Die beste Software für Workflow-Management im Jahr 2026
Du suchst im Jahr 2026 nach der besten Software für Workflow-Management für dein Team?
Dieses Video stellt fünf führende Tools für Workflow-Management vor und erklärt, wofür sich jedes am besten eignet, wo die jeweiligen Kompromisse liegen und wie Funktionen wie Automatisierung, KI und Genehmigungen in echten Workflows tatsächlich funktionieren – einschließlich eines Überblicks über die Preise.
Ganz gleich, ob du Marketingkampagnen, kreative Produktion, interne Abläufe oder teamübergreifende Prozesse verwaltest: Dieser Überblick hilft dir dabei, eine Workflow-Software auszuwählen, die zur tatsächlichen Arbeitsweise deines Teams passt – und nicht nur zu dem, was in einer Demo gut aussieht.
In diesem Video vorgestellte Tools für Workflow-Management:
0:26 – Screendragon
1:20 – Adobe Workfront
2:14 – monday.com
3:16 – Smartsheet
4:03 – Qntrl
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Sie helfen dir dabei, Workflow-Tools zu vergleichen, die Kompromisse bei Automatisierung und KI zu verstehen und eine Software auszuwählen, die zu den Prozessen und der Größe deines Teams passt.
Für einen ausführlicheren Vergleich findest du hier unsere vollständige Liste der besten Software für Workflow-Management.
Wenn du nach einer Software für Workflow-Management suchst, besteht die schwierige Aufgabe nicht darin, Optionen zu finden, sondern herauszufinden, welche davon tatsächlich zur Arbeitsweise deines Teams passen.
In diesem Video stelle ich daher fünf Tools für Workflow-Management vor, erkläre, wofür sie sich am besten eignen, und gehe auf die jeweiligen Kompromisse ein, die du kennen solltest – darunter Automatisierung, KI-Funktionen und Preise.
Beginnen wir also.
Als Erstes kommt Screendragon. Dieses Tool eignet sich hervorragend für Marketing- und Kreativteams, die kampagnenbasierte Workflows mit zahlreichen Überprüfungen, Genehmigungen und Abhängigkeiten durchführen. Screendragon wurde für die Verwaltung mehrstufiger kreativer Workflows und Marketing-Workflows entwickelt, etwa für Kampagnenplanung, kreative Produktion, Überprüfungszyklen und abschließende Genehmigungen, bei denen Arbeit mehrere Pfade und Entscheidungspunkte durchläuft.
Zu den wichtigsten Funktionen gehören ein visueller Workflow-Builder, mit dem du Prozesse Schritt für Schritt abbilden kannst, integrierte Prüfung und Nachverfolgung von Genehmigungen sowie übersichtliche Ansichten zu Ressourcen und Budgets. Dadurch lässt sich leichter erkennen, wo Kampagnen ins Stocken geraten und an welchen Stellen Genehmigungen oder Übergaben blockiert werden. Im Bereich KI umfasst Screendragon KI-Agenten, die innerhalb von Workflows arbeiten.
Du kannst sie einsetzen, um wiederkehrende Schritte zu automatisieren und anhand der im System vorhandenen Daten Muster darin zu erkennen, wie Arbeit Kampagnen durchläuft. Es gibt keinen kostenlosen Tarif, und die Preise werden auf Anfrage festgelegt.
Als Nächstes kommt Adobe Workfront. Dieses Tool eignet sich hervorragend für Teams, die auf standardisierte Projektprozesse angewiesen sind, insbesondere im Unternehmensumfeld. Diese Prozesse können in Vorlagen eingebaut und für Kampagnen, Produkteinführungen oder interne Initiativen wiederverwendet werden. Das ist besonders hilfreich, wenn du eine einheitliche Planung, Genehmigung und Umsetzung von Arbeit in der gesamten Organisation sicherstellen musst. Zu den herausragenden Funktionen gehören detaillierte Projektvorlagen, die Planung von Arbeitsauslastung und Kapazitäten, integrierte Prüfung und Genehmigungen sowie leistungsfähige Berichte.
Workfront wird häufig von großen Marketing-, PMO- oder Betriebsteams eingesetzt, die bei einer hohen Arbeitsmenge Governance und Transparenz benötigen. Workfront umfasst KI-Tools, mit denen du Fragen zu deinen Projekten stellen, Zusammenfassungen erstellen und Aufgaben oder Datensätze abrufen kannst, ohne dich durch Berichte arbeiten zu müssen. Außerdem kann es dich dabei unterstützen, kreative Assets während der Überprüfung als Teil deines Genehmigungsprozesses zu analysieren.
