Die beste Dokumentenverwaltungssoftware im Jahr 2026

Nicht alle Dokumentenverwaltungstools lösen dieselben Probleme, und die Wahl des falschen Tools kann zusätzliche Reibung verursachen, statt sie zu beseitigen.

In diesem Video stelle ich daher sechs Dokumentenverwaltungstools vor. Dabei konzentriere ich mich darauf, was jedes einzelne besonders gut kann und wie Teams es typischerweise nutzen, außerdem darauf, wo KI zum Einsatz kommt und wie die Preisgestaltung aussieht.

Legen wir los.

Als Erstes geht es um Notion. Dieses Tool eignet sich hervorragend, wenn du ein äußerst flexibles System zur Organisation von Dokumenten, Wissen und strukturierten Inhalten an einem Ort suchst. Mit Notion kannst du Dokumente neben Datenbanken erstellen, sodass Dateien nicht einfach nur gespeichert, sondern mit Projekten, Teams, Kunden oder Prozessen verknüpft werden. Du kannst Inhalte mithilfe von Tabellen, Boards, Listen und verknüpften Seiten organisieren, anstatt dich auf herkömmliche Ordnerstrukturen zu verlassen.

Zu den herausragenden Funktionen gehören anpassbare Datenbanken, Vorlagen und Beziehungen zwischen Seiten. Dadurch lassen sich interne Wikis, Bibliotheken für Standardarbeitsanweisungen oder Projektdokumentationen erstellen, die sich im Laufe der Zeit weiterentwickeln. Notion bietet außerdem integrierte KI-Funktionen, die beim Entwerfen, Zusammenfassen und Umschreiben von Inhalten helfen und über schnelle Suchvorgänge Informationen im gesamten Arbeitsbereich finden.

Notion bietet einen kostenlosen Tarif. Die kostenpflichtigen Tarife beginnen bei etwa $10 pro Nutzer und Monat, wobei KI-Funktionen in bestimmten kostenpflichtigen Tarifen enthalten sind.

Als Nächstes kommt Trainual. Dieses Tool eignet sich hervorragend für Teams, die Prozesse, Richtlinien und Schulungsmaterialien strukturiert und wiederholbar dokumentieren möchten. Mit Trainual kannst du internes Wissen in klaren Schritt-für-Schritt-Formaten dokumentieren, denen Mitarbeitende leicht folgen können.

Es eignet sich besonders gut für Onboarding, Compliance-Schulungen und betriebliche Handbücher. Zu den herausragenden Funktionen gehören geführte Vorlagen, rollenbasierte Zugriffsrechte und Fortschrittsverfolgung. Sie tragen dazu bei, dass Dokumentation nicht nur erstellt, sondern tatsächlich genutzt wird. Trainual bietet außerdem KI-gestützte Funktionen zum Erstellen und Organisieren von Dokumentation sowie eine KI-gestützte Suche, über die Teams Fragen stellen und Antworten aus ihren internen Inhalten erhalten können.

Trainual bietet eine kostenlose Testversion. Die kostenpflichtigen Tarife beginnen je nach Teamgröße und Funktionen bei etwa $249 pro Monat.

Als Nächstes kommt DocuWare. Dieses Tool eignet sich hervorragend für Organisationen, die eine eng mit automatisierten Arbeitsabläufen verbundene Dokumentenverwaltung benötigen. DocuWare wird häufig verwendet, um Dokumente wie Rechnungen, Verträge und Formulare zu erfassen, zu speichern und über strukturierte Genehmigungs- und Verarbeitungsschritte weiterzuleiten.

Dokumente werden nicht einfach nur gespeichert, sondern durchlaufen festgelegte Schritte wie Prüfungen, Genehmigungen und Übergaben. Zu den herausragenden Funktionen gehören die Automatisierung von Arbeitsabläufen, die sichere Dokumentenspeicherung und leistungsstarke Integrationen mit Geschäftssystemen wie ERP- und Buchhaltungstools. DocuWare nutzt außerdem KI-gestützte Dokumentenverarbeitung, um Dokumente automatisch zu klassifizieren, wichtige Daten zu extrahieren und Inhalte beim Hochladen zu indexieren.

Diese Daten können anschließend ohne manuelle Einrichtung Arbeitsabläufe auslösen, wodurch sich sich wiederholende Verwaltungsaufgaben reduzieren lassen. Die Preise von DocuWare werden in der Regel individuell festgelegt und hängen von der Bereitstellung und dem Automatisierungsbedarf ab.

