Migration von Smartsheet zu Wrike: Ein umfassender Leitfaden

Vielleicht sind Sie an einem Punkt angelangt, an dem Smartsheet zwar noch funktioniert, die Organisation jedoch mehr Aufwand erfordert als früher.

Projekte können über verschiedene Tabellen verteilt sein, während verknüpfte Daten und Formeln regelmäßig Aufmerksamkeit erfordern. Einige der wichtigsten Logiken sind möglicherweise nur für die Personen verständlich, die sie ursprünglich erstellt haben.

Das kann einen Wechsel zu Wrike sowohl notwendig als auch riskant erscheinen lassen.

Sie möchten eine Struktur, der das Team leichter folgen kann, müssen aber auch laufende Arbeit und deren Verlauf schützen. Die eigentliche Herausforderung besteht nicht einfach darin, wie die Daten exportiert werden. Es geht darum, alles zu verschieben, ohne vertraute Probleme durch neue zu ersetzen.

Dieser Leitfaden hilft Ihnen dabei, diesen Übergang bewusst zu gestalten.

Sie erfahren, was importiert werden kann und was neu erstellt werden muss. Außerdem erfahren Sie, wie Sie bestätigen können, dass Wrike bereit ist, bevor Smartsheet zu einem Archiv wird.

Wrike nach Smartsheet für das Arbeitsmanagement nutzen

Der Wechsel zu Wrike umfasst zwei Arten von Aufgaben: die Übertragung unterstützter Daten und den Neuaufbau der darauf basierenden Prozesse.

Aufgabendaten und benutzerdefinierte Felder können über den Excel-Import von Wrike übertragen werden, während tabellenintensive Zeitpläne über einen zweiten Weg mit dem MS-Project-Import von Wrike übernommen werden können. Formulare, Automatisierungen, Dashboards und Konfigurationen von Premium-Apps müssen in Wrike neu erstellt werden.

Das Ziel besteht daher nicht darin, Smartsheet Tabelle für Tabelle nachzubilden. Es geht darum, die Arbeit zu bewahren, die Ihr Team benötigt, und gleichzeitig ihre Struktur an die Funktionsweise von Wrike anzupassen.

Nachdem dieser Umfang geklärt ist, stellt sich als Nächstes die Frage, warum sich die Änderung lohnen kann.

Warum von Smartsheet zu Wrike wechseln?

Wenn Sie noch zögern, ein System zu verlassen, mit dem Ihr Team bereits vertraut ist, ist das verständlich.

Die folgenden Vorteile können Ihnen dabei helfen zu beurteilen, ob der Wechsel angesichts der Probleme, die Sie lösen möchten, die richtige Entscheidung ist.

Ein Arbeitselement für mehrere Teams sichtbar halten

Durch teamübergreifende Markierungen kann dasselbe Arbeitselement in verschiedenen Ordnern oder Projekten erscheinen und bleibt dabei dasselbe zugrunde liegende Element statt einer Kopie. Teams können ihre Arbeit nach den eigenen Anforderungen organisieren, ohne separate Kopien zu verwalten oder später Aktualisierungen abzugleichen.

Prozesslogik leichter verwalten

Ein Teil der Tabellenlogik kann mithilfe benutzerdefinierter Felder, Workflows und Automatisierungsregeln neu erstellt werden. Dadurch erhalten Administratoren eine besser sichtbare Konfiguration, die sie überprüfen und pflegen können, während komplexe Berechnungen bei Bedarf in einem verbundenen System verbleiben können.

Erkennen, welche Zeitplanänderungen wichtig sind

In den Tarifen Business und höher zeigt das Gantt-Diagramm von Wrike den kritischen Pfad mit Gesamt- und freiem Puffer. Die Spalten für Gesamtpuffer und freien Puffer sind im neuen Gantt-Diagramm und nicht in der klassischen Ansicht verfügbar. Prüfen Sie daher, welche Version Ihr Konto verwendet. Zusammen helfen sie Teams dabei zu erkennen, wie viel Spielraum eine Aufgabe hat, und Verzögerungen zu identifizieren, die den übergeordneten Lieferplan beeinflussen könnten.

Wenn diese Verbesserungen dem entsprechen, was Ihr Team sucht, zeigt der nächste Abschnitt, wie Sie von Smartsheet zu Wrike wechseln können, ohne dabei die Kontrolle über die Arbeit zu verlieren.

So migrieren Sie von Smartsheet zu Wrike

Die Reihenfolge der Migration hängt davon ab, wie viele aktive Daten Sie haben, wie viel Logik in Formeln oder Premium-Anwendungen von Smartsheet enthalten ist und wie viele Teams gleichzeitig wechseln werden.

Die folgenden Schritte sind nach Abhängigkeiten und nicht nach einem festen Zeitplan geordnet.

