Beste Software für Ressourcenmanagement mit KI-Funktionen im Jahr 2026

Wenn du nach einer Software für Ressourcenmanagement suchst, versuchst du wahrscheinlich, vier Fragen zu beantworten: Wer ist verfügbar? Wer ist überlastet? Was steht als Nächstes an? Und wie können wir Projekte intelligenter besetzen, bevor es unübersichtlich wird?

In diesem Video stelle ich daher sechs der besten Tools für Ressourcenmanagement im Jahr 2026 vor, zeige, wofür sie besonders gut geeignet sind, was bei der Ressourcenplanung hervorsticht und wie ihre KI-Funktionen helfen können. Sehen wir uns das an.

Als Erstes kommt Scoro, das sich hervorragend für die Prognose der Team-Auslastung eignet. Scoro verbindet Ressourcenplanung mit Projektverfolgung und Abrechnung, sodass du Kapazitäten und Margen in derselben Ansicht sehen kannst. Du kannst Personen projektübergreifend planen und zuweisen, die Auslastung nach Person oder Rolle verfolgen und die Arbeitslast anhand dessen prognostizieren, was aktuell gebucht ist und als Nächstes ansteht. So werden Kapazitätsprobleme frühzeitig sichtbar und nicht erst, nachdem du zu viele Zusagen gemacht hast.

Das ist besonders gut für Agenturen oder Beratungen geeignet, bei denen Auslastung und Rentabilität eng miteinander verbunden sind. Der KI-Assistent Eli von Scoro ermöglicht es dir, Erkenntnisse aus deinen Scoro-Daten abzufragen, etwa schnelle Übersichten zur Auslastung, Kapazität, Projektleistung oder zum Finanzstatus, ohne manuell Berichte durchsuchen zu müssen.

Eli ist bei einigen höheren Tarifen als kostenpflichtige Erweiterung verfügbar und umfasst eine bestimmte Anzahl an Eingaben. Scoro bietet eine 14-tägige kostenlose Testversion. Die kostenpflichtigen Tarife beginnen bei 20 $ pro Benutzer und Monat. Höhere Stufen bieten umfassendere Prognosen und detailliertere Auslastungsdaten sowie mehr Zugriff auf Eli und mehr Eingaben.

Als Nächstes kommt monday.com, das sich hervorragend für eine einfache Arbeitslastplanung eignet. Es ist eine solide Wahl, wenn du die Ressourcenplanung direkt in deinen Arbeitsbereich integrieren möchtest. Du kannst Arbeiten auf Boards zuweisen und anschließend die Arbeitslastansicht verwenden, um projektübergreifend zu sehen, wer seine Kapazitätsgrenze überschreitet oder nicht ausgelastet ist – basierend auf dem tatsächlichen Arbeitsplan der jeweiligen Person. Dadurch lässt sich die Arbeit leicht neu verteilen, bevor Engpässe entstehen.

Beachte jedoch, dass die Qualität der Ergebnisse von deinen Schätzungen abhängt. Je einheitlicher dein Team arbeitet, desto besser wird diese Ansicht. Mit Monday AI kannst du schnelle Zusammenfassungen von Projektaktualisierungen erstellen, Aufgabennotizen entwerfen oder umformulieren und KI-Blöcke in deine Automatisierungen einfügen. So kannst du beispielsweise automatisch einen langen Aktualisierungsverlauf zusammenfassen oder wichtige Informationen in eine Spalte übernehmen, sobald sich etwas ändert.

Außerdem wurden Monday Agents hinzugefügt. Dabei handelt es sich um KI-Helfer, die routinemäßige Verwaltungsaufgaben innerhalb deiner Boards übernehmen können. Monday bietet einen kostenlosen Tarif und eine kostenlose Testversion. Die kostenpflichtigen Tarife beginnen bei etwa 9 $ pro Benutzer und Monat. Höhere Tarifstufen sind verfügbar, wenn du mehr Automatisierungen, fortgeschrittenere Projektansichten und höhere KI-Limits benötigst.

Als Nächstes auf unserer Liste steht Polaris PSA von Replicon, das sich hervorragend für die kombinierte Funktionalität von PSA und PPM eignet. Polaris wurde für Teams im Bereich professionelle Dienstleistungen entwickelt, die möchten, dass Ressourcenplanung, Umsetzung und Finanzen automatisch synchron bleiben, sobald sich reale Daten ändern. Das Tool bietet einen zentralen Ressourcenpool, Ressourcenanfragen und Genehmigungen sowie Zuweisungsfunktionen, mit denen du Projekte anhand von Fähigkeiten und Verfügbarkeit besetzen kannst, während Auslastung und Margen bereits bei der Planung sichtbar sind.

