Hvad er ressourcerisiko & hvordan håndterer man den effektivt
Håndtér risiko som en professionel: Ressourcerisiko skyldes mangel på tilstrækkelige eller korrekte ressourcer, ofte på grund af budgetbegrænsninger, mangel på talenter eller problemer i forsyningskæden. Proaktiv styring og kreative løsninger er afgørende for at mindske denne risiko.
Løsninger til begrænsede budgetter: Når du står over for budgetbegrænsninger, kan du overveje at forlænge projektets tidsplan, reducere omfanget eller levere mindre komplekse resultater for at gennemføre projektet uden at overskride budgettet eller gå på kompromis med funktionaliteten.
Lav realistiske estimater: Upræcise estimater kan medføre ressourcerisici. Forbedr dine estimater ved at tage højde for kompleksitet og uforudsete forhold, og afsæt tilstrækkelig tid og budget til at gennemføre projektet.
Som projektleder har du ikke altid kontrol over, hvilke ressourcer der er til rådighed. Det gør ressourcerisiko i et projekt til en reel udfordring.
Sådan håndterer du den proaktivt og reagerer selvsikkert, forbedrer dine evner inden for ressourcestyring og øger sandsynligheden for, at projektet bliver en succes.
Hvad er ressourcerisiko?
Ressourcerisiko er en specifik type projektrisiko, der opstår, når man ikke har nok ressourcer (eller de rigtige ressourcer) til at udføre projektarbejdet.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Ressourcerisiko kan skyldes, at der ikke er tilstrækkeligt budget, personale, specifikke kompetencer eller den rigtige software eller det rigtige udstyr til at udføre projektarbejdet. Årsagerne omfatter ændrede tidsplaner, mangel på kernekompetencer eller problemer i forsyningskæden.
Eksempler på ressourcerisiko
For bedre at kunne forberede dig på at håndtere ressourcerisiko og forbedre ressourceallokeringen (når tiden kommer) kan vi se på nogle eksempler fra det virkelige liv og på, hvordan du måske kan håndtere dem for at begrænse risikoen.
Mangel på ressourcer
De fleste projekter oplever begrænsninger i ressourcerne, medmindre du har et ubegrænset budget, ubegrænset tid, de bedste talenter og det nødvendige udstyr. Almindelige ressourcemangler skyldes budgetbegrænsninger, mangel på talenter eller utilstrækkelig tid på grund af overbooking eller forsinkelser i ansættelser.
Hvis du mangler budget, er du nødt til at tænke kreativt. Du kan måske forlænge din tidsplan (for at få de rigtige ressourcer på plads til at gennemføre projektet uden at pådrage dig overarbejde) eller levere et mindre komplekst produkt eller resultat (reducere omfanget), som stadig løser opgaven.
Hvis du for eksempel har et begrænset budget til et webudviklingsprojekt, kan du begynde med en skabelon og tilpasse den i stedet for at skabe et komplet, skræddersyet design. Denne tilgang hjælper dig med at levere et funktionelt produkt til en lavere pris.
Du kan også udarbejde beredskabsplaner eller have et specifikt beredskabsbudget, som du kan trække på i tilfælde af et underskud. Nogle bureauer anmoder om et beredskabsbudget på 10-20% for at dække potentielle overskridelser ud over de oprindelige estimater.
Uventet fravær
Uventet fravær opstår, når teammedlemmer tager fri med kort varsel på grund af sygdom, dødsfald eller udbrændthed. Det er svært at planlægge efter under de fleste omstændigheder.
Begræns risikoen ved at antage, at det vil ske, og indarbejde luft i dine projekttidsplaner for at undgå forsinkelser. En anden mulighed er at oprette et system (ved hjælp af software til ressourcestyring af medarbejdere), hvor teammedlemmer kan dække for hinanden, hvis nogen uventet er fraværende.
Unøjagtige estimater
Unøjagtige projektestimater kan føre til ressourcerisici, hvis du undervurderer den nødvendige arbejdskraft, tid eller det nødvendige budget. Hvis du for eksempel ved, at dit team normalt bruger 10 timer på at færdiggøre designet af en enkel hjemmesideforside, bør du tilføje et par timer til en mere kompleks side.
Når det gælder budgetestimering, kan du også løbe ind i risici, hvis din kunde eller andre interessenter tror, at projektet bør koste mindre, end det kommer til.
Lad os for eksempel sige, at du er blevet hyret til at bygge en hjemmeside for en konsulentvirksomhed. De har $100,000 til projektet, men du mener, at de mindst har brug for $125,000 for at undgå budgetoverskridelser, og du vil gerne prissætte projektet til $150,000 for at holde det inden for den forventede rentabilitet. I dette tilfælde kan du løbe en risiko, hvis du beslutter dig for at påtage dig projektet for $100,000 eller vurderer, at du kan gennemføre det med et mindre budget.
