Zeiterfassungssoftware für Berater: Das erfasst actiTIME über abrechenbare Stunden hinaus

By Arina Katrycheva on Jul 23, 2026

actiTIME ist eine Projektzeiterfassungssoftware, die Arbeitsstunden mit Projektergebnissen verknüpft. Teams erhalten so die nötige Transparenz, um Projekte termingerecht und im Rahmen des Budgets zu realisieren – statt Budgetüberschreitungen erst im Nachhinein festzustellen.

TABLE OF CONTENTS Berater jonglieren zu viele Aufgaben gleichzeitig, als dass eine Projektübersicht ausreichen würde Abrechenbar versus nicht abrechenbar: Diese Zahl bestimmt tatsächlich die Marge Was der Bericht "Geschätzte vs. tatsächliche Zeit" von actiTIME über Ihr nächstes Angebot verrät Festpreis und Aufwand benötigen unterschiedliche Kalkulationen, und actiTIME führt getrennte Budgets für beide Wenn actiTIME die Kundenrechnung erstellt, ist das Schwierigste bereits erledigt

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Dies ist ein gesponserter Inhalt von actiTIME. Erfahren Sie hier, wie wir Transparenz gewährleisten.

Beratungsfirmen führen Zeiterfassung offiziell aus einem Grund ein: bessere Rechnungen. Festpreisprojekte müssen im Rahmen bleiben. Bei Projekten nach Aufwand ist für den Kunden eine nachvollziehbare Dokumentation nötig – so oder so dreht sich alles um Abrechnungsgenauigkeit.

Das ist ein tatsächlicher Bedarf, aber selten das kostspieligste Problem. Das teure Problem ist die sogenannte Bench-Zeit. Ein Berater, der zwischen Einsätzen untätig ist, verursacht dem Unternehmen die gleichen Kosten, ganz egal, ob jemals eine einzige Rechnung fehlerhaft rausgeht. Die meisten Firmen können sagen, was sie im letzten Monat abgerechnet haben. Viel weniger können an einem beliebigen Dienstag sagen, wer überlastet ist und wo Kapazitäten ungenutzt herumliegen. Genau diese Lücke soll Zeiterfassung eigentlich schließen – wenn sie darauf ausgerichtet ist, diese Frage zu beantworten und sich nicht auf die Abrechnung beschränkt.

Berater führen zu viele parallele Aufgaben aus, als dass eine Projekt-Übersicht noch aussagekräftig wäre

Ein Produktteam verfolgt meistens einen Fahrplan. Ein Beratungsunternehmen hat unter Umständen sechs zeitgleiche Kunden, jeder mit eigenem Umfang, eigener Abrechnungsart und eigenen Termindruck. Die Zeit auf Projektebene zu tracken – oder schlimmer noch in einer gemeinsamen Tabelle – liefert einen Gesamtwert. Es zeigt aber nicht, welcher Kunde heimlich mehr Stunden verschlingt, als bezahlt werden, oder welcher Consultant diese Woche auf zwei Accounts doppelt gebucht ist.

Marco Monselesan, COO bei Nash Srl, beschrieb die Kosten mangelnder Transparenz ganz offen: Die Kontrolle von Projektstatus und Aufwand im Vergleich zum Budget war eine Herausforderung, aber „alle Teammitglieder richtig einzusetzen, Ausfallzeiten der Mitarbeiter zu vermeiden und ihre Aktivitäten projektübergreifend zu verfolgen“ war ein ganz anderes, separates Problem. Das sind nicht dieselben Probleme, auch wenn sie meist unter dem Oberpunkt „Zeiterfassung“ zusammengefasst werden.

actiTIME gliedert Arbeit in Kunde, dann Projekt, dann Aufgabe, sodass die Beraterstunden spezifisch genug zugeordnet werden, um beide Fragen beantworten zu können – nicht nur eine.

Abrechenbare versus nicht abrechenbare Stunden – diese Zahl entscheidet tatsächlich über die Marge

Erfasste Gesamtstunden zeigen, dass Aktivitäten stattgefunden haben. Sie sagen aber nichts darüber aus, ob diese auch abrechenbar waren. Für eine Beratungsfirma ist das Verhältnis beider Werte – die Auslastungsrate – näher an der eigentlichen Kennzahl als der gebuchte Umsatz. Denn ein Berater kann komplett ausgelastet sein und trotzdem eine Marge drücken, wenn zu viel Zeit für interne Tätigkeiten, unverrechnete Arbeiten oder Abschreibungen draufgeht.

actiTIME erfasst Zeit nach Arbeitsart, die als abrechenbar oder nicht gekennzeichnet werden kann, und bildet diese Unterscheidung in den Berichten Zeit- und Abrechnungsübersicht ab. Diese Aufteilung nach Person, Kunde oder Projekt zu sehen, macht aus „alle sind beschäftigt“ ein „die Hälfte der Stunden für Kunde X im letzten Monat war unbezahlte Mehraufwände“ – das ist ein ganz anderes Gespräch mit dem Kunden.

