Die blinde Stelle bei der Projektzeiterfassung, die jeder Projektmanager hat – und wie actiTIME sie schließt

actiTIME ist eine Projektzeiterfassungssoftware, die Arbeitsstunden mit Projektergebnissen verknüpft und Teams die Transparenz bietet, die sie benötigen, um Projekte termingerecht und im Budget durchzuführen – statt Budgetüberschreitungen erst im Nachhinein zu entdecken.

Die wahren Kosten, Projekte ohne Zeittransparenz zu betreiben

Die meisten Projektmanager verlieren Projekte nicht mit einem großen Knall. Projekte entgleiten leise über sechs Wochen hinweg – durch ein paar Stunden, die nie erfasst wurden, eine Schätzung, die nie aktualisiert wurde, und eine Kapazitätsentscheidung, die aus dem Bauchgefühl statt auf Basis von Daten gefällt wurde. Wenn das Problem schließlich im Monatsabschlussbericht auftaucht, sind alle unkomplizierten Lösungen längst verstrichen. Das ist das eigentliche Problem, das Projektzeiterfassung lösen soll – und die meisten Tools schaffen das nicht. Sie erfassen die Stunden und hören dann auf. So zeigt sich diese Lücke im täglichen Projektgeschäft: 

Unkontrollierbare Änderungsschleifen. Ein Kunde bittet um eine kleine Änderung – und daraus werden vier Stunden. Auf drei Projekten passiert das in sechs Wochen. Ohne Arbeitszeitdaten, die direkt an den Leistungsumfang gekoppelt sind, wird die Marge dieser Projekte still und leise negativ. Und wenn schließlich jemand fragt, was schiefgelaufen ist, kann niemand auf den genauen Moment zeigen.

Budgetüberschreitungen, die erst im Nachhinein auffallen. Ein Projekt, für das 200 Stunden geplant waren, verschlingt 260. Die Nachricht kommt mit dem Monatsbericht – lange nachdem es noch leicht gewesen wäre, den Leistungsumfang neu zu verhandeln oder das Team umzustrukturieren. Alle sind sich einig, dass das nicht noch einmal passiert – und dann passiert es beim nächsten Mal wieder. 

Kapazitäten, die nur geschätzt werden können. Sie müssen am Montag ein neues Projektteam zusammenstellen und fragen herum: Alle sagen, sie hätten „irgendwie“ Kapazitäten frei. Aber niemand weiß es genau, weil keiner einen sauberen Überblick über die Auslastung seines Teams hat – und die neue Arbeit landet zusätzlich auf sowieso schon überfüllten To-do-Listen. 

Fehlende Abrechnung bei Kundenprojekten und Aufgaben, die intern ausufern. Für Agenturen und Beratungsunternehmen bedeutet jede nicht erfasste abrechenbare Stunde einen entgangenen Gewinn. Für interne Projektteams zeigt sich das gleiche Muster als schleichendes Abdriften von Prioritäten, weil niemand wirklich nachvollziehen kann, wohin die Stunden gegangen sind.

Dies sind weniger Tracking- als vielmehr Transparenzprobleme – und genau diese Lücke will actiTIME schließen. 

Wo actiTIME den Unterschied macht

Die meisten Zeiterfassungstools enden beim Timer. Sie erfassen, wer wie lange woran gearbeitet hat – den Rest muss ein Mutiger per Excel abbilden. actiTIME geht weiter: Jede Stunde wird mit Projektbudget, Abrechnungs- oder Kostenrate, Schätzung sowie einer Gewinn- und Verlustansicht verknüpft.

So verwandelt sich das Dashboard eines Projektmanagers von einem statischen Plan in eine Live-Ansicht des Arbeitsfortschritts. 

Budgets, die täglich aktualisiert werden – nicht erst zum Monatsende 

actiTIME unterstützt drei Budgetarten pro Projekt: Zeitbudgets, um geleistete Stunden mit der ursprünglichen Schätzung abzugleichen, Kostenbudgets, um interne Aufwände auf Basis der Stundensätze jedes Teammitglieds zu beobachten, sowie Abrechnungsbudgets, um abrechenbare Beträge mit einem Limit zu überwachen. Alle drei Budgets lassen sich auf Aufgaben-, Projekt- oder Kundenebene sowie nach festgelegten Zeiträumen oder als unbefristete Budgets einstellen. Benachrichtigungen warnen, wenn ein Projekt sein Limit erreicht, sodass der Projektmanager noch handeln kann, solange Zeit bleibt. 

Berichte, die die wirklich wichtigen PM-Fragen beantworten

actiTIME's Berichte sind fokussierter und nützlicher als die vieler Mitbewerber, denn sie orientieren sich an den Fragen, die sich ein Projektmanager an einem Dienstagnachmittag stellt – nicht an denen, die in einer Präsentation beeindrucken.

