Kortlægning af arbejdsgange: Proces og 3 bedste praksisser fra eksperter

Hvad er kortlægning af arbejdsgangsprocesser?

Kortlægning af arbejdsgangsprocesser repræsenterer visuelt, hvordan personer bevæger sig gennem deres arbejde i en organisation – det kaldes nogle gange kortlægning af forretningsprocesser. Men lad dig ikke vildlede af navnet; arbejdsgange og processer er meget forskellige.

Mens arbejdsgange fokuserer på rækkefølgen af opgaver inden for en specifik funktion, omfatter processer bredere aktiviteter fra start til slut. Kortlægning af arbejdsgangsprocesser hjælper med at tydeliggøre disse forskelle ved at illustrere både arbejdsgange på opgaveniveau og overordnede forretningsprocesser.

Det er som at udarbejde en plan, der illustrerer, hvordan hver opgave i arbejdsgangen forbindes med den næste. Det handler om at sikre, at alle tilpasser sig og forstår deres rolle i at holde driften effektiv og kunderne tilfredse.

Ved at kortlægge arbejdsgange kan du få et fugleperspektiv på, hvordan forskellige dele af din organisation hænger sammen, identificere områder med potentiale for optimering af arbejdsgange og sikre, at alt fungerer problemfrit, selv når der opstår problemer, som er uden for din kontrol.

Eksempel på en simpel arbejdsgang

Her er et simpelt eksempel på en arbejdsgang for indsendelse og refusion af medarbejderudgifter.

1. Indsendelse af udgifter: En medarbejder udfylder en udgiftsrapport med oplysninger om udgifter, der er afholdt i forbindelse med arbejdsaktiviteter.
2. Gennemgang og godkendelse: Medarbejderens leder gennemgår udgiften for at sikre, at den overholder politikker og budgetter. Hvis alt er i orden, godkender lederen udgiften til refusion.
3. Regnskabsmæssig kontrol: De godkendte udgifter videresendes til regnskabsafdelingen. Revisorerne kontrollerer deres nøjagtighed og sikrer, at de stemmer overens med budgetbevillingerne.
4. Betalingsbehandling: Når udgifterne er kontrolleret, behandler regnskabsafdelingen refusionsbetalingen til medarbejderen.
5. Bogføring: Der opretholdes en registrering af refusionstransaktionen til brug for revision og rapportering.

Fordele ved kortlægning af arbejdsgange

Lad os se nærmere på fordelene ved kortlægning af arbejdsgange:

1. Etablerer bedste praksis: Ved klart at definere, hvad der fungerer bedst for din virksomhed, og fordele ansvarsområder sikrer kortlægning af arbejdsgange, at kunder og medarbejdere får en ensartet og pålidelig oplevelse.
2. Understøtter operationel ekspertise: Kortlægning af arbejdsgange gør det muligt for organisationer at identificere ineffektivitet og strømline arbejdsgange, hvilket forbedrer teammedlemmernes produktivitet.
3. Fremmer digitalisering af virksomheden: Du vil kunne identificere områder, hvor manuelle opgaver kan automatiseres, hvilket øger effektiviteten af arbejdsgangene og omkostningsbesparelserne. Det giver en køreplan for digitalisering af dine arbejdsgange og fremhæver muligheder for innovation og teknologisk integration af arbejdsgange.
4. Forenkler introduktionen: Veldokumenterede processer strømliner introduktionen af nye medarbejdere eller kunder. De vil hurtigt kunne forstå deres roller og ansvarsområder og bidrage til teamet eller projektet med det samme.
5. Muliggør løbende forbedringer: Ved at bruge visuelle arbejdsgange kan du identificere områder med potentiale for forbedring og foretage trinvise ændringer over tid. Det fremmer en kultur med løbende procesforbedringer, som driver innovation og vækst i din organisation.

