ist nicht nur für Operations oder PMs, sondern für alle. Auch als ich letztes Jahr bewusst zurück in die Strategie gegangen bin, habe ich die Prinzipien aus dem Change Management nie aufgegeben. Aktives Eingehen auf Veränderungen hat unser Team und unser Lernen – auch was KI betrifft – enorm bereichert.

Galen Low: Dein Vortrag war wirklich prägend. Im Grunde ist Change Management ja mittlerweile eine Lebenskompetenz – so unverzichtbar wie fließendes Wasser. Gerade weil sich die Dinge so schnell verändern, Teams auf Zuruf pivotieren müssen. Da steigen wir gleich tiefer ein. Change Management – definitiv eine Superkraft! Und jetzt, last but not least: Greg Storey. Greg ist Designer, Creative Strategist und einer der coolsten Menschen, die ich kenne. [00:04:00] Ich fühle mich geehrt, dass du hier bist, Greg.

Du hast mich kürzlich überrascht, weil du buchstäblich gerade ein Buch zu genau diesem Thema veröffentlicht hast: Es heißt „Creative Intelligence. Frag nicht die KI, denke mit der KI.“ Momentan bekommt das Buch viel positives Feedback – auch in unserer Community. Ich erinnere mich, dass du vor nicht allzu langer Zeit dem Thema KI sehr skeptisch begegnet bist. Wann kam für dich der Umschwung und was hat dich motiviert, das Buch zu schreiben?

Greg Storey: Für mich hat sich der Schalter umgelegt, als ich gemerkt habe, dass die KI mehr als bloß ein Generator ist – also nicht nur Bilder, Cartoons oder Videos erzeugt, sondern wirklich mein Denken erweitert – als Recherchetool, als Ideengeber. Als ich dann mit anderen ins Gespräch kam, wurde mir klar, dass niemand wirklich weiß, wie man das sinnvoll nutzt. Also habe ich beschlossen, ein Buch darüber zu schreiben und alles, was ich entwickelt habe, freundlich und zugänglich zu dokumentieren.

Galen Low: Es steckt ja schon im Titel: Es geht ums Facilitieren des kreativen Prozesses, nicht ums komplette Ersetzen. Die Technologie ist nicht das Problem, sondern die Frage, wie wir sie nutzen. Ja, am Ende ist es immer ein Mensch, oder?

Greg Storey: Genau, immer wieder ein [00:06:00] Anwenderproblem.

Galen Low: Also einer der Bereiche, wo KI am heftigsten eingeschlagen ist, ist wohl das Kreativfeld. Erst war da das Versprechen, uns von lästigen Aufgaben zu entlasten. Dann hat KI plötzlich angefangen, selbst zu designen – mit Tools wie Midjourney, Adobe Firefly. Tools wie Wizard und Figma UX Pilot generieren ganze Wireframes und Websites in Sekunden. Selbst ChatGPTs Bildgenerierung gilt mittlerweile als „Marketingteam-Killer“.

Und trotzdem: KI bleibt – und manche Kreative umarmen die neuen Möglichkeiten. Langweiligeres geht schneller, das kreative Verständnis kann man vor Projektstart schneller abgleichen. Aber die eigentliche Frage ist der Wert: Wie unterscheiden wir zwischen Bereichen, die KI mit menschlicher Kontrolle übernehmen kann, und solchen, die eindeutig menschlich bleiben müssen? Und wie erzählen wir eine Wertgeschichte, während sich die Erwartungen ständig verändern?

Lassen wir die Runde auf diese große Frage eingehen: Viele Kreativteams fühlen sich im Schatten der KI unterbewertet – das ist vielleicht noch milde ausgedrückt. Kund:innen fragen, ob da KI am Werk war, obwohl wochenlang daran gearbeitet wurde. Anderen reicht der Vorschlag: „Nimm doch einfach KI!“ Das reduziert den Wert kreativer Leistungen oft enorm.

Die große Frage ist also: Wie können digitale Kreative heute den Wert ihrer Arbeit kommunizieren? Und wie können Projektleitende diesen Wert sichern? Sara Doubleday, du darfst gerne anfangen.

