Sådan holder du et projekt på sporet: 7 vigtige strategier
Projektopfølgning er afgørende: Korrekt opfølgning på fremskridt hjælper projekter med at holde sig inden for budgettet, overholde tidsfrister og opfylde projektets omfang, hvilket igen gør det nemmere at rapportere fremskridt til interessenter.
De rette værktøjer til succes: Vælg en passende projektstyringssoftware til dit anvendelsesområde – den bør tilbyde instrumentpanelfunktionalitet til overvågning af målepunkter og hurtig identificering af problemer eller udfordringer.
Sig nej til udvidelse af projektets omfang: Definér tydeligt projektets omfang, og sørg for at få interessenternes accept på forhånd for at forhindre ukontrolleret udvidelse af projektets omfang, skabe enighed om projektets grænser og undgå projektfejl.
Sæt SMART-mål: Brug SMART-modellen til at fastsætte målbare og realistiske projektmål samt etablere tydelige målepunkter og tidsrammer for succes, så ansvarligheden sikres.
Uden en idé om, hvordan du holder dit projekt på rette spor, kan du hurtigt ende med at overskride budgettet, være bagud med tidsplanen og have leverancer, der ikke opfylder omfanget. For ikke at nævne, at det vil være vanskeligt at rapportere fremskridt til interessenter.
Det er afgørende at forstå, hvordan man holder styr på projekter, hvis man vil understøtte vellykkede leverancer til tiden. Her er mine bedste tips til projektstyring, så du kan holde dine projekter og dine teammedlemmer på vejen mod succes.
1. Brug de rigtige værktøjer til projektstyring
Det er ret vanskeligt at følge projektets fremskridt uden software. Den rigtige software til projektstyring og de rigtige apps tilbyder funktionalitet til:
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
- At følge fremskridt på dashboards. Se efter værktøjer til projektopfølgning med dashboardfunktionalitet. Når du kan oprette tilpassede dashboards, kan du se vigtige projektmålinger med et enkelt blik, så du kan implementere effektive projektstyringsmekanismer, overvåge KPI'er og hurtigt identificere, hvis tingene er ved at komme ud af kurs.
- At registrere tid til fakturering eller andre formål
- At håndtere internt teamsamarbejde og kommunikation
- At oprette visninger for interessenter, så de selv kan følge fremskridtene, når det passer dem (i stedet for at sende dig eller dit projektteam konstante e-mails eller informationsanmodninger)
Alt dette er meget vanskeligt at gøre manuelt. Husk, at et effektivt værktøj til projektstyring er et værktøj, der understøtter din metode (f.eks. agil eller vandfald).
Hvis du for eksempel primært arbejder med Kanban-tavler, kan Trello være en god løsning. monday-skabeloner, som videreudvikler idéen om et regneark, kan være mere passende til dit anvendelsesområde. Hvis dit team arbejder med billetstrukturer, kan noget som Asana eller et andet billetsystem til projektstyring være det rigtige valg.
2. Få klarhed over projektets omfang
Udvidelse af projektomfanget er en af de mest almindelige årsager til projektfejl. Forebyggelse gør en stor forskel i dette tilfælde, så undgå udvidelse af projektomfanget ved at:
- Definere projektet grundigt. Lav en liste over, hvad projektet skal og ikke skal gøre, og planlæg at holde dig til den.
- Kommunikere om omfanget. Sørg for, at alle involverede, herunder projektteamet, kender det definerede omfang og er enige i det. Vær gennemsigtig omkring dine projektplaner, og indhent så vidt muligt aftaler på skrift (f.eks. et svar på en e-mail).
- Være realistisk omkring potentielle resultater. Undgå at love for meget. Hvis du forpligter dig til urealistiske leverancer, baner du vejen for, at både du og dit team mislykkes.
- Bruge en RACI-matrix til at definere interessenter. Begræns dine interessenter og samarbejdspartnere til dem, der er ansvarlige, har beslutningsansvar, skal høres eller skal informeres.
3. Definér SMART-projektmål
Brug SMART-modellen til målsætning for at fastsætte projektmål, der realistisk kan nås gennem leverancerne. Samarbejd med dit team, fageksperter og interessenter for at overveje, hvad der ønskes, og hvad der er muligt.
Fastlæg specifikke KPI'er for projektet og målinger, så du kan måle projektets succes og vide, hvornår den er opnået.