1. Vertrag und Migrationszeitraum bestätigen

Bevor Sie mit den technischen Arbeiten beginnen, bestätigen Sie die Laufzeit Ihres Smartsheet-Abonnements, das Verlängerungsdatum und die erforderliche Kündigungsfrist.

Die Standardbedingungen für Smartsheet-Abonnements sehen eine automatische Verlängerung vor, während die Kündigungsrichtlinien besagen, dass ein Kündigungsantrag mindestens 30 Tage vor der Verlängerung eingereicht werden muss.

Ihr Bestellformular oder eine individuell ausgehandelte Vereinbarung kann andere Bedingungen enthalten. Maßgeblich ist daher Ihr eigener Vertrag.

Sobald Sie den verfügbaren Zeitraum kennen, planen Sie rückwärts ab dem vorgesehenen Umstellungsdatum. Berücksichtigen Sie die parallele Betriebsphase, Konfigurationsarbeiten, Datenübertragung, Tests und Bestandsaufnahme.

2. Ihre Smartsheet-Umgebung erfassen

Listen Sie jedes an der aktiven Arbeit beteiligte Tabellenblatt, jeden Bericht, jedes Dashboard, jedes Formular, jede Automatisierung, jeden Arbeitsbereich und jede Premium-Anwendung auf.

Kennzeichnen Sie jedes Asset als aktiv, gelegentlich genutzt oder nicht mehr erforderlich, damit Sie keine Inhalte neu erstellen, die Ihr Team nicht mehr verwendet.

Notieren Sie für jedes aktive Tabellenblatt:

• Die Anzahl der Zeilen
• Die verwendeten Formeln und tabellenübergreifenden Verweise
• Die Spaltentypen
• Die Anhänge und Kommentare
• Alle Berichte, Dashboards, Formulare oder Automatisierungen, die davon abhängen
• Die Personen und externen Mitarbeiter, die darauf zugreifen können

Dieses Inventar verwandelt die Migration in eine definierte Sammlung von Daten-, Konfigurations- und Zugriffsanforderungen. Es hilft Ihnen außerdem dabei, zu bestimmen, welche Arbeiten über einen Import übertragen werden können und welche Teile neu erstellt werden müssen.

3. Entwerfen Sie die Zielstruktur in Wrike

Legen Sie vor dem Import fest, wie Smartsheet-Inhalte in Wrike dargestellt werden sollen.

Smartsheet-Element	Möglicher Zielort in Wrike	Zuordnungsmethode
Arbeitsbereich	Bereich	Manuell erstellen und konfigurieren
Tabelle	Projekt oder Ordner	Auf Grundlage der Verwendung der Tabelle entscheiden
Zeile	Aufgabe	Über den Excel-Import unterstützt
Typisierte Spalte	Benutzerdefiniertes Feld	Über Excel mit Feldvorbereitung unterstützt
Gantt-Zeitplan	Aufgabentermine und Abhängigkeiten	Über den MS-Project-Import unterstützt
Formular	Anfrageformular	Mit Business oder höher neu erstellen
Automatisierung	Automatisierungsregel	Mithilfe von Wrike-Auslösern, Bedingungen und Aktionen neu erstellen
Bericht	Wrike-Bericht	Mithilfe von Wrike-Datenquellen und Filtern neu erstellen
Dashboard	Wrike-Dashboard	Mithilfe von Wrike-Widgets neu erstellen
Control-Center-Blaupause	Wrike-Blaupause	Konzeptioneller Ersatz, der neu erstellt werden muss
Zellenformel	Benutzerdefiniertes Formelfeld, Automatisierungsregel oder externe Berechnung	Kein direktes Äquivalent
Zellenverknüpfung oder tabellenübergreifender Verweis	Konfiguration für übergreifende Verschlagwortung, Aggregation oder Berichterstellung	Kein direktes Äquivalent

Eine Tabelle, die abgegrenzte Arbeit mit einem definierten Anfang und Ende darstellt, kann sich für ein Wrike-Projekt eignen.

Ein laufender Tracker oder eine Referenzsammlung kann sich für einen Ordner eignen. Betrachten Sie dies als Modellierungsentscheidung und nicht als automatische Konvertierungsregel.

Wrike ermöglicht es Ihnen, strukturierte Informationen in benutzerdefinierten Feldern zu speichern, unterstützte Berechnungen über benutzerdefinierte Formelfelder durchzuführen, strukturierte Datenerfassung über Anfrageformulare zu ermöglichen und wiederkehrende Arbeiten mithilfe von Blaupausen zu standardisieren.

Diese Funktionen können den Zweck einiger Smartsheet-Konfigurationen ersetzen, reproduzieren diese Konfigurationen jedoch nicht automatisch.

4. Bereiten Sie Ihre benutzerdefinierten Felder vor

Erstellen Sie die Wrike-benutzerdefinierten Felder, in denen Ihre importierten Spaltenwerte gespeichert werden. Stimmen Sie die Feldnamen und -typen nach Möglichkeit auf die bereinigten Smartsheet-Daten ab.

