Die beste Software zur Automatisierung professioneller Dienstleistungen (PSA) im Jahr 2026

Die Durchführung von Projekten sollte nicht den Einsatz von vier verschiedenen Tools erfordern. Genau hier kommt die Automatisierung professioneller Dienstleistungen, kurz PSA-Software, ins Spiel.

In diesem Video stelle ich sieben PSA-Tools vor, erläutere, wofür sich jedes besonders eignet, welche herausragenden Funktionen du kennen solltest, wie Automatisierung und künstliche Intelligenz in der Praxis eingesetzt werden und wie die Preise auf einen Blick aussehen. Schauen wir uns das an.

Den Anfang macht Screendragon. Dieses Tool eignet sich hervorragend für Agenturen und Dienstleistungsteams, die komplexe kampagnenbasierte Projekte mit zahlreichen Genehmigungen, Abhängigkeiten und beweglichen Teilen durchführen. Zu den herausragenden Funktionen gehören ein visueller Workflow-Builder zur Modellierung mehrstufiger Prozesse, integrierte Prüfung und Genehmigungsnachverfolgung sowie Einblicke in Ressourcen und Budgets.

Damit lassen sich strukturierte Arbeitsabläufe leichter verwalten, bei denen die Arbeit abhängig von Entscheidungen oder Ergebnissen bestimmten Pfaden folgen muss. Die Automatisierungs- und KI-Funktionen von Screendragon können dabei helfen, Muster in Arbeitsabläufen zu erkennen – etwa, an welchen Stellen Genehmigungen typischerweise zu Verzögerungen führen oder wo Arbeiten regelmäßig ins Stocken geraten. Das Tool kann außerdem nächste Schritte vorschlagen, wenn Aufgaben nicht wie erwartet vorankommen. Wenn Arbeiten bestimmte Meilensteine oder Genehmigungen erreichen, wird der nächste Schritt automatisch ausgelöst, anstatt auf manuelle Nachfassaktionen angewiesen zu sein.

Es gibt keinen kostenlosen Tarif, und die Preise werden individuell angeboten.

Als Nächstes kommt Scoro. Dieses Tool eignet sich hervorragend, wenn du Projektabwicklung, Ressourcenplanung und Finanzen in einem einzigen System verwalten möchtest, anstatt sie auf mehrere Tools zu verteilen. Zu den herausragenden Funktionen gehören Echtzeit-Dashboards, die Nachverfolgung von Auslastung und Rentabilität sowie detaillierte Berichte über Projekte und Teams hinweg, sodass die Leistung bei der Projektabwicklung und die finanzielle Performance an einem Ort sichtbar sind.

Der KI-Assistent von Scoro, Eli, kann auf Grundlage deiner Projekt-, Zeit- und Finanzdaten auf Probleme bei der Auslastung, Budgetrisiken oder Leistungstrends hinweisen. Du kannst Eli außerdem nach Zusammenfassungen über mehrere Projekte oder Dashboards hinweg fragen, anstatt Berichte manuell zusammenzustellen. Mit der Zeit hilft er dabei, hervorzuheben, wann die Arbeit beginnt, von der bisherigen Leistung abzuweichen.

Scoro bietet eine kostenlose Testversion. Die Preise beginnen bei etwa 20 $ pro Benutzer und Monat, wobei erweiterte Automatisierungs- und KI-Einblicke in höheren Tarifen verfügbar sind.

Als Nächstes kommt Forecast. Dieses Tool eignet sich hervorragend für Agenturen und Beratungen, die möchten, dass Planung und Prognosen auf Daten und nicht nur auf statischen Schätzungen basieren. Zu den herausragenden Funktionen gehören Kapazitätsplanung, Auslastungsprognosen und Szenariomodellierung. Sie helfen dabei, Projektpläne mit zukünftigen Arbeitslasten und Umsatzergebnissen zu verknüpfen.

Forecast nutzt künstliche Intelligenz, um Kapazitäts- und Umsatzprognosen anhand vergangener Projekt- und Zeitdaten anzupassen, insbesondere wenn sich Zeitpläne und Arbeitslasten verändern. Wenn neue Zeiteinträge hinzukommen, werden die Auslastungsprognosen automatisch neu berechnet, anstatt unverändert zu bleiben. Es gibt keinen kostenlosen Tarif, und die Preise werden individuell angeboten.

Als Nächstes kommt Polaris PSA. Dieses Tool eignet sich gut, wenn du Kapazität und Rentabilität gemeinsam und nicht als getrennte Prozesse planen musst. Zu den herausragenden Funktionen gehören detaillierte Ressourcenplanung, die Nachverfolgung von Auslastung und Marge sowie speziell für dienstleistungsorientierte Unternehmen entwickelte Finanzberichte. Wenn sich die Pläne für die Projektabwicklung ändern, kannst du sofort die Auswirkungen auf Arbeitslast und Umsatz erkennen.