Typer af arbejdsgangskort

Der findes mange typer arbejdsgangsdiagrammer. Fra grundlæggende typer af flowdiagrammer til svømmebanediagrammer og endda Gantt-diagrammer til projektstyring giver hver type en unik måde at visualisere dine forretningsprocesser på. Her er nogle eksempler på proceskortlægning.

Et mindmap er et godt udgangspunkt for brainstorming, især når det gælder kreative arbejdsgange. Det giver dig mulighed for at kategorisere opgaver efter forretningsområde eller gruppe og kaldes også et kreativt eller ikke-lineært kort.

Flowdiagrammer er den mest anvendte kortlægningsteknik. De viser de enkelte trin i en arbejdsgangsproces til projektstyring i rækkefølge ved hjælp af definerede symboler til proceskortlægning (som i diagrammet nedenfor).

Svømmebanediagrammer opdeler flowdiagrammet i "svømmebaner", som hver repræsenterer en forskellig afdeling, rolle eller enhed, der er involveret i processen.

Dette diagram bruges til at tydeliggøre individuelle ansvarsområder og lette en effektiv overdragelse af ansvar.

Værdistrømskortlægning fokuserer på at identificere og eliminere ineffektivitet, så du kan forbedre produktiviteten og skabe større kundeværdi. De indeholder typisk yderligere oplysninger såsom cyklustid, gennemløbstid og procesmålinger.

Få mere at vide om typer af arbejdsgangsstyring her.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Proces for kortlægning af arbejdsgange

Sådan opretter du dine forretningsprocesser og arbejdsgange.

1. Identificer, hvad der skal kortlægges, og de involverede interessenter

Definer tydeligt omfanget af arbejdsgangskortet ved at identificere den nye proces, den nuværende proces eller det systemflow, du vil kortlægge. Forstå processens grænser og de specifikke mål, du vil opnå med øvelsen i planlægning af arbejdsgange.

Identificer de vigtigste interessenter, der er involveret i processen, herunder dem, der udfører trinnene, leverer input eller modtager output. Inddrag disse interessenter for at indsamle feedback og integrere deres indsigt i processen.

2. Vælg typen af arbejdsgangskort

Hvordan vælger du den rigtige type arbejdsgangskort? Overvej følgende:

• Vurder kompleksiteten af din proces. Er den enkel eller omfattende? 
• Fastslå det nødvendige detaljeringsniveau for at registrere hvert trin eller hver opgave nøjagtigt.
• Identificer den tilsigtede målgruppe for dit arbejdsgangskort – er det teammedlemmer, interessenter eller eksterne parter? Du kan tilpasse proceskortet til deres forståelsesniveau, hvilket er afgørende for effektiv kommunikation.
• Afklar de specifikke mål for din kortlægning af arbejdsgange. Har du til formål at strømline processer, forbedre samarbejdet eller identificere flaskehalse?

Tip

Jeg vil anbefale at anvende en iterativ tilgang til design af et arbejdsgangskort. Start med en grundlæggende repræsentation, og inkorporér derefter gradvist yderligere detaljer eller nuancer. Denne tilgang sikrer, at det endelige arbejdsgangskort nøjagtigt afspejler processen og tjener det tilsigtede formål.

 

Start for eksempel med et overordnet overblik over processen, og tilføj derefter flere detaljer ved hver iteration, så kortet forbliver nøjagtigt og nyttigt.

3. Angiv trin, deltrin, inddata og uddata

Brug dine valgte softwareværktøjer til dette trin for at reducere manuelt arbejde. Værktøjerne gør det meget lettere at justere og flytte elementer rundt for at kortlægge relationer og ansvar.