Overallokering
Overallokering opstår, når du har tildelt for mange ressourcer til ét projekt. Det kan føre til projektforsinkelser i andet arbejde, og det kan også medføre, at dine øvrige ressourcer ikke udnyttes tilstrækkeligt.
En af de bedste strategier til at begrænse dette er regelmæssig kapacitetsplanlægning. På den måde kan du se, om nogen på dit projekt har kapacitet til andet arbejde, og få dem til at arbejde på yderligere projekter samtidig. Der er dog en vigtig begrænsning: For meget skift mellem kontekster kan bringe den samlede projektgennemførelse i fare og føre til udbrændthed.
Kompetencegab
Manglende kompetencer udgør en potentiel risiko; vurder teamets kompetencer, og markér eventuelle mangler, der kan påvirke projektets resultater.
Hvis man for eksempel leder et softwareudviklingsprojekt uden en ekspert i brugeroplevelse, kan det føre til en mindre optimal brugeroplevelse, når applikationen lanceres.
Når du igangsætter et nyt projekt, skal du opstille ressourcekravene, før du foretager ressourceplanlægning eller allokerer ressourcer, så du er sikker på, at du ved, hvad der er nødvendigt, og markér eventuelle mangler, når alle ressourcer er blevet tildelt.
Konflikter
Planlægningskonflikter kan udgøre en ressourcerisiko, hvis du ikke opdager dem tidligt. Når du planlægger projektmilepæle, skal du notere, hvis et projektteammedlem har flere milepæle i den samme uge eller på den samme dag.
Hvis Projekt A for eksempel har en kundepræsentation om 2 uger, og din designer både er involveret i at forberede præsentationen og har mange rettelser, der skal være færdige samme dag til Kunde B's redesign af webstedet, kan du se, om du kan flytte en af opgaverne, så vedkommende har tid nok til at fokusere på de aktuelle opgaver.
Hvis deadlines ikke kan flyttes, kan du få en anden designer til at hjælpe med redigeringerne eller støtte projektet på andre måder. Det opfylder ikke kun kundens behov, men hjælper også designeren med at udvikle værdifulde færdigheder inden for kreativ retning til sin karriere.
Afhængigheder
Håndtering af afhængigheder er også en vigtig del af styringen af ressourcerisici. For at forstå, hvor dine afhængigheder er (og hvilke risici der er forbundet med dem), skal du udføre kortlægning af afhængigheder som en del af din projektplanlægningsproces.
Hvis en afhængig opgave trækker ud, kan det bringe hele projektets tidsplan i fare. Et forsinket køb af et webstedsdomæne kan for eksempel føre til panik under lanceringen af webstedet. Det kan være særligt katastrofalt, hvis det valgte navn allerede er blevet købt af en anden.
Et andet almindeligt eksempel med flere eksterne faktorer er design og udvikling. Hvis din kunde eller interessent er for lang tid om at godkende de endelige designs før udviklingen, vil én af to ting ske.
Projektet kan gå glip af lanceringen eller kræve en presset tidsplan, hvilket øger risikoen for fejl i udviklingen. Sørg derfor for, at din kunde eller interessent forstår denne risiko, når du indhenter feedback på designet.
Sådan mindsker du ressourcerisici
Det bedste råd, jeg kan give til at mindske ressourcerisici, er at identificere dem proaktivt. Det kan være lettere sagt end gjort, men jo flere projekter du leder, desto oftere vil du se de samme risici igen og igen. Det kan hjælpe dig med at planlægge proaktivt og forhindre, at de bringer dit projekt i fare.
1. Identificér potentielle ressourcemangler
Når du starter nye projekter eller initiativer, skal du identificere potentielle ressourcemangler, før du går i gang. Brug et prognoseværktøj til at udarbejde prototyper af dine potentielle projektplaner, så du kan se, hvor der findes ressourcemangler, og afhjælp derefter eventuelle mangler, før de opstår.
2. Planlæg kapacitet & arbejdsbelastning
Kapacitetsstyring og planlægning af arbejdsbelastning kan hjælpe dig med at være på forkant med ressourcerisici. Det svarer til at se dig omkring hjørnet, før du drejer til højre for rødt lys. Du kan se, hvad der kommer, og time dine bevægelser helt rigtigt.
Hvis du arbejder i et bureau eller på et projektorganiseret team, skal I mødes med jævne mellemrum for at gennemgå udnyttelsesgrader for ressourcer og se, hvem der har for få eller for mange opgaver, så risici kan mindskes i realtid.
Afhold disse møder regelmæssigt (dvs. ikke kun i begyndelsen af et nyt projekt). Det skyldes, at projektplaner og projektomfang kan ændre sig afhængigt af mange faktorer, hvilket kan føre til flaskehalse og ændrede ressourcebehov.
