6 måder, ressourcehåndtering er anderledes for fjernteams
Har du nogensinde prøvet at gennemføre et projekt med et utilstrækkeligt budget, for få medarbejdere, manglende værktøjer eller utilstrækkelige kritiske kompetencer? Hvis du nikker genkendende eller tænker på det ene projekt (du ved, hvilket jeg mener), der var ekstra udfordrende, fordi det ikke var bemandet korrekt, så er denne artikel noget for dig!
Det er en udfordring at gennemføre et projekt uden de rette ressourcer, men at gennemføre et projekt uden de rette ressourcer OG samtidig have teammedlemmer, der er spredt over hele landet eller verden, er en endnu større udfordring. Så lad os tage fat på begge udfordringer i én artikel.
Hvad er ressourcestyring?
I forbindelse med projektledelse handler ressourcestyringsprocessen om at sikre, at du har de rette medarbejdere, materialer og penge nok (læs: budget) til at gennemføre det projekt, du har fået ansvaret for at levere.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Når det gælder ressourcestyring i bureauer, begynder det ofte med budgettet. Før arbejdsomfanget godkendes, bør du samarbejde med den, der står for forretningsudviklingen i din organisation, for at sikre, at estimaterne er nøjagtige, så virksomheden kan fakturere kunden nok til at dække omkostningerne ved at gennemføre projektet (arbejdskraft, værktøjer/ressourcer, faste omkostninger osv.). Få mere at vide om kreativ ressourcestyring her.
Før opstartsmødet og under projektplanlægningen samarbejder du med ledelsen for at afgøre, hvem på teamet der skal arbejde på projektet, og hvilke værktøjer eller softwarelicenser de får brug for.
Under projektet kan det være nødvendigt at koordinere med teammedlemmer eller andre projektledere (eller din organisations ressourcechef) for at sikre, at der ikke er planlægningskonflikter, og at alle har klare forventninger til, hvilket arbejde der skal udføres, og hvornår det skal ske. Det er også vigtigt at finde ud af, om visse projekter har højere prioritet end andre, og afgøre, hvordan det kan påvirke dine tidsplaner.
Når du arbejder på et projekt som intern projektleder, eller hvis du har fået ansvaret for et internt projekt, hvor du ikke fakturerer kunder, kan det se lidt anderledes ud. Du begynder måske ganske enkelt med at samle dit projektteam for at afgøre, hvad hver person skal gøre, hvordan de skal gøre det, og om teamet har brug for andre værktøjer eller ressourcer for at kunne gennemføre projektet inden for den nødvendige tidsramme.
Dit teams sammensætning kan blive fastlagt af forskellige afdelingschefer, især hvis projektet er en tværfunktionel teamindsats.
Sådan udfører du ressourcestyring på afstand
De grundlæggende principper for ressourcestyring på afstand er ikke meget anderledes end på kontoret, men nuancerne gør det mere komplekst.
Det er her, at det kan have stor betydning at skabe en virksomhedskultur, der prioriterer fleksible arbejdsordninger. Det er værd at arbejde for nogle af disse politikker og praksisser inden for dit indflydelsesområde:
- Når du leder fjernteams eller selv arbejder hjemmefra, kan kommunikations- og samarbejdsprotokoller nogle gange være nødt til at ændre sig. For eksempel kan proaktiv kommunikation med fjernmedarbejdere om tidsplaner og bemandingsopgaver bidrage til at skabe en virksomhedskultur, der giver mulighed for fleksible arbejdsordninger.
- Du kan få brug for at overveje nogle arbejdsrelaterede politikker, der gælder for hele organisationen, for at sikre fair og konsekvent bemanding i fjernarbejdsmiljøer. Det omfatter politikker for onboarding og resultatstyring (uden mikrostyring).
- Når du styrer økonomiske ressourcer, vil du måske opleve, at en mindre del af dit budget går til fysiske arbejdsområder og mere til samarbejdsværktøjer, såsom videokonferencesoftware.
6 overvejelser ved styring af ressourcer på afstand
1. Hvordan samarbejdstid på afstand påvirker budgettet
Der kan være yderligere (eller anderledes) budgetmæssige overvejelser, når du arbejder med fjernmedarbejdere.
At have tilstrækkelig tid til god kommunikation og regelmæssige opfølgninger har høj prioritet i et miljø med fjernarbejde. Sørg for, at du ikke sparer på kommunikation og samarbejde for at spare nogle timer eller dollars–det kan ende med at give bagslag, når folk mangler vigtige opdateringer, eller leverancer skal omarbejdes, fordi nogen ikke var orienteret.
