Leiden Ihre Projekte unter diesen Symptomen?

Wenn Sie ein magisches Unternehmen führen, das 90 % Auslastung bei abrechenbarer Zeit erreicht und nur profitable Projekte liefert, endet Ihr Projekt-Check an dieser Stelle.

Für alle anderen – wenn Überbedienung, Umsatzeinbußen oder unvorhersehbare Arbeitsbelastungen zu vertraut klingen, ist es Zeit, genauer hinzuschauen.

Am Ende dieses Artikels können Sie nicht nur die Symptome erkennen, sondern auch die Ursache diagnostizieren und das Problem beheben.

Symptom 1: Projekte laufen ständig über das Budget?

Typische Probleme:

• Sie können die Ist-Daten eines Projekts nicht in Echtzeit mit den kalkulierten Angeboten vergleichen
• Sie verfolgen den Projektfortschritt manuell, was zeitaufwändig ist und bei dem sich Fehler einschleichen
• Sie erkennen die Auswirkungen endloser Änderungen und Scope Creep oft erst, wenn es zu spät ist.

Diagnose

Oft liegt das Problem darin, dass verschiedene Apps zur Schätzung und Verfolgung der Projekte genutzt werden. Diese Systembrüche sorgen für Verzögerungen, führen zu veralteten oder ungenauen Erkenntnissen und verhindern Korrekturen, solange dies noch möglich wäre.

Ich habe das selbst erlebt. In einem früheren Job haben wir Budgets in einer Plattform erstellt, Stundenzettel (sporadisch) in einer anderen geführt, und dann versucht, die Budgets mithilfe einer Tabelle abzugleichen. Ein Albtraum. Wir arbeiteten quasi im Blindflug.

Symptom 2: Teams kämpfen mit unvorhersehbaren Arbeitslasten?

Typische Probleme:

• Sie haben keinen Echtzeit-Überblick darüber, wer woran arbeitet
• Die Ressourcenplanung ist oft ein Ratespiel, weil die Kapazität unklar ist
• Es ist eine mühsame Aufgabe, Ressourcen neuen Projekten oder sich ändernden Zeitplänen zuzuordnen.

Diagnose

Sie nutzen vermutlich voneinander getrennte Systeme für Ressourcenmanagement und Projektverfolgung. Dieser Bruch macht eine optimale Ressourcenverteilung schwierig, da Ihnen der Echtzeit-Blick auf die Teamkapazität fehlt.

Auch hier habe ich erlebt, dass Ressourcenverteilung ein völliges Chaos war – Projektanfragen und Ressourcenzuteilungen erfolgten ohne jegliche Transparenz bezüglich des verbleibenden Budgets. Die böse Überraschung folgt spätestens beim Blick auf den Gewinn – obwohl das Team völlig ausgebrannt ist.

Symptom 3: Dem Unternehmen entgehen Einnahmen durch nicht abgerechnete Arbeit?

Typische Probleme:

• Sie gleichen die Stundenzettel manuell mit den Projektdaten ab
• Es ist nicht immer klar, was schon abgerechnet und was noch offen ist
• Silos zwischen Projektumsetzung und Buchhaltung führen dazu, dass nicht alle Arbeiten pünktlich (oder überhaupt) in Rechnung gestellt werden.

Diagnose

Das Problem liegt wieder darin, dass Sie die Zeiterfassung in einem System machen, Ihre Projekte in einem anderen und die Abrechnung in einem dritten. Ohne Überblick gehen nicht abgerechnete Stunden verloren, was Ihr Unternehmen bares Geld kostet.

Mir fallen dazu zahlreiche Schreckensgeschichten meiner Kund:innen ein – etwa ein Kundenbetreuer, der vergessen hat, £20.000 bei einem mehrjährigen Projekt zu berechnen. In einem anderen Fall verließ sich das Unternehmen auf Vertriebsphasen, um den Rechnungsstatus zu verfolgen. Wenn Ihnen daran liegt, für Ihre Arbeit bezahlt zu werden, ist das nicht der richtige Weg.

Die Lösung – Raus aus den klassischen Projekttools

Auch wenn Ihre Symptome und Diagnosen unterschiedlich sein mögen, haben sie eine gemeinsame Ursache: isolierte Tools.

