Die beste Software zur Workflow-Automatisierung im Jahr 2026

Wenn dein Team immer noch Genehmigungen und Aktualisierungen hinterherläuft, ist dein Workflow nicht automatisiert. Genau hier macht die richtige Software zur Workflow-Automatisierung einen Unterschied.

In diesem Video stelle ich dir fünf der besten Tools zur Workflow-Automatisierung vor. Dabei zeige ich, für wen jedes Tool am besten geeignet ist, welche herausragenden Funktionen es bietet, wie sich die KI zeigt und wie die Preise auf einen Blick aussehen. Legen wir los.

Als Erstes kommt monday.com. Dieses Tool eignet sich hervorragend, wenn dein Team wiederholbare Workflows erstellen, einheitliche Prozesse durchsetzen und Verwirrung reduzieren muss, während Projekte verschiedene Phasen durchlaufen. Anpassbare Workflow-Vorlagen ermöglichen es dir, Projektphasen und Übergaben zu standardisieren, sodass jedes Team vom Start bis zur Lieferung dieselben Schritte befolgt.

Automatisierungsregeln übernehmen repetitive Aufgaben wie Statusaktualisierungen oder Benachrichtigungen. Dadurch werden manuelle Fehler reduziert und alle bleiben auf dem gleichen Stand. Außerdem macht das visuelle Boardsystem von monday.com es einfach, Engpässe oder übersprungene Schritte auf einen Blick zu erkennen. So erhalten Teams einen besseren Überblick über den gesamten Workflow. Was die KI-Funktionen betrifft, können Automatisierungen Aufgaben zusammenfassen und auf Grundlage von Projektaktualisierungen nächste Schritte vorschlagen. Das hilft Teams, den Fortschritt beizubehalten, ohne wichtige Aktionen zu übersehen.

Darüber hinaus kann der KI-Assistent E-Mails oder Besprechungsnotizen direkt aus den Board-Aktivitäten erstellen und so Zeit bei der routinemäßigen Kommunikation sparen. Ein wichtiger Vorteil von monday.com ist der Marktplatz für Integrationen, der Projekt-Boards mit Tools wie Slack, Jira und Google Drive verbindet. Dadurch können Teams Aktualisierungen zentralisieren und den Kontextwechsel zwischen verschiedenen Plattformen reduzieren.

Ein möglicher Nachteil besteht allerdings darin, dass die Boards und Dashboards bei wachsendem Projektumfang unübersichtlich werden können. Das kann es Teams erschweren, wichtige Informationen in größeren oder komplexeren Arbeitsbereichen schnell zu finden. monday.com bietet einen kostenlosen Tarif. Bezahlte Tarife beginnen bei etwa neun Dollar pro Nutzer und Monat. In höheren Tarifen werden unter anderem Zeitachsen- und Gantt-Ansichten, Automatisierungs- und Integrationsaktionen sowie erweiterte Berichtsfunktionen freigeschaltet.

Als Nächstes kommt Adobe Workfront. Dieses Tool eignet sich hervorragend, wenn dein Team komplexe Projekte über mehrere Abteilungen hinweg koordinieren, Abhängigkeiten verfolgen und vom Eingang bis zur Lieferung vollständige Transparenz gewährleisten muss. Anpassbare Dashboards ermöglichen es dir, Projektstatus, Ressourcenzuweisungen und Zeitpläne an einem Ort zu überwachen. So kannst du Risiken und Engpässe schnell erkennen, während sich Projekte weiterentwickeln.

Integrierte Anforderungswarteschlangen und automatisierte Genehmigungs-Workflows helfen dir dabei, eingehende Aufgaben und Rückmeldungen von Beteiligten zu verwalten, ohne den Überblick über Prioritäten zu verlieren. Ein weiterer hervorstechender Punkt sind die erweiterten Berichtsfunktionen, die detaillierte Einblicke in die Projektleistung für Statusberichte an Führungskräfte oder Prozessverbesserungen liefern.

Auf der KI-Seite nutzt Adobe Workfront intelligente Datenanalyse, um dir dabei zu helfen, unausgeglichene Arbeitslasten zu erkennen, bevor sie zu Engpässen werden. Außerdem verwendet es KI-gestützte Priorisierung, um die Aufgaben hervorzuheben, die zuerst Aufmerksamkeit benötigen. So kann sich dein Team auf das Dringendste konzentrieren, anstatt konkurrierende Fristen zu sortieren.

Wenn dein Team bereits mit Adobe Creative Cloud arbeitet, ist eine der größten Stärken die native Integration von Workfront. Sie hält kreative Produktion und Projektmanagement in einem System miteinander verbunden. Wenn dein Team jedoch noch nicht im Adobe-Ökosystem arbeitet, können die Tiefe und Struktur von Workfront umfangreicher als nötig wirken – insbesondere für Teams, die nach einer schlankeren Lösung für Workflow-Management suchen.

