Kaynak Yükleme: Proje Yöneticileri İçin Temel İpuçları
Kaynak yükleme, bir projeyi tamamlamak için gereken çalışma saatlerinin proje ekibinizin kullanılabilir saatlerine bölünmesi anlamına gelir.
Çocuk oyuncağı, değil mi?
Kaynak planlaması ve tahsisiyle ilgili her konuda olduğu gibi, kaynak yüklemenin de göründüğünden çok daha fazlası vardır. Kaynak yüklemeyi etkili bir şekilde nasıl kullanabileceğinizi anlamanız için ayrıntılara birlikte bakalım. Kaynakların en uygun şekilde yüklenmesine büyük katkı sağlayan kaynak tahsisi yazılımını değerlendirmeye değer.
Kaynak Yükleme Nedir?
Kaynak yükleme, proje ekibinizin üstlenmesi planlanan iş miktarı, yani kaynak kullanılabilirliği temel alınarak proje görevlerini tamamlamanın ne kadar süreceğini hesaplar.
Kaynak yönetimi veya proje planlama yazılımı denklemi oluşturmanıza yardımcı olabilir; ancak formülün ardındaki mantığı anlamak faydalıdır. Neyse ki anlaşılması oldukça kolay bir kavramdır.
Bu bir matematik problemi olsaydı şöyle görünürdü:
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Projeyi tamamlamak için gereken çalışma saatleri
————————————————————
Çalışmayı gerçekleştirmek için kullanılabilir saatler
Açıkçası ilk adım, sayılarınızı yerine koymaktır. Payın değerini tahmin etmek için DPM’nin proje kaynak yönetimi sürecine ilişkin rehberine göz atın.
Burada paydayı, yani kaynak kullanılabilirliğini hesaplayacağız.
Bunu yapmanın yanlış yolu
Ekip üyelerinin projeye %100 uygun olduğunu ve standart çalışma haftasının 40 saat olduğunu varsayarsak, 40 saati mevcut kaynakların sayısıyla, ardından da hafta sayısıyla çarpmanız yeterlidir.
Buradaki matematikte sorun ne? Robotlardan değil, insanlardan bahsediyoruz. En son ne zaman kesintisiz sekiz saat çalıştınız? Toplantılar ne olacak? Kahve molaları? Tuvalet molaları? Ücretli izinleri ve hastalık izinlerini hiç saymıyorum bile.
Bunu yapmanın doğru yolu
Dolayısıyla eski patronunuz ne düşünürse düşünsün, kaynak kullanımı %100 olmamalıdır.
Günde sekiz saat, proje planlaması için gerçekçi bir kaynak kullanımı tahmini değilse, makul sayı nedir?
Tuvalet molaları, proje görevleri arasında bağlam değiştirme ve kaçınılmaz acil durumlar hesaba katıldığında, paydaşlar muhtemelen günlük 5-6 saatlik bir temel değere itiraz etmeyecektir.
Aşırı tahsisi önlemek ve projenin başarısını güvence altına almak amacıyla birden fazla projeyi yönetme stratejileri geliştirirken kaynak yüklemeyi anlamak kritik önem taşır.
Kaynak Yükleme ve Kaynak Dengeleme
Artık kaynak yüklemeyi ele aldığıma göre, yaygın olarak kullanılan başka bir kaynak yönetimi tekniği olan kaynak dengeleme hakkında merak ediyor olabilirsiniz. Aşağıdaki tablo, kaynak yükleme ile kaynak dengeleme arasındaki temel farkları özetlemektedir.
| Projenin Unsuru | Kaynak Yükleme | Kaynak Dengeleme |
|---|---|---|
| Ekip üyelerinin kullanılabilir kapasitelerine (yani kaynak kullanımına) göre gerçekleştirmesini beklediğiniz iş miktarını hesaplama | Evet | Hayır |
| Öncelik, proje zaman çizelgesi, kilometre taşları ve bütçeye göre kaynak tahsisini uygun boyuta getirme | Hayır | Evet |
| Projenin başlangıç ve bitiş tarihi | Sabit | Kaynak çakışmalarını karşılamak üzere ayarlanabilir |
Daha fazla bilgi edinmek için kaynak dengeleme teknikleri hakkındaki bu makaleye göz atın.