Wrike kann benutzerdefinierte Felder und deren Werte über Excel importieren. Neu erstellte Felder werden jedoch standardmäßig als kontoweit geltende Textfelder importiert. Einige Feldtypen müssen möglicherweise vorab erstellt oder nach dem Import manuell konvertiert werden.

Bei den Namen benutzerdefinierter Felder wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.

Wenn eine importierte Spalte nicht exakt mit dem Namen eines vorhandenen Feldes übereinstimmt, erstellt Wrike möglicherweise ein weiteres Feld, anstatt das vorgesehene Feld zu befüllen. Verknüpfte Datenbank- und Spiegelungsfelder werden derzeit beim Excel-Import nicht unterstützt.

Die vorherige Vorbereitung der Felder verringert das Risiko doppelter Felder, falscher Feldtypen und unnötiger erneuter Importe. Dies ist besonders wichtig, weil der Excel-Import von Wrike neue Elemente erstellt und vorhandene Elemente nicht aktualisieren kann.

5. Exportieren Sie Ihre Smartsheet-Daten

Smartsheet ermöglicht den Export von Tabellen und Berichten nach Microsoft Excel, Google Tabellen und PDF. Zwei weitere Formate sind formatspezifisch: PNG, das nur für die Gantt-Diagrammansicht verfügbar ist, und MS Project XML, das für Tabellen, nicht jedoch für Berichte verfügbar ist. Der Export im Format MS Project XML ist hier relevant, da es sich dabei um den Dateityp handelt, der hinter dem zweiten Importweg von Wrike steht.

Die exportierten Dateien behalten nicht alle Smartsheet-Funktionen bei:

• Formeln, einschließlich blattübergreifender Verweise, werden nicht als funktionierende Formeln beibehalten, da Smartsheet und Excel unterschiedliche Formelsyntaxen verwenden.
• Gantt-Exporte nach Excel und Google Tabellen enthalten die zugrunde liegende Aufgabenliste und nicht die visuelle Gantt-Darstellung.
• Anhänge sind in Standardexporten ausgeschlossen und erfordern eine separate Sicherung oder einen separaten Download.
• Kommentare und Blattzusammenfassungen erscheinen auf separaten Arbeitsmappenregisterkarten und nicht neben ihren ursprünglichen Zeilen.
• Dropdown-, Kontakt-, Kontrollkästchen- und Symbolspalten werden zu Textwerten.
• Kontrollkästchenwerte werden als Wahr oder Falsch exportiert.
• Excel-Exporte von Berichten sind auf 20.000 Zeilen begrenzt, und bei Anwendung einer Sortierung auf den Bericht werden weniger Zeilen exportiert.
• Smartsheet empfiehlt, einen Bericht, der das Limit überschreitet, in kleinere Berichte aufzuteilen. Dies ist eine Möglichkeit, den vollständigen Datensatz zu exportieren.
• Gruppierungen und Zusammenfassungszeilen sind in Standardexporten ausgeschlossen.
• Konfigurationen von Formularen, Automatisierungen, Dashboards und Premium-Apps müssen separat dokumentiert werden.

Diese Einschränkungen sind in Smartsheets Exportleitfäden für Blätter, Berichte, Arbeitsbereiche und Ordner dokumentiert. Die Sicherungsdokumentation von Smartsheet erläutert genauer, welche Inhalte außerhalb eines Datenexports liegen, und weist darauf hin, dass Sicherungen keine Berichte, Dashboards, Formeln, Workflows oder blattübergreifenden Verweise enthalten.

Zellverknüpfungen, blattübergreifende Verweise, Formulare, Automatisierungen, Dashboards und Konfigurationen von Premium-Anwendungen werden durch diese Datei-Exporte daher nicht zu portierbaren Wrike-Konfigurationen.

Dokumentieren Sie diese separat, bevor der Zugriff auf Smartsheet eingeschränkt wird oder das Abonnement endet.

Exportieren Sie die aktiven Inhalte, die für die Migration vorgesehen sind, und bewahren Sie ausgeschlossene Inhalte in einem kontrollierten Archiv auf.

6. Export bereinigen und formatieren

Bereiten Sie jede exportierte Datei für den Wrike-Excel-Import vor.

Vor dem Import:

• Stellen Sie sicher, dass die Datei keine Formeln enthält.
• Konvertieren Sie nicht unterstützte Smartsheet-Spaltentypen in Werte, die den Zielfeldern in Wrike entsprechen.
• Prüfen Sie, ob die Namen der benutzerdefinierten Felder genau mit den vorhandenen Wrike-Feldern übereinstimmen.
• Überprüfen Sie die Namen der Verantwortlichen, damit sie den Wrike-Benutzern zugeordnet werden können, und fügen Sie die primäre E-Mail-Adresse jeder Person hinzu, da Wrike dies als empfohlene Methode zur Zuordnung von Verantwortlichen angibt.
• Trennen Sie Anhänge und Kommentare zur manuellen Bearbeitung.
• Formatieren Sie Ordner und Projekte in der Spalte „Titel“ mithilfe von durch Schrägstriche getrennten Pfaden.

