Hvem er ansvarlig for ressourcestyring på projekter?
Som projektleder, er du nogensinde blevet bedt om at hjælpe med ansættelse, bemanding eller styring af andre ressourcer, der er nødvendige for et projekt?
Dette er ret typisk i nogle bureauer eller projektledelsesorganisationer (PMO'er), mens du i andre måske føler dig lidt som en fisk på land. Nogle gange har du som projektleder ikke kontrol over de tilgængelige ressourcer. Andre gange har du måske lidt mere indflydelse.
Så lad os se på, hvem der kan spille en rolle i ressourcestyringen på dine projekter, og hvordan du som PM kan bruge din indflydelse til at få det, du har brug for.
Hvad er ressourcestyring?
Ressourcestyring sikrer, at du har de rette teammedlemmer, forsyninger og det nødvendige budget til at gennemføre det projekt, du har ansvaret for at levere.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
I lærebogsversionen af ressourcestyring begynder processen ofte med budgettet, eftersom penge ofte afgør, hvor mange personer og hvor meget udstyr (eller hvilke typer) du kan have.
Det er vigtigt at have nøjagtige estimater baseret på de ønskede teammedlemmer, forsyninger og muligvis endda tidsplanen. Det er kun logisk, at du kan arbejde hurtigere med flere personer, der arbejder på projektet på samme tid. (Se også: Videnskaben (& kunsten) bag projektestimater + de 6 bedste teknikker.)
Før projektopstarten og under projektplanlægningen skal du fastlægge, hvem der skal være på projektteamet, og hvilke værktøjer eller softwarelicenser de måtte have brug for.
Under projektet kan ressourcestyring betyde koordinering med teammedlemmer eller andre projektledere for at sikre, at der ikke opstår planlægningskonflikter, og at alle tydeligt ved, hvilket arbejde der skal udføres, og hvornår. Det er også vigtigt at fastslå, om specifikke projekter har prioritet over andre, og hvordan det kan påvirke dine tidsplaner eller ressourcer. Software til ressourceplanlægning kan være utrolig nyttig gennem hele denne proces.
Når du arbejder på et projekt som intern ressourcestyrer eller har ansvaret for et internt projekt, hvor du ikke fakturerer kunder, kan det se lidt anderledes ud, end hvis du arbejder med ressourcetildeling til et bureauprojekt, og kundernes betalinger dækker udgifterne.
I dette tilfælde vil ressourcestyreren eller endda projektlederen måske begynde med at samle det tildelte projektteam for at fastlægge, hvad hver person skal gøre, hvordan de skal gøre det, og om teamet har brug for andre værktøjer eller ressourcer for at gennemføre projektet inden for den nødvendige tidsramme.
Hvordan hænger projektledelse & ressourcestyring sammen?
Projektledelse og ressourcestyring er tæt forbundne i deres roller i projektplanlægningen. I nogle tilfælde kan projektplanlægning og planlægning af ressourcestyring foregå samtidigt.
En færdig ressourceallokering kan hjælpe dig som projektleder med at udarbejde dine projektplaner og tidsplaner. Du vil også vide, om der er begrænsninger på teammedlemmernes tid eller på ting, du kan købe (softwarelicenser, hardware osv.) under projektet.
Nogle former for projektledelses- eller software til ressourcestyring kan muligvis give dig mulighed for at oprette nedskrivningsdiagrammer for budgettet, så du kan forudsige, hvordan dit budget (eller dit teams arbejdsindsats) bør fordeles på tværs af projektets livscyklus.
Hvem er ansvarlig for ressourcestyring på et projekt?
Svaret på dette spørgsmål afhænger hovedsageligt af din organisation. Følgende personer eller roller kan have ansvaret for ressourcestyring afhængigt af størrelsen på og typen af den organisation, du arbejder i:
- Projektleder, det vil sige dig (kom nu, du vidste, at denne ville komme)
- Driftsleder
- Ressourcestyrer
- Hovedejer af bureauet
- Driftsdirektør eller vicepræsident for drift
- Afdelingsleder eller linjeleder
- PMO-leder
- Ressourcestyrer for marketing
Svaret på dette spørgsmål kan også ændre sig afhængigt af, hvilken fase et projekt befinder sig i. For eksempel kan en ressourcestyrer eller en person i driftsafdelingen være ansvarlig for at tildele projektteammedlemmer og andre ressourcer, før et projekt starter. Projektlederen, afdelingschefen eller en anden leder i teamet kan dog have visse ansvarsområder inden for ressourcestyring, når projektet er i gang, eftersom tingene skal ændres.