Was Ihnen der Bericht „Geschätzte vs. tatsächliche Zeit“ von actiTIME für Ihr nächstes Angebot sagt

Früher oder später wird jede Beratungsfirma gebeten, ein ähnliches Projekt wie bereits geliefert zu schätzen. Ob diese Schätzung standhält, hängt allein davon ab, ob es einen ehrlichen Nachweis gibt, wie das letzte Projekt tatsächlich lief – und nicht wie es ursprünglich angeboten wurde.

Der Bericht „Geschätzte vs. tatsächliche Zeit“ von actiTIME dokumentiert das automatisch – Aufgabe für Aufgabe. Ein Unternehmen, das seit einem Jahr detaillierte Aufgabenzeiten dokumentiert, erkennt reale Abweichungsmuster, bevor das nächste Angebot geschrieben wird. Eine Firma, die sich nur auf ein Tabellenblatt mit Projekt-Gesamtsummen verlässt, hat nichts als Erinnerungen, um die neue Schätzung zu prüfen. Die Projektmanagerin von DSS Consulting nannte genau diese Struktur als Grund für ihre vertrauenswürdigen Zahlen: „eine klare Kunden-Projekt-Aufgaben-Struktur und regelmäßig ausgefüllte Zeitprotokolle durch eine benutzerfreundliche Oberfläche“.

Festpreis- und Aufwandprojekte brauchen unterschiedliche Kalkulationen – actiTIME führt für beide separate Budgets

Ein Projekt nach Aufwand lebt und stirbt mit akkuraten, nachvollziehbaren Stunden. Ein Festpreisprojekt hängt davon ab, im Budget zu bleiben – unabhängig vom Zeitaufwand. Für beide mit ein- und demselben Zeitwert zu arbeiten, verfehlt die jeweils wesentlichen Anforderungen.

actiTIME verwaltet pro Projekt drei separate Budgetarten: Kosten (Mitarbeiteraufwand), Abrechnung (in Rechnung gestellter Betrag) und Zeit (zugewiesene vs. verbrauchte Stunden) – jeweils mit eigenem Fortschrittsbalken, der warnt, wenn ein Projekt „heiß“ läuft. Für Kunden nach Aufwand stehen das Abrechnungsbudget und die Rechnung im Fokus. Bei Festpreiskunden zählt das Zeitbudget mehr als jede Rechnung – denn ein Überschreiten bedeutet Kosten fürs Unternehmen, nicht für den Kunden.

Wenn actiTIME die Kundenrechnung erstellt, ist die eigentliche Arbeit schon getan

Die Genauigkeit der Abrechnung verschwindet bei diesem Ansatz nicht, sie muss nur nicht mehr direkt konstruiert werden. actiTIME erstellt Rechnungen direkt auf Basis der erfassten abrechenbaren Zeit und den für jede Arbeitsart festgelegten Abrechnungssätzen. Abrechnungsberichte können die Arbeitsnotizen zu jedem Zeiteintrag enthalten, sodass der Kunde nicht nur eine Zahl sieht, sondern auch erfährt, worauf sie sich bezieht. Dieses Maß an Detailgenauigkeit verringert in der Regel den Austausch zu einer Rechnung, ist aber ein Folgeeffekt guter, aufgabenbezogener Daten und kein Ergebnis davon, den Fokus zuerst auf die Rechnungsstellung zu legen.

Wenn sich das Gespräch einer Beratungsfirma zur Zeiterfassung immer wieder um das Thema „Wir brauchen bessere Rechnungen“ dreht, lohnt es sich zu fragen, was ein detaillierter, ehrlicher Nachweis der eigenen vergangenen Arbeit tatsächlich über Kapazität und Auslastung zeigen würde. Dort verbirgt sich in der Regel der größere Posten.

Sie benötigen keine neuen Daten, um das zu überprüfen – ein genauerer Blick darauf, wie granular Ihre aktuelle Aufgabenstruktur tatsächlich ist, genügt. Liegt sie näher an „Projektname“ als an „Aufgabe“, beginnt dort meist das Genauigkeitsproblem. Die actiTIME von actiTIME ist 30 Tage lang uneingeschränkt nutzbar, sodass Sie die Kunden-, Projekt- und Aufgabenstruktur mit Ihrer eigenen Arbeit ausprobieren können, bevor Sie sich für etwas entscheiden.