1. Angiv trinene på højt niveau: Dette er de vigtigste aktiviteter eller milepæle, der skal gennemføres for at opnå det ønskede resultat. For eksempel Opdagelse, Udarbejdelse af proces, Gennemgang og tilbagemelding, Dokumentation samt Uddannelse og udrulning
2. Opdel trinene i deltrin: Opdel hvert trin i mindre og mere detaljerede deltrin. Fortsæt med at opdele processen, indtil du når et detaljeringsniveau, der er håndterbart og handlingsanvisende. For eksempel:
   1. Opdagelse
      1. Interview
      2. Identifikation af interessenter
      3. Gennemgang af dokumenter
      4. Analyse af markedstendenser
      5. osv.
   2. Udarbejdelse af proces
      1. Vælg værktøj
      2. Vælg type af procesdiagram
      3. Kortlæg den indledende proces
      4. Fremhæv mangler, risici og manglende roller
      5. osv.
   3. Gennemgang og tilbagemelding
      1. Send til interessenter til gennemgang
      2. Dokumentér tilbagemeldinger
      3. Indarbejd opdateringer i det indledende proceskort
      4. osv.
3. Identificér og dokumentér inddata og uddata: Identificér de inddata, der kræves for at udføre opgaven, samt de uddata, der produceres for hvert trin og deltrin. 
   • Inddata er de ressourcer, oplysninger eller materialer, der er nødvendige for at gennemføre trinnet.
   • Uddata er de resultater eller leverancer, der genereres af trinnet. 
   • Dokumentér de inddata og uddata, der er knyttet til hvert trin og deltrin. Vær specifik med hensyn til inddataenes og uddataenes karakter, og hvordan de anvendes eller produceres i processen.
   • For eksempel: Dine inddata til interviewene vil være interviewspørgsmål samt interessenternes tidsplan og tilgængelighed. Uddataene vil være den indsigt, der indsamles fra interessenterne.

4. Sæt alt i rækkefølge, og opret kortet

Arrangér trinene og deltrinene i kronologisk rækkefølge i dit valgte værktøj til proceskortlægning, så processens tidsmæssige forløb følges. Brug pile eller forbindelseslinjer til at angive processens forløb fra ét trin til det næste, og lær hvordan man laver et procesdiagram, så du bruger de rigtige symboler til det. Derefter:

1. Kortlæg relationer, og tildel ansvarlige: Kortlæg relationerne mellem trin, deltrin, inddata og uddata samt deres ansvarlige. Brug forbindelseslinjer eller pile til at angive informations- eller materialestrømmen mellem forskellige proceselementer for at kortlægge afhængigheder i arbejdsgangen.
2. Overvej parallelle aktiviteter: Flere trin eller opgaver kan udføres parallelt. Identificér disse aktiviteter i processen, og repræsenter dem tilsvarende på arbejdsgangskortet. Brug forgrenede stier eller parallelle linjer til at angive parallelle aktiviteter.

3. Inkludér beslutningspunkter: Identificér beslutningspunkter, hvor forskellige veje eller resultater er mulige. Et beslutningsflowchart er særligt nyttigt her, da det hjælper med at visualisere hver betingelse og det tilsvarende resultat i en klar og logisk struktur.
4. Kortlæg input og output: Samarbejd med procesejere, deltagere og kunder i en brainstormingssession. Det giver dig mulighed for at indsamle og organisere deres idéer. Brug SIPOC-rammen (leverandører, input, processer, output og kunder) til at identificere de primære input og output, der er knyttet til hvert trin. Dokumentér disse input og output på proceskortet for arbejdsgangen for at skabe kontekst og klarhed.

5. Få feedback, og gentag

Gennemgå og validér kortets nøjagtighed og fuldstændighed, og foretag de nødvendige ændringer for at forbedre klarheden og effektiviteten.

1. Gennemgå og validér: Undersøg proceskortet grundigt for at sikre korrekt rækkefølge og logisk flow mellem trinnene. Validér det med interessenter eller fageksperter for at bekræfte nøjagtighed og fuldstændighed.
2. Gentag og forbedr: Gennemgå og opdatér løbende kortet, integrér feedback, og foretag revisioner.

Værktøjer til kortlægning af arbejdsgange

Der findes en række intuitive softwareplatforme til arbejdsgange, som giver dig mulighed for at visualisere hvert trin i arbejdsgangen, oprette detaljerede flowdiagrammer, der forbedrer produktiviteten, og øge den overordnede effektivitet.