Kaynak Yükleme Ne Zaman Yapılmalı?
İnsanların projeye ayırabilecekleri süreyi belirlemek için kaynak yüklemeyi proje planlama aşamasında gerçekleştirmelisiniz. Ancak bu, “ayarla ve unut” yaklaşımıyla yapılacak bir çalışma değildir.
Birçok faktör kaynakların kullanılabilirliğini etkileyebileceğinden, bir projenin izleme ve kontrol aşamasında kaynak yüklemeyi yeniden değerlendirmeniz gerekir:
- Kritik kaynakların zamanını alan yeni projeler ortaya çıkar
- Proje gereksinimleri değişerek proje süresini ve/veya gereken beceri setlerini etkiler
- Ekip iş akışını optimize etmiş ve proje görevlerini daha kısa sürede tamamlayabilir hâle gelmiştir.
Kaynak Yükleme Grafiği Nasıl Oluşturulur?
Kaynak yükleme grafikleri, işlerin ekibiniz genelinde nasıl dağıtıldığını gösterir. En iyi yanı mı? Kaynak yükleme grafiğinin bir elektronik tablodan çok daha gösterişli olması gerekmez (ancak kaynak planlama yazılımı kullanmak süreci kolaylaştırabilir). Kaynak yükleme grafiği şablonunuzu oluşturmak için şu adımları izleyin:
- Ekip üyelerini proje görevleriyle karşılaştıran bir matris oluşturun
- Proje görevlerine harcanan saat sayısını hesaplayın
- Gerçek saat sayısını hedef kullanım oranıyla karşılaştırın.
1. Ekip Üyelerini Proje Görevleriyle Karşılaştıran Bir Matris Oluşturun
Projenizi destekleyen ekip üyelerini Y ekseninde listeleyin. Projenin tamamlanması için gereken görevleri X ekseninde listeleyin.
2. Proje Görevlerine Harcanan Saat Sayısını Hesaplayın
Her hafta proje görevlerine kaç saat harcadıklarını anlamak için ekip üyelerinizle anket yapın. Bu örnekte, 40 saatlik standart bir çalışma haftasını temel alacağım.
3. Gerçek Saat Sayısını Hedef Kullanım Oranıyla Karşılaştırın
Artık kaynak planlamayı anladığınıza göre bunu hedef kullanım oranıyla karşılaştırmanız gerekir. Bu örnekte, ekip üyelerinin proje görevlerine günde 6 saat ayırmayı hedeflemesi gerektiğine karar verdim. Birinin hedef kullanım oranını aşması durumunda sizi uyarması için koşullu biçimlendirme ayarlayın.
Projenin başlangıç ve bitiş tarihleri sabit olduğundan bazı ödünler vermeniz gerekecek. Bertram ve Lisa'nın proje görevlerine harcadığı zamanı azaltmak istiyorsanız bazı işleri kapsamdan çıkarın veya süreç iyileştirme fırsatlarını belirleyin.
Proje Yönetiminde Kaynak Yükleme Neden Önemlidir?
Kaynak yükleme, kaynakları yönetmenin önemli bir parçasıdır. Paydaşlarınıza, ekip üyelerinize ve size fayda sağlar! Kaynak yükleme doğru şekilde yapıldığında:
- Paydaşlarınızı proje başarısı için gerçekçi beklentiler belirleyerek memnun eder. Sağlam bir kaynak takvimine sahip olmak ve kaynak kısıtlarını hesaba katmak, fazla söz verip eksik teslim etmektense beklentilerin üzerinde teslim etme olasılığınızı artırır.
- Ekibinize aşırı yük bindirmemenizi sağlayarak tükenmişlik riskini azaltır.
- Kaynakları ve ekibinizin gerçekleştirebileceği işi doğru şekilde öngörerek proje yöneticisi olarak işinizi kolaylaştırır.
Kaynak yönetiminin önemi hakkında daha fazla bilgi edinin.
Sırada ne var?
Kaynak yüklemenin inceliklerinde ustalaşmak mı istiyorsunuz? DPM School tarafından uzmanlarca hazırlanmış eğitime göz atın.
