Wie Sie 2023 Projektmanagement-Software richtig auswählen

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Galen Low: Letzte Woche konntest du nicht mehr fassen, wie viele Tabellenkalkulationen dein Unternehmen nutzt, um Arbeit zu erledigen. Du hast etwas gesagt wie: "Wenn ich noch ein Spreadsheet öffne, in dem Daten aus dem falschen Berichtszeitraum stehen, werde ich selbst ein besseres Tool suchen." Leider hast du es laut ausgesprochen. Und die richtigen Leute haben es gehört. Nun bist du die Person, die mit der Suche nach einer besseren Lösung beauftragt wurde.

Jetzt wühlst du dich durch Marketingmaterial, Software-Bewertungsseiten, Feature-Vergleichstabellen und Reddit, um die richtige Lösung für dich, deine Kolleginnen und das Management zu finden. Du versinkst zwischen hunderten von Optionen und sortierst massiv widersprüchliche Meinungen. Deine Wand sieht mittlerweile aus wie ein Verschwörungsboard – komplett mit Stecknadeln und Bindfäden.

Gibt es in der heutigen Zeit keinen besseren Weg, den Software-Auswahlprozess weniger schmerzhaft zu gestalten? Falls du dich im riesigen Dschungel an Projektmanagement-Tools auf dem Markt kaum noch zurechtfindest, bleib dran. Wir teilen Branchen-Insights und räumen mit Mythen rund um den Software-Auswahlprozess auf, damit sich das Ganze eher wie ein Sieg und weniger wie Sisyphos-Arbeit mit verbundenen Augen auf einem Lama anfühlt.

Hallo und danke fürs Einschalten. Mein Name ist Galen Low von The Digital Project Manager. Wir sind eine Gemeinschaft von Digital-Profis auf einer Mission: einander dabei zu helfen, Fähigkeiten auszubauen, Selbstsicherheit zu gewinnen und sich zu vernetzen, damit wir den Wert von Projektmanagement in einer digitalen Welt steigern können. Falls du mehr dazu hören möchtest, besuche thedigitalprojectmanager.com.

Heute reden wir über Projektmanagement-Software — nicht über die Software selbst, sondern über den Weg, den fast jede Organisation von anhaltendem Schmerz zu nachhaltiger Effizienz durch Tools und Technologie geht. Außerdem sprechen wir über Trends, Schlagworte, Stolperfallen und die Hürden, die dieser Prozess mit sich bringt und wie du sie meisterst.

Mit dabei heute ist DPMs eigener Software-Berater und langjähriger Kollege von mir, Joe Ateya.

Joe, es ist großartig, dich in der Sendung zu haben!

Joe Ateya: Hallo Galen. Danke, dass ich heute dabei sein darf. Ich freue mich sehr.

Galen Low: Ich freue mich ebenfalls. Joe, du hast so viele Einblicke. Wir werden gleich ins Detail gehen, aber du bist jemand, der unglaublich tief in der Softwarewelt und insbesondere im Bereich Projektmanagement in projektbasierten Organisationen steckt.

Ich bin sehr gespannt darauf, tiefer einzutauchen. Ich bin so neugierig, und ich glaube du auch, über Software zu nerdtalken. Aber vielleicht können wir einfach mal damit starten, wie du dich für Softwaretools interessiert hast und wie du diese Leidenschaft einsetzt, um anderen Menschen dabei zu helfen, aus der Flut an Optionen am Markt die richtige Wahl zu treffen?

Joe Ateya: Ja, das ist wirklich eine gute Frage. Ich war schon immer an Software und Technologie interessiert, eigentlich sogar schon vor dem Studium. Ich wollte wirklich in der Technologiebranche arbeiten. Ich mag das schnelle Umfeld, das sie bietet. Sowohl die Softwareseite als auch die technologischen Veränderungen, denen Menschen gegenüberstehen, und wie Software dabei konkret helfen kann, das Leben der Leute zu verbessern.