Da fakturerbare timepriser kan få møder til at føles dyre, skal du sikre dig, at du budgetterer med mødetid i dine estimater. Det kan give mening at holde nogle hyppigere møder i begyndelsen af et nyt projekt for at få kommunikationen mellem teammedlemmerne til at fungere mere gnidningsfrit, men du skal passe på ikke at overdrive.
Et team på syv personer, hvor hvert medlem fakturerer 100 dollars i timen, betyder, at dit møde på én time kommer til at koste 700 dollars. Gang det med et projekt på seks måneder, og med ét møde om ugen ser du på 16.800 dollars af dit budget, der alene bruges på et ugentligt møde.
2. Hvilke materialer eller forsyninger er nødvendige for at fuldføre arbejdet (herunder hardware og software)
Det er naturligvis vigtigt at sikre, at du bruger et effektivt softwaresystem til ressourcestyring til at administrere dit arbejde (se vores anbefalinger af den bedste software til ressourcestyring og den bedste gratis software til ressourcestyring)
Men det er ikke alt, hvad du får brug for.
For at understøtte god kommunikation får du brug for at tilføje nogle samarbejdsværktøjer til din værktøjspakke. Nogle af de mest anvendte værktøjer omfatter Slack, Microsoft Teams og Zoom samt andre samarbejdsplatforme som Webex, men der kan være behov for yderligere værktøjer eller forsyninger for at hjælpe et distribueret team med at arbejde sig gennem et projekt. Det kan omfatte visuelle samarbejdsværktøjer som mindmapping eller software til whiteboards samt fysiske genstande som bærbare computere, ekstra skærme og højttalere.
For digitale projekter, der kører som apps på en telefon eller endda en kiosk, kan der være behov for specialiseret hardware og software til test og kvalitetssikring for at sikre, at det endelige produkt er perfekt. Disse elementer kan optage en betydelig del af budgettet, så det er afgørende at medregne disse behov, når du planlægger ressourcerne.
Når projektplanen udarbejdes, kan fjernteams have fordel af at bruge skabeloner, der er designet specifikt til at administrere deres arbejde og kommunikation. Det kan omfatte skabeloner til projektplaner og arbejdsgange, mødeagendaer og endda statusopdateringer, der bruges til at holde interessenter orienteret gennem hele projektet. Som projektleder vil du måske også gerne indregne disse behov på materialelisten.
3. Sådan planlægger du synkront og asynkront arbejde på tværs af forskellige tidszoner
Som projektleder bør du, når du starter et projekt og fordeler ressourcer og projektteammedlemmer, tage hensyn til tidszonerne for alle involverede og forsøge at få så mange overlappende arbejdstimer mellem teammedlemmerne som muligt. Du kan måske bede folk om at være lidt fleksible med deres arbejdstider for at give mere tid til samarbejde, når det er nødvendigt, men vær strategisk omkring det. Ingen ønsker at arbejde sent (i deres tidszone) fredag aften!
I projekter, hvor arbejdet gives videre fra et teammedlem til et andet, efterhånden som det bevæger sig gennem en proces, kan tidszoner være mindre vigtige. Når teammedlemmer derimod har brug for at samarbejde i realtid, som når to udviklere deltager i en parprogrammeringssession, skal de bevidst koordinere for at planlægge tilstrækkelig samarbejdstid i de overlappende arbejdstimer.
Disse samarbejdsbehov bør overvejes, når du planlægger et projekt og vælger dine ressourcer. Det kan også være en hjælp at bruge et projektstyringsværktøj til fjernteams til at planlægge dine arbejdsgange og fordele opgaver.
At bede din udvikler med base i New York om at stå supertidligt op for at imødekomme tidsplanen for udvikleren med base i Paris eller omvendt er en opskrift på udbrændthed eller i det mindste mindre balance mellem arbejdsliv og privatliv for mindst ét teammedlem.
4. De roller, der er nødvendige på teamet for at fuldføre projektet
Når du administrerer de ressourcer, der er nødvendige for projekter i fjernteams, skal du begynde med at gennemgå de roller og kompetencer, der kræves for at fuldføre arbejdet. Da du sandsynligvis arbejder med et fast budget og muligvis også andre projekter og prioriteter for dit bureau eller din virksomhed, bør du se på teammedlemmernes kapacitet, når du bemander nye projekter.