Beispiel: /Operations/Kunden-Onboarding

Wrike verlangt ausdrücklich, dass Excel-Importdateien keine Formeln enthalten. Außerdem verwendet Wrike durch Schrägstriche getrennte Pfade in der Spalte „Titel“, um Ordner- und Projekthierarchien zu erstellen.

Beachten Sie bei der Vorbereitung von Spalten für benutzerdefinierte Felder die Anforderungen von Wrike an Feldnamen, Feldtypen und Formatierung, um doppelte oder falsch typisierte Felder zu vermeiden.

7. Geeigneten Wrike-Importpfad auswählen

Wrike bietet keinen nativen Smartsheet-Importer. Daher gelangen Smartsheet-Daten über vorbereitete Dateien nach Wrike. Es stehen zwei Wege zur Verfügung, die bei größeren Migrationen häufig beide genutzt werden: ein Excel-Import für strukturierte Aufgabendaten und Felder sowie ein MS-Project-Import für Zeitpläne.

Beachten Sie, dass der Wrike-Import keine CSV-Dateien akzeptiert. Konvertieren Sie jeden CSV-Export vor dem Import in XLS oder XLSX.

Excel-Import

Der Excel-Import überträgt strukturierte Aufgabendaten, Ordner, Projekte und Werte benutzerdefinierter Felder.

Der Excel-Import von Wrike:

• unterstützt XLS- und XLSX-Dateien
• erstellt Aufgaben, Ordner, Projekte und Blaupausen
• erstellt neue Elemente, anstatt vorhandene zu aktualisieren
• unterstützt bis zu 5.000 Aufgaben pro Import
• wird auf das fortlaufende Limit für die Massenerstellung von Wrike angerechnet

Das Limit für die Massenerstellung beträgt 3.000 Elemente innerhalb von sieben Tagen im Team-Tarif und 12.000 Elemente innerhalb von sieben Tagen im Business-Tarif und höheren Tarifen. Teilen Sie größere Migrationen in kontrollierte Stapel auf.

Excel kann auch benutzerdefinierte Felder und deren Werte importieren. Projekt-Workflows und -Status können zugewiesen werden, wenn die Datei die erforderlichen Workflow- und Statusspalten enthält.

Der Excel-Import überträgt keine Aufgabenabhängigkeiten, Dauern oder Vor- und Nachlaufzeiten.

MS-Project-Import

Wrike importiert auch Microsoft-Project-Dateien, und Smartsheet exportiert das Gantt-Diagramm eines Blatts als MS-Project-XML. Diese Kombination bietet zeitplanintensiven Blättern einen zweiten Weg, der darauf ausgelegt ist, Datumsangaben und Abhängigkeitsstrukturen statt flacher Zeilen zu übertragen.

Betrachten Sie diesen Weg, bei dem der Zeitplan selbst das Element ist: ein Blatt, dessen Wert in seiner Reihenfolge, seinen Vorgängern und seinen Dauern liegt und nicht in seinen benutzerdefinierten Spalten. Der Excel-Weg bleibt die bessere Wahl für Blätter, deren Wert in typisierten Spalten und Daten aus benutzerdefinierten Feldern liegt.

Überprüfen Sie das Ergebnis, anstatt von einer reibungslosen Übergabe auszugehen. Bestätigen Sie, wie Abhängigkeiten, Dauern und Einschränkungen in Wrike übernommen wurden, und gleichen Sie sie mit dem in Schritt 2 erfassten Inventar ab.

Wenn Sie für ein Blatt mit Zeitplan den Excel-Weg verwenden, planen Sie, den Zeitplan in Wrike neu zu erstellen, sobald die Elemente vorhanden sind. Erstellen Sie Abhängigkeiten neu, sobald der vollständige Aufgabensatz eines Projekts importiert wurde. Wenn Sie sie für einen unvollständigen Import festlegen, müssen Sie sie überarbeiten, sobald die verbleibenden Stapel eintreffen.

Der dokumentierte Excel-Import von Wrike führt Smartsheet-Anhänge oder Kommentare nicht als unterstützte Daten auf. Smartsheet schließt Anhänge ebenfalls aus Standardexporten aus und platziert Kommentare auf separaten Arbeitsmappenregisterkarten. Planen Sie daher, diese Inhalte separat zu verarbeiten, wenn die Historie weiterhin wichtig ist.

8. Formulare, Automatisierungen und Vorlagen neu erstellen

Erstellen Sie aktive Smartsheet-Formulare als Wrike-Anfrageformulare neu. Mit Wrike können Sie Formularantworten Aufgaben- oder Projektfeldern zuordnen, bedingte Folgefragen verwenden und Genehmigungen auf Grundlage ausgewählter Antworten starten.