Ich bin nun seit einigen Jahren im DPM-Bereich tätig. Ich glaube, ich bin seit fast vier Jahren Teil der DPM-Gruppe. Zuvor war ich bei einem Unternehmen namens Crozdesk, das dann zur DPM-Gruppe stieß und unter dem Namen SoftwareSelect neu gegründet wurde. Ich leite den Beratungsservice für Software seit fast vier Jahren. Ich bin teilweise Autodidakt, insbesondere in den Anfangstagen habe ich Projekte intern selbst geleitet, also viel Projektmanagement gemacht, Programme und auch Produktmanagement. Es war eine Mischung aus allem drei.

Projektmanagement insofern, als dass ich Schritt für Schritt sehen musste, was als nächstes zu tun war. Produktmanagement darin, wie das Produkt läuft und wie es in verschiedenen Sprints umgesetzt wird, und Programmmanagement, da es eben ein Programm aus vielen einzelnen Projekten ist.

Ich bin wirklich am meisten daran interessiert, wie Software Menschen helfen kann – beruflich wie privat. Es gibt in jedem Fall Beispiele, zum Beispiel mit dem Smartphone. Da steckt heute so viel Technik drin – und unsere Smartphones haben mehr Rechenleistung als die Computer, die in den 60ern Menschen zum Mond gebracht haben.

Wir leben in einer Welt, in der wir sehr abhängig von Software sind. Ich halte es für äußerst wichtig, sie zu nutzen, und beobachte, wie sich die Softwarebranche aktuell rasant weiterentwickelt. Ich glaube, viele Menschen benötigen hier Beratung. Ich liebe es, mit Menschen zu sprechen, ihnen zu helfen, mein Knowhow sowohl bei Software als auch Projektmanagement weiterzugeben und ihnen zu zeigen, wie sie speziell Software zur Steuerung von Projekten einsetzen können. Das ist eine echte Leidenschaft geworden.

Galen Low: Ich liebe das, du hast die Arbeit selbst gemacht. Du kannst dich gut in die Menschen hineinversetzen, die versuchen, mit Softwaretools Projekte oder Unternehmen zu steuern. Ich finde es auch extrem wichtig, wie gut du die Praxis kennst— ich stelle mir vor, wie du als Student Software-Demos heruntergeladen hast und einfach damit herumgetüftelt hast. Dokumentationen gelesen usw. Heute sagt jeder: Ich probiere mal diese App. Und stellt fest, okay, das funktioniert nicht, dann lösche ich sie wieder.

Hat nur zwei Euro gekostet, vielleicht war sie sogar kostenlos. Und dann überträgt man dieses Mindset auf Business-Software und plötzlich funktioniert das nicht mehr, weil man viel mehr Geld ausgibt, viel mehr Change Management betreibt. Der Entscheidungsprozess ist viel bedeutender.

Auch wenn dahinter dieselbe Idee steht: Wir wollen mit Technologie Dinge besser tun, wie mit der App auf meinem Handy. Doch die Komplexität der Softwareauswahl im Unternehmenskontext, gerade im Enterprise-Bereich, ist viel umfassender – und das will ich mir jetzt genauer anschauen.

Aber ich finde die Vorstellung schön, dass Softwaretools uns schlicht helfen, unsere Arbeit besser zu erledigen. Das sollte man nicht vergessen, wenn man den ganzen Dschungel an großen Markennamen und Features sieht und sich von Marketing und Vertrieb blenden lässt, Features vergleicht, die man vielleicht gar nicht braucht.

Am Ende geht es immer darum: Wo ist der Bedarf? Wo tut es weh? Wie können wir die Arbeit ein bisschen besser machen? Aber ich drifte schon wieder ab…

Joe Ateya: Da ist ein guter Punkt: Viele empfinden die veraltete Methode mit Tabellenkalkulationen als wahnsinnig zeitaufwendig.

Man sucht eine Lösung, die Zeit einspart und mehr Struktur bringt. Viele merken, dass eine Software ihrem Projekt und den Zeitplänen Struktur verleiht, ihre To-dos visualisiert und sie besser organisiert.

Darauf komme ich später nochmal zu sprechen.