Es gibt keinen kostenlosen Tarif, und die Preise werden individuell festgelegt.
Als Nächstes kommt monday.com. Dieses Tool eignet sich hervorragend für Workflows mit vielen manuellen Schritten, etwa Statusänderungen, Übergaben und Benachrichtigungen, bei denen du routinemäßige Abstimmungen automatisieren möchtest. Du kannst Workflows auf Boards erstellen und einfache Automatisierungen nach dem Muster „Wenn dies passiert, dann tue das“ verwenden, um die Arbeit voranzubringen.
Wenn sich beispielsweise der Status einer Aufgabe ändert, kannst du den nächsten Verantwortlichen benachrichtigen, Arbeit automatisch zuweisen oder eine Genehmigung auslösen. Zu den herausragenden Funktionen gehören visuelle Boards, Automatisierungsvorlagen und mehrere Ansichten wie Zeitleisten, Dashboards und Kanban. Das Tool ist außerdem flexibel genug, um alles von der Content-Produktion bis hin zu Workflows für interne Abläufe zu unterstützen.
Mit monday AI kannst du Zusammenfassungen erstellen, Aktualisierungen umformulieren oder überarbeiten und KI innerhalb von Automatisierungen einsetzen, etwa um lange Aktualisierungsverläufe zusammenzufassen oder wichtige Details in eine Spalte zu übernehmen. Du kannst außerdem Monday-Agenten verwenden, um Aktionen auf Board-Ebene auszuführen, beispielsweise Status zu aktualisieren, Verantwortliche zuzuweisen oder nächste Schritte auszulösen.
Monday bietet einen kostenlosen Tarif und eine kostenlose Testversion. Die kostenpflichtigen Tarife beginnen bei ungefähr 9 US-Dollar pro Nutzer und Monat.
Als Nächstes kommt Smartsheet. Dieses Tool eignet sich hervorragend, wenn deine Workflows bereits in Tabellenkalkulationen enthalten sind, du aber mehr Struktur, Automatisierung und Transparenz benötigst. Mit Smartsheet kannst du Workflows in einem vertrauten, tabellenähnlichen Raster erstellen und anschließend Automatisierungen, Genehmigungen und Berichte hinzufügen.
Du kannst Genehmigungen auslösen, wenn Zeilen aktualisiert werden, Anfragen über Formulare weiterleiten oder mehrere Tabellen in Dashboards zusammenführen, um der Führungsebene Transparenz zu bieten. Zu den herausragenden Funktionen gehören bedingte Logik, automatische Warnungen und Genehmigungen sowie die Möglichkeit, zwischen Raster-, Gantt-, Kalender- und Kartenansichten zu wechseln. Mit der KI von Smartsheet kannst du aus Eingabeaufforderungen Formeln erstellen, Änderungen in einer Tabelle zusammenfassen, Texte entwerfen oder umformulieren und Muster in deinen Daten erkennen, die du in Diagramme oder Dashboards umwandeln kannst.
Smartsheet bietet eine kostenlose Testversion. Die kostenpflichtigen Tarife beginnen bei ungefähr 9 US-Dollar pro Nutzer und Monat.
Und schließlich Qntrl. Dieses Tool eignet sich hervorragend für die Orchestrierung von Workflows, also für die Verwaltung durchgängiger Prozesse über Teams und Systeme hinweg und nicht nur für einzelne Aufgaben. Qntrl wird häufig für Workflows wie Onboarding, Beschaffung, Compliance oder interne Abläufe eingesetzt, bei denen Arbeit klar definierten Schritten, Genehmigungen und Übergaben zwischen Abteilungen folgen muss.
Zu den herausragenden Funktionen gehören ein Workflow-Designer mit Drag-and-drop-Funktion, rollenbasierte Automatisierung und Transparenz über den Prozessstatus in Echtzeit. Qntrl unterstützt Automatisierung durch konfigurierbare Regeln und Auslöser, die du in deinen Workflow-Entwürfen einrichtest, sodass Schritte automatisch ausgeführt werden, während die Arbeit den Prozess durchläuft. Es gibt keinen kostenlosen Tarif, und die Preise werden individuell festgelegt.
Wenn du eines dieser Tools in echten Workflows eingesetzt hast, hinterlasse uns einen Kommentar und teile mit, was funktioniert hat und was nicht. Wenn du weitere Hilfe bei der Auswahl eines Tools benötigst, das für dich und dein Team geeignet ist, können dich unsere Softwareberater unterstützen. Über den Link in der nachstehenden Beschreibung kannst du Kontakt zu ihnen aufnehmen. Vielen Dank fürs Zuschauen, und bis zum nächsten Mal.