Erstellen Sie Smartsheet-Automatisierungen mithilfe der Auslöser-, Bedingungs- und Aktionsstruktur von Wrike neu. Jede Wrike-Automatisierungsregel kann einen Auslöser und bis zu zehn Aktionen enthalten.

Gehen Sie nicht davon aus, dass eine Automatisierungsregel eine andere auslösen kann. Wrike gibt an, dass Änderungen, die durch eine Automatisierungsregel vorgenommen werden, im Allgemeinen keine anderen Regeln aktivieren, abgesehen von wenigen dokumentierten Ausnahmen.

Ein Arbeitsablauf mit mehr als zehn Aktionen erfordert daher möglicherweise mehrere Regeln mit unabhängigen Auslösern oder eine neu gestaltete Abfolge von Arbeitsablaufphasen.

Erstellen Sie regelmäßig bereitgestellte Arbeiten mithilfe von Wrike-Vorlagen neu.

Wenn Sie zuvor Smartsheet Control Center verwendet haben, betrachten Sie die entsprechende Wrike-Vorlage als neue Konfiguration und nicht als übertragenes Element.

9. Formel- und tabellenübergreifende Logik neu erstellen

Überprüfen Sie jede Smartsheet-Formel anhand des von ihr erzeugten Ergebnisses, anstatt zu versuchen, ihre Syntax direkt nachzubilden.

Einige berechnete Werte können zu benutzerdefinierten Wrike-Formelfeldern werden.

Bedingte Datumsänderungen oder andere unterstützte Feldaktualisierungen können mithilfe von Formeln in der Wrike-Automatisierung neu erstellt werden. Summen und Durchschnitte können über Zusammenfassungen benutzerdefinierter Felder oder Berichte verarbeitet werden, wobei Zusammenfassungen für die Feldtypen Zahl, Prozent, Währung und Dauer verfügbar sind.

Benutzerdefinierte Wrike-Formelfelder funktionieren mit festgelegten System- und benutzerdefinierten Feldtypen und unterscheiden sich in einer Weise von Tabellenkalkulationszellen, die beeinflusst, was Sie neu erstellen können. Ein Formelfeld enthält eine Formel, die für jedes Element gilt, das es verwendet, und nicht für jede Zeile einen anderen Ausdruck. Seine Operatoren sind Addition, Subtraktion, Multiplikation, Division und TODAY(), wobei keine Text- oder Suchfunktionen verfügbar sind und jede Formel einem Limit von 1.000 Operationen unterliegt.

Vergleichen Sie jede Smartsheet-Formel mit diesen Einschränkungen, bevor Sie planen, sie in einem Formelfeld neu zu erstellen. Berechnungen, die auf zeilenspezifischer Logik, Textverarbeitung oder Suchen über mehrere Blätter hinweg beruhen, müssen möglicherweise in einer verbundenen Tabellenkalkulation, einer Berichtsplattform oder einem anderen für diese Berechnung konzipierten System verbleiben.

Ebenso bildet das Markieren über mehrere Bereiche hinweg eine Smartsheet-Zellenverknüpfung nicht direkt nach.

Das Markierungssystem von Wrike ermöglicht, dass dasselbe Projekt an mehreren Orten erscheint und dabei dasselbe zugrunde liegende Element bleibt. Ermitteln Sie, ob Markierungen über mehrere Bereiche hinweg, Zusammenfassungen, Berichte oder eine externe Datenverbindung die ursprüngliche geschäftliche Anforderung am besten abbilden.

10. Berichte und Dashboards neu erstellen

Erstellen Sie jeden aktiven Smartsheet-Bericht und jedes Dashboard mithilfe der importierten Wrike-Elemente und -Felder neu.

Mit Wrike können Sie Berichte aus ausgewählten Datenquellen und Filtern erstellen, während Wrike-Dashboards konfigurierbare Widgets verwenden, um Arbeiten anzuzeigen und zu überwachen.

Nutzen Sie die Neuerstellung der Berichte, um zu bestätigen, dass:

• Erforderliche Felder einheitlich ausgefüllt sind
• Markierte Arbeiten an den vorgesehenen Orten erscheinen
• Filter die erwarteten Elemente zurückgeben
• Zusammenfassungen von Projekten und Ordnern korrekt berechnet werden
• Benutzer auf die Felder und Orte hinter jedem Bericht zugreifen können

Berichte und Dashboards sollten anhand ihrer Smartsheet-Gegenstücke validiert werden, anstatt aufgrund ähnlicher Namen als gleichwertig betrachtet zu werden.

11. Die Migration vor der Umstellung validieren

Betrachten Sie einen abgeschlossenen Import nicht als Beweis dafür, dass die Migration bereit ist.