Polaris nutzt KI im Hintergrund, um deine Ressourcen- und Projektpläne anhand eingehender Echtzeitdaten aktuell zu halten. Wenn sich also Zeiteinträge, der Projektfortschritt oder Kosten verändern, liefert das System Erkenntnisse und gibt dir Hinweise auf notwendige Anpassungen – etwa darauf, wo ein Kapazitätsengpass droht oder wo ein Projektplan Aufmerksamkeit benötigt –, ohne dass du Prognosen ständig manuell neu erstellen musst.

Polaris bietet eine kostenlose Demo an, und die Preise werden in der Regel individuell angeboten.

Als Nächstes kommt Smartsheet, das sich hervorragend für fortgeschrittene und individuell anpassbare Workflow-Automatisierungen eignet. Es passt gut, wenn deine Ressourcenplanung bereits in Tabellenkalkulationen stattfindet, du dafür aber mehr Struktur und Automatisierung benötigst. Du kannst Arbeitslast und Zuweisungen in Smartsheet verfolgen und anschließend Regeln und Automatisierungen verwenden, um Benachrichtigungen, Genehmigungen oder Übergaben auszulösen, sobald sich Kapazitäten oder Zeitpläne ändern.

Smartsheet kann die Arbeitslast eigenständig anzeigen. Für eine echte Kapazitätsplanung und Prognose der Auslastung benötigst du jedoch die Erweiterung für Ressourcenmanagement. Auf der KI-Seite kann Smartsheet anhand einer kurzen Eingabe Formeln für dich erstellen, Änderungen in einem Blatt in einer Statusaktualisierung zusammenfassen, dich beim Verfassen oder Überarbeiten von Text unterstützen und schnelle Erkenntnisse aus deinen Daten gewinnen – etwa Trends oder einfache Aufschlüsselungen, die du anschließend in Diagramme oder Dashboards umwandeln kannst.

Smartsheet bietet eine 30-tägige kostenlose Testversion. Die kostenpflichtigen Tarife beginnen bei etwa 9 $ pro Benutzer und Monat. Für vollständiges Ressourcenmanagement, also beispielsweise Kapazitätsplanung und Auslastung, benötigst du jedoch einen Business- oder Enterprise-Tarif sowie die Erweiterung für Ressourcenmanagement.

Als Nächstes auf unserer Liste steht Kantata. Dieses Tool eignet sich hervorragend für die Personalbesetzung und Kapazitätsplanung projektbasierter Teams, insbesondere für Agenturen und Organisationen im Bereich professionelle Dienstleistungen. Besonders hervorzuheben sind die fähigkeitsbasierte Zuordnung und die Szenarioplanung. Du kannst Personen anhand ihrer Rolle und Eignung Projekten zuweisen und anschließend schnell Was-wäre-wenn-Szenarien durchspielen, um zu sehen, wie sich neue Arbeiten auf die Kapazität auswirken würden. Der KI-Agent für Ressourcenplanung von Kantata automatisiert die Überwachung. Er beobachtet deine Personal- und Projektdaten, weist frühzeitig auf Überzuweisungen oder fehlende Fähigkeiten hin und schlägt Anpassungen vor, sodass du nicht manuell nach Problemen suchen musst.

Kantata bietet eine kostenlose Demo an, und die Preise werden individuell angeboten.

Und als Letztes kommt Forecast, das sich hervorragend für eine KI-gestützte Kapazitätsprognose eignet. Forecast verbindet Ressourcen- und Projektplanung, sodass du an einem Ort sehen kannst, wer gebucht und wer verfügbar ist und wie die zukünftige Nachfrage aussieht. Während du Projekte besetzt, analysiert Forecast AI historische und aktuelle Daten zur Arbeitslast, um die Auslastung im Voraus zu prognostizieren, mögliche Lücken oder Überlastungen frühzeitig zu erkennen und deinen Plan realistisch zu halten, wenn sich die Bedingungen ändern.

Das Tool empfiehlt außerdem Zuweisungen anhand von Fähigkeiten, Verfügbarkeit und früheren Projektmustern. Statt also zu raten, wer am besten geeignet ist, erhältst du während der Planung einen datengestützten Hinweis. Die zentrale Idee besteht darin, dass du nicht nur die heutige Kapazität siehst, sondern auch einen Ausblick auf das bekommst, was ansteht, sowie Vorschläge, wie du die Arbeit neu verteilen kannst, bevor Engpässe entstehen.

Forecast bietet eine kostenlose Demo an, und die Preise werden individuell angeboten.

Damit hast du sechs Tools für Ressourcenmanagement, die einen Blick wert sind. Wenn du Hilfe bei der Auswahl des passenden Tools benötigst, unterstützen dich unsere Softwareberater gerne. Du findest den entsprechenden Link in der Beschreibung unten. Vielen Dank fürs Zuschauen, und bis zum nächsten Mal.