Als Nächstes geht es um OpenText. Dieses Tool eignet sich hervorragend für große Organisationen, die Inhalte über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg verwalten – von der Erstellung und Zusammenarbeit über Compliance und Aufbewahrung bis hin zur Archivierung. OpenText ist für die Dokumenten- und Inhaltsverwaltung auf Unternehmensebene ausgelegt und bietet Sicherheits-, Governance- und Prüfkontrollen, die in regulierten Umgebungen wichtig sind. Zu den herausragenden Funktionen gehören fortgeschrittene Aufzeichnungsverwaltung, Versionskontrolle, Compliance-Werkzeuge sowie die Unterstützung komplexer Genehmigungs- und Aufbewahrungsrichtlinien.

OpenText bietet außerdem KI-gestützte Funktionen, die dabei helfen, Erkenntnisse aus großen Inhaltsarchiven zu gewinnen, Inhalte zu finden und Entscheidungen in Arbeitsabläufen über den gesamten Inhaltslebenszyklus hinweg zu unterstützen. Diese Werkzeuge ermöglichen es Teams, mit großen Informationsmengen zu arbeiten, ohne sich ausschließlich auf eine manuelle Klassifizierung zu verlassen.

Die Preise von OpenText werden individuell festgelegt und sind typischerweise auf Bereitstellungen in Unternehmen ausgerichtet.

Als Nächstes kommt MedTrainer. Dieses Tool eignet sich hervorragend für Gesundheitsorganisationen, die Dokumente zusammen mit Compliance-, Qualifikations- und regulatorischen Anforderungen verwalten müssen. MedTrainer verbindet Dokumentenverwaltung mit gesundheitsspezifischen Arbeitsabläufen und erleichtert so die Verwaltung von Richtlinien, Verfahren, Schulungsnachweisen und Compliance-Dokumentation in einem einzigen System.

Zu den herausragenden Funktionen gehören auf das Gesundheitswesen ausgerichtete Dokumentenspeicherung, Richtlinienverwaltung, Prüfverfolgung und integrierte Compliance-Arbeitsabläufe, die auf regulatorische Standards zugeschnitten sind. Im Bereich KI bietet MedTrainer Werkzeuge, die beim Klassifizieren hochgeladener Dokumente helfen und Nutzer dabei unterstützen können, sich anhand der eigenen Richtlinien und Schulungsinhalte der Organisation in Compliance-Anforderungen zurechtzufinden.

Das reduziert den Aufwand für manuelle Prüfungen und hilft Teams, jederzeit prüfungsbereit zu sein. Die Preise werden in der Regel individuell festgelegt und basieren auf der Größe der Organisation und den benötigten Funktionen.

Und zuletzt geht es um Revver. Dieses Tool eignet sich hervorragend für Teams, die Dokumentenverwaltung und die Automatisierung von Geschäftsprozessen miteinander verbinden möchten. Revver kombiniert Dokumentenspeicherung mit No-Code-Werkzeugen für Arbeitsabläufe. Dadurch können Teams Dokumente anhand von Geschäftsregeln durch Genehmigungen, Prüfungen und Aktionen leiten.

Zu den herausragenden Funktionen gehören die Automatisierung von Arbeitsabläufen, Versionskontrolle und zentraler Dokumentenzugriff für alle Teams. Revver nutzt außerdem KI-gestützte Dokumentenverarbeitung, um Metadaten automatisch aus Dokumenten zu extrahieren, Inhalte zu erkennen und Dateien ohne manuelle Dateneingabe durch Arbeitsabläufe zu leiten. Das ist besonders nützlich für umfangreiche Dokumentenprozesse wie Formulare, Verträge und betriebliche Unterlagen.

Die Preise von Revver basieren typischerweise auf einem individuellen Angebot und hängen vom Automatisierungs- und Speicherbedarf ab.

Wenn du eines dieser Dokumentenverwaltungstools in realen Arbeitsabläufen eingesetzt hast, würden wir gerne davon erfahren. Hinterlasse uns daher unten einen Kommentar und erzähle uns, was funktioniert hat und was nicht. Und wenn du weitere Hilfe bei der Entscheidung brauchst, welches Tool für dich und dein Team geeignet ist, können unsere Softwareberater dich unterstützen.

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