Projektmanager verraten ihre besten Notizentechniken
Präzise und zugleich knapp Notizen in Meetings zu machen, ist keine leichte Aufgabe. Es ist schwierig, alles Wertvolle festzuhalten – die Menschen sprechen schnell, es ist manchmal nicht sofort ersichtlich, was wichtig ist, und das Meeting springt oft zwischen verschiedenen Themen hin und her.
Das wurde kürzlich in einem Reddit-Thread im r/projectmanagement Subreddit diskutiert. Notizen zu machen und sie im Anschluss an die richtigen Leute weiterzugeben, ist oft ein wichtiger Teil der Arbeit von Projektmanager:innen.
Selbst wenn sie auf einen Koordinator zurückgreifen können, habe ich noch nie einen Projektmanager kennengelernt, dem es an der nötigen Organisation, Priorisierung und Entscheidungskompetenz für diese Aufgabe fehlt.
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Im Folgenden stelle ich einige Lösungen vor, wie das Notieren erleichtert werden kann, wie sie von Projektmanager:innen im Thread beschrieben wurden.
Warum ist effektives Notizenmachen so schwierig?
Das Notieren fällt oft in den Aufgabenbereich des Projektmanagers, auch wenn umstritten ist, ob das wirklich so sein sollte (mehr dazu später). Der ursprüngliche Verfasser des Threads bringt es folgendermaßen auf den Punkt:
Wie machen Sie Notizen in Meetings?
von u/Tronracer in projectmanagement
Besonders schwierig wird es, wenn man selbst die Leitung des Meetings übernimmt – man muss den Überblick über das Gesagte sowie über die offenen Punkte behalten. Allerdings gibt es einige Strategien, mit denen Notizenmachen leichter fällt.
Lösung 1: Nutzen Sie ein KI-Tool
Es gibt viele Tools, die mit künstlicher Intelligenz beim Notieren unterstützen. Nutzt man ein solches Tool, kann man diese Aufgabe komplett abgeben. Außerdem werden diese Tools immer fortschrittlicher, sodass es zunehmend leichter wird, diese Prozesse zu automatisieren.
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von u/Tronracer aus der Diskussion
in projectmanagement
Otter.ai ist dabei nicht die einzige Möglichkeit.
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von u/Tronracer aus der Diskussion
in projectmanagement
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von u/Tronracer aus der Diskussion
in projectmanagement
Wichtig: Sie sollten die KI- und Meeting-Aufzeichnungsrichtlinien Ihres Unternehmens prüfen. Viele Branchen sind aufgrund von Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen reguliert. Sie könnten auch in Schwierigkeiten geraten, falls Sie NDAs oder andere Vereinbarungen verletzen.
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von u/Tronracer aus der Diskussion
in projectmanagement
Wenn Sie keine KI nutzen können, ist es vielleicht trotzdem möglich, Ihr Meeting aufzuzeichnen oder automatisch zu transkribieren (auch hier: Prüfen Sie die Richtlinien Ihrer Organisation), um Ihre Notizen danach mit fehlenden Informationen zu ergänzen.
Was Sie auf jeden Fall vermeiden sollten, ist, das Meeting nur zu transkribieren oder aufzuzeichnen, um dann im Nachgang daraus Notizen zu erstellen.
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von u/Tronracer aus der Diskussion
in projectmanagement
Lösung 2: Verwenden Sie Microsoft OneNote
Wenn Sie keine KI nutzen können, ist dies Ihre nächstbeste Option.
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von u/Tronracer aus der Diskussion
im Projektmanagement
Es ist wichtig, eine Agenda für das Meeting zu haben. Das stellt nicht nur sicher, dass Sie alle wichtigen Themen behandeln, sondern erleichtert auch das Mitschreiben. Fügen Sie Ihre Notizen direkt in den entsprechenden Abschnitt der Agenda ein – das hilft Ihnen, den Überblick über den Verlauf der Diskussion zu behalten.
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von u/Tronracer aus der Diskussion
im Projektmanagement
Sie können OneNote einfach mit Ihrer E-Mail integrieren, um das Verteilen Ihrer Meeting-Notizen noch einfacher zu machen (sobald Sie diese aufbereitet haben).
Lösung 3: Agendabasierte Notizen
Das ist ähnlich wie oben beschrieben, aber ohne OneNote etwas schwieriger.
Hier ist der grundlegende Ablauf:
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von u/Tronracer aus der Diskussion
im Projektmanagement
Es ist außerdem sinnvoll, während des Meetings den Bildschirm zu teilen und sowohl die Agenda als auch Ihre Notizen anzuzeigen, sofern nicht etwas anderes präsentiert werden muss (z. B. Ergebnisse, die noch auf Feedback warten). So sparen Sie sich das nachträgliche Abgleichen der Notizen mit den Teilnehmenden – sie können Ihre Notizen direkt sehen und gegebenenfalls sofort korrigieren.
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von u/Tronracer aus der Diskussion
im Projektmanagement
Denken Sie aber daran: Es wird trotzdem etwas Nachbearbeitung nötig sein, bevor Sie die Notizen verschicken können.
4 Weitere hilfreiche Notiz-Tipps
Hier sind noch ein paar weitere Tipps und Tricks aus dem Thread, die Ihnen helfen können, Ihren Prozess zu optimieren.
Priorisieren Sie Ihre Meetings
Behandeln Sie nicht jedes Meeting mit der gleichen Aufmerksamkeit – setzen Sie Prioritäten entsprechend.
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von u/Tronracer aus der Diskussion
im Projektmanagement
Für die Gruppe zusammenfassen
Fassen Sie, bevor Sie das Meeting verlassen oder zu einem neuen Agendapunkt übergehen, Ihr Verständnis für die Gruppe zusammen. So stellen Sie sicher, dass alle einverstanden sind und auf demselben Stand sind.
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von u/Tronracer aus der Diskussion
im Projektmanagement
Seien Sie nicht immer der Protokollant
Wenn möglich, bestimmen Sie eine andere Person als Protokollführer, damit Sie sich ganz auf die Leitung des Meetings konzentrieren können.
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vonu/Tronracer aus der Diskussion
inProjektmanagement
Hier sind einige Ideen, wer stattdessen Notizen machen sollte:
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vonu/Tronracer aus der Diskussion
inProjektmanagement
Probieren Sie ein RAID-Log aus
Trotz einiger Diskussionen darüber können RAID-Logs ein effektives Werkzeug für Notizen sein. Stellen Sie sicher, dass Sie ein separates RAID-Log für Notizen anlegen (unabhängig von Ihrem eigentlichen Projekt-RAID-Log, das typischerweise fürs Risikomanagement genutzt wird), und denken Sie daran, dass Sie Ihre Notizen umformatieren müssen, bevor Sie sie an die entsprechenden Empfänger weitergeben.
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vonu/Tronracer aus der Diskussion
inProjektmanagement
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