Hvad er en ressourcestyrer?
Som vi har bemærket ovenfor, har nogle organisationer en dedikeret ressourcestyrer. Så hvad betyder det, og hvad laver denne person hele dagen?
Ressourcechefen er ansvarlig for at administrere alle virksomhedens ressourcer fra dag til dag. Det kan betyde at holde styr på enkeltpersoners kapacitet og tilgængelighed, uddele computere og andet udstyr samt administrere softwarelicenser i hele virksomheden. Vedkommende vil også gøre projektledere eller andre virksomhedsansvarlige opmærksomme på mangler i de tilgængelige ressourcer og på ressourcemangel.
Vedkommende rådgiver om, hvordan (og hvornår) nye projekter kan starte baseret på teammedlemmernes tilgængelighed, hvilket betyder, at ressourcechefen ofte samarbejder med virksomhedens ledelse eller organisationens salgsteam som en betroet rådgiver.
Ressourcechef vs. projektleder
En del af det, en ressourcechef laver, minder meget om det, en projektleder laver, men den vigtigste forskel er omfanget. En ressourcechef har det overordnede ansvar for hele organisationen. Projektlederen arbejder derimod måske kun på en delmængde af projekterne (eller blot ét projekt, afhængigt af størrelsen og omfanget).
Undtagelsen kan være en lille organisation med kun én projektleder. Når man taler om store virksomheder eller bureauer med en gruppe projektledere eller et projektledelseskontor, tager ressourcechefen højde for alle projektlederens ressourcer, og hvornår de er og ikke er tilgængelige for andre initiativer eller nye projekter.
Ressourcechefens vigtigste ansvarsområder
Kapacitetsplanlægning
Et vigtigt ansvarsområde for en ressourcechef er at føre tilsyn med kapacitetsplanlægningen. Det betyder at sikre, at vedkommende ved, hvilke ressourcer der er booket på projekter frem i tiden.
Vedkommende skal for eksempel kunne se, at en udvikler arbejder fuldtid på et projekt i de næste otte uger og derefter går ned på halvtid i yderligere fire uger, mens projektet afsluttes.
Det betyder, at udvikleren kan begynde at arbejde på et andet projekt om otte uger, hvis vedkommende kun i første omgang er nødvendig på det nye projekt på halvtid. Selvom det lyder forholdsvis enkelt, når man kun ser på ét eksempel, kan ressourcechefen skulle koordinere planlægningen for langt større teams, så det kan være tidskrævende.
Ressourcechefen kan også skulle rapportere om kapacitet til projektledere, virksomhedens ledelse og andre vigtige interessenter, som bruger eller administrerer projektressourcer. Rapporteringen kan foregå regelmæssigt eller i realtid, når kommende projekter og nye muligheder vurderes.
Ressourceallokering
Ud over at forstå kapacitet og ressourceudnyttelsesgrader fører ressourcechefen tilsyn med de metoder, der anvendes til ressourceallokering. Det kan for eksempel være at tildele teammedlemmer til projekter eller udlevere nødvendigt udstyr.
Ressourcechefen kan også administrere udstyr eller kontrakter gennem hele deres livscyklus, føre tilsyn med bestilling af erstatningsudstyr, før ældre udstyr går i stykker, administrere kontraktudløb samt annullere eller forny nødvendige licenser.
Denne del af rollen kan også indebære et tæt samarbejde med en medarbejder i personaleafdelingen for at sikre, at arbejdsmarkedslovgivningen overholdes. I USA og mange andre dele af verden findes der love om grænser for arbejdstid, obligatoriske pauser og hvornår virksomheder skal betale overtid.
Ressourcechefen skal sikre, at teammedlemmer planlægges i overensstemmelse med deres klassifikationer. Det er især vigtigt, når det gælder deltidsansatte eller kontraktansatte teammedlemmer.
Håndtering af ressourcekonflikter
Ressourcechefen kan også hjælpe med at håndtere ressourcekonflikter. Det skyldes primært to ting. For det første kan vedkommende være i stand til proaktivt at se konflikten komme, før projektlederen eller den involverede person gør det.
Det betyder, at vedkommende kan være proaktiv med hensyn til at brainstorme løsninger på enhver konflikt. For det andet kan ressourcechefen, fordi vedkommende har dette overblik over kapaciteten, identificere andre tilgængelige ressourcer eller personer med lignende kompetencer for at afhjælpe konflikter eller overbookning.