Sara Doubleday: Eins meiner Lieblingszitate stammt von Spider-Man: „Mit großer Kraft kommt große Verantwortung.“ Ich verwende das oft, weil wir dieses mächtige neue Tool haben. Es hat unsere Arbeit über Nacht verändert, und wir sind total Output-fokussiert. Aber die entscheidende Frage bleibt: Warum bezahlen Kund:innen uns, wenn wir einfach KI einsetzen, um Assets zu generieren? Der Fokus muss auf der Strategie liegen: Warum machen wir etwas, welchen Zweck erfüllt das Bild, das wir erzeugen? Wenn jeder ein Bild generieren kann, ist entscheidend, wie sich meines auf der Website oder in der Kampagne abhebt, wie es das Problem löst. Einfach irgendwas einfügen reicht im Zeitalter der Personalisierung und Zielorientierung nicht mehr.

Galen Low: Zielorientierung und Spider-Man sind immer willkommen!

Sara Fisher: Auch von mir ein klares Ja zu Spider-Man! Aus meiner Sicht sollten Teams auf menschliche Authentizität setzen. Die kann KI nie liefern. Wir sollten, wenn wir über unsere Arbeit sprechen, die menschlichen Aspekte betonen und sie auch an Ziele knüpfen, die für Führungskräfte relevant sind – Dinge wie Vertrauen, emotionale Bindung, Loyalität. KI genießt (noch) kein großes Vertrauen – viele sind skeptisch. Menschliche Qualitäten können wir nutzen, um unsere Projekte von KI-Ergebnissen abzuheben, auch wenn wir KI verwenden. Unsere Menschlichkeit soll unser Werk bereichern. So sehe ich das.

Galen Low: Genau. Das ist echte Authentizität! Greg?

Greg Storey: Bevor ich auf das Thema KI eingehe: Aus meiner Laufbahn – ich habe mit Photoshop 1 gearbeitet – es ist so, dass Design immer schon unterschätzt wurde, sobald sich Technik weiterentwickelte. Einmal sagte ein Kunde über ein Wortbild-Logo: „Das sieht aus wie ein Typenbild.“ (type out) Er meinte, wir hätten einfach in Word einen Font ausgewählt. Wie kommt man aus so einer Nummer raus? Gleiches Thema: Ein Chef meinte mal, wir würden Designs einlesen und der Computer programmiere dann die Website. Alle nutzen Technik, ohne zu verstehen, wie viel dahintersteckt. Gerade weil Design so sichtbar ist, ist jeder eine:n Kritiker:in. Daher: PMs können schon im Sales-Prozess zeigen, wie unsere Prozesse mit und ohne KI aussehen. Zeigt man, dass KI nur generischen Einheitsbrei liefert, wird klar: Wiedererkennbarkeit und Menschlichkeit muss vom Team kommen. KI allein kann das nicht!

Galen Low: Gerade große Agenturen machen das zum Markenkern: „So nutzen wir KI, so nicht.“ Auch kleine Agenturen sollten kommunizieren, wofür sie stehen. Das sollte Teil des Wertversprechens sein und nicht erst zufällig im Projekt auftauchen.

Greg Storey: Absolut!

Galen Low: Lass uns über Prozesse sprechen: Ihr beiden, Sara und Sara, ihr steht ja täglich vor kreativen Teams. Wie entscheidet ihr, wann ihr KI einsetzt – und wann nicht? Welche Kriterien verwendet ihr?

Sara Fisher: Vor allem ist mir wichtig, das mit den Kund:innen abzustimmen. Transparenz – alle müssen wissen und einverstanden sein, was wir wie mit KI machen. Wenn nicht, kann man Deliverables auch ohne KI liefern. Man sollte ehrlich und transparent darüber sprechen, das schafft Vertrauen. Entscheidend ist auch: Hat KI-Einsatz wirklich einen positiven Einfluss auf das Ergebnis und die Beziehung? Falls nicht, lieber nicht verwenden. Und: Haben wir unser eigenes Know-how und unsere Handschrift eingebracht, bevor KI beteiligt wird? KI kann hilfreich sein – gerade für repetitive Aufgaben, wie früher in Photoshop Hintergründe rausretuschieren, das geht jetzt mit einem Klick. Aber große Kampagnenideen brauchen menschliche Expertise. Da reicht „mal in KI ausprobieren“ nicht.

