Die 80/20-Regel für Projektmanager: Leitfaden zum Pareto-Prinzip

Zum Beispiel:

• 80 Prozent Ihres Stresses stammen wahrscheinlich aus 20 Prozent Ihrer Projekte
• 80 Prozent der Erfolge Ihres Teams entstehen durch 20 Prozent Ihrer Maßnahmen
• 80 Prozent der Probleme in Ihrem Posteingang entstehen durch ... nun, Sie wissen es bereits

Das haben Sie schon erlebt. Eine Funktion, die Benutzer begeistert. Eine Integration, die alles verlangsamt. Eine Anfrage eines Vizepräsidenten, die die Hälfte Ihrer Woche verschlingt. Das ist die 80/20-Regel in der Praxis.

Geschichte des Pareto-Prinzips

Die 80/20-Regel geht auf Vilfredo Pareto zurück, einen italienischen Wirtschaftswissenschaftler, der Ende des 19. Jahrhunderts feststellte, dass 20 Prozent seiner Erbsenschoten 80 Prozent der Erbsen in seinem Garten hervorbrachten und dass 80 Prozent des Landes in Italien im Besitz von 20 Prozent der Bevölkerung waren. Ob diese Geschichte nun vollständig stimmt oder nur ein äußerst spezifisches Beispiel bäuerlicher Selbstbeweihräucherung ist – sie hält einer Überprüfung stand. Jeder, der schon einmal eine Roadmap gepflegt hat, weiß, wie es sich anfühlt, aus einer langen Liste von Aufgaben mit geringer Wirkung eine ganze Menge nichts zu ernten.

Später griff Joseph Juran, einer der Väter der Qualitätskontrolle, Paretos Erkenntnis auf und führte sie weiter. Er prägte den Ausdruck „die wenigen wichtigen und die vielen unbedeutenden Faktoren“, der seitdem auf PowerPoint-Präsentationen und Whiteboards in der gesamten Geschäftswelt zu finden ist.

Juran machte die 80/20-Regel praktisch anwendbar, insbesondere in der Fertigung und Prozessverbesserung, wo das Erkennen und Reduzieren von Fehlern zu einer messbaren Wissenschaft wurde. Seine Ideen trugen dazu bei, die Grundlage für Six Sigma, Rahmenwerke der Qualitätskontrolle und moderne Methoden zur Problemlösung zu schaffen.

Betrachten wir dieses Beispiel für Kaffeeprobleme während einer Betriebswoche. Die Mehrheit der erfassten Probleme entfiel auf einige wenige Ursachen. Sollten wir deshalb viel Zeit und Energie investieren, um falsche Süßungsmittel oder die falsche Röstung zu beheben? Nein, wir sollten zuerst die Probleme „andere als die gewünschte Röstung“ und „falsche Milchprodukte“ angehen. 

Was können wir daraus lernen? Einige Dinge:

• Ungleich verteilte Anstrengung ist normal. Der Großteil Ihrer Ergebnisse entsteht nicht durch verstreute Arbeit, sondern durch Fokus.
• Kleine Beobachtungen lassen sich übertragen. Von Erbsenschoten und Landbesitz bis zur Priorisierung von Funktionen funktioniert das Prinzip in nahezu jedem System.
• Nicht alle Aufgaben sind gleich wichtig. Und so zu tun, als wären sie es, führt dazu, dass wir am Ende 47 Jira-Tickets haben, die niemand braucht.

Warum ist die 80/20-Regel im Projektmanagement wichtig?

Die 80/20-Regel ist wichtig, weil die Ressourcen der meisten Projekte in irgendeiner Form begrenzt sind – Zeit, Personal, Geld oder alles zusammen. Sie können es sich nicht leisten, jede Aufgabe so zu behandeln, als wäre sie gleich wertvoll. Hier hilft das Pareto-Prinzip. Es bietet Ihnen eine Möglichkeit, den Ballast auszublenden und sich auf die wenigen Dinge zu konzentrieren, die am wichtigsten sind.