Når det gælder konflikter med udstyr eller licenser, kan ressourcechefen hjælpe med at planlægge ressourcer for at sikre, at alle har adgang til det, de har brug for, på det rigtige tidspunkt. Hvis det ikke er muligt, kan ressourcechefen afgøre, om der kan afsættes yderligere budget til at købe flere enheder.
Opdatering af ressourcestyringsværktøjer og rapportering
Et andet ansvarsområde for ressourcechefen kan være at give indsigt i ressourceudnyttelsen ved at holde et ressourcestyringsværktøj opdateret. Dette værktøj giver alle i organisationen mulighed for at se, om ressourcer er booket eller tilgængelige, eller om der er behov for yderligere ressourcer i en given periode.
Den ressourceansvarlige kan også gennemgå data fra organisationens tidsregistreringssystem for at forstå, hvordan de estimerede projektbehov stemmer overens med virkeligheden. Dette kan være særligt nyttigt i organisationer, hvor teammedlemmer arbejder på forskellige projekter samtidigt.
Læs mere: Få styr på bemanding og planlægning med vores ekspertgennemgang af de bedste værktøjer til medarbejderressourcestyring.
Samarbejde med projektledere og virksomhedsledere
Den ressourceansvarlige bruger måske meget tid i Excel-ark eller software til ressourcestyring, men det er ikke hele jobbet. Vedkommende skal kunne samarbejde tæt med projektledere og andre ledere i organisationen.
Det betyder, at vedkommende skal have fremragende kommunikationsevner og kunne forklare sin beslutningsproces, når ressourceallokeringer vurderes. På grund af tidligere erfaring med situationer, der kan opstå, kan vedkommende have et stærkt synspunkt, som skal kunne forklares for andre, der er længere væk fra ressourcestyringsprocessen.
Der er mange roller i organisationen, som er afhængige af den ressourceansvarlige. En HR-chef kan for eksempel samarbejde med den ressourceansvarlige, når nye medarbejdere ansættes, og deres introduktionsplaner fastlægges.
Maksimering af effektiviteten i organisationen
Effektiv ressourcestyring kan bruges til at øge effektiviteten i organisationen.
Hvis projekterne planlægges, så de alle har de rette ressourcer (og gennemføres til eller under det forventede projektbudget), kan det bidrage til øget effektivitet. Arbejdskraft er generelt en af de største omkostninger ved projektarbejde, så gode ressourcestyringsteknikker er afgørende for at undgå stigende lønomkostninger.
Den ressourceansvarlige kan hjælpe med at planlægge ressourcerne, så hver ressource udnyttes maksimalt. Der er dog grund til at være forsigtig med ordet maksimalt: Hvis alle medarbejdere planlægges med en udnyttelsesgrad på 100 % (eller mere), kan det føre til udbrændthed.
Det er afgørende at sikre, at der er tid uden for projektarbejdet til pauser, læringsmuligheder og også nødvendigt administrativt arbejde.
Fastlæggelse af behovet for yderligere bemanding
Da den ressourceansvarlige har et godt overblik over udnyttelsen af organisationens ressourcer, er vedkommende særligt godt placeret til at give indsigt i, hvornår der opstår behov for yderligere bemanding. Du kan også finde software til bemandingsbureauer nyttigt i denne forbindelse.
Vedkommende kan informere den person, der har ansvaret for personaleadministrationen, om hvilken type medarbejder organisationen har brug for at ansætte. Det kan være til en ny fuldtidsstilling, eller hvis behovene er midlertidige, kan vedkommende anbefale kontraktansatte eller freelancere til at udfylde et hul eller opfylde et specifikt behov.
Udvikling af gode færdigheder inden for ressourcestyring
Som projektledere kan vi lære meget af disciplinen ressourcestyring. Disse færdigheder kan hjælpe os, når vi håndterer den daglige drift i vores egne projekter, eller når vi hjælper vores kolleger og organisationer med at overveje, hvilke ressourcer vi har, og hvilke vi har brug for, for at få succes.
Ressourceansvarlige kan have unik indsigt i, hvordan projektteams bemandes, og hvordan den enkeltes styrker udnyttes. Det er færdigheder, vi alle kan drage fordel af.
Hvis du ønsker at styrke dine færdigheder inden for ressourcestyring eller har fået til opgave at styre ressourcer uden hjælp fra en erfaren ressourceansvarlig, har vi flere artikler, der kan hjælpe dig med at lære og udvikle dig. Se vores liste over den bedste gratis software til ressourcestyring for at komme i gang.
Vil du have flere tips, tricks og bedste praksisser direkte i din indbakke? Tilmeld dig vores nyhedsbrev her!