Adobe Workfront bietet keinen kostenlosen Tarif. Die Preise werden auf Anfrage mitgeteilt.

Als Nächstes kommt Smartsheet. Dieses Tool eignet sich hervorragend, wenn dein Team Projekte mit sich ändernden Anforderungen, häufigen Änderungen oder komplexen Abhängigkeiten verwalten muss, die flexible Workflows und Anpassungen in Echtzeit erfordern. Raster-, Karten-, Gantt- und Kalenderansichten ermöglichen es dir, zwischen verschiedenen Perspektiven zu wechseln, wenn sich die Projektanforderungen verändern. So kannst du dich schnell an neue Prioritäten oder Zeitpläne anpassen.

Automatisierte Workflows übernehmen Genehmigungen, Erinnerungen und Statusaktualisierungen. Das hilft Teams, bei allen beweglichen Teilen den Überblick zu behalten, ohne manuell nachfassen zu müssen. Außerdem kannst du Tabellen verknüpfen und projektübergreifende Berichte erstellen. Dadurch lassen sich Abhängigkeiten leichter verwalten und Risiken über mehrere Initiativen hinweg erkennen. Was die KI-Funktionen betrifft, kann Smartsheet Formeln erstellen und Spalten auf Grundlage deiner Tabellendaten zusammenfassen. So kannst du Berechnungen automatisieren und Erkenntnisse gewinnen, ohne manuelle Einstellungen vornehmen zu müssen.

Der KI-Assistent kann außerdem Projektpläne erstellen oder Aufgabenbeschreibungen mithilfe von Eingabeaufforderungen in natürlicher Sprache aktualisieren. Dadurch wird Zeit bei der routinemäßigen Dokumentation gespart. Eine wichtige Stärke von Smartsheet sind Kommentare und Anhänge auf Zellenebene. Sie ermöglichen es Teams, Unterhaltungen und unterstützende Dateien direkt im Kontext jeder Aufgabe zu speichern. So lassen sich Entscheidungen leichter nachverfolgen und wichtige Dokumente referenzieren, ohne das Projektblatt zu verlassen.

Allerdings kann sich dasselbe tabellenähnliche Design für Teams, die visuelles Aufgabenmanagement bevorzugen, weniger intuitiv anfühlen. Das kann die Einarbeitung von Nutzern verlangsamen, die nicht mit rasterbasierten Umgebungen vertraut sind. Smartsheet bietet eine kostenlose dreißigtägige Testphase. Bezahlte Tarife beginnen bei etwa neun Dollar pro Nutzer und Monat. In höheren Tarifen werden unter anderem Zeitachsenansichten, unbegrenzte Automatisierungen und erweiterte Berichtsfunktionen freigeschaltet.

Bevor wir zum nächsten Tool kommen: Wenn du einen ausführlicheren Vergleich von Software zur Workflow-Automatisierung möchtest, sieh dir unseren vollständigen Leitfaden an, der in der Beschreibung verlinkt ist. Gut, zurück zu unserer Liste.

Als Nächstes kommt ClickUp. Dieses Tool eignet sich hervorragend, wenn dein Team repetitive Aufgaben automatisieren, Workflows für verschiedene Projekte anpassen oder Prozesse schnell verändern muss, wenn sich Prioritäten in Produkt-, Entwicklungs- und Designteams verschieben.

Mit benutzerdefinierten Automatisierungsregeln kannst du Aktionen wie Aufgabenzuweisungen, Statusänderungen oder Benachrichtigungen auf Grundlage nahezu jedes Ereignisses auslösen. So kannst du Prozesse an den Workflow jedes Teams anpassen. Gleichzeitig hilft die Möglichkeit, verschachtelte Unteraufgaben und Abhängigkeiten zu erstellen, komplexe Projekte abzubilden und teamübergreifende Arbeitsabläufe aufeinander abzustimmen, wenn sich Prioritäten ändern.

Darüber hinaus kannst du mit Integrationen zu Tools wie Slack, GitHub und Google Drive Aktualisierungen verbinden und Übergaben automatisieren, ohne deinen Arbeitsbereich zu verlassen. Auf der KI-Seite kann ClickUp Brain, der integrierte KI-Assistent der Plattform, Besprechungsnotizen erstellen, Projektaktualisierungen zusammenfassen und Aufgabenbeschreibungen direkt in deinem Arbeitsbereich generieren. So können du und dein Team Fortschritte schneller dokumentieren und Änderungen kommunizieren.