Galen Low: Das gefällt mir. Und in den letzten etwa zehn Gesprächen in diesem Podcast kam immer wieder das Thema auf, dass weltweit auch heute noch riesige Unternehmen auf Tabellenkalkulationen basieren. Excel ist zwar mächtig, Google Sheets fantastisch, aber es bleibt eine Art Sammelbecken für Infos, die sie brauchten – die Struktur passt oft nicht zu den Zielen.

Joe Ateya: Genau. Viele wissen schlicht nicht, was wirklich die richtige Lösung ist, und denken: "Ich hab das immer so gemacht, warum sollte ich wechseln?"

Der Wechsel ist oft mühsam und zu sagen: "Never change a running system" ist üblich. Aber dann sieht man, auf der anderen Seite ist das Gras vielleicht grüner…

Galen Low: Ja, der Aufwand für Veränderung ist ein guter Einstiegspunkt. In deiner täglichen Arbeit sprichst du mit vielen Menschen über deren Softwarebedarf.

Du hast eine einzigartige Perspektive auf diese Reise der Softwareauswahl – vom Rechtfertigen einer Änderung zur echten Verbesserung. Aber mich interessiert: Was sind heute die häufigsten Arten von Projektmanagement-bezogener Software, nach denen Leute dich fragen? Wie sehen diese Gespräche aus?

Joe Ateya: Üblicherweise gibt es vier Hauptbereiche, wonach gefragt wird. Das beginnt mit Aufgabenmanagement, dann allgemeines Projektmanagement, Portfoliomanagement und Ressourcenmanagement.

Natürlich gibt es viele Unterbereiche, aber das sind wirklich die vier häufigsten Themen. Wer beispielsweise Aufgabenmanagement sucht, will meist seinem Team mehr Struktur geben und fokussiert sich auf offene Aufgaben, Ziel-Dokumentation und ein ganzheitliches Werkzeug, das Überblick liefert.

Wichtig ist vielen, dass sie ihren Fortschritt dokumentieren, Aufgaben aufteilen und sich besser organisieren können. Das ist unabhängig von der Firmengröße ein gemeinsames Ziel – vom kleinen Kreativstudio bis zum Großunternehmen.

Übergreifende Struktur und weg von „Excel-Listen“ – das sehe ich überall.

Der nächste Bereich, Portfoliomanagement, richtet sich eher an Großunternehmen, meist an PMO-Teams, die Übersicht über alle Projekte behalten müssen, ohne sich im Detail zu verlieren. Sie schauen, ob Projekte auf Kurs (Zeit und Budget) sind, brauchen starke Analysen und Reporting, Forecasts für Quartale usw. Das ist für Strategieentscheidungen nötig und weniger für Kleinstfirmen relevant.

Ich hatte kurz Allgemeines Projektmanagement angesprochen, das vor allem von kleinen und mittleren Unternehmen gewünscht wird: ein All-in-One-Tool, das alles kann, vom Portfolio bis hin zum täglichen Aufgabenmanagement. Viele suchen die eierlegende Wollmilchsau, damit nichts Wichtiges fehlt. Manchmal ist die passende Lösung schwer zu finden, aber wenn man sie entdeckt, spart sie Zeit, automatisiert Prozesse und kann auch Schnittstellen zu etwa CRM bieten – und das oft zu vernünftigen Preisen.

Der vierte Punkt, Ressourcenmanagement, ist besonders für mittlere und große Unternehmen interessant und wird oft abteilungsbezogen eingesetzt – zum Beispiel vom PMO. Hier geht es darum, personelle Ressourcen und Auslastung zu steuern, Überlastungen zu vermeiden, Kapazitäten zu planen und Prognosen zu treffen, wann neue Leute gebraucht werden. Viele versuchen das mit Excel und Formeln, aber es visualisiert nicht. Die Software spart Zeit und erleichtert Projektplanung.

Galen Low: Ressourcenmanagement ist auch bei uns in der Community ständig ein Thema.

Joe Ateya: Selbst intern ist das manchmal eine Herausforderung.

Galen Low: Ja, absolut.

Joe Ateya: Wer ist verfügbar, wenn jemand Urlaub oder Elternzeit hat? Solche Faktoren betreffen jedes Unternehmen, daher sehe ich diese vier Bereiche als Kernthemen.