Im Durchschnitt nutzen Führungskräfte mehr als fünf verschiedene Tools, um ihre Projekte zu steuern. Aber wenn Sie Projekte an einem Ort kalkulieren, Ressourcen an einem anderen managen und woanders abrechnen, dann entsteht Folgendes:

• Sie verbringen viel Zeit mit manuellen Reportings – die Stunden und Tage, die Sie für das Sammeln von Daten aufwenden, fehlen für strategische Initiativen;
• Sie verlassen sich auf veraltete Erkenntnisse – sobald ein Tabellenbericht fertig ist, ist er bereits überholt und eine Einflussnahme auf das Ergebnis zu spät.

Ein Ansatz, den einige dienstleistungsbasierte Unternehmen wählen, ist das Verbinden einzelner Apps per API oder Tools wie Zapier. Aus meiner Sicht ist das jedoch nur eine vorübergehende – und unsichere – Lösung.

Ihr Workflow bleibt fragmentiert, wenn Sie jeweils nur einen Bruchteil der Probleme beseitigen – ganz abgesehen vom Arbeitsaufwand, dies überhaupt fehlerfrei einzurichten. Ihr Team wird weiterhin zwischen verschiedenen Tools wechseln. Und Sie haben immer noch keinen vollständigen Überblick über Projekte, Kunden, Leistungen oder Teamleistung – und sind weiterhin auf manuelle Berichte angewiesen.

Die beste Lösung für Unternehmen, die Zeit und Know-how verkaufen – also Agenturen, Beratungen, Kanzleien oder IT-Dienstleister – ist deshalb, ihre Softwarelandschaft weitestgehend mit Professional Services Automation (PSA) Software. zu konsolidieren.

Was ist das? Im Gegensatz zu vielen erstklassigen Projektmanagement-Tools, die sich auf bestimmte Teile des Projekt-Workflows spezialisieren, verbindet PSA-Software Ihre Budgets, Zeitpläne, Ressourcen, Ablieferung, Rechnungsstellung und Berichterstattung an einem Ort. So können Sie:

• im gesamten Unternehmen, Team, bei jedem Kunden oder Service in Echtzeit den finanziellen Kontext über jedes Projekt erhalten
• wichtige Kennzahlen in Echtzeit überwachen, wie etwa Ressourcenbedarf vs. Verfügbarkeit, fakturierbare Auslastung, Rentabilität und prognostizierten Umsatz
• datenbasierte Entscheidungen treffen, um das Wachstum Ihres Unternehmens zu unterstützen
• sich auf wertschöpfende Arbeit konzentrieren, anstatt Daten zusammenzutragen.

Den PSA-Softwaremarkt navigieren

Ich habe Scoros PSA-Software in meinem früheren Unternehmen eingeführt. Ausgehend von kaputten Prozessen, inkonsistenten Arbeitsweisen und Informationssilos erhielten wir vollständige Transparenz hinsichtlich Projektleistung, Kapazität und Rentabilität.

Wir kamen zwar von einer Legacy-PSA-Lösung, aber der Umstieg auf Scoro war ein Wendepunkt auf unserem Weg zu mehr Unternehmensreife.

Wie haben wir das richtige System gefunden?

Gemeinsam mit unserem Finanzdirektor habe ich zunächst eine Liste von Anforderungen in einer Tabelle erstellt und ein Flussdiagramm entwickelt, um zu verstehen, ob eine PSA-Lösung für unser Unternehmen sinnvoll wäre.