Testen Sie eine repräsentative Stichprobe und überprüfen Sie:

• Importierte Elementanzahl im Verhältnis zur Anzahl der Quellzeilen
• Hierarchie von Ordnern, Projekten, Aufgaben und Unteraufgaben
• Namen, Werte und Feldtypen benutzerdefinierter Felder
• Zuordnung der Verantwortlichen
• Startdaten, Fälligkeitsdaten, Dauern und Abhängigkeiten
• Workflow- und Statuszuweisungen
• Weiterleitung von Anfrageformularen
• Verhalten von Automatisierungsregeln
• Ergebnisse von Berichten und Dashboards
• Zugriff für interne und externe Benutzer

Die Notwendigkeit, benutzerdefinierte Felder zu überprüfen, wird durch Wrikes Warnung untermauert, dass neue Felder möglicherweise als Text importiert werden und doppelte Feldnamen zu Zuordnungsproblemen führen können. Die Validierung der Verantwortlichen ist ebenfalls erforderlich, da Wrike die für den Import zuständige Person auffordert, Namen in der Datei Benutzern in der Wrike-Kontaktliste zuzuordnen. Jeder Benutzertyp außer Mitarbeitern, Mitwirkenden und Betrachtern kann einen Import durchführen, daher ist dies nicht nur eine Aufgabe der Administratoren.

Dokumentieren Sie alles, was nicht übertragen wurde, und entscheiden Sie, ob es neu erstellt, im Archiv aufbewahrt oder formell ausgeschlossen werden soll.

12. Schulen, parallel arbeiten und umstellen

Führen Sie eine kontrollierte Parallelphase mit einer repräsentativen Auswahl aktiver Arbeiten durch.

Bestätigen Sie während dieser Phase, dass Benutzer Arbeiten in Wrike erstellen, aktualisieren, darüber berichten und abschließen können, ohne auf den alten Smartsheet-Prozess angewiesen zu sein.

Legen Sie ein verbindliches Datum fest, ab dem neue Arbeiten in Wrike erfasst werden müssen.

Schränken Sie die Bearbeitung in Smartsheet ein, soweit es Ihr Zugriffsmodell zulässt, bewahren Sie die alten Inhalte jedoch als Archiv auf, anstatt sie sofort zu löschen.

Drittanbieterplattformen können möglicherweise ausgewählte Smartsheet-Zeilen und Wrike-Aufgaben während des Übergangs synchronisieren.

Beispielsweise wirbt Unito mit einer sofortigen bidirektionalen Synchronisierung, während Zapier auslöserbasierte Automatisierungen für Smartsheet und Wrike anbietet.

Diese Verbindungen können dabei helfen, ausgewählte laufende Arbeiten zu verwalten, ersetzen jedoch nicht die Notwendigkeit, Formeln, Berichte, Dashboards, Formulare, Automatisierungen und die Logik von Premium-Anwendungen neu zu erstellen.

Überwachen Sie nach der Umstellung fehlende Daten, doppelte Elemente, falsche Berechtigungen und Prozesse, die nicht zur neuen Wrike-Struktur passen.

Eine Parallelphase durchzuführen, ein Archiv aufzubewahren und ein verbindliches Umstellungsdatum festzulegen, sind Empfehlungen zur Verringerung von Migrationsrisiken und keine dokumentierten Anforderungen von Wrike.

Sie sind durch die Teile der Migration begründet, die eine manuelle Neuerstellung erfordern, sowie durch die Tatsache, dass der Excel-Import von Wrike bestehende Elemente nicht aktualisieren kann.

Wrike-Migrationscheckliste

Nachdem Sie nun den Migrationsfahrplan durchgearbeitet haben, verwenden Sie diese Checkliste, um sicherzustellen, dass vor dem Abschluss der Umstellung nichts Wichtiges übersehen wurde.

Planung

Stellen Sie sicher, dass Umfang, Zeitplanung und Verantwortlichkeiten der Migration klar festgelegt sind.

• Abonnementbedingungen und Kündigungsanforderungen von Smartsheet bestätigt
• Umstellungsdatum und Parallelphase festgelegt
• Für jeden Bereich eine für die Migration verantwortliche Person benannt
• Smartsheet-Ressourcen erfasst
• Aktive und nicht benötigte Ressourcen getrennt
• Formeln, Verweise, Anhänge und Kommentare dokumentiert
• Erforderlicher Wrike-Tarif bestätigt

Struktur und Zugriff

Überprüfen Sie, ob Wrike für die Aufnahme der Daten bereit ist und die richtigen Personen Zugriff erhalten.

• Wrike-Spaces erstellt
• Tabellen Projekten oder Ordnern zugeordnet
• Hierarchie von Aufgaben und Unteraufgaben festgelegt
• Workflows und Status konfiguriert
• Benutzerdefinierte Felder mit übereinstimmenden Namen und Typen erstellt
• Interne Benutzer eingerichtet
• Anforderungen für den externen Zugriff überprüft

Export und Vorbereitung

Bestätigen Sie, dass die Smartsheet-Daten exportiert, bereinigt und für den ausgewählten Importweg formatiert wurden.

