Sådan planlægger du ressourcer til flere projekter: 6 eksperttips

1. Brug software til ressourcestyring

Under processen for ressourcestyring kan det være en hjælp at bruge software til at opstille tidsplanerne for alle projekter. Når du indtaster alle projektoplysninger (såsom opgaver og deres varighed) i softwaren, kan du generere en rapport, som du kan bruge til planlægning af ressourcekapacitet. Rapporter viser, hvor meget tid hvert teammedlem har booket til projektarbejde sammenlignet med, hvor meget tid der er ledig til andre projekter.

Hvis du har dette i én rapport eller på ét dashboard, kan det hjælpe dig med at se, om du har brug for at udføre yderligere ressourcestyring af projektet, omlægge leverancer eller tilknytte en freelancer eller en ressource fra et andet team for at hjælpe med at balancere arbejdsbelastningen.

Når du fastsætter kapaciteten i din software, bør du tage højde for ting som team- eller bureauorienterede møder, pauser, sygedage eller ferie samt medarbejdere med utraditionelle arbejdstider for at få de mest nøjagtige oplysninger fra din software.

En anden fordel ved at bruge software til projektprognoser er, at det kan hjælpe dig med at forudsige ressourcebehov. Den person, der har ansvaret for at booke nye projekter, kan se eventuelle huller i ressourceplanen eller perioder med behov og forhåbentlig udfylde dem, før de opstår i planen – så effektiviteten og den fakturerbare tid maksimeres.

Her er en kort liste over de bedste værktøjer til ressourcestyring, som kan hjælpe dig med ressourceoptimering:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Float.com — Bedst til ressourceallokering med økonomisk indsigt
2. 2. Saviom — Bedst til ressourceplanlægning og kapacitetsstyring
3. 3. Retain — Bedst til komplekse organisationer med flere afdelinger
4. 4. Productive — Bedste ressourceplanlægning og kapacitetsprognoser
5. 5. Scoro — Bedst til prognoser for teamets udnyttelse
6. 6. Kantata — Bedst til medarbejdercentreret ressourcestyring
7. 7. Runn — Bedst til planlægning af teamkapacitet i realtid
8. 8. Wrike — Bedst til skalerbarhed
9. 9. Teamhood — Bedst til kapacitetsplanlægning til en lav pris pr. bruger
10. 10. Resource Guru — Bedst til synlighed over ressourcer med varmekort

Hvis du driver projekter i din lille virksomhed eller på anden måde har et begrænset budget, kan du se denne liste over gratis software til ressourcestyring.

2. Prioritér projekter

Når du håndterer flere projekter, er det afgørende for din succes (og din fornuft), at du prioriterer. Forskellige projekter giver forskellige resultater, og de kan ikke alle være det vigtigste projekt for hvert teammedlem eller hver ressource. En prioriteret rækkefølge kan hjælpe dig med bedre at håndtere flaskehalse i projektressourcerne.

Et syvcifret projekt, der løber over et år, i et digitalt bureau kan for eksempel have prioritet over et ad hoc-projekt, der varer en måned. Hvis en bureauressource er dobbeltbooket, bør du lade vedkommende arbejde på det årelange projekt og undersøge, om en anden (eller en ekstern konsulent) kan overtage opgaverne på det mindre projekt. Hvis svaret er nej, er det værd at undersøge, om deadline for det mindre projekt kan ændres.

Bemærk: Denne samtale skal tages længe før deadline. Ikke en dag eller to før, eller endnu værre, på den dag hvor leverancen skal afleveres.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

3. Overvåg ressourceudnyttelsen

Planlægning og styring af projektressourcer er ikke en engangsaktivitet. Du skal følge op på det i realtid for at sikre, at projekterne skrider frem som forventet. Og hvis du har håndteret flere projekter, ved du, at det sjældent er tilfældet.