Die 80/20-Regel ist mehr als ein klug klingendes Rahmenwerk. So hilft sie Ihnen, Ihre Zeit und Energie dort einzusetzen, wo sie tatsächlich zählen.

• Hilft Ihnen, begrenzte Zeit und Ressourcen zu priorisieren: Es bietet Ihnen eine Perspektive, um das Wesentliche herauszufiltern und sich auf das zu konzentrieren, was den Projektfortschritt tatsächlich vorantreibt, anstatt auf jede Anfrage oder Eskalation gleichermaßen zu reagieren. Weitere Techniken finden Sie in unserem Leitfaden zur Workflow-Effizienz.
• Reduziert Überforderung, indem der Fokus auf der Wirkung statt auf Aktivitäten liegt: Wenn Ihre Aufgabenliste endlos erscheint, hilft Ihnen dieses Prinzip, die wenigen Aufgaben zu identifizieren, die die größten Ergebnisse erzielen, damit Sie nicht länger auf der Stelle treten. Das ist besonders hilfreich beim Umgang mit dem Druck der Produktivitätsparanoia – dem Gefühl, nicht genug zu leisten, obwohl Sie bereits zu viel tun. 
• Bringt Struktur in Ermessensentscheidungen: Projektmanager müssen oft schnelle Entscheidungen ohne vollständige Informationen treffen. Die 80/20-Regel bietet Ihnen ein Denkmodell, auf das Sie zurückgreifen können, wenn keine perfekten Daten verfügbar sind.

Beispiele für die 80/20-Regel im Projektmanagement

Sie müssen keine Berichte erstellen, um diese Regel in Aktion zu sehen. Wahrscheinlich ist sie in Ihrem Projekt bereits allgegenwärtig – verborgen in Ihrem Zeitplan, Ihrem Backlog, Ihrem Posteingang und Ihren Besprechungen. Hier sind einige Bereiche, in denen Sie suchen können:

• 80 % der Verzögerungen entstehen durch 20 % der Engpässe: Denken Sie an diese eine Genehmigung, die immer eine Woche dauert. Oder an den Anbieter, der immer wieder „darauf zurückkommt“. Sie müssen nicht alles beheben – beheben Sie einfach das, was Sie am meisten ausbremst. Anstatt jedem Problem hinterherzulaufen, finden und beseitigen Sie die wiederkehrenden Blockaden.
• 80 % des Werts werden durch 20 % der Funktionen geliefert: Es gibt immer ein oder zwei Funktionen, die das Produkt wirklich zum Erfolg machen. Der Rest? Interne Wunschlistenpunkte, Sonderfälle oder Dinge, auf deren „kritische“ Bedeutung jemand bestanden hat, die aber nie genutzt wurden. Konzentrieren Sie Ihr Team auf das, was für den Nutzer tatsächlich einen Unterschied macht.
• 80 % der Bedenken von Stakeholdern entstehen durch 20 % der Anforderungen: Wahrscheinlich wissen Sie bereits, welche Teile des Projekts die meisten Fragen, Feedbackschleifen oder plötzliche Momente nach dem Muster „Haben wir das genehmigt?“ auslösen werden. Kennzeichnen Sie diese frühzeitig. Kommunizieren Sie lieber zu viel als zu wenig. Das wird Ihnen später Zeit und Mühe sparen.
• 80 % der Kundenabwanderung entstehen durch 20 % der Kundenprobleme: Nicht alle Support-Tickets sind gleich wichtig. Einige wenige wiederkehrende Probleme – etwa ein fehlerhafter Onboarding-Prozess, unerwartete Abrechnungen oder eine schlecht benannte Schaltfläche – können die Kundenbindung unbemerkt erheblich beeinträchtigen. Sie brauchen keine umfassende Überarbeitung. Sie müssen das beheben, was am auffälligsten und häufigsten auftritt (Pareto-Analyse!).
• 80 % der Probleme bei der Teamleistung entstehen durch 20 % der Prozesslücken: Ihr Team braucht möglicherweise kein Coaching – vielleicht braucht es einfach Klarheit. Ein verwirrender Aufnahmeprozess oder fünf verschiedene Möglichkeiten, eine Anfrage einzureichen, kann die Mitarbeitenden zermürben. Optimieren Sie die schmerzhaften Punkte, bevor Sie annehmen, dass es sich um ein Personalproblem handelt.
• 80 % der Projektrisiken entstehen durch 20 % der Risikokategorien: Ja, das Risikoregister ist lang. Aber wenn Sie genau hinsehen, handelt es sich wahrscheinlich immer um dieselben wenigen Dinge: eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs, Verzögerungen bei Anbietern oder nicht verfügbare Fachexperten. Behandeln Sie nicht jedes Risiko gleich. Nehmen Sie die wiederkehrenden Ursachen besonders ernst.
• 80 % der Budgetüberschreitungen entstehen durch 20 % der Anbieter oder Aufgaben: Selten gerät das gesamte Budget aus dem Ruder – meistens ist es ein externer Anbieter oder ein unterschätzter Einzelposten. Behalten Sie die kostenintensiven Variablen genau im Auge, nicht nur die laufende Gesamtsumme.
• 80 % der Zeit wird für 20 % der Aufgaben aufgewendet: Es ist leicht, in die Falle zu geraten, den Großteil seiner Zeit mit Statusaktualisierungen, E-Mail-Ketten und Kalenderkoordination zu verbringen. Diese Tätigkeiten bringen jedoch oft den geringsten Mehrwert. Wenn Sie dieses Muster erkennen, können Sie Zeit für echte Planung, Coaching oder Entscheidungsfindung zurückgewinnen.
• 80 % des Widerstands während des Veränderungsmanagements kommt von 20 % Ihrer Zielgruppe:  Führen Sie eine Prozessänderung ein? Es gibt immer dieses eine Team oder eine besonders lautstarke Führungskraft, die Widerstand leisten wird (Augenrollen ist hier durchaus angebracht). Versuchen Sie nicht, alle gleichermaßen zu überzeugen. Konzentrieren Sie Ihre Anstrengungen dort, wo der Widerstand am stärksten und einflussreichsten ist.

Jedes dieser Muster ist eine Einladung, sich zu fokussieren, und keine Aufforderung zu verallgemeinern. Sie werden nicht immer eine perfekte 80/20-Aufteilung vorfinden, aber die Suche nach diesen Clustern mit großer Wirkung kann Ihnen helfen, den Überblick zu gewinnen und effektiver zu führen.

So wenden Sie die 80/20-Regel als Projektmanager an

Die Regel zu kennen, ist großartig. Ihre Anwendung ist der entscheidende Schritt, der den Nutzen bringt. So machen Sie sie zu einem Bestandteil Ihrer Planung, Führung und Priorisierung.