Galen Low: Manche Hörer würden sagen, das sind zentrale Geschäftsprozesse. Lass uns über Trends reden: Du hast oft Struktur und Visualisierung erwähnt. Gibt es äußere Einflussfaktoren – Wirtschaft, Umwelt, Organisation –, die zu mehr spezialisierten Lösungen statt zu Excel führen, selbst wenn Letzteres eigentlich funktioniert?

Joe Ateya: Ja. Viele Unternehmen digitalisieren alles, wollen weg von traditionellen Methoden und selbst Tabellenkalkulationen sind zwar digital, bleiben aber oft manuell und zeitfressend.

Man will die Zeit nicht mit Datenpflege, sondern mit echter Projektumsetzung verbringen. Besonders nach Corona kam der Trend zur Digitalisierung – auch in klassischen Branchen wie Bau, die jetzt Cloud-Lösungen einsetzen, um ortsunabhängig zu sein. Alte On-Premise-Software, die nur im Büro nutzbar war, wird von Cloud-Software abgelöst, die Flexibilität bringt.

Mit Cloud-Lösungen kann man von überall arbeiten, bekommt Struktur und die Möglichkeit, Dokumente zentral zu verwalten, sodass man schnell Dateien findet, ohne auf Freigaben zu warten. Das ist ein riesen Vorteil.

Galen Low: Mich würde interessieren, wie viel Zeit Menschen täglich damit verbringen, anderen Zugriff zu gewähren. Früher war es normal, einen halben Tag damit zu verbringen, jemanden für eine Datei zu autorisieren. Mit spezialisierten Softwarelösungen werden Zugriffsrechte über Rollen vergeben und Transparenz geschaffen.

Ich denke, der Wandel kommt auch durch neue Kollaborationsmodelle. Ich erinnere mich an die Zeit mit Microsoft Project auf dem Desktop – nicht kollaborativ, keine Einbindung anderer, höchstens PDF-Ausgabe. Heute gibt es Google Docs und Aufgaben in Kommentaren, die für alle sichtbar sind – mit niedriger Einstiegshürde. Das ist ein fundamentaler Wandel.

Manche sehen in dieser Transparenz einen Kontrollfaktor (Zeittracking etc.), für andere ist es ein wichtiger Grundstein der Zusammenarbeit und Produktivität. Zeit ist heute kostbarer, und sie für technische Administration zu verschwenden, ist kaum noch akzeptabel. Die Priorität hat sich verschoben, jetzt geht es wirklich um Zusammenarbeit und produktives Arbeiten.

Joe Ateya: Genau. Microsoft Project ist immer noch Marktführer, viele schwören darauf. Aber ich höre oft, dass die Bedienung umständlich ist, das Interface ist seit 20 Jahren praktisch unverändert – für Software eine Ewigkeit.

Galen Low: Sie können es kaum verändern…

Joe Ateya: Genau. Viele suchen etwas, das weniger manuell ist. Microsoft Project kann vieles, aber Export und Integration mit Nicht-Microsoft-Produkten fehlen oft. Moderne Lösungen setzen mehr auf Integration. Das ist ein entscheidender Punkt: Wie fühlt es sich für die Nutzer:innen an? Ist es einfach? Spart es Zeit? Wird es vom Team angenommen? Die Geschäftsleitung kann ein Tool noch so toll finden, aber wenn es keiner nutzt, ist es nutzlos. Ich empfehle, Teammitglieder schon beim Demo-Termin einzuladen.

Direktes Feedback von potenziellen Nutzer:innen ist Gold wert. Nach mehreren Software-Präsentationen ist klar, was ankommt und was nicht. Das hilft sehr bei der Entscheidungsfindung.

Galen Low: Es macht die Entscheidung zwar komplexer, aber diese Perspektive ist extrem wichtig. Schließlich geht es nicht nur um dich als Entscheider: Es ist ein Gemeinschaftsprozess, vor allem jetzt, wo Projekte, Zusammenarbeit und Produktivität ineinander übergehen.