Polaris nutzt künstliche Intelligenz, um Auslastung, Umsatz und Risiken bei der Projektabwicklung zu schätzen, indem historische Projekt-, Zeit- und Abrechnungsdaten analysiert werden, während sich die Pläne verändern. Das Tool kann außerdem Anpassungen bei den Ressourcen vorschlagen, wenn Arbeitslasten und Verfügbarkeit aus dem Gleichgewicht zu geraten beginnen. Diese Schätzungen fließen in Finanzansichten ein, sodass du erkennen kannst, wie sich Änderungen auf Margen auswirken, und Risiken abfangen kannst, bevor die Arbeit tatsächlich beginnt.

Es gibt keinen kostenlosen Tarif, und die Preise werden in der Regel individuell festgelegt.

Als Nächstes kommt Productive. Dieses Tool eignet sich besonders gut, wenn du eine solide Übersicht über Projekte und Finanzen möchtest, ohne die Komplexität umfangreicherer PSA-Plattformen. Zu den herausragenden Funktionen gehören übersichtliche Projektverfolgung, unkomplizierte Ressourcenplanung und Echtzeit-Transparenz über Budgets und Margen, ohne dass zunächst umfangreiche Finanzkonfigurationen erforderlich sind.

Die KI-Funktionen von Productive können darauf hinweisen, wenn ein Projekt das Budget überschreitet oder die Auslastung auf Grundlage von Zeit- und Projektdaten vom Plan abzuweichen beginnt. Das Tool kann außerdem einfache Zusammenfassungen zu Budget und Auslastung erstellen, die sich leichter mit Beteiligten teilen lassen. Durch den Vergleich aktueller Projekte mit früheren Mustern hilft es, Probleme früher zu erkennen, ohne zusätzlichen Berichtsaufwand zu verursachen.

Productive bietet eine kostenlose Testversion. Die Preise beginnen bei etwa 29 $ pro Benutzer und Monat, wobei Automatisierungs- und KI-Funktionen in Tarifen höherer Stufen verfügbar sind.

Als Nächstes kommt Wrike. Dieses Tool eignet sich gut, wenn du ein flexibles Projektmanagement mit erweiterten Berichts- und Ressourcenplanungsfunktionen kombinieren möchtest. Zu den herausragenden Funktionen gehören hochgradig anpassbare Arbeitsabläufe, leistungsstarke Berichte und Dashboards sowie mehrere Planungsansichten wie Zeitpläne und Arbeitslasten. Dadurch lässt sich das System leichter an unterschiedliche Projekttypen anpassen.

Wrike bietet KI-Funktionen, die Projektaktivitäten zusammenfassen und auf Risiken hinweisen, wenn sich Zeitpläne oder Arbeitslasten verändern. Mit dem Chat-Assistenten als Co-Pilot kannst du beispielsweise fragen: „Was gerät diese Woche ins Hintertreffen?“ Du erhältst schnelle Antworten, ohne dich durch Boards arbeiten zu müssen. Außerdem nutzt Wrike künstliche Intelligenz, um routinemäßige Schritte wie die Weiterleitung von Arbeiten oder Erinnerungen an Genehmigende zu automatisieren, wenn Aufgaben ins Stocken geraten.

Wrike bietet einen kostenlosen Tarif und eine kostenlose Testversion. Bezahlte Tarife beginnen bei etwa 10 $ pro Benutzer und Monat, wobei erweiterte Automatisierungs- und KI-Funktionen in Tarifen höherer Stufen verfügbar sind.

Den Abschluss bildet Kantata. Dieses Tool eignet sich hervorragend für Organisationen im Bereich professioneller Dienstleistungen, die bei einem großen Portfolio an Kundenprojekten umfassende Transparenz über Projektabwicklung, Ressourcen und Umsatz benötigen.

Zu den herausragenden Funktionen gehören Ressourcenplanung, die Nachverfolgung von Auslastung und Margen sowie Finanzberichte, die die Projektabwicklung mit finanziellen Ergebnissen verknüpfen. Kantata nutzt künstliche Intelligenz, um dir anhand historischer Projekt-, Zeit- und Finanzdaten bei der Prognose von Kapazität und Umsatz über deine Projekte hinweg zu helfen. Wenn sich der Umfang der Personaleinsatzplanung oder die Zeitpläne ändern, zeigt das Tool, wie sich diese Änderungen auf Auslastung und Margen auswirken. So kannst du Kapazitäts- oder Umsatzprobleme früher erkennen.

Es gibt keinen kostenlosen Tarif, und die Preise werden auf Angebotsbasis festgelegt.

Das waren sieben PSA-Tools, die jeweils auf etwas andere Weise für Projektabwicklung, Ressourcenplanung und finanzielle Transparenz entwickelt wurden. Wenn du tiefer einsteigen möchtest, habe ich unten alle Tools sowie unsere vollständige Liste der PSA-Software verlinkt. Vielen Dank fürs Zuschauen, und wir sehen uns im nächsten Video.