Nogle gange sker der ting. Kunden på projekt A har for eksempel brug for en ekstra uge til at gennemgå og godkende designene. Sponsoren for projekt B ønsker endnu en runde med koncepter. Designeren på projekt C fik influenza, og webudvikleren på projekt B måtte gennemgå et akut medicinsk indgreb i denne uge.

Hvis dette scenarie fik dig til at nikke voldsomt (eller til at frygte håndteringen af flere projekter), forstår du, hvorfor du er nødt til at overvåge disse ændringer og opdatere din software til ressourcestyring, efterhånden som tingene udvikler sig.

Du kan også prøve at opstille nogle scenarier for at sikre, at alle projekter er dækket ind og bevæger sig så smidigt fremad som muligt, efterhånden som tidsplanerne udvikler sig.

4. Hold øje med ukontrolleret udvidelse af projektomfanget

Ligesom tidsplaner kan udvikle sig, kan projektomfanget også ændre sig. Når du håndterer flere projekter, vil interessenter sandsynligvis bede om yderligere revisioner, nye funktioner eller, endnu værre, ændringer i hele projektets retning. Disse ændringer i projektomfanget kan også ændre projektplaner og de nødvendige ressourcer.

Hvis en interessent for eksempel beslutter at tilføje nogle ekstra sider på et website eller kreative aktiver ved afslutningen af designfasen, kan det være et større problem end blot at forlænge tidsplanen og tilføje timer. Din designer kan være booket på et andet projekt, og hvis vedkommende skal blive hængende for at arbejde på disse ekstra aktiver, vil det bringe tidsplanen for det projekt i fare. Dette er især vigtigt, hvis din designer tilfører specialiserede designkompetencer til dit projekt og ikke kan erstattes af en anden designer på dit team eller i din virksomhed.

For at løse planlægningskonflikten kræver det noget ressourcestyring inden for marketing. Overvej at udføre det ekstra designarbejde senere i tidsplanen, fortælle interessenten, at du ikke kan imødekomme anmodningen, eller hente en anden designer ind for at yde ekstra støtte.

En anden måde at håndtere dette problem på er at forudse det og proaktivt spørge ved projektets opstart, om interessenterne ser yderligere behov, som ikke er medtaget i projektplanen. Selv hvis det ekstra omfang (læs: ukontrolleret udvidelse af projektomfanget) ikke identificeres præcist, tænker alle i det mindste over det og er opmærksomme på det.

5. Planlæg i god tid til travle perioder

Okay, dette virker måske som et indlysende råd. Men i stedet for at fokusere på, at du skal planlægge i god tid til de travle perioder, så lad os fokusere på, hvordan du rent faktisk kan gøre det. Inden for projektledelse kender vi alle en version af citatet: »Når mennesket lægger planer, ler Gud«, men dette handler mere om at kontrollere det, vi kan, og have nogle beredskabsplaner.

Hvis du bemander flere projekter (som du ville gøre i et digitalt bureau eller et lignende miljø), bør du se på ressourcerne både på kort og lang sigt. 

Hvis du ved, at du får meget travlt enten sæsonmæssigt (for eksempel op til Black Friday) eller midlertidigt (du har tre store projekter, der starter i en bestemt periode), kan du begynde at planlægge dette tidligt. Det kan for eksempel indebære at ansætte flere medarbejdere, indlægge ekstra luft i tidsplanerne eller blokere perioden, så der ikke kan planlægges yderligere arbejde.

Hvis en travl periode opstår på kort sigt, og du ikke kan være proaktiv, så tænk på forebyggelse af udbrændthed. Overbelastning af ressourcer er en opskrift på udbrændthed, og du bør samarbejde med dit projektteam og din ledelse om at finde måder at forhindre, at det sker. Her er nogle måder at hjælpe teammedlemmer med udbrændthed, hvis de allerede oplever det.