Galen Low: Das ist ein toller Punkt – „Cloud Removal, 17 Stunden“ auf der Rechnung wäre jetzt echt viel. Aber für „Kreative Kampagne mit 10x ROI“… das hat dann eben Wert. Entwickler:innen erleben das doch ähnlich: Codieren ist nur ein Teil, der Rest ist Strategie und Kommunikation – beim kreativen Arbeiten und im PM ist es genauso. Viele vergessen, dass der Job mehr umfasst, als nur Wolken wegretuschieren.

Sara Doubleday: KI ist kein Ersatz für Strategie und Denken! Die Transparenz gegenüber dem Kunden ist dabei extrem wichtig. Gerade bei sensiblen Informationen – wie Markenrichtlinien, Plattformdaten, Strategiepapiere – ist es kritisch, die KI nur in abgeschotteten, sicheren Umgebungen laufen zu lassen. Unser Team nutzt KI zum Beispiel, um große Workshop-Protokolle schnell auszuwerten – das spart einen halben Tag Analyse. Und für Serienarbeiten wie Resizings, Icons & Co. – aber erst, nachdem Strategie und Ausrichtung stehen.

Galen Low: Genau: Es gibt viele Prozesse, die nur wenig Wert schaffen – da ist KI ideal. Besonders, weil sie mit Sprache hervorragend umgehen kann. Wir erinnern uns noch an die Zeiten mit Papierrollen und Post-its – das ist heute einfach nicht mehr nötig!

Sara Fisher: Früher war das völlig normal, während des Meetings hektisch Notizen zu machen und das dann noch einmal ordentlich aufzubereiten… Heute erledigen Transkriptions-Tools wie Otter das in Sekunden – eine immense Entlastung.

Galen Low: Oder früher, alles am Kopierer! Das war eine andere Welt. Sara Fisher, du hast vorhin erwähnt, dass ihr Kund:innen manchmal die Wahl bietet: Mit oder ohne KI. Ist das für euch ein zentraler Entscheidungsprozess?

Sara Fisher: Aktuell ist es noch nicht formell verankert, aber es wird viel diskutiert. Manche Kunden hatten schon sehr früh im Vertrag stehen, dass keine ihrer Informationen in ChatGPT landen. Das war eine wertvolle Lektion, denn große, bekannte Unternehmen sind gerade bei ihren sensiblen Daten sehr vorsichtig.

Galen Low: Da steckt viel drin: Sensibler Umgang mit Markenwerten, nicht nur personenbezogene Daten. Sara Doubleday, ist das auch Teil eures Wertversprechens – und eurer Richtlinien?

Sara Doubleday: Ja, absolut. Wir stimmen das mit dem Kunden schriftlich ab, bevor KI irgendwo zum Einsatz kommt. Manche lehnen ab – Banken, Versicherer, andere sind offen. Das akzeptieren wir voll. Außerdem sollte der Reflex, immer gleich KI zu nutzen, aktiv hinterfragt werden. Ist das wirklich nützlich oder reicht es, die Marke einfach direkt selbst zu prüfen?

Galen Low: Greg, du hast das Thema „Denken mit KI“ schon angesprochen. Es ist wichtig, dass immer noch Menschen den Überblick und das Verständnis haben.

Greg Storey: Ich habe sogar ein ganzes Kapitel im Buch darüber, woran man erkennt, ob man sich zu sehr auf KI verlässt. Wenn alles „Copy-Paste“ wird, fällt es irgendwann schwer, selbst zu denken. Wer KI nutzt, ist eigentlich mehr Creative Director – man gibt Impulse, entscheidet kritisch, aber übernimmt die Verantwortung für die Ergebnisse. Übrigens: KI hat Schwankungen – an einem Tag Topresultate, zehn Minuten später völligen Murks. Da hilft nur: Pause machen, zurückkommen. Früher gab’s Kinko’s, da konnte man „Designs“ aus einer Clipart-Broschüre auswählen – und das wurde dann als kreatives Ergebnis verkauft. Diese billigen Lösungen hat es schon immer gegeben. Und wenn der Kunde nur KI will, dann ist es vielleicht einfach nicht der richtige Kunde…

Galen Low: Das ist ein wichtiges Thema. Nicht alle Kunden passen. Und gerade kleine Agenturen haben nicht die Puffer, um auf die „falschen“ Aufträge zu verzichten. Habt ihr Strategien, um die richtigen Kunden auszuwählen?