Her er nogle elementer, du bør overveje, når du vælger software til arbejdsgangsdiagrammer, såsom Camunda eller et af alternativerne:

1. Integration med andre systemer
2. Tilpasning og fleksibilitet
3. Muligheder for dataanalyse og visualisering
4. Skalerbarhed og ydeevne

Du kan ofte finde værktøjer, der er specifikke for din branche, såsom software til arbejdsgange i byggebranchen.

Gratis værktøjsmuligheder

Disse værktøjer har normalt et gratis grundabonnement, hvis du lige er begyndt og ikke kan retfærdiggøre omkostningen ved en platform med alle funktioner.

1. Miro er en alsidig online tavleplatform, der understøtter oprettelse af arbejdsgangsdiagrammer samt andre typer diagrammer. Den tilbyder et værktøj til generering af AI-flowdiagrammer samt samarbejdsfunktioner som redigering i realtid, kommentering og integration med videokonferencer, der kan bruges ved arbejde med tværfunktionelle teams.
2. Lucidchart er en fleksibel software til flowdiagrammer, der giver brugerne mulighed for at oprette arbejdsgangskort. Den tilbyder et omfattende udvalg af former, skabeloner og samarbejdsfunktioner og integreres med Microsoft Office og Google Workspace. 
3. Google Drawings er et gratis webbaseret værktøj i Google Workspace-pakken. Selvom det muligvis tilbyder færre funktioner end dedikerede diagramværktøjer, kan det stadig oprette grundlæggende arbejdsgange ved hjælp af former, linjer og tekst.
4. Cacoo tilbyder et gratis abonnement med begrænsede funktioner, som giver brugerne mulighed for at oprette op til 6 diagrammer. Det har en brugervenlig grænseflade, forskellige former og skabeloner til proceskort samt samarbejdsværktøjer til teamprojekter.
5. Diagrams.net (tidligere draw.io) er et gratis diagramværktøj med åben kildekode, en brugervenlig grænseflade og en lang række funktioner, herunder kortlægning af arbejdsgange. Det kan bruges online eller offline og understøtter integration med forskellige cloudlagringsplatforme.

Eksperttip

Hvis du er et lille team, bør du kunne bruge et af værktøjerne fra en anden afdeling, som du allerede betaler for, eller vælge et gratis onlineværktøj til kortlægning. Mange har skabeloner og vigtige funktioner til oprettelse af kort eller tilbyder et gratis abonnement, som kan være tilstrækkeligt til en mindre virksomheds behov.

Software med åben kildekode til arbejdsgange er ofte endnu en omkostningseffektiv mulighed, der tilbyder effektiv funktionalitet og tilpasning til dine specifikke behov.

Betalte værktøjsmuligheder

Der er flere softwaremuligheder til arbejdsgangsdiagrammer til dig, hvis du har budgettet til det. Her er nogle få, som du måske vil undersøge:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Lucidchart — Bedst til samarbejdsbaserede diagrammer
2. 2. Miro — Bedst til branchespecifikke skabeloner til arbejdsgange
3. 3. Qntrl — Bedst til automatisering af forretningsprocesser
4. 4. FigJam — Bedst til over 300 indbyggede skabeloner
5. 5. Process Street — Bedst til træk-og-slip-diagrammer over arbejdsgange
6. 6. Visio — Bedst til organisationsvisualiseringer
7. 7. Camunda Platform — Bedst til processer med mennesker og systemer
8. 8. SmartDraw — Bedst til automatiseret diagramformatering
9. 9. Pneumatic Workflow — Bedst til at opbygge arbejdsgangsskabeloner
10. 10. ClickCharts — Bedst til alsidig diagramtegning

Værktøjsmuligheder med AI

AI forsvinder ikke, så hvorfor ikke tage det til dig og bruge det til at gøre din arbejdsgangskortlægning lettere og lade teknologien udføre analysearbejdet for dig?  