Zum Beispiel:

• Wir waren ein Unternehmen mit mehreren Gesellschaften, daher musste die Plattform ein Multi-Entity-Setup unterstützen, das Arbeiten und Berichten in mehreren Währungen ermöglichen und die Benutzeroberfläche in mehreren Sprachen lokalisiert sein.
• Wir wollten standardisierte Angebotsvorlagen, damit unser Team bei Angeboten einheitlich vorgeht und Angebote leicht ausgerollt werden können. Außerdem wünschten wir uns einen Genehmigungsprozess für Angebote, damit diese vor dem Versand an den Kunden intern freigegeben werden können.
• Wir wollten unsere Pipeline im System einsehen können, um jederzeit einen Überblick zu haben, wo sich jede Gelegenheit gerade befindet.
• Das System musste in der Lage sein, Bestellungen und Rechnungsstellungen abzuwickeln und musste sich mit Xero für die Buchhaltung und Expensify für das Ausgabenmanagement integrieren lassen.
• Nachdem wir zuvor ein Legacy-PSA mit einer schrecklichen Benutzererfahrung genutzt hatten, wollte ich sicherstellen, dass das neue System cloudbasiert ist, eine moderne Benutzeroberfläche hat, die mein Team gern nutzt, und dass viel Dynamik hinter dem Produkt steckt – etwa durch regelmäßige Feature-Updates.

Das ist nur ein Ausschnitt dessen, was auf meiner Anforderungsliste stand. Natürlich waren einige Punkte als „Nice-to-haves“ eingestuft, andere waren essenziell.

Danach habe ich Spalten für jedes der Systeme ergänzt, die auf der Shortlist standen. Kommen wir nun zur Vorauswahl und Qualifikation.

Systeme auswählen

Eines meiner Lieblings-Tools bei der Systemauswahl ist Crozdesk. Es ist eine Website, auf der man für jede Software-Kategorie – hier: Professional Services Automation – nachsehen kann, wie die Produkte abschneiden.

Gerade der Crozdesk Market Radar für diese Produktkategorie eignet sich hervorragend für Vergleiche und eine schnelle Vorauswahl (Tipp: Ich konzentriere mich gern auf die obere rechte Ecke – hohe Zufriedenheit und starke Marktpräsenz).

Quelle: Professional Services Automation (PSA) Marktstudie, Crozdesk

Was mir hier auffällt, schaue ich mir auf den jeweiligen Websites an und mache meine eigene schnelle Recherche.

Die aussichtsreichsten Tools trage ich als Spalten in meine Vergleichstabelle ein – dann folgen Demos, Q&A-Gespräche, Referenztelefonate und kostenlose Tests, um herauszufinden, ob sie meine Anforderungen erfüllen. In meiner Tabelle markiere ich dann, ob die Plattform die jeweiligen Anforderungen erfüllt.

Sind alle PSA-Systeme gleich aufgebaut?

Kurze Antwort: NEIN.

Ich wurde in der Vergangenheit bereits von einer veralteten PSA-Lösung enttäuscht. Sie konnte auf dem Papier alles, was wir brauchten, aber die Benutzererfahrung war derart schlecht, dass niemand im Unternehmen sie nutzen wollte. Es war ein Glücksfall, als der Anbieter das Produkt eingestellt hat und wir auf Scoro gestoßen sind.

So kategorisiere ich Projektmanagement- und PSA-Software – und das sind meine Gründe:

Enterprise-PSAs oder ERP (Enterprise Resource Planning) Plattformen	Altbewährte PSAs	Klassische Projektmanagement-Tools	Moderne Projektmanagement-Tools	Moderne PSAs
In diese Kategorie fällt zum Beispiel NetSuite. Diese Systeme sind nicht nur extrem teuer, sie benötigen häufig auch eigene Teams, die das System immer wieder anpassen, sobald es Änderungen gibt. Dazu kommt der Grad an Komplexität und eine Benutzererfahrung, die ich möglichst meiden würde.	Dazu zählen Tools wie Kantata, Screendragon, Synergist, Paprika, Certinia oder jedes Deltek-Produkt (Entschuldigung Deltek)! Haben Sie jemals eine Plattform gesehen und sich gedacht, sie sieht aus, als stamme sie aus den frühen 2000ern und sei dann nie weiterentwickelt worden? Ich habe mit so einem System gearbeitet und würde meinem Team das nie wieder zumuten. Während diese Tools durchaus leistungsfähig sein können, fehlen ihnen Benutzerfreundlichkeit und gutes Design – und für ein System, das das Team täglich viele Stunden nutzt? Für mich ein klares Nein.	Dazu gehören Apps wie Asana, Trello oder Basecamp. Über diese Tools kann ich mich nicht beschweren: Sie sind einfach zu erlernen und zu bedienen. Aber sie lösen das Problem unverbundener Tools nicht. Es sind keine PSA-Systeme, die Angebote, Ressourcenplanung, Projektverfolgung, Rechnungsstellung und Reporting unter einem Dach vereinen.	Zu dieser Kategorie zählen etwa Monday, Clickup und Teamwork. Ich sehe diese Lösungen als Werkzeugkästen, die es erlauben, fast alles zu bauen – aber sie sind keine PSA-Plattformen und nicht dafür gemacht, Projektfinanzen oder Rechnungsstellung abzubilden und zu steuern.	Schließlich kommen wir zu Systemen wie Scoro. Ich habe Scoro gewählt, weil es alles bot, was wir brauchten – von Multi-Entity-, Multi-Währungs- und End-to-End-Work-Management bis hin zu Integrationen mit Drittanbietersystemen, wenn nötig. Außerdem war es nach einer Altsystem-PSA ein echter Blickfang – und wurde monatlich mit neuen Funktionen aktualisiert.