Das Tool kann außerdem aus Kommentaren oder Chatverläufen Aktionselemente vorschlagen, sodass wichtige Nachfassaktionen während arbeitsreicher Projektphasen nicht verloren gehen. Eine große Stärke von ClickUp sind die anpassbaren Dashboards. Sie ermöglichen es Teams, Diagramme, Aufgabenlisten und Arbeitslastansichten an einem Ort zu kombinieren. Dadurch wird es leichter, den Projektstatus und die Ressourcenzuweisung zu überwachen, ohne ständig zwischen Tools wechseln zu müssen.

Bedenke jedoch, dass die Flexibilität von ClickUp es ohne eine starke Governance schwieriger machen kann, die Konsistenz zwischen Teams aufrechtzuerhalten. ClickUp bietet einen kostenlosen Tarif. Bezahlte Tarife beginnen bei etwa sieben Dollar pro Nutzer und Monat. In höheren Tarifen werden unter anderem unbegrenzte Dashboards, erweiterte Automatisierungen und Funktionen zur Arbeitslastverwaltung freigeschaltet.

Und zu guter Letzt kommt Wrike. Dieses Tool eignet sich hervorragend, wenn deine Organisation schnell wächst und du eine Plattform benötigst, die ein steigendes Projektvolumen, komplexe Teamstrukturen und sich weiterentwickelnde Workflows bewältigen kann, ohne Transparenz oder Kontrolle zu verlieren. Anpassbare Ordnerstrukturen und dynamische Anfrageformulare ermöglichen es dir, Projekte nach Abteilung, Kunde oder Initiative zu organisieren. So kannst du wachsen, ohne bei zunehmender Teamgröße den Überblick über die Arbeit zu verlieren.

Gleichzeitig helfen erweiterte Ressourcenmanagement-Tools dabei, Arbeitslasten auszugleichen und Kapazitäten über mehrere Teams oder Standorte hinweg zu prognostizieren. Echtzeitberichte und Analysen bieten außerdem einen klaren Überblick über Projektstatus und Engpässe, selbst wenn deine Organisation weitere Komplexitätsebenen hinzufügt. Was die KI-Funktionen betrifft, nutzt Wrike intelligente Arbeitsanalysen, um Projekte zu kennzeichnen, die aufgrund von Zeitplan- oder Arbeitslastmustern gefährdet sein könnten. So können Teams potenzielle Probleme angehen, bevor sie eskalieren.

Das Tool kann außerdem Aufgaben zusammenfassen und Aktionselemente aus Projektaktualisierungen extrahieren. Dadurch wird der Zeitaufwand für manuelle Dokumentation reduziert. Eine wichtige Stärke von Wrike sind die integrierten Prüf- und Genehmigungsfunktionen. Sie ermöglichen es Teams, kreative Materialien direkt innerhalb von Aufgaben zu prüfen, zu kommentieren und finalisieren. Dadurch werden Feedbackzyklen beschleunigt und die Abhängigkeit von externen Tools oder langen E-Mail-Verläufen reduziert.

Allerdings erfordern die Workflows und Berichtsfunktionen von Wrike häufig eine anfängliche Konfiguration. Es kann daher einige Zeit dauern, bis Teams vollständig eingerichtet sind und die erweiterten Möglichkeiten nutzen können. Wrike bietet einen kostenlosen Tarif. Bezahlte Tarife beginnen bei etwa zehn Dollar pro Nutzer und Monat. In höheren Tarifen werden unter anderem interaktive Gantt-Diagramme, erweiterte Verwaltungsfunktionen und KI-gestützte Funktionen zur intelligenten Arbeitsanalyse freigeschaltet.

Welches dieser Tools ist also tatsächlich am besten für dich geeignet?

Wenn du wiederholbare Workflows standardisieren und Verwirrung reduzieren möchtest, während die Arbeit verschiedene Phasen durchläuft, ist Monday.com eine gute Wahl.

Wenn dein Team komplexe Projekte durchführt und stark auf Adobe Creative Cloud angewiesen ist, könnte Adobe Workfront der richtige Weg sein.

Wenn du komplexe Abhängigkeiten verwaltest und die Struktur einer Tabelle mit integrierter Automatisierung und Berichterstattung möchtest, ist Smartsheet eine gute Option.

Wenn du umfassende Anpassungsmöglichkeiten und leistungsstarke Automatisierung über verschiedene Teams und Prozesse hinweg möchtest, sticht ClickUp hervor.

Und wenn deine Organisation wächst und strukturierte Workflows, Transparenz über Ressourcen sowie Raum für weiteres Wachstum benötigt, ohne die Kontrolle zu verlieren, ist Wrike eine solide Option.

Wenn du noch tiefer einsteigen möchtest, haben wir unten unseren vollständigen Leitfaden zu Software zur Workflow-Automatisierung verlinkt. Danke fürs Zuschauen.