Sara Doubleday: Ja, absolut! Wir sind nicht nur Kreative, sondern auch Berater:innen. Unsere Aufgabe ist es, zu erklären, dass es um Lösungen für Geschäftsprobleme geht – nicht nur um hübsche Assets oder Wireframes. Was zählt, ist der Erfolg des Kunden. Das kann KI aktuell nicht leisten. Wer auf KI setzt, wird vielleicht bald wiederkommen – mit dem Wunsch, dass wir echte Strategie und Wirkung bieten.

Galen Low: Genau, der Kunde merkt irgendwann, dass das KI-Puzzle nicht ins Gesamtbild passt – und wir sind der fehlende Teil, der Wert schafft.

Kommen wir zum Thema Workflow: Wie verändert sich der Ablauf durch KI? Werden tatsächlich Prozesse eingespart – und wie wirkt sich das auf Planung und Kalkulation aus? Sara Doubleday?

Sara Doubleday: Wir nutzen KI im Wesentlichen für Produktionsworkflows und Skalierung – also beim „Go-to-Market“. Unsere Strategie, Wireframes, Moodboards usw. bleiben bewusst menschlich und Research-basiert. Dort, wo es wirklich um Massenproduktion geht – Resizing, Versionierung, Copy-Änderungen – nimmt uns KI Arbeit ab. Das hilft enorm, mehr Zeit in Strategie und Ideation zu investieren – und genau das schätzen unsere Kunden.

Greg Storey: Wenn wir in Zukunft an Personalisierung denken, wird das zu immer mehr Varianten eines Produkts führen: Websites zeigen unterschiedlichen Usern unterschiedliche Bilder, unterschiedliche Sprache oder sogar eine ganz andere Tonalität. Dann ist es umso wichtiger, genug Ressourcen für Personas und Strategie einzuplanen, damit das Optimum herausgeholt wird – KI als Verstärker, aber die menschliche Planung ist entscheidend.

Galen Low: Das klingt nach einer neuen Schwerpunktsetzung: Strategie vorne, Produktion wird durch KI beschleunigt. Sara Fisher?

Sara Fisher: Bei mir ist es ähnlich: Die Schritte im Workflow haben sich kaum verändert, aber innerhalb der einzelnen Arbeitsschritte wird manches deutlich beschleunigt – zum Beispiel Bildbearbeitungen, Transkriptionen. Trotzdem braucht man immer das menschliche Auge – manchmal klappt z.B. ein AI-Übergang bei Video überhaupt nicht und man muss händisch nacharbeiten. KI ergänzt uns, sie ersetzt uns aber nicht. Die grundlegenden Prozessschritte bleiben.

Galen Low: Man wird also immer mehr zum „Dirigenten“, der das Ergebnis verantwortet. Das ist eine neue Fähigkeit, und es braucht Erfahrung, um zu wissen, wann man Schluss macht und einen neuen Ansatz sucht.

Lasst uns eine Ebene höher gehen: Rollenspezifische Vorurteile—wie betrifft KI das? Erzeugt KI neue oder verstärkt sie bestehende Rollenklischees?

Sara Fisher: Ich befürchte, diese Vorurteile gibt es mit oder ohne KI. In meiner Karriere – als Kreative begann ich – habe ich ständig erklären müssen, was genau ich eigentlich tue. Das ist am Ende eine Frage der Aufklärung und Kommunikation. Aufzuzeigen, welchen echten Mehrwert wir liefern – das ist entscheidend. Und das schließt KI mit ein, aber es ist am Ende ein Kommunikationsjob.

Galen Low: Genau! Ihr habt das heute mehrfach wunderbar sprachlich auf den Punkt gebracht. Greg, Sara Doubleday – eure Sicht auf Rollenvorurteile?

Sara Doubleday: Die stärkste „Waffe“ gegen Stereotype ist es, sich mit KI auseinanderzusetzen, statt sie auszublenden. Nur wer versteht, wie KI funktioniert und das auch erklären kann, wird in Zukunft als Profi wahrgenommen. Offenheit für KI macht einen viel interessanter – und zeigt, dass man mehr als nur „hübsche Bilder“ erstellt, sondern strategisch denkt und die neuen Tools effizient nutzt.