• Während der Backlog-Pflege: Nicht jedes Backlog-Element verdient die gleiche Aufmerksamkeit. Beginnen Sie damit, zu ermitteln, welche Aufgaben oder Funktionen die wichtigsten Anwendungsfälle oder Geschäftsziele unterstützen. Dabei handelt es sich in der Regel um die wenigen Elemente, die den größten Kunden- oder Nutzwert schaffen. Wenn eine Aufgabe hauptsächlich dazu dient, jemanden in einer Demo zu beeindrucken oder ein Randfallszenario abzudecken, sollten Sie in Betracht ziehen, sie zurückzustellen. Die hier eingesparte Zeit summiert sich über mehrere Sprints hinweg schnell.
• Bei der Sprint-Planung: Anstatt die Arbeit gleichmäßig zu verteilen, sollten Sie prüfen, welche Ergebnisse das größte Wirkungspotenzial haben. Übertragen Sie diese den Teammitgliedern, die am besten in der Lage sind, sie gut und termingerecht fertigzustellen. Dabei geht es nicht um Hierarchie. Es geht darum sicherzustellen, dass Ihre leistungsstärksten Mitarbeitenden sich auf die Arbeit konzentrieren, die das Projekt voranbringt und zugleich eine bessere Teamproduktivität unterstützt.
• Im Stakeholder-Management: Wahrscheinlich haben Sie mit mehr Personen zu tun, als Sie eng betreuen können. Konzentrieren Sie sich auf die wenigen Stakeholder, die wichtige Entscheidungen zu Umfang, Finanzierung, Ressourcen oder Akzeptanz beeinflussen. Bauen Sie frühzeitig Vertrauen zu ihnen auf. Wenn Konflikte entstehen, sind dies die Personen, die Ihnen helfen können, die Dinge voranzubringen, oder den Fortschritt vollständig stoppen können. Alle anderen können informiert werden, müssen aber nicht an jedem Schritt beteiligt sein. Steuern Sie Ihre Energie, Zeit und Ressourcen in diesem Bereich aktiv. 
• Für Zeitblöcke und persönliche Produktivität: Ihre eigene Zeit ist ebenso begrenzt wie Ihr Budget. Schützen Sie Ihren Kalender, indem Sie ermitteln, welche Aufgaben tatsächlich Ihren persönlichen Einsatz erfordern. Reservieren Sie Zeit für die Planung, die Beseitigung von Blockaden im Team, die Überprüfung von Risiken und das Treffen von Entscheidungen. Für kleinere Aufgaben, die während Ihres Priorisierungsprozesses entstehen, sollten Sie die 2-Minuten-Regel anwenden, um sie effizient zu erledigen. Für alles andere sollten Sie eine Delegation oder Automatisierung in Betracht ziehen – insbesondere dort, wo Workflow-Automatisierung die wiederkehrenden Aufgaben übernehmen kann. Ständige Verfügbarkeit bedeutet nicht automatisch Wirksamkeit. 
• Während Projekt-Retrospektiven: Anstatt zu versuchen, alles zu beheben, sollten Sie nach den wenigen Mustern suchen, die die meisten Herausforderungen verursacht oder die größten Erfolge ermöglicht haben. Bitten Sie Ihr Team, darüber nachzudenken, was am meisten zum Erfolg beigetragen hat und was immer wieder Hindernisse verursacht hat. Richten Sie Ihre Verbesserungen auf diese kleine Gruppe von Ursachen aus. Sie werden mit weniger Änderungen an den Prozessen größere Ergebnisse sehen.

Entgegen dem, was Ihnen ein zynischer leitender Ingenieur vielleicht erzählt, geht es bei der 80/20-Regel nicht darum, die unwichtigsten 80 % der Arbeit zu ignorieren. Es geht darum, Ihren Fokus bewusst zu setzen, damit Ihre Anstrengungen zu bedeutungsvollen Ergebnissen führen.

Als Projektmanager besteht Ihre Aufgabe darin, Energie und Aufmerksamkeit zu lenken und dafür zu sorgen, dass die Menschen mit mehr Klarheit und weniger Rätselraten auf die wichtigsten Ziele hinarbeiten.

Nachteile der Anwendung des Pareto-Prinzips 

Wie jedes Konzept ist die 80/20-Regel ein hilfreicher Leitfaden, aber kein Allheilmittel. Sie schafft Klarheit in einer unübersichtlichen Welt, bringt jedoch auch einige wichtige Einschränkungen mit sich. Projektmanager müssen wissen, wann sie sie anwenden, wann sie sie anpassen und wann sie nach einem strukturierteren Ansatz suchen sollten.