Wie hat Scoro mein Unternehmen verändert?

Schauen Sie sich zunächst mein Fallstudienvideo unten an.

Und dann: Ich war von Scoro so begeistert, dass ich 2025 als Teil des Teams eingestiegen bin – ja, ich mochte die Plattform WIRKLICH so sehr!

Aber was waren ernsthaft meine größten Highlights? Hier nur ein paar Beispiele:

• Konsistentes Angebotswesen – Ich habe eine Bibliothek aus Angebotsvorlagen für unsere drei Unternehmen erstellt, sodass das Vertriebsteam schnell Angebote für Kunden zusammenstellen konnte – immer mit identischem Aufbau.
• Einfaches Zeiterfassen – Zeiterfassung bedeutet nicht mehr, einen Timer zu stellen oder mühsam Tabellen zu befüllen (obwohl beides weiterhin möglich ist!). Mit Scoro konnte unser Team Aufgaben einfach direkt im Kalender einem Projekt und Arbeitsschritt zuordnen, und fertig – Zeiterfassung erledigt. Wer seine Tasks vorgeschrieben bekam, musste nur noch „erledigt“ markieren – schon war die Zeit gebucht. So fand jeder eine Methode, die Zeit für sich zu erfassen. Keine Ausreden mehr!
• Vorbereitung auf Management-Meetings – Ganz ehrlich: Das war eins meiner Lieblingsfeatures. Meine Vorbereitung auf die zweiwöchentlichen Management-Meetings pro Unternehmenseinheit? Ich habe einfach vier Browser-Tabs geöffnet, fertig. Keine tagelange Pflege von Tabellen mehr. Und wir arbeiteten mit Live-Daten.
• Tiefe des Berichtswesens – Von Echtzeit-Überblick über Projektfortschritt und Gewinn, über Auslastung bis hin zu Umsatz- und Kapazitätsprognosen: In Scoro gibt es eine riesige Auswahl an Reports direkt ab Werk. Alles mit wenigen Klicks individualisierbar. Damit konnten wir wirklich eine datengetriebene Organisation werden – und eine, die nicht nur rückblickend analysiert, sondern proaktiv die Zukunft plant und anpasst.
• Eine einzige Quelle der Wahrheit – das "Betriebssystem" für unser Unternehmen – So habe ich Scoro wahrgenommen. Wir mussten keine Informationen mehr aus fünf verschiedenen Quellen oder Dutzenden Excel-Tabellen zusammensuchen. Die Wahrheit lag in Scoro.

Zusammengefasst hat Scoro unser Geschäft auf ein ganz neues Level gehoben. Unternehmensreife ist ein Thema, über das ich oft spreche, und ich habe sogar gerade ein Business-Maturity-Quiz dazu veröffentlicht.

Unten finden Sie die Kernfunktionen von Scoro. Wenn Sie bereit für das nächste Level sind, buchen Sie eine Demo oder testen Sie die Lösung mit einer kostenlosen Testversion. Schreiben Sie mir auch gerne auf LinkedIn, wenn Sie mehr über meine Erfahrungen wissen möchten.