• Der Zeiterfassungsbericht zeigt, wie sich Arbeitsstunden in jedem gewählten Zeitraum auf Projekte und Aufgaben verteilen.
• Der Bericht „Geschätzt vs. Ist-Zeit“ stellt geplante Stunden dem tatsächlichen Aufwand gegenüber. So lässt sich z. B. klar erkennen, wenn ein Projekt schon 60 % der Stunden, aber erst 30 % der Arbeitsergebnisse erzielt hat.
• Der Mitarbeiterleistungsbericht macht sichtbar, wie jede Person ihre Zeit einbringt – so erkennt man beispielsweise, wenn ein:e Entwickler:in still und heimlich drei andere Teams unterstützt.
• Für abrechenbare Teams liefert der Gewinn- und Verlustbericht eine P&L-Übersicht nach Kunde, Projekt oder Aufgabe.
• Der Bericht zu Arbeitskosten sowie die Abrechnungsübersicht runden das finanzielle Bild ab. Vorlagen und Schnellzugriffe sorgen dafür, dass regelmäßig genutzte Berichte mit nur einem Klick verfügbar sind.

Abrechnung und Fakturierung passend zur erbrachten Leistung 

Gerade für Agenturen, Beratungen und Dienstleistungsteams mit Kundenbudget zahlt sich dieses Feature oft schon im ersten Monat aus. Arbeitsarten werden als abrechenbar oder nicht-abrechenbar markiert, was von Anfang an für klare Verhältnisse sorgt. Abrechnungssätze werden an die Arbeitsarten gekoppelt, sodass jede Stunde mit demselben Satz projektübergreifend abgerechnet wird. Kostenraten für die eigene Arbeit sind auf Nutzerebene hinterlegt und berücksichtigen Normalstunden, Überstunden und Abwesenheiten. So bekommt das Finanzteam die interne Kostenzahl, die es braucht – getrennt von der Abrechnungsseite. Rechnungen lassen sich automatisch aus den erfassten Zeiten und Sätzen generieren und ersetzen so den letzten manuellen Spreadsheet-Schritt, den viele Dienstleistungsfirmen noch nutzen. 

Kapazität und Abwesenheiten an einem Ort

PTO-Kontingente, Krankenstandsnachverfolgung, benutzerdefinierte Abwesenheitsarten, Ansammlungsregeln, Sperrtage und der Unternehmenskalendar befinden sich alle im selben System wie die Projektzeit. Dadurch spiegeln Kapazitätsansichten die tatsächliche Verfügbarkeit wider und nicht nur eine theoretische 40-Stunden-Woche. Einen Sprint zu planen, ohne die zwei Kollegen im Urlaub zu berücksichtigen, führt schnell zu Fehlplanungen. Die enge Verzahnung von Abwesenheiten und Projektzeit verhindert solche Versehen. 

Teams, die eine noch detailliertere Abwesenheitsverwaltung benötigen, können actiTIME mit actiPLANS kombinieren – dem Schwesterprodukt, das speziell für Urlaubsplanung, Genehmigungen von Abwesenheitsanträgen und unternehmensweite Anwesenheitsübersicht entwickelt wurde.

Warum Teams wirklich dabei bleiben

Das beste Zeiterfassungssystem der Welt scheitert, wenn das Team es nach einem Monat nicht mehr nutzt – und genau daran scheitern die meisten Zeiterfassungsprojekte still und leise. actiTIME ist darauf ausgelegt, die tägliche Eingabe so schnell und mühelos zu machen, dass sie nicht wie eine lästige Aufgabe empfunden wird. 

Das Wochenzeitenblatt ist als Raster gestaltet und nicht als Formular. Ein Teammitglied kann damit eine volle Woche in weniger als zwei Minuten erfassen. Teams, die lieber Start- und Endzeiten dokumentieren, können stattdessen die Kalenderansicht nutzen, und mit den mobilen Apps werden auch außerhalb des Büros geleistete Stunden erfasst. E-Mail-Erinnerungen erinnern rechtzeitig an die Abgabe, Genehmigungs-Workflows ermöglichen es einer Teamleitung, die eingetragene Zeit freizugeben, bevor diese in Berichte einfließt, und die Sperrung abgeschlossener Zeiträume sorgt dafür, dass die Daten verlässlich bleiben – so taugen sie als Grundlage für Abrechnungen oder Ressourcenentscheidungen. 

Für Teams, die Zeitdaten an andere Systeme weiterleiten möchten, bietet actiTIME eine QuickBooks Online-Integration für Lohnbuchhaltung und Rechnungsstellung, eine Zapier-Anbindung an mehr als 2.000 Apps sowie eine API für individuelle Berichte, Datensicherungen und tiefere Integrationen. Für Teams in regulierten Branchen oder 

mit strikten Anforderungen an die Datenspeicherung gibt es eine self-hosted version, die auf der eigenen Infrastruktur betrieben wird – mit voller Kontrolle über Backups und Updates – gegen eine einmalige Gebühr.