Denken Sie daran: Die 80/20-Regel ist eine Heuristik, kein System. Die 80/20-Regel ist ein Werkzeug zum Denken. Sie hilft Ihnen, bessere Fragen dazu zu stellen, was wichtig ist, liefert Ihnen aber keinen Fahrplan. Sie sagt Ihnen nicht, mit welchem Stakeholder Sie sich zuerst treffen oder welches Ergebnis Sie in einem Sprint priorisieren sollten. Sie weist Ihnen die richtige Richtung, aber Sie müssen weiterhin selbst herausfinden, wie Sie vorankommen. Wenn Ihr Team nach Prozessklarheit sucht, ist die 80/20-Regel kein Ersatz für einen echten Projektplan oder einen definierten Arbeitsablauf.

Die 80/20-Regel gilt nicht gleichermaßen für jede Situation. Manche Projekte sind stark strukturiert oder unterliegen Compliance-Standards, Verträgen oder Richtlinien. In diesen Fällen können Sie Aufgaben mit geringer Wirkung nicht einfach überspringen, selbst wenn sie mühsam sind. Wenn Sie staatliche Projekte, Finanzprüfungen oder Infrastrukturprojekte verwalten, haben Sie möglicherweise nicht die Flexibilität, die anderen 80 Prozent zu ignorieren. Ebenso folgen Ihre Inputs und Ergebnisse in kleinen Teams oder Start-ups in der Frühphase möglicherweise keiner klaren Verteilung. Alles könnte so wirken, als wäre es wichtig – und manchmal ist es das tatsächlich.

Die 80/20-Regel kann ein falsches Gefühl von Einfachheit vermitteln. Die 80/20-Regel klingt elegant, aber die tatsächliche Arbeit ist selten so übersichtlich. Sie könnten glauben, dass eine kleine Anzahl von Aufgaben den Großteil der Ergebnisse bewirkt, doch ohne Belege könnten Sie die falschen Dinge priorisieren. Annahmen können riskant sein, insbesondere wenn sie nicht durch Daten gestützt oder durch Ihr Team fundiert sind. Was wichtig wirkt, ist vielleicht nur das, was sichtbar ist. Was dringend wirkt, ist vielleicht nur das, was laut ist. Die Gefahr besteht darin, Klarheit anzunehmen, ohne sie zu überprüfen.

Die 80/20-Regel kann Vorurteile verstärken oder unsichtbare Arbeit vernachlässigen. Manchmal ist eine Aktivität, die wie eine Tätigkeit mit geringem Wert aussieht, tatsächlich grundlegend. Denken Sie an Dokumentation, Tests, Onboarding oder den internen Wissensaustausch – Arbeit, die selten in Dashboards auftaucht, aber dafür sorgt, dass alles funktioniert. Wenn Sie die 80/20-Regel zu aggressiv anwenden, riskieren Sie, Arbeit abzuwerten, die keine unmittelbaren oder offensichtlichen Ergebnisse hervorbringt, aber dennoch für die Gesundheit des Projekts unverzichtbar ist.

Dennoch ist das Prinzip weiterhin nützlich. Es ist besser, innezuhalten und zu fragen: „Was sind meine 20 Prozent?“, als so zu handeln, als hätte jede Arbeit das gleiche Gewicht. Denken Sie einfach daran, dass die Regel ein Leitfaden und kein Urteil ist. Nutzen Sie sie, um Ihren Fokus zu schärfen, und nicht, um komplexe Entscheidungen zu stark zu vereinfachen.

Werkzeuge für die 80/20-Regel

Bisher waren wir im Bereich der Theorie. Das ist nützlich, aber ein wenig abstrakt. Sprechen wir über Werkzeuge, denn irgendwann brauchen Sie etwas, das Sie auf einer Folie zeigen oder tatsächlich in einer Sprint-Überprüfung verwenden können.

Beginnen wir mit dem Offensichtlichen.