3. Hold teammedlemmer engagerede
At holde dine teammedlemmer engagerede gennem hele projektets livscyklus kan også hjælpe med at mindske ressourcerelaterede risici. Med et engageret team er der mindre sandsynlighed for, at du oplever uplanlagte fravær, underudnyttelse eller udbrændthed. Ressourcer med ledig tid kan finde yderligere måder at bidrage til projektet eller relaterede initiativer på.
Hvis du har svært ved at holde dit team engageret, kan du arrangere nogle teambuildingaktiviteter. Det kan være så enkelt som at afsætte tredive minutter til at spille et spil, tale om noget andet end arbejde (hvis du har et lille team) eller holde en kaffepause – alt dette fungerer både fysisk og virtuelt.
4. Gennemfør successionsplanlægning
Successionsplanlægning finder ikke sted ofte nok i de fleste organisationer. Det kan være utrolig forstyrrende, hvis nogen forlader organisationen under et projekt, især hvis vedkommende har kompetencer, der er svære at erstatte.
Som en del af din risikovurdering bør du se på dine projektressourcer og deres kompetencer for at afgøre, hvem du kan udvikle internt, så de kan opbygge de nødvendige kompetencer, hvis nogen skulle forlade organisationen. Du bør også se på, hvem du eventuelt har på din virtuelle bænk, hvis du finder et ressourcemangel.
Din organisations uddannelsesprogrammer bør tage højde for, hvordan du kan udvikle dine teammedlemmers kompetencer, så du kan hjælpe dem med at blive klar til fremtidige avancementer.
Denne form for kompetenceudvikling gavner alle – organisationen får ressourcerne til at erstatte dem, der er gået videre, og den enkelte får mere attraktive kompetencer, som kan hjælpe med at udvikle karrieren.
5. Begræns afhængigheder
Brug dine arbejdsgange og dit afhængighedskort til at finde alle de steder, hvor afhængigheder udgør risici. Hvis du ikke er sikker på, hvad du skal lede efter, kan du overveje steder, hvor en forsinkelse hos én person kan forsinke hele projektet.
Hvis du for eksempel skaber indhold til en messebod, som skal trykkes og sendes inden en bestemt dato, skal du sørge for, at den person, der skaber og godkender indholdet, kan færdiggøre sine dele til tiden. Mind alle involverede parter om vigtigheden af at holde tidsplanen. For at holde dig organiseret kan du bruge software til ressources planlægning til at koordinere afhængigheder relateret til menneskelige ressourcer eller udstyr.
Hvis delene ikke sendes til trykkeriet til tiden, vil de ikke være færdige i tide til afsendelsesdatoen, og i sidste ende vil de ikke blive distribueret på messens område.
6. Overvåg udnyttelsen
Selvom vi allerede har talt om ressourceudnyttelse, ville det være forkert ikke at minde dig om, at dette ikke er en aktivitet, man kun udfører én gang. Hyppig overvågning af udnyttelsen og justeringer efter behov kan hjælpe med at holde bemandingsniveauerne optimale.
Hvis personer er overbookede eller underudnyttede, skal du identificere årsagen. Hvis udvikler A for eksempel arbejder hurtigere end udvikler B, men begge har den samme arbejdsbyrde, kan udvikler A opleve perioder uden arbejde, mens udvikler B har svært ved at følge med og arbejder over.
7. Planlæg beredskabsløsninger
Et sidste ord om begrænsning af ressourcerisici handler om beredskabsplanlægning. Du kender alle de dårlige klichéer om de bedst lagte planer – hvorfor ikke udarbejde et par ekstra planer? På den måde har du nogle idéer til at forhindre, at en risiko, der kan afspore dit projekt, opstår. Det kan hjælpe med at mindske stress for alle involverede i projektet (inklusive dig)!
Værktøjer til håndtering af ressourcerisici
Du behøver ikke håndtere dine ressourcerisici alene! Ud over at samarbejde med dit team om risikobegrænsningsstrategier kan flere værktøjer til ressourceplanlægning hjælpe dig med denne opgave.
Den største fordel ved software til ressourceplanlægning er, at du kan bruge den til at oprette et afhængighedskort, der viser, hvor opgaver kan overlappe, eller forudsige, hvordan dine ressourcer bliver (eller vil blive) udnyttet over tid.
Når det kommer til at vælge det rette værktøj til ressourcestyring til dine projekter, er her nogle af de bedste muligheder:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Hvis du arbejder i en mere specialiseret branche, passer software til lagerressourcestyring eller software til styring af kunderessourcer måske bedre til dine behov.
Tilmeld dig for at få flere indsigter i ressourcestyring
Hvis du har brug for mere støtte, når det gælder ressourcestyring og risikostyring, kan du blive medlem af vores fællesskab. Fra webinarer og skabeloner til daglige samtaler med andre erfarne projektledere har vi alt, hvad du har brug for til at udvikle dig i din rolle og din karriere!