• Aktive Tabellen exportiert
• Gantt-Zeitpläne bei Bedarf als MS Project XML exportiert, wenn der Zeitplan importiert werden soll
• Anhänge heruntergeladen oder gesichert
• Relevante Kommentare und Zusammenfassungen beibehalten
• Exportierte Dateien auf abgeflachte Daten geprüft
• Verbleibende Formeln entfernt
• Nicht unterstützte Spaltentypen konvertiert
• Hierarchie als durch Schrägstriche getrennte Pfade formatiert
• Ursprüngliche Smartsheet-Inhalte archiviert

Import und Wiederherstellung

Stellen Sie sicher, dass die Daten über den richtigen Weg übertragen und nicht unterstützte Konfigurationen wiederhergestellt wurden.

• Excel-Import für strukturierte Felder verwendet, sofern geeignet
• MS-Project-Import für zeitplanintensive Tabellen verwendet, sofern geeignet
• Alle CSV-Exporte vor dem Import in XLS oder XLSX konvertiert
• Aufgabenabhängigkeiten und Dauern in Wrike nach dem Import neu erstellt oder überprüft
• Excel-Importe innerhalb des Limits von 5.000 Aufgaben gehalten
• Limit für die fortlaufende Massenerstellung berücksichtigt
• Anfrageformulare neu erstellt und getestet
• Automatisierungsregeln neu erstellt und überprüft
• Baupläne erstellt
• Formellogik neu erstellt oder in ein anderes System verschoben
• Berichte und Dashboards neu erstellt

Tests und Umstellung

Überprüfen Sie vor der Inbetriebnahme, ob die migrierten Arbeitsabläufe für die Personen, die sie verwenden, wie erwartet funktionieren.

• Anzahl der Elemente abgeglichen
• Hierarchie von Projekten, Ordnern, Aufgaben und Unteraufgaben überprüft
• Namen, Werte und Typen benutzerdefinierter Felder überprüft
• Zuständige Personen korrekt zugeordnet
• Daten, Dauern und Abhängigkeiten überprüft
• Arbeitsabläufe und Status bestätigt
• Weiterleitung von Anfrageformularen getestet
• Automatisierungsszenarien getestet
• Berichte und Dashboards verglichen
• Interner und externer Zugriff getestet
• Fehlende oder ausgeschlossene Inhalte dokumentiert
• Team mit dem Arbeitsaufgabenmodell von Wrike vertraut gemacht
• Parallelbetrieb abgeschlossen
• Endgültige Umstellung kommuniziert

Nach der Einführung

Sobald Wrike in Betrieb ist, schließen Sie die verbleibenden Lücken und halten Sie das alte System nur dort verfügbar, wo es erforderlich ist.

• Bearbeitung in Smartsheet eingeschränkt
• Smartsheet-Archiv beibehalten
• Abnahme der Migration dokumentiert
• Fehlende Daten, Duplikate und Zugriffsprobleme überwacht
• Unnötige tabellenähnliche Behelfslösungen überprüft
• Kündigung von Smartsheet bei Bedarf abgeschlossen

So sieht eine erfolgreiche Migration von Smartsheet zu Wrike aus

Sobald Sie den Fahrplan und die Checkliste abgeschlossen haben, funktioniert die Migration, wenn Ihr Team seine tägliche Arbeit in Wrike verwalten kann, ohne zu Smartsheet zurückzukehren.

Projekte sind leicht zu finden, und Anfragen erstellen Arbeit am richtigen Ort. Importierte Felder ermöglichen zuverlässige Berichte, während Benutzer auf die benötigten Informationen zugreifen können. Zeitpläne enthalten die richtigen Daten und Abhängigkeiten, und die neu erstellten Automatisierungen und Baupläne funktionieren wie vorgesehen.

Smartsheet kann als Archiv verfügbar bleiben, aber neue Arbeit beginnt und wird nun in Wrike abgeschlossen. Wenn Ihr Team seine normale Arbeit erledigen und genaue Aktualisierungen bereitstellen kann, ohne zwei Systeme pflegen zu müssen, sind Sie gut aufgestellt.

Bewährte Methoden und zentrale Herausforderungen

Selbst wenn die Daten bereit sind, können einige Entscheidungen darüber bestimmen, wie reibungslos die Migration nach der Einführung funktioniert. Behalten Sie diese Vorgehensweisen und Risiken im Hinterkopf, während Sie den Fahrplan umsetzen.

Aktive Arbeit migrieren und den Rest archivieren

Jedes Smartsheet-Asset zu verschieben, führt zu mehr Wiederaufbau und Tests als nötig. Priorisieren Sie aktive Arbeit und bewahren Sie ältere oder selten genutzte Inhalte anschließend in einem kontrollierten Archiv auf, damit sie verfügbar bleiben, ohne Wrike unnötig komplex zu machen.

