Proje Yöneticilerinin Sahip Olmadığı 4 Süper Güç & Aslında İhtiyacınız Olanlar
Son 8 yıldır, Güneybatı Ontario'daki yerel bir üniversitede başlangıç düzeyinde bir proje yönetimi dersi veriyorum.
Her dönemin ilk dersinde öğrencilere genellikle iki soru soruyorum:
- Herhangi bir proje yönetimi deneyiminiz var mı?
- Bir proje yöneticisinin ne yaptığını düşünüyorsunuz?
Sınıfımın yaş ortalaması genellikle 20-23 olduğundan, öğrencilerin çoğunun ‘resmî’ proje yönetimi deneyimine sahip olmaması beklenir; ancak bir fast-food restoranındaki yarı zamanlı iş için vardiya çizelgesi hazırlamak veya kâr amacı gütmeyen bir kuruluş için bağış toplama etkinliği planlamak gibi proje yönetiminin bazı unsurlarını gerçekleştirmiş olabilirler.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
2. soru için aldığım yanıtlar genellikle “projeleri yönetirler” veya “projelerin tamamlanması için ‘şeyleri’ yönetirler” şeklinde oluyor. Bazen öğrenciler dürüst davranıp “Bir proje yöneticisinin ne yaptığını gerçekten bilmiyorum ama bu derste öğrenmeyi umuyorum” diye yanıt veriyor.
Öğrencilerimin bir proje üzerinde proje yöneticisinin hangi role sahip olduğunu çoğu zaman bilmemesi şaşırtıcı değil; çünkü öğrencilerimin çoğu akademik ve profesyonel yaşamlarının henüz bu aşamasında.
Biraz şaşırtıcı olan ise paydaşlar arasında (bazen sponsorlar ve müşteriler de dâhil) proje yöneticisinin rolü ve proje yöneticilerinin bir projeye kattığı beceriler konusunda zaman zaman farkındalık eksikliği yaşanmasıdır. Üstelik bu kişiler, büyük olasılıkla bu ortamlarda lisans öğrencilerimden daha deneyimli olan profesyonellerdir.
Bir proje yöneticisi olarak, paydaşlarınıza bir proje yöneticisinin hangi becerilere sahip olması gerektiğini ve rolünün ne olduğunu anlatmak için 12 haftalık bir döneminiz olmayabilir. Daha taktiksel bir yaklaşım benimsemeniz gerekebilir.
Bu makalede, proje yöneticilerinin sahip olması gereken bazı becerileri (ve insanların PM'lerin sahip olduğunu varsaydığı becerileri) ve bu becerilerin değerini paydaşlarla paylaşmanın neden önemli olduğunu inceleyeceğim.
İletişim Önemlidir (Zihin Okumak Pek Değil)
Proje yönetimi, bir çalışma alanında diğerlerinden bağımsız olarak yürütülen bir faaliyet değildir. Hatta Adrienne Watt'a göre, “bir proje yöneticisinin işinin %90'ının iletişimle geçtiği ortaya çıkıyor”.
Bir projedeki iletişim birçok biçimde gerçekleşebilir. Proje yöneticilerinin resmî durum güncellemeleri göndermesi ve proje ekibi üyelerini dinlemesinin yanı sıra soru sorması da gerekebilir. Bu soruların yanıtlanması zaman zaman zor veya rahatsız edici olabilir; ancak çoğu durumda amaç, proje ekibinin ilerlemesine yardımcı olacak bilgileri elde etmektir.
Paydaşların bunu her zaman benimsememesi ilginçtir. Proje yöneticisinin sorularını müdahaleci veya can sıkıcı bulabilirler. Ayrıca “Proje yöneticisi bunu nasıl bilmiyor?” diye düşünebilirler.
Ancak ne yazık ki proje yöneticileri zihin okuyamaz. Bazen proje yöneticisinin gerekli bilgileri elde etmek için paydaşlarla iletişim kurması ve bir konuşma başlatması gerekir.
Soru sormak ve konuşmaya katılmak yalnızca ekip için bilgi edinmeye yardımcı olmaz; aynı zamanda proje paydaşları arasındaki ilişkilerin kurulmasına da katkı sağlar.
Ne Yapmalısınız?
Proje yöneticileri kristal bir kürenin içine bakıp paydaşların zihinlerini okuyabilmeyi ne kadar isteseler de ne yazık ki bu, proje yöneticilerinin (veya başka herhangi birinin!) sahip olmadığı bir beceridir.