Hvis du ser folk bruge alle deres timer på ét projekt eller arbejde en masse (godkendt) overtid for at nå projektmilepæle eller deadlines, kan du overveje at tilbyde restitutionstid, så de får en tiltrængt pause.

6. Bliv ved med at overvåge projektets fremdrift

Ud over at følge op med dine ressourcer skal du sørge for at holde øje med fremdriften i alle projekter, der er i gang, samt eventuelle nye projekter, der kan være på vej. 

Forsinkelser overalt i processen kan føre til yderligere flaskehalse i projektet eller teams, der har huller i deres tidsplaner. Ingen af delene er ideelle, når man forsøger at håndtere en række arbejdsstrømme, der kan mødes.

Hvis du ser, at et projekt i din projektportefølje af en eller anden grund bevæger sig væk fra den planlagte tidsplan, er det altid klogt at være proaktiv og forsøge at forstå, hvad der kan ske med den overordnede ressourcefordeling baseret på den måde, projektet skrider frem på (eller går i stå).

Værktøjer til planlægning af ressourcer

Her er nogle forskellige typer software, der er nyttige til kapacitetsplanlægning af arbejdsbelastning:

1. Software til ressourcestyring: Der findes i dag mange gode muligheder for software til ressourcestyring på markedet. Valget af den rette løsning til dine behov afhænger af teamets størrelse, den type projekter du leder, og dit budget.
2. Gantt-diagrammer: Ved at opstille projektplaner i en række Gantt-diagrammer kan du få en bedre forståelse af, hvornår dine travle perioder ligger, og se, om der er ledig tid i en persons tidsplan, som du kan udfylde. De giver et godt visuelt overblik og kan farvekodes, så de er nemme at bruge som reference.
3. Microsoft Excel og Google Sheets: Hvis du har mindre teams og mindre komplekse projekter, kan du bruge regneark til at administrere dine ressourcer. Hvis din projektstyringssoftware heller ikke er særlig god til ressourcestyring, og du ikke ønsker at tilføje endnu et værktøj til din teknologistak, kan et velkendt Excel-ark give dig de oplysninger, du har brug for, på en forholdsvis brugervenlig måde. Den største ulempe er, at det kan være mere kompliceret at vise og kortlægge afhængigheder, og at der ikke er samme funktionalitet til automatisk at vise problemer, som du ville finde i software, der er udviklet specifikt til styring af projektressourcer.

Almindelige udfordringer ved planlægning af ressourcer til flere projekter

Hvis du har ledet et projekt, ved du, at ressourcestyring ikke er det nemmeste. Og når du tilføjer flere projekter og en større ressourcepulje, kan styring af så komplekse projekter blive endnu mere udfordrende. 

Lad os se på nogle af de mest almindelige udfordringer ved planlægning af ressourcer til flere projekter samt nogle måder at overvinde dem på.

Sikring af, at de rette personer er tilgængelige til de rette projekter

Når du planlægger flere projekter, kan det være en udfordring at sikre, at de rette personer er tilgængelige på det rette tidspunkt til det rette projekt. 

Opstil alle projektplaner så tidligt som muligt, når du udarbejder din bemandingsplan. Målet er at finde en måde, hvorpå teamets udnyttelsesgrad kan holdes så stabil og fuld som muligt uden enten at overbelaste et teammedlem eller lade nogen sidde uden opgaver.

Ressourceudjævning, når du er overbelastet

Hvis du oplever, at du har igangværende projekter og har brug for at foretage ressourceudjævning eller belastningsafbalancering under projekterne, kan det være særligt udfordrende at sikre, at alle projekter får opfyldt deres behov med de rette ressourcer, hvis bestemte personer er overbookede. Teknikker til ressourceudjævning kan hjælpe med at få styr på dette.