Es ist ein Paradigmenwechsel und kann für viele verwirrend sein. Sie meinen, alles selbst entscheiden zu müssen – in Wahrheit geht es um Konsens und Change-Management.

Joe Ateya: Hast du schon mal die Einführung einer Softwareplattform gesteuert?

Galen Low: Ja, aber ich war nie alleinverantwortlich, vielmehr Teil eines Teams. Aber das ist bezeichnend: Ich habe es immer als kollaborativen Prozess erlebt – außer manchmal, wenn man plötzlich von oben gesagt bekommt: Ab heute nutzen wir Tool B, Schulung gibt es später. Als Betroffener weiß man, wie sich das anfühlt.

Die Auswahl selbst fand aber immer im Team statt.

Joe Ateya: Was waren dabei die größten Herausforderungen?

Galen Low: Natürlich die Feature-Auswahl und vor allem, sich nicht von tollen Funktionen beeindrucken zu lassen, die man real nicht braucht. Es ist leicht, sich von Visualisierungen oder speziellen Ansichten blenden zu lassen, ohne sie wirklich zu benötigen. Man muss die aktuellen und künftigen Anforderungen realistisch einschätzen.

Ein weiteres Problem: Die unterschiedlichen Anwendungsfälle der Nutzer:innen – insbesondere wenn man wenig Einblick hat, was andere Abteilungen eigentlich brauchen. Das ist heute durch mehr Transparenz besser geworden, aber bei älteren Tools oder Spreadsheets kann es sein, dass man wichtige Bedürfnisse übersieht und später merkt, dass etwas Entscheidendes fehlt.

Oft überschätzt man, wie einfach der Prozess ist. Tatsächlich ist es ein tiefer Kaninchenbau. Das unterschätzt man oft.

Joe Ateya: Sehr richtig, das höre ich jeden Tag. Genau wie du sagst: Überblick schaffen, festlegen, was man wirklich braucht, was nur „nice to have“ ist. So eine Liste hilft enorm, um das passende Tool zu finden.

Viele sind auch vom Implementierungsaufwand abgeschreckt; Enterprise-Systeme wie ERP brauchen manchmal ein Jahr, aber heute geht vieles viel schneller – dank Cloud gibt es Plug-and-Play-Lösungen, die direkt startklar sind, inklusive Onboarding-Unterstützung. Der Prozess ist also heute weit weniger aufwendig als früher.

Galen Low: Es ist sehr wichtig zu wissen, dass viele Menschen mit derselben Angst und Unsicherheit im Prozess stehen und die gleichen Herausforderungen haben — und dass viele Annahmen über lange Implementierungszeiten oder Adoption nicht (mehr) zutreffen. Was macht den Menschen die größten Sorgen, die zu dir kommen, und wie kannst du sie beruhigen?

Joe Ateya: Selten raubt die Software den Schlaf, aber Stress macht das schon! Am meisten sorgen sich Menschen um Akzeptanz und ob die Produktivität auch tatsächlich steigt. Marketing kann glänzen, aber wichtig ist, ob es im Alltag funktioniert. Die Sorge lese ich täglich: "Wird es angenommen? Bringt es wirklich einen Vorteil?" Manchmal empfehlen wir, eine Pilotgruppe starten zu lassen. Wenn das Team es annimmt, kann man es breiter ausrollen, statt gleich die ganze Firma darauf loszulassen.

Galen Low: Es muss also gar kein Komplettumstieg sein…

Joe Ateya: Genau. Schritt für Schritt. Erst testen, Feedback sammeln, Erfahrung teilen. So steigt die Chance auf Erfolg erheblich.

Galen Low: Richtig, und die Sorge um die Adoption ist sehr ausgeprägt. Manchmal höre ich auch Mythen, wie: Nach dem Kauf hört man nie wieder etwas vom Anbieter, nur noch Rechnungen. Aber oft gibt es dedizierte Customer Success Manager, Begleitung bei Onboarding, Anpassung auf Kundenbedürfnisse und laufende Unterstützung. Das muss man wissen!