Vigtig bemærkning om AI-funktioner i værktøjer

Efter at have undersøgt og afprøvet forskellige arbejdsgangsværktøjer med AI-funktioner indså jeg, at de fleste værktøjer har begrænsninger. AI-funktionerne skal stadig gennemarbejdes og forbedres, før man udelukkende kan stole på dem, især hvis du bruger et værktøj, hvor AI kun udgør en mindre del af dets mere omfattende funktioner.

1. Flowster forenkler styringen af forretningsprocesser ved hjælp af AI. Det bruger innovativ teknologi til at finde problemer og forbedre dine arbejdsgange. AI kontrollerer dine arbejdsgange og opretter kort for dig, så du sparer tid og manuelt arbejde.
2. Decisions—Workflow Manager giver dig mulighed for at integrere AI i din organisations arbejdsgang. Det resulterer i automatisering af driften og øget effektivitet. Med platformens funktion til regelstyring kan du kodificere din forretningslogik og automatisere beslutninger. Funktionen til procesminedrift hjælper også brugere med at identificere og løse problemer, så deres drift kan optimeres yderligere.

Fejl, du bør undgå

Undgå disse almindelige fejl, når du opretter kort over arbejdsgange eller forretningsprocesser.

1. At gøre det for kompliceret. Alt for komplekse kort kan forvirre i stedet for at tydeliggøre processerne.
2. At være vag eller generel. Angiv specifikke trin og handlinger inden for hver proces.
3. Ikke at inddrage relevante interessenter. Sørg for, at alle relevante parter bidrager, så du kan gengive processen nøjagtigt.
4. At se bort fra feedback kan resultere i, at muligheder for optimering overses.
5. Ikke at opdatere arbejdsgangskortet regelmæssigt for at afspejle ændringer og holde det relevant. Ellers vil brugerne følge en forældet proces, hvilket kan føre til en mindre ensartet oplevelse for interessenter eller kunder.
6. Ikke at prioritere, hvad der skal kortlægges først. Prioritér at kortlægge de vigtigste processer først for at sikre, at ressourcerne fordeles effektivt.
7. Manglende ensartethed. For at forbedre læsbarheden og forståelsen skal du sikre ensartethed i symboler, terminologi og formatering på hele kortet.

Ekspertråd

Her er nogle råd, som jeg er stødt på gennem mine år med opbygning af kort over arbejdsprocesser.

1. Få nye øjne på din arbejdsgang

Som leder tildeler jeg en ny medarbejder en forretningsproces og beder vedkommende kortlægge den. Den nye medarbejder mødes med personer og grupper i virksomheden, følger andre medarbejdere i den specifikke forretningsproces og kortlægger den på baggrund af det, vedkommende lærer.  

Det giver medarbejderen mulighed for at lære ved at stille spørgsmål og opnå en reel forståelse af rollerne og opgaverne i processen. Du får også et nyt perspektiv på, hvordan processen forstås og fungerer. Hvis vi er for tæt integreret i processen, kan det forhindre os i at se mangler eller effektivitetsmuligheder. 

2. Kortlæg flere scenarier

Prøv at oprette flere versioner af arbejdsgangskortet baseret på forskellige scenarier eller anvendelsestilfælde.

Det giver interessenter mulighed for at forstå, hvordan processen kan variere under forskellige forhold, og forbereder dem på at håndtere forskellige situationer effektivt. Det er dog også vigtigt at sikre deres opbakning til og anvendelse af den nye eller forbedrede arbejdsgang.

3. Gør det visuelt tiltalende

Indarbejd visuelle elementer såsom ikoner, illustrationer og farvekodning for at gøre arbejdsgangskortet visuelt tiltalende og let at forstå. Det forbedrer tydeligheden og øger engagementet.

Få mere indsigt i arbejdsgangskortlægning

Ønsker du at komme i kontakt med andre digitale projektledere for at dele ressourcer og bedste praksis? Bliv medlem af fællesskabet, få adgang til over 100 skabeloner, prøver og eksempler, og kom i kontakt med hundredvis af andre digitale projektledere via Slack.