Nogle af de ting, du måske bør overveje, omfatter:
- Hvilke kompetencer kan hver person bidrage med?
- Hvor meget tid har denne person til rådighed (pr. dag, uge eller sprint)?
- Har dele af projektet brug for yderligere ressourcer eller specialiserede kompetencer?
- Er der tidszone-, kommunikations- eller sprogbarrierer, der skal tages højde for?
- Har kunden krav til, hvor teammedlemmerne er baseret?
- Hvad bliver arbejdstiden for dette projekt?
- Hvad sker der, hvis nogen forlader virksomheden eller teamet under dette projekt?
Software til ressourceplanlægning kan hjælpe med at effektivisere denne proces ved at give et klart overblik over teammedlemmernes kompetencer, tilgængelighed og tidszoner, mens du planlægger dit projekt. Dette er blot nogle få af de vigtigste fordele ved værktøjer til ressourceplanlægning.
5. Sådan håndteres medarbejderengagement
Selvom mange foretrækker den fleksibilitet, som fjernarbejde kan give, kan det være meget isolerende og føre til udbrændthed, hvis der ikke er muligheder for at samarbejde og være engageret sammen med andre. Når du planlægger projekter for fjernteams, skal dette derfor overvejes og planlægges, da det ikke vil ske af sig selv.
At afsætte tid til teambuildingaktiviteter under teammøder kan være en måde at styrke medarbejderengagementet på. Hvis du aldrig har gjort det før, eller hvis dine icebreakere begynder at føles forudsigelige, kan du prøve nogle virtuelle spil. Der findes mange korte onlinespil, som kan spilles med virtuelle teams, f.eks. et quizshow med Kahoot eller Minute to Win It. En anden god ting at gøre, når du leder fjernmedarbejdere, er at spørge dem, hvad de selv synes ville være engagerende, eller hvad de har brug for.
Det er god praksis for projektledere og ledere i organisationen løbende at tage en “temperaturmåling” af engagementet gennem hele projektet. Hvis du opdager, at noget er særligt udfordrende for dit team, bør I samarbejde om at løse problemerne. Omvendt bør du, hvis noget fungerer rigtig godt for teamet, overveje, hvordan det kan udnyttes i fremtidige projekter eller skaleres på tværs af virksomheden.
6. Hvad sker der, hvis der opstår problemer med arbejdsindsatsen?
At forberede sig på det værste, men forvente det bedste, kunne være en projektleders mantra. Når vi leder ressourcer på fjernprojekter, bør vi derfor gå ud fra, at alle har gode intentioner, møder fuldt op hver dag og udfører deres bedste arbejde. Men hvad sker der, når det ikke er tilfældet?
Det er ikke som på et kontor, hvor du kan tage teammedlemmer med ind i et afskærmet rum for at tale om problemer med arbejdsindsatsen, hvis de opstår. Så hvordan håndterer du dem under fjernprojekter?
Ledere af fjernteams bør bruge en-til-en-møder eller opfølgende samtaler via video til at drøfte problemer med arbejdsindsatsen eller udfordringer i teamet. Det kan omfatte medarbejdernes tilgængelighed i arbejdstiden, tidsstyring, kompetencehuller eller endda manglende kommunikation. Ved virkelig store problemer, såsom en overskredet deadline eller uenighed i teamet, bør der arrangeres et møde mellem alle involverede parter via videokonference eller fysisk, hvis alle kan mødes på en central lokation eller på et kontor.
Det er vigtigt at stoppe sladder og samtaler i bagkanaler og tage problemerne op direkte. Det hjælper med at opbygge tillid blandt medlemmerne af fjernteamet. Tag samtalerne direkte, og opsummer drøftelsen og de næste skridt skriftligt.
Fordelene ved god styring af ressourcer i fjernprojekter
At kunne lede projekter med globalt distribuerede teammedlemmer og andre ressourcer er en kompetence, der kræver øvelse. Med fordele, der spænder fra større fleksibilitet og bedre adgang til talenter til en bedre balance mellem arbejde og fritid, er det en kompetence, der er værd at udvikle som projektleder.
Hvis du vil lære mere om ledelse af medlemmer af fjernteams eller finde de rette værktøjer, har vi artikler om en række emner, der kan hjælpe. Hvis du vil have disse tips direkte i din indbakke, kan du tilmelde dig vores nyhedsbrev, så du altid er opdateret!
