Sådan laver du ressourceplanlægning i Jira: Løsning og tips
Ressourceplanlægning i Jira: Denne funktionalitet er stadig svær at finde i den projektstyringssoftware, som projektledere elsker at hade. Misforstå mig ikke – Jira er et kraftcenter – og det er derfor, vi bliver ved med at bruge det! Med Jira kan du forenkle projektplanlægningsprocessen, fremme samarbejdet og få indsigt i fremskridtene for igangværende opgaver og aktivitetstidslinjen uden at skulle forstyrre dine teammedlemmer.
Men det, Jira-softwaren gør godt på mikroniveau, giver ikke altid indsigt i det store billede eller i de typer information, som dine ledende interessenter går op i. Hvis du nogensinde er blevet skuffet over Jiras mangelfulde muligheder for ressourceplanlægning, er du ikke alene.
Jeg har tilbragt mange eftermiddage med stille at forbande min computerskærm, mens jeg forsøgte at få styr på Jiras enorme mængde data i et passende format til ledelsen. I denne artikel forklarer vi, hvad der ligger til grund for manglerne ved Jiras ressourceplanlægning, og foreslår nogle mulige løsninger.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Ressourceplanlægning i Jira
Lad os begynde med at gennemgå eksisterende Jira-funktioner, der understøtter ressourceplanlægningsprocesser og agil kapacitetsplanlægning, om end i begrænset omfang. Glem ikke at implementere bedste praksis for ressourcestyring, når du benytter mulighederne nedenfor.
Jira-køreplan: Grundlæggende
Første gang jeg så denne mulighed i Jira, tænkte jeg: “Fantastisk. Jeg klikker på den og genererer en ressourceforvaltningsplan, som jeg kan sende til en leder på ingen tid.”
Problemet? Den grundlæggende Jira-køreplan er netop grundlæggende. Den viser projektets epics, og du kan zoome ind på epics for at se de underordnede tickets.
Et kort øjeblik tænkte jeg, at filtermulighederne måske ville vise de ekstra detaljer, jeg søgte. Selvom du kan filtrere efter person for at se, hvem der bidrog til en opgave, tilbyder Jiras grundlæggende køreplan ikke en oversigtsvisning efter person.
Til Jiras forsvar indebærer en projektkøreplan ikke nødvendigvis ressourcestyring. Vi er ganske enkelt grådige som projektledere mennesker og ville ønske, at softwaren kunne gøre alt det, vi gerne vil have den til. Jira er primært beregnet til problemsporing, ikke til planlægning af ressourceudnyttelse eller til at hjælpe dig med at beregne arbejdsbelastningskapacitet.
Jira-køreplan: Avanceret
Hvis din organisation betaler for premium-versionen af Jira, får du adgang til funktionen avancerede køreplaner. Avancerede køreplaner giver dig mulighed for at følge arbejdsfremskridt på tværs af flere teams, og de er det tætteste, du kommer på et indbygget Gantt-diagram i Jira.
Avancerede køreplaner har også bedre filtreringsmuligheder end grundlæggende køreplaner. På et stort softwareprojekt, jeg arbejdede på, brugte vi f.eks. komponentfeltet til at gruppere Jira-problemer inden for et projekt. Du kan opsummere igangværende arbejde efter komponent i Jiras avancerede køreplaner, hvilket ikke er muligt i Jiras grundlæggende køreplaner.
Når det gælder Jiras muligheder for ressourceplanlægning, kommer Jiras avancerede køreplaner tættere på det, vi søger. Du kan gå i dybden med aktive sprints for at forstå, hvor mange story points du har tildelt i forhold til din sprinthastighed. Men du kan stadig ikke følge arbejdet på individniveau.
Hvis du stadig ikke er tilfreds med Jiras muligheder for ressourceplanlægning, er jeg det heller ikke. Jira er et agilt projektstyringsværktøj. Ligesom din ustabile ven, der ikke kan forpligte sig, ændrer Jira hurtigt planer. Jira forsøger ikke at hjælpe dig med at planlægge mere end ét sprint frem. Men det betyder ikke, at du ikke fortjener en langsigtet forpligtelse.
I næste afsnit undersøger vi løsninger, der kan hjælpe dig med at få mest muligt ud af dine Jira-data, så du kan udvikle en effektiv måde at administrere projektressourcerne på.
Find flere Jira-tips og tricks her.
Mulighed nr. 1: Eksportér Jira-data til CSV
Denne mulighed er den mest manuelle – det er god, gammeldags sjov med databehandling, som bringer mig tilbage til mine dage som konsulent.
Det første trin er at eksportere dataene fra Jira til et CSV-filformat.
Når dataene er i CSV-format, kan du sortere og filtrere dem, eksperimentere med ressourceallokering og oprette regneark og diagrammer, der visualiserer de oplysninger, du interesserer dig for. Se videogennemgangen for at få et eksempel på, hvordan jeg har bearbejdet dataene for mit eksempelprojekt i Jira.
- Fordele: Du kan i høj grad tilpasse resultatet ved at sortere og filtrere dataene på enhver måde, dine ledere kunne ønske sig; ingen dyre integrationer er nødvendige.