Bununla birlikte, hem sözlü hem de yazılı iletişim becerilerini geliştirmek ve etkin dinleme pratiği yapmak, proje yöneticilerinin ve ekiplerin her türlü zorluk veya engelin üstesinden gelmesine yardımcı olacaktır.
Para Tam Olarak Ağaçta Yetişmez
Küçük bir çocukken, ailem bana “Para ağaçta yetişmez” derdi. Bu küçük öğüt, erken yaşta iyi para yönetimi becerileri geliştirmeme yardımcı oldu.
Beş yaşındayken bütçe kavramını muhtemelen anlamamış olsam da paranın sihirli bir şekilde ortaya çıkan sonsuz ve sınırsız bir kaynak olmadığını anlamıştım.
Yetişkinliğe geçelim. Yerel bir süpermarkette dolaşıyordum; çeşitli saksı çiçekleri ve bitkilerden oluşan bir bölüm vardı ve şaşkınlıkla (ve sevinçle) ‘para ağacı’ adı verilen küçük bir bitki gördüm!
Bu durum beni o kadar eğlendirdi ki sihirli ‘para ağacının’ fotoğrafını çektim ve aileme “Sanırım benden özür dilemeniz gerekiyor; görünüşe göre para gerçekten de ağaçta yetişiyor!” mesajıyla gönderdim.
Bu, projenin bütçesi risk altındayken ve mali durum sıkışıkken, paydaşların bir proje yöneticisinin sihirli bir şekilde daha fazla para ‘yetiştirebileceği’ izlenimine kapılabileceği yeri düşünmemi sağladı.
Bir projenin bütçesi risk altındaysa ve kapsam ile takvimde değişiklik yapmak bir seçenek değilse, belki de proje yöneticisi kendi ‘para ağacına’ gidip biraz para hasat edebilir?
Yapmanız Gerekenler
Hepimiz muhtemelen bir para ağacına (ya da onlardan oluşan bir ormana) sahip olmak istesek de bunun gerçek olmadığı ortada. Proje yöneticilerinin maliyetleri doğru bir şekilde tahmin edebilmesi, bir bütçe oluşturabilmesi ve ekip bir proje üzerinde çalışırken bu maliyetleri takip edebilmesi gerekir.
Bir projenin bütçesinin onaylanan tutarı aşacağı yönünde bir eğilim varsa, proje yöneticileri projenin kapsamını, kalitesini veya takvimini olumsuz etkilemeden bu durumu ele almanın yollarını bulabilmelidir. Seçenekler şunları içerebilir:
- Daha düşük maliyetli ekipman, malzeme ve/veya kaynakları kullanmak
- Maliyetlerin bir program veya portföy içindeki diğer projelerle paylaşılıp paylaşılamayacağını araştırmak.
Sonuç olarak, ailem haklıymış…. para ağaçta yetişmez ve tıpkı kişisel mali durumunuzda olduğu gibi, bir projede de para iyi yönetilmelidir.
Üzgünüz, Burada Zamanı Manipüle Eden Uzay Gemileri Yok
Bilimkurgu türünün büyük bir hayranı değilim ama İngiliz bilimkurgu dizisi Dr. Who hayranı olduğumu itiraf etmeliyim. Ana karakterin bilindiği adıyla “Doktor”, zamanı manipüle edebilir ve zamanda geriye gidebilir. Böyle bir beceriye sahip olmak inanılmaz olurdu.
Bir proje üzerinde çalıştığınızı ve takvimin gerisinde kaldığınızı düşünün. Ekibin yetişmesine ve yine de proje teslim tarihine ulaşmasına olanak tanımak için ‘duraklat’ düğmesine basabilmek harika olmaz mıydı?
Takvimi gözden geçirmek için bir Zoom toplantısına girmek yerine, daha fazla zaman yaratmak üzere uzay gemimize atlayabilmek harika olmaz mıydı?
Ne Yapmalısınız
Ne yazık ki biz insanlar, projelerimiz takvimin gerisinde kaldığında zamanı duraklatma, zamanda geriye gitme veya daha fazla zaman ‘yaratma’ becerisine sahip değiliz.
Projelerimizin planlanan tamamlanma tarihine ulaşamama riski varsa, proje yöneticileri takvim sıkıştırma tekniklerini ve takvimi iyileştirmenin yollarını değerlendirmelidir.
Hızlandırma veya kaynak dengeleme gibi seçenekler, bir proje yöneticisinin sponsordan veya müşteriden daha fazla zaman istemesine gerek kalmadan kullanabileceği araçlardır (bu mümkün olmayabilir).