4. Fastlæg realistiske milepæle
Fastlæg realistiske tidsfrister, tidsmæssige rammer og afleveringsdatoer for dit projekt. Den vigtigste afleveringsdato for dit projekt kommer sandsynligvis fra en ekstern kilde – for eksempel en ledende projektsponsor eller en kunde. De vil sandsynligvis også have indflydelse på de enkelte milepæle i projektet.
Når du har forstået de eksterne interessenters behov, kan du udfylde detaljerne i din projektoversigt med interne milepæle. Afhængigt af projektets kompleksitet kan det være nødvendigt at anvende metoder til håndtering af overlappende opgaver og tidsfrister (normalt forbundet med håndtering af flere projekter).
Du kan også bruge visuelle værktøjer og ressourcer såsom Gantt-diagrammer til at kortlægge de nødvendige opgaver for dit projekt. Det hjælper dig med at se den overordnede projekttidslinje og forstå afhængigheder – projektfejl kan nogle gange være resultatet af en misforståelse af, hvilket arbejde der skal udføres, før andet arbejde kan begynde.
Ved at kortlægge og planlægge afhængigheder på forhånd kan du bedre allokere projektressourcer på det rette tidspunkt til hver indsats.
5. Afhold regelmæssige opfølgninger
Regelmæssige statusmøder om projektet er et vigtigt trin i projektopfølgningen, og du bør også gøre brug af alle automatiserede kommunikationsfunktioner i den valgte projektstyringssoftware.
Drøft mødefrekvenser, og fastlæg tidsplaner for opfølgninger ved projektets begyndelse for at bevare overblikket over projektet.
Det er ikke altid produktivt at afholde et større opfølgningsmøde hver uge. Ved simple projekter sker der måske ikke så meget fra uge til uge. Andre interessenter ønsker måske regelmæssig bekræftelse af, at projektet følger planen. For dem kan et ugentligt kort statusopkald føles nødvendigt.
6. Brug tidsregistrering
Brug software til tidsregistrering til at holde øje med teammedlemmernes arbejdsbelastning og med, hvor meget tid der bruges på hver leverance. Det giver dig indblik i, hvordan dit team præsterer, og hvor tiden bliver brugt.
Det hjælper dig også med at følge projektets fremdrift og vurdere, hvor hurtigt budgettet bliver brugt, sammenlignet med hvor hurtigt projektplanen skrider frem. Med disse data kan du identificere ineffektivitet og justere planerne derefter.
Ud over produktivitet spiller tidsregistrering en afgørende rolle i tidsregistrering til risikostyring, fordi det hjælper dig med at opdage tidlige advarselstegn som overbelastede ressourcer eller ineffektiv opgaveudførelse, der kan påvirke tidsplaner, budgetter eller projektets samlede succes.
Bed projektteamets medlemmer om at registrere deres tid i softwaren. Tidsregistrering forbedrer ofte automatisk tidsstyringen, og den giver dig de data, du har brug for til at lægge bedre projektplaner for fremtidige projekter.
7. Planlæg risici på forhånd
Ved projektets begyndelse skal du oprette et risikoregister eller en RAID-log og dokumentere alle potentielle risici, der kan påvirke dit projekt, hvis de opstår. Hvis risikohåndteringerne er planlagt på forhånd, kan det forhindre, at dit projekt mislykkes, og sikre, at projektet lykkes.
Ordentlig projektopfølgning gør det muligt for dig hurtigt at genkende og reagere, når disse risici opstår. Du skal kunne forstå, hvornår dit projekt er i alvorlige problemer, og derefter tage de skridt, der er beskrevet i dit risikoregister, for at minimere eller undgå negative påvirkninger.
Værktøjer, der hører under kategorien visuel software til projektstyring, kan være særligt nyttige her. De synliggør advarsler som overskredne deadlines, forfaldne opgaver eller forsinkelser i tidsplanen gennem visuelle signaler og farvekodede advarsler, så du kan reagere på risici, før de eskalerer.
Hvad er det næste?
Vil du komme i kontakt med andre digitale projektledere for at dele ressourcer og bedste praksis? Bliv medlem af vores fællesskab og få adgang til over 100 skabeloner, eksempler og prøveeksempler, og kom i kontakt med hundredvis af andre digitale projektledere på Slack.