Joe Ateya: Ja, die Anbieter wollen meistens, dass ihre Lösung funktioniert und angenommen wird. Besonders bei größeren Unternehmen gibt es Account Manager und manchmal sogar Implementierungsspezialisten, die den Prozess begleiten und das Team trainieren. Und es gibt auch Firmen, die das alles lieber selbst machen; auch das ist möglich. Wichtig ist, es erst im Kleinen zu testen.

Galen Low: Zurück zum Thema Marktfülle: Wie schaffst du es, bei den Trends, Features und Entwicklungen den Überblick zu behalten? Welche Tipps hast du für andere?

Joe Ateya: Ich lese viele verschiedene Blogs und Fachportale, folge natürlich auch den internen Artikeln von DPM. Oft erzählen mir Kund:innen von Tools, die ich vorher nicht kannte — dann recherchiere ich direkt. Gerade in bestimmten Regionen tauchen extra viele spezielle Produkte auf — z.B. gibt es in Indien unzählige lokale Softwareanbieter.

Ich stöbere viel auf Reddit in Fachgruppen, tausche mich im PMI-Netzwerk auf LinkedIn aus und führe täglich Gespräche mit Projektleitenden und PMOs. So erkenne ich Trends und kehrende Themen. Immer mehr Firmen wollen Software, die unternehmensweit eingesetzt werden kann, und sehen den größten Nutzen darin, Administration zu reduzieren. Wenn Automation durch neue Tools Prozesse schlanker macht, warum also nicht ausprobieren?

Galen Low: Das gefällt mir, denn du kombinierst das Technische mit echten Nutzereinblicken. Es geht nicht nur um Features, sondern auch um Erfahrungen, Feedback und passgenaue Empfehlungen. Der „Advisor“-Gedanke ist dabei zentral: Nicht jede Lösung ist für jeden richtig, individuelle Geschichten führen zu besseren Tipps.

Joe Ateya: Abschließend: Ich informiere mich durch News, Trends, LinkedIn, Firmenmeldungen, Fusionen oder Übernahmen. Ein Beispiel: Clarizen wurde von Planview übernommen, die beiden Produktlinien zusammengelegt und daraus entstand ein überlegenes Gesamtpaket. Solche Stories gibt es häufig im Softwaremarkt. Je mehr man weiß, desto besser kann man beraten.

Galen Low: Apropos: Wie kann man eigentlich auf deine Expertise zugreifen? Wie funktioniert dein Service und wie profitieren Interessierte davon?

Joe Ateya: Wir bieten einen kostenlosen Beratungsservice für Unternehmen weltweit an. Wer Unterstützung braucht, kann einen Termin mit mir buchen – in der Regel dauert das Gespräch 15 bis 20 Minuten. Gemeinsam schauen wir, welche Softwareanbieter zu den speziellen Anforderungen, dem Budget und den Zielen passen. Unsere Empfehlung ist immer neutral – wir bevorzugen keine bestimmten Produkte oder Anbieter. Wir helfen bei den Demos, achten darauf, dass die Lösung ins Budget passt und auch tatsächlich vom Team angenommen wird.

Es gibt sicher einen Link unten im Podcast oder du kannst mir direkt mailen: Joe@softwareselect.com.

Galen Low: Großartig! Das ist enorm wertvoll und wird bestimmt vielen helfen. Ich füge auf jeden Fall alles in die Shownotes ein, damit unsere Hörer:innen von deinem Wissen profitieren können.

Danke, dass du da warst. Es war fantastisch und inspirierend, mit dir zu sprechen und von deinen Erfahrungen zu hören, die du tagtäglich in der Beratung sammelst. Vielen Dank für deine Zeit!

Joe Ateya: Sehr gerne, Galen! Hat mich sehr gefreut.

Galen Low: Und da sind wir auch schon am Ende. Wie immer: Wer den Austausch mit über tausend gleichgesinnten Projektmanagement-Spezialist:innen sucht, kommt in unsere Community! Besuche thedigitalprojectmanager.com/membership für mehr Infos. Und wenn dir diese Folge gefallen hat, abonniere gerne den Podcast oder bleib über thedigitalprojectmanager.com mit uns verbunden.

Bis zum nächsten Mal – danke fürs Zuhören.