Diese Funktionen entscheiden letztlich, ob das Werkzeug auch nach sechs Monaten noch tatsächlich genutzt wird – und genau hier hapert es bei vielen Mitbewerbern. 

Was PMs zurückbekommen

Erfolgreiches Projektmanagement basiert auf Transparenz: Probleme frühzeitig erkennen, um darauf reagieren zu können, wissen, welche Arbeit tatsächlich profitabel ist, und für interne Teams: erkennen,

welche Arbeiten tatsächlich im Rahmen des Plans erbracht werden. Sind diese Antworten nur einen Klick entfernt, wird die Aufgabe des Projektmanagers proaktiver und die monatliche Budgetdiskussion entwickelt sich nicht mehr zum Streit über die Bedeutung der Zahlen. 

Genau dafür wurde actiTIME konzipiert – und liefert seit über zwanzig Jahren für Teams in mehr als 130 Ländern. Wenn Sie es in Ihren eigenen Projekten testen möchten, können Sie kostenlosen Test starten oder Demo buchen, wenn Sie zunächst eine Einführung wünschen.

Häufig gestellte Fragen

Ersetzt actiTIME mein Projektmanagement-Tool?

Für viele Teams kann es das. actiTIME bietet Aufgabenverteilung, Deadlines, Prioritäten, benutzerdefinierte Workflow-Status, eine Kanban-Ansicht und individuelle Felder – damit bietet es ausreichend Projektmanagement-Funktionalität für Teams, deren Arbeit sich um Aufgaben, Zeit, Budgets und Abrechnung dreht. Für Unternehmen, die bereits Jira, Asana oder ein ähnliches Tool nutzen, ist actiTIME dafür konzipiert, ergänzend und nicht ersetzend zu arbeiten. Es bringt die Ebenen Zeit, Kosten und Abrechnung mit, die diese Tools nicht abdecken, und sorgt durch Zapier- sowie API-Anbindungen für den Datenausgleich.

Wie schnell bekommen wir aussagekräftige Berichte?

Normalerweise etwa nach einer Woche. Das Anlegen von Kunden, Projekten, Aufgaben, Arbeitstypen und Stundensätzen dauert ein paar Stunden – und sobald das Team eine vollständige Woche erfasst hat, liefern der Arbeitszeitbericht und der Soll-ist-Vergleich Berichte, auf deren Basis eine Projektleitung agieren kann.

Kann actiTIME sowohl abrechenbare Kundenprojekte als auch interne Arbeiten abbilden?

Ja. Arbeitstypen können als abrechenbar oder nicht abrechenbar markiert werden, Stundensätze werden den Arbeitstypen zugeordnet, um eine konsistente Preisgestaltung bei Kundenprojekten zu ermöglichen, und in Berichten kann man die beiden Seiten separat auswerten. Die parallele Steuerung von Kundenaufträgen und internen Initiativen ist einer der wichtigsten Anwendungsfälle.

Was kostet actiTIME und gibt es eine Gratisversion?

actiTIME ist eine der günstigsten Lösungen auf dem Markt, wenn man Preis und Funktionsumfang abwägt. Die Online-Version startet bei $5 pro Nutzer pro Monat und die Self-Hosted-Version kostet einmalig $120 pro Nutzer; beide Varianten enthalten den vollen Funktionsumfang ohne Paketeinschränkungen – Sie zahlen also nicht erst für eine Einstiegsversion und schalten Budgets oder Berichtsfunktionen später frei. Es gibt außerdem eine dauerhafte kostenlose Version für Teams bis zu drei Nutzern, die immer kostenlos ist und keine Kreditkarte erfordert. Die Gratisversion ist bei manchen fortgeschrittenen Funktionen eingeschränkt, deckt aber alle grundlegenden Funktionen der Zeiterfassung und des Projektmanagements ab – ein wirklich nützliches Produkt für kleine Teams.

Wodurch unterscheidet sich actiTIME von anderen Zeiterfassungstools am Markt?

Die meisten Zeiterfassungslösungen fallen in eine von zwei Kategorien: Entweder sind es einfache Timer-Tools, die lediglich Arbeitszeiten erfassen und einen einzigen Standardbericht ausgeben, oder es sind Überwachungstools, bei denen im Mittelpunkt steht, was Mitarbeitende gerade tun, oft mit Screenshots und Aktivitätsverfolgung. actiTIME ist bewusst keines von beiden. Es orientiert sich an der Frage, die für Projektleitende wirklich zählt – nämlich nicht “haben alle ihre Stunden eingetragen”, sondern “was bedeuten diese Stunden für das Projekt, das Budget und das Ergebnis?” Die Funktionen spiegeln das wider: Budgets, Projektkosten, Schätzungen, Abrechnung und Gewinn- und Verlustberichte werden direkt zur Zeiterfassung ergänzt. Es geht nicht ums Überwachen der Mitarbeitenden, sondern darum, die Stunden als eigentlichen Wert fürs Projektergebnis zu nutzen.