Zunächst hilft dir das treffend benannte Pareto-Diagramm (oben in unserem Kaffee-Beispiel abgebildet) dabei zu erkennen, welche Probleme, Aufgaben oder Kategorien den größten Einfluss haben. Es handelt sich normalerweise um ein Balkendiagramm, das einzelne Werte in absteigender Reihenfolge darstellt, ergänzt durch eine Linie, die die kumulative Gesamtsumme zeigt.

Diese Diagramme eignen sich hervorragend für die Analyse von Dingen wie Fehlern, Blockaden oder Beschwerden, insbesondere wenn du jemanden davon überzeugen musst, dass eine kleine Anzahl von Problemen den Großteil der Schwierigkeiten verursacht. Ideal für Retrospektiven, Ursachenanalysen und natürlich Präsentationsfolien. Erinnerst du dich an das Beispiel mit den Problemen im Café aus dem Abschnitt zur Geschichte? Das ist ein Pareto-Diagramm. 

Ausgehend von diesem Diagramm können wir anschließend eine Pareto-Analyse durchführen. Dabei handelt es sich um eine systematische Methode, um Aufgaben anhand ihres Werts für die Erreichung der gewünschten Ergebnisse zu priorisieren. Sie greift die Idee auf, dass 20 % der Elemente 80 % des Werts erzeugen, und fordert dich auf, diese Elemente zu finden.

Du beginnst damit, Probleme oder Aufgaben aufzulisten, ihre Auswirkungen zu quantifizieren und sie anschließend nach ihrer Bedeutung zu ordnen. Ziel ist es, die 20 Prozent der Elemente zu finden, die 80 Prozent der Ergebnisse beitragen werden. Das ist besonders nützlich bei der Qualitätskontrolle, der Prozessoptimierung oder wenn alles wichtig erscheint und du einen Grund brauchst, Nein zu sagen. 

Hier ist ein weiteres Beispiel für ein Pareto-Diagramm und die zugehörige Pareto-Analyse. In diesem Fall zeigt es die relative Häufigkeit von Problemen auf einer Website und macht deutlich, welche Probleme du beheben solltest, um 80 % der von den Nutzern festgestellten Probleme zu beseitigen (die entscheidenden wenigen).

Neben den Pareto-spezifischen Werkzeugen ist die Eisenhower-Matrix eine weitere klassische Methode zur Priorisierung. Sie ist auch als Matrix für Dringlichkeit und Wichtigkeit bekannt. Sie unterteilt Aufgaben in vier Kategorien: wichtig und dringend, wichtig, aber nicht dringend, dringend, aber nicht wichtig, und weder wichtig noch dringend. In Verbindung mit der 80/20-Regel kann sie dir dabei helfen, Aufgaben herauszufiltern, die dringend erscheinen, aber tatsächlich keinen Wert liefern. Ideal zum Aufräumen des Kalenders, für Delegationsentscheidungen oder zur Vorbereitung auf den Montag mit etwas weniger Unbehagen.

Als Nächstes kommt eine meiner persönlichen Lieblingsmethoden für kompromisslose Priorisierung: die MoSCoW-Methode. Die MoSCoW-Methode hilft dir, Anforderungen in „Muss vorhanden sein“, „Sollte vorhanden sein“, „Könnte vorhanden sein“ und „Wird vorerst nicht umgesetzt“ zu kategorisieren. Es ist, als würdest du eine höfliche Diskussion mit deinen Stakeholdern führen – nur schneller und mit besseren Ergebnissen.

Die MoSCoW-Methode gibt Teams eine gemeinsame Sprache, um Prioritäten zu ordnen und Zielkonflikte auszuhandeln, insbesondere während der Sprint-Planung oder der Verfeinerung des Umfangs. Sie passt auch gut zum 80/20-Denken, weil sie dich zwingt zu erkennen, was tatsächlich Wert schafft und was warten kann. 