Greg Storey: Welches Klischee gilt es zu überwinden? Eines ist sicherlich, dass Kreative mit Kritik nicht umgehen können – alles zu persönlich nehmen. Aber: Mit KI kann man Feedback objektiver machen bzw. sich erklären lassen, was eigentlich gemeint ist. Viele Kritikpunkte sind schwer verständlich oder schlecht ausgedrückt – KI kann dabei helfen, den Kern zu erkennen. So wird Feedback zur Chance, sich weiterzuentwickeln.

Galen Low: Kommunikation und Bildung sind das A und O! Wir müssen mehr teilen, wie wir Wert schaffen, und so Missverständnissen vorbeugen.

Jetzt ein paar Fragen aus dem Chat: Ashley fragt, wie man gesunde Grenzen zwischen PMs und kreativen Strateg:innen hält, wenn durch KI im Grunde jede:r alles machen kann?

Sara Fisher: Häufig machen die Persönlichkeiten den Unterschied: PMs sind im Detail, planen, strukturieren. Kreative Strateg:innen sind oft ideengetrieben, weniger organisiert – das ist keine Kritik, sondern ein Unterschied der Stärken. Deshalb: Lasst die Aufgaben da, wo sie hingehören, und spielt die Stärken im Team aus.

Sara Doubleday: Als Designerin, die PM war und wieder Designerin wurde: Ich will nicht nochmal einen Zeitplan aufsetzen! Ich weiß, was PMs leisten – und sehe den Wert darin, dass diese Aufgaben voneinander getrennt sind.

Galen Low: Kommunikation ist also entscheidend für Rollenklarheit – das gilt für beide Seiten.

Francesca fragt: Wie bringt man interne Teams und Führung dazu, den Einsatz von KI zu präzisieren, statt bloß „Nutzt KI“ anzuordnen?

Greg Storey: Das Problem ist, dass viele Unternehmen ihren Teams KI vorschreiben, aber keine Anleitungen bieten: Ein klares Zeichen schlechter Führung! Die Erwartung: Schneller, günstiger, am besten mit weniger Menschen. Mein Rat: Nutzt KI proaktiv auch dafür, Denkprozesse zu verstärken – z.B. durch Persona-Tests, Strategiegenerierung und Ideation. Teilt, was ihr herausfindet, damit die Chefs irgendwann mitziehen!

Sara Fisher: Ergänzend: Wenn ihr die Zeit und Energie habt, definiert selbst, wie ihr KI nutzen wollt, holt Feedback von eurem Team und gebt das an die Führung weiter – ein guter erster Schritt, um das Thema in den Griff zu bekommen.

Sara Doubleday: Und manchmal ist Tool-Discovery genau das, worauf sich alles zubewegt. Probiert kostenlose Versionen aus und geht mit euren Erfahrungen offen ins Team und ins Unternehmen.

Galen Low: Zum Abschluss – was sind eure Top-Tools für Produktion, Versionierung und kreative Umsetzung?

Sara Doubleday: Wir nutzen Google Labs Whisk (zum Kombinieren von Bildern und für KI-basierte Video/Bilderstellung), testen Light Tricks LTXV (hier können Clips bis 60 Sekunden generiert werden), Figma Buzz (für Bulk-Resizing und -Bearbeitung von Bildern und Copy), dazu ChatGPT und Gemini für Textzusammenfassungen und Prompt-Optimierung.

Galen Low: Wahnsinnsliste!

Greg Storey: Schreibst du darüber regelmäßig?

Sara Doubleday: Wir veröffentlichen regelmäßig dazu auf dem SEER-Blog – eine aktuelle große Tool-Liste kommt bald!

Galen Low: An alle, die ihre Fragen nicht beantwortet bekommen haben: Ich trage sie nach und leite sie an die Panelgäste weiter – mit Glück können wir die Antworten im Newsletter nachreichen. Danke an alle, die dabei waren – und vor allem an die Panelgäste für ihre Zeit, Expertise und Insights! Einen schönen Donnerstag noch und bis zum nächsten digitalen PM-Event.

Sara Fisher: Tschüss zusammen, danke euch.