Du kan begynde med at bruge dit værktøj til ressourceplanlægning til at udjævne tidsplanerne og derefter se, hvor hullerne er (dette kaldes analyse af ressourcemangler). Hvis du ikke kan udfylde hullerne med den ideelle ressource, bør du se efter det næstbedste alternativ. Det kan omfatte:

• At lade den ideelle person føre tilsyn med et nyere eller mere uerfarent teammedlem, så arbejdet kan udføres efter samme tidsplan
• At flytte nogle deadlines eller justere projektplanen, når det er muligt
• At hente midlertidig hjælp ind for at lette presset på dit kerneteam

Brug af gode beslutningsevner og teamarbejde

Som projektleder er det dit job at varetage dit projektteams behov, men der kan komme et tidspunkt, hvor du er nødt til at træffe den bedst mulige beslutning på grund af tidsmæssige forhold, budget eller begrænsninger i ressourcerne.

En af de sværeste dele af dette er at stole på din mavefornemmelse og træffe den bedst mulige beslutning ud fra de oplysninger, du har til rådighed.

Hvis du og dit team holder regelmæssige retrospektiver, enten efter hvert sprint eller ved projektets afslutning, får I tid til at reflektere over de beslutninger, I har truffet, og tale om, hvordan I måske ønsker at håndtere lignende situationer fremover.

Husk, at jo mere du gør dette, desto bedre bliver du til det.

En anden udfordring, der ofte opstår, er at arbejde sammen som et team. Selvom du måske ikke altid er enig med alle på projektteamet eller i den måde, de ønsker at gribe noget an på, er det vigtigt, at I arbejder sammen for at maksimere jeres effektivitet og færdiggøre projekter i fællesskab.

Håndtering af modstridende prioriteter

En anden meget almindelig udfordring ved planlægning af ressourcer til flere projekter er håndtering af modstridende prioriteter. Interessenterne i hvert projekt vil hævde, at deres projekt har højeste prioritet og skal udføres først.

Og selvom der er en kerne af sandhed i det (for dem), er din rolle at se på det større billede og prioritere ressourcer og arbejdet ud fra, hvordan det påvirker dit team og din organisation.

Det er dog lettere sagt end gjort. Når driftsdirektøren står lige foran dig og kræver, at deres initiativ flyttes øverst i bunken, bliver det ikke sjovt. Du bliver nødt til at sige fra og (roligt) forklare, hvorfor deres projekt er rart at have, mens en andens projekt er forretningskritisk.

Håndtering af stress for både projektlederen og projektteamet

Flere projekter og flere ressourcer kan medføre meget stress. Selvom det generelt kan være udfordrende at håndtere stress som projektleder, øger flere projekter og flere ressourcer presset.

Det er virkelig vigtigt at finde sunde måder at håndtere stress på for både dig selv og dit team. Hvis du ved, at du går ind i en travl periode med stort pres, så husk at holde pauser, planlægge gåture, spise sundt og overveje at lægge lidt planlagt fri ind for at lade op. 

Hvis intet af dette føles muligt, så træk vejret dybt og prøv at finde en måde at samarbejde med dit team på for at få det til at ske. Og husk, at det perfekte er det godes fjende, så bliv ved med at gøre dit bedste.

Hvis din organisation har en god HR-medarbejder, så tag en snak med vedkommende for at finde ud af, hvilke ressourcer der måske er tilgængelige for dig og dit team. Desuden kan brugen af et værktøj til styring af medarbejderressourcer hjælpe dig og dit team med bedre at fordele og håndtere menneskelige ressourcer.

Kom med for at få mere indsigt i ressourceplanlægning og håndtering af flere projekter

Vil du i kontakt med andre digitale projektledere for at dele ressourcer, projekthistorier og bedste praksis eller bare få luft? Bliv medlem af vores fællesskab og få adgang til over 100 skabeloner, eksempler og prøveeksempler, og kom i kontakt med hundredvis af andre digitale projektledere, hvoraf mange har stor erfaring med at planlægge ressourcer til flere projekter i vores Slack-fællesskab.