Wenn du mehr über die Priorisierung von Aufgaben, einschließlich der Eisenhower-Matrix und der MoSCoW-Methode, erfahren möchtest, sieh dir diesen Artikel zur Aufgabenpriorisierung an.

Manchmal besteht die beste Möglichkeit, die 80/20-Regel anzuwenden, darin, mit dem Raten aufzuhören und mit dem Messen zu beginnen. Zeiterfassungstools können dir zeigen, wofür das Team den Großteil seiner Arbeitszeit aufwendet, während kumulative Flussdiagramme dir helfen, laufende Arbeiten, Engpässe und Durchlaufzeiten zu visualisieren. Wenn du diese Daten mit den Projektergebnissen abgleichst, wird es viel einfacher zu erkennen, welche Aktivitäten die Investition wert sind und welche dich ausbremsen.

Wenn du wie ich ein Werkzeug-Nerd bist oder einfach nach einer besseren Möglichkeit suchst, das Chaos zu bewältigen, sieh dir unsere kuratierte Liste der besten Produktivitätstools an. Vielleicht findest du dort deine nächste bevorzugte App für Priorisierung, Planung oder die Erfassung dessen, was wirklich zählt.

Bewährte Methoden für die Anwendung des Pareto-Prinzips im Projektmanagement 

Die 80/20-Regel funktioniert nur, wenn du danach handelst. So machst du sie zu einer Gewohnheit und nicht nur zu einem Gesprächsthema.

1. Identifizieren Sie die wichtigsten Aufgaben: Beginnen Sie damit herauszufinden, welche 20 Prozent der Aufgaben für 80 Prozent des Werts Ihres Projekts verantwortlich sind. Nutzen Sie verfügbare Daten, hören Sie Ihrem Team zu und betrachten Sie die Ergebnisse, die Ihren Stakeholdern wichtig sind. Ziel ist es, sinnvolle Fortschritte von unnötiger Arbeit zu unterscheiden. Wenn etwas nicht zum großen Ganzen beiträgt, gehört es wahrscheinlich ans Ende der Liste – oder ganz gestrichen.
2. Priorisieren Sie mit Bedacht: Sobald Sie wissen, was einen hohen Wert hat, schützen Sie diese Aufgaben. Streichen oder verschieben Sie alles, was Ihre Ziele nicht direkt unterstützt. Das kann bedeuten, dass Sie sich gegen eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs wehren, Besprechungen mit geringem Einfluss auslassen oder Nein zu Feedback sagen, das am Ergebnis nichts ändert. Beim Priorisieren geht es nicht darum, um seiner selbst willen weniger zu tun – es geht darum, Ihre Zeit und Energie dort zu konzentrieren, wo sie tatsächlich zählen.
3. Setzen Sie die richtigen Personen für die richtigen Aufgaben ein: Nutzen Sie die Stärken Ihres Teams zu Ihrem Vorteil. Weisen Sie Ihre leistungsfähigsten Teammitglieder den wenigen Aufgaben zu, die am meisten Gewicht haben. Dabei geht es nicht darum, jemanden zu bevorzugen – es geht darum sicherzustellen, dass Ihre wertvollste Arbeit von den Personen erledigt wird, die am besten dafür geeignet sind, sie gut und pünktlich umzusetzen.
4. Definieren und verteidigen Sie Ihren Projektumfang: Eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs gedeiht, wenn die Kernziele eines Projekts nicht klar definiert sind. Das 80/20-Prinzip hilft Ihnen, sich auf das zu konzentrieren, was wirklich wichtig ist. Beginnen Sie damit, klar zu definieren, wie Erfolg aussieht. Überprüfen Sie diese Ziele regelmäßig gemeinsam mit Ihrem Team und Ihren Stakeholdern. Wenn neue Anfragen eingehen, fragen Sie, ob sie mit dem definierten Projektumfang übereinstimmen. 

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