- Ulemper: Denne metode er arbejdskrævende og synkroniseres ikke i realtid med Jira. Det betyder, at du skal køre rapporterne igen, så ofte dine ledere ønsker dem, hvilket kan skabe flaskehalse. Den første opsætning kan også være besværlig og kompliceret.
Mulighed nr. 2: Integrér Jira med en applikation til datavisualisering
Hvis tanken om manuelt at bearbejde dine data får dig til at græde, forstår jeg det godt. I så fald, og hvis din organisation har appetit på det, kan du overveje at integrere Jira med en applikation til datavisualisering, der tager sig af det tunge arbejde, når det gælder ressourceplanlægning.
Du kan f.eks. oprette et diagram, der viser den gennemsnitlige tid til færdiggørelse af tickets (jeg vil anbefale at aggregere disse data efter team i stedet for efter person for at undgå en potentiel storebror-fornemmelse). Du kan også følge story points, der overføres fra sprint til sprint, for at identificere, hvor dine estimater måske kommer til kort, og forbedre nøjagtigheden af dine estimater i fremtidige sprints.
For at hjælpe med dette tilbyder Atlassian Marketplace integrationer med Microsoft Power BI, Tableau, Qlik og flere andre. Hvis din organisation bruger Looker, skal du ikke bekymre dig. Hvis du kan få lidt tid fra en udvikler til den indledende opsætning, kan du også forbinde dine Jira-data med Looker. Her er et eksempel på nogle datavisualiseringsforespørgsler, du kan konfigurere ved hjælp af en Jira-Power BI-integration.
- Fordele: Integrationer eliminerer behovet for datamanipulation ved at tilbyde muligheder for hurtigt at skabe æstetisk tiltalende visualiseringer. Data synkroniseres i realtid med Jira, så dine ledere kan tjekke tallene over deres lørdagskaffe, ligesom de gør. (Ingen løfter om, at de ikke straks vil kontakte dig med spørgsmål til indholdet!)
- Ulemper: Prisen for denne type integrationer kan være uoverkommelig for en mindre organisation. De tilpassede grafer er muligvis ikke skræddersyet til ressourceplanlægning.
Læs mere om visualisering af ressourceplanlægning her.
Mulighed nr. 3: Integrer Jira med en applikation til ressourceplanlægning
Hvis de to foregående løsninger ikke opfylder dine behov, er der en tredje mulighed. Du kan søge på Atlassian Marketplace efter plugins til ressourceplanlægning, der integreres med Jira. En søgning på termen “ressourceplanlægning” gav 13 resultater.
Jeg afprøvede et par muligheder, herunder Tempo Planner, som beskriver sig selv som “en løsning til ressourceplanlægning, der hjælper virksomheder med at optimere arbejdsstyrkens kapacitet.”
Jeg blev skuffet over at opdage, at Tempo Planner i højere grad handlede om tidsregistrering (læs: Tempo-timesedler) end ressourceplanlægning. Du kan integrere Tempo Planner med din kalender for at registrere møder, idet tanken er, at du derefter kan registrere den tid, der er brugt på disse møder, på de relevante Jira-sager. Det er bestemt nyttigt til timesedler, men ikke ligefrem hjælpsomt til ressourceplanlægning af projekter eller oprettelse af ressourcekalendere.
Træk-og-slip-grænsefladen var smart. Men da jeg forsøgte at tilføje opgaver til min ressourceplan, gemte applikationen ikke de story points, jeg havde tildelt opgaven. I stedet antog den, at hver opgave krævede en hel dags arbejde at færdiggøre. Hvis det er muligt at justere denne indstilling, var det ikke intuitivt at gøre det.
Endelig var den rapport, som Tempo Planner genererede, ikke særlig imponerende. Sjovt nok lader Tempo Planner til at vide det og tilbyder en mulighed for at eksportere rapportbilledet til Excel.
Jeg fandt heller ikke meget at skrive om, da jeg eksperimenterede med de andre muligheder. Ikke for at prale, men jeg kunne selv producere mere interessante diagrammer ved at eksportere mine Jira-data til Excel (se mulighed nr. 1 i denne artikel).
Virksomheder, der ønsker at forbedre deres ressourceplanlægning, leder ofte efter software til projektstyring med en Jira-integration.
Vigtige pointer om ressourceplanlægning i Jira
I denne artikel har vi undersøgt potentielle løsninger til effektiv ressourceplanlægning ved hjælp af Jira. Konklusionen? Udvidelser eller tilføjelser til ressourceplanlægning i Jira ser ikke ud til at ramme plet. (For resten—hvis du leder efter alternative softwaremuligheder til ressourcestyring, softwaremuligheder til kapacitetsplanlægning eller softwaremuligheder til projektprognoser til Jira, har DPM løsningen til dig.)
Det næstbedste alternativ. Hvis du kan overbevise din organisation om at bruge lidt ekstra penge, kan det være investeringen værd at integrere Jira med et program til datavisualisering, især hvis der er en forretningsmæssig begrundelse for at udvide brugen på tværs af din projektportefølje.
Men hvis det ikke er en mulighed at betale for en formel integration, vil jeg anbefale den budgetvenlige tilgang til porteføljestyring—eksportér Jira-data, og udform dine egne diagrammer. Du bliver nødt til manuelt at kopiere dataene over og køre rapporten igen hver gang, men muligheden for at tilpasse rapporteringen kan gøre besværet værd.