Struktur vor dem Import abschließen

Legen Sie fest, wie Tabellen Projekten oder Ordnern zugeordnet werden, und bereiten Sie Ihre benutzerdefinierten Felder vor, bevor Sie Daten verschieben. Das ist wichtig, da Wrikes Excel-Import neue Elemente erstellt, anstatt bestehende zu aktualisieren, wodurch strukturelle Fehler durch einen weiteren Import schwerer zu korrigieren sind.

Excel-Import sorgfältig vorbereiten

Wrikes Excel-Import übernimmt strukturierte Daten und benutzerdefinierte Felder, jedoch keine Abhängigkeiten oder Dauern. Planen Sie die Batches anhand des Limits von 5.000 Aufgaben und planen Sie Zeit ein, um den Zeitplan in Wrike neu zu erstellen, sobald die Aufgaben eingerichtet sind.

Planen, was neu erstellt werden muss

Smartsheet-Formeln bleiben nach dem Export nicht funktionsfähig, während Anhänge und Kommentare separat behandelt werden müssen. Auch Formulare, Automatisierungen, Dashboards und die Logik von Premium-Anwendungen sollten als Aufgaben für den Wiederaufbau eingeplant werden und nicht als Elemente gelten, die erwartungsgemäß mit den Daten übertragen werden.

Verantwortliche Person und Enddatum für die Umstellung festlegen

Weisen Sie eine verantwortliche Person zu, die jeden migrierten Bereich genehmigt, und legen Sie ein verbindliches Datum fest, ab dem neue Arbeit ausschließlich in Wrike begonnen wird. Schulen Sie die Benutzer im Modell von Wrike für Arbeitselemente und übergreifende Verschlagwortung, damit das Team die neue Struktur übernimmt, anstatt Smartsheet darin nachzubauen.

Abschließende Gedanken

Die Migration von Smartsheet ist nur ein Teil davon, zu verstehen, wie Wrike in die umfassenderen Arbeitsabläufe Ihres Teams passen könnte.

Für eine umfassendere Bewertung der Funktionen, Benutzerfreundlichkeit, Preise und Leistung in verschiedenen Anwendungsfällen lesen Sie unsere ausführliche Wrike-Bewertung oder beginnen Sie noch heute mit dem Import, indem Sie den besten Wrike-Tarif auswählen, der Ihren Anforderungen entspricht.

Bevor Sie sich zu einer vollständigen Umstellung entschließen, testen Sie die geplante Vorgehensweise anhand einer repräsentativen Tabelle und prüfen Sie, wie gut die Struktur für Ihr Team funktioniert.

Viel Erfolg bei der Migration.

Häufig gestellte Fragen

Was geschieht mit bereits laufender Arbeit?

\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eWrikes Standardimportoptionen sind einmalige Übertragungen und keine fortlaufende Synchronisierung. Schließen Sie die Arbeit in Smartsheet ab oder verschieben Sie sie während der Umstellung und setzen Sie ihren Zeitplan in Wrike zurück.\u003c/span\u003e

Verlieren wir unseren Smartsheet-Verlauf?

\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eTeilweise. Smartsheet exportiert Kommentare und Zusammenfassungen separat und schließt Anhänge aus. Bewahren Sie daher ein Archiv auf und verschieben Sie manuell alle Verlaufsdaten, die Sie noch benötigen.\u003c/span\u003e

Behalten unsere externen Mitarbeiter ihren Zugriff?

\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eNein, Smartsheet-Berechtigungen werden nicht automatisch übertragen. Weisen Sie den passenden Wrike-Benutzertyp zu und verwenden Sie Gastgutachter nur für Personen, die Dateien prüfen müssen, ohne auf den Arbeitsbereich zuzugreifen.\u003c/span\u003e

Wie lange dauert eine Migration von Smartsheet zu Wrike?

\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eKeiner der beiden Anbieter veröffentlicht einen standardmäßigen Zeitrahmen. Schätzen Sie die Dauer anhand Ihres Bestands und achten Sie besonders auf den Umfang der aktiven Inhalte und die Logik, die neu erstellt werden muss.\u003c/span\u003e

Gibt es in Wrike ein direktes Smartsheet-Importprogramm?

\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eNein. Smartsheet-Daten müssen zunächst exportiert und als eine von Wrike akzeptierte Datei vorbereitet werden. Das bedeutet eine Excel-Datei, die Wrikes Importanforderungen erfüllt, oder bei Zeitplänen ein aus Smartsheet als MS Project XML exportiertes Gantt-Diagramm. Wrikes Import akzeptiert keine CSV-Dateien.\u003c/span\u003e

Was geschieht mit unseren Smartsheet-Formeln?

\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eSmartsheet-Exporte bewahren keine funktionsfähigen Formeln, und Wrikes Excel-Import akzeptiert keine Formeln. Erstellen Sie die zugrunde liegende Logik als Wrike-Formelfeld neu oder führen Sie die Berechnung außerhalb der Plattform durch.\u003c/span\u003e