Sonuç olarak zaman, yanlış yönetmeyi göze alamayacağımız değerli bir kaynaktır. Bilgisayar donanımı gibi fiziksel bir kaynağın aksine, ek zaman yaratamayız. Ancak bu, bir proje yöneticisinin sahip olduğu zamanı yönetmek için yaratıcı ve yenilikçi olamayacağı anlamına gelmez.
Bir projenin başlatma ve planlama aşamasında proje paydaşlarıyla gerçekçi beklentiler belirlemek her zaman iyidir. Bir projenin takvimi gerçekçi değilse, proje yöneticisi bunu erkenden bildirmelidir.
Kare Proje Deliklerinde Yuvarlak Kaynaklar Olmaz
Projenizi teslim etmek için kime ve neye ihtiyacınız olduğunu bilmek, genellikle projenin erken aşamalarında gerçekleştirilen bir faaliyettir. İster şelale ister çevik teslimat çerçevesi kullanıyor olun, projenizde ihtiyaç duyacağınız kişiler için kaynak planlaması yapmak, doğru becerilere ve bilgiye sahip bir ekibiniz olduğundan emin olmak açısından çok önemlidir.
Plan yapmak için elimizden geleni ne kadar yapsak da bir proje sırasında, projenin hedeflerini karşılamak için yeterli sayıda kaynağa veya doğru türde kaynaklara sahip olmadığınızı fark ettiğiniz durumlar olabilir.
Daha önce birçok projede, çevik bir projede ekibimizde bir UX tasarımcısına ihtiyaç duyduğumuzu sonradan fark ettiğimiz bir durumla karşılaşmıştım. Müşteriyle yaptığımız bir demo sırasında aldığımız geri bildirimlere dayanarak bir özelliğin yeniden tasarlanması gerekiyordu. Tamam—sorun yok, değil mi? UX tasarımcımızı sürece dahil edip ilerleyelim.
Ancak küçük bir sorun vardı—o sırada proje ekibimizde bir UX tasarımcısı yoktu. Tasarım çalışmasına ihtiyaç duyacağımızı öngördüğümüz ve müşteriyle kullanıcı deneyimi üzerinde iş birliği yaptığımız projenin daha önceki birkaç sprintinde yalnızca sözleşmeli olarak çalışmıştı.
Müşterinin geri bildirimlerini uygulamak için kuruluş içindeki başka bir projeden bir UX tasarımcısını ‘ödünç almamız’ veya sözleşmeli tasarımcımızla yeniden çalışmaya başlamayı denememiz gerekecekti. Müşteri bu seçenekler kendisine sunulduğunda, “Ekipte insanlarınız var, değil mi? İçlerinden biri bunu yapamaz mı?” diye sordu.
Mevcut ekibin yazılım geliştiricileri ve kalite güvence test uzmanlarından oluştuğunu açıkladığımda müşteri tekrar, “Şey, içlerinden biri bunu yapamaz mı? Sonuçta hepsi teknik işler, değil mi?” diye sordu.
Bu tür bir soruya nasıl yanıt vermelisiniz?
Yapmanız Gerekenler
Yanıtınız aşağı yukarı şöyle olmalı: “Aslında hayır; ne yazık ki bir proje yöneticisi, bir yazılım geliştiricisini UX tasarımcısına dönüştüremez veya şeklini değiştiremez.”
Aynı şekilde bir proje yöneticisi, teknik yazarı bir sosyal medya içerik stratejistine ya da proje ekibinde eksik olabilecek başka herhangi bir kişiye dönüştüremez veya anında başka bir role uyarlayamaz.
Kare bir çiviyi yuvarlak bir deliğe sokamazsınız. Bir proje ekibindeki becerilerde boşluklar varsa proje yöneticisi şunları yapabilir:
- Kuruluş içinde ihtiyaç duyulan becerilere veya bilgiye sahip olan ve projeye geçici olarak yardımcı olabilecek başka kişilerin olup olmadığını araştırmak
- Proje bütçesinde, açığı kapatmak üzere dışarıdan birini işe almaya yetecek para ve programda bunun için yeterli zaman olup olmadığını araştırmak
Bir proje yöneticisinin sahip olduğu ek bir seçenek de (bu seçenek, projenin programı ve kalite planına göre dikkatle analiz edilmelidir) bir ekip üyesini bir görevi üstlenmesi için eğitmektir.
Görevin ne olduğuna, zaman çizelgesine ve bunun gerçekçi bir seçenek olup olmadığına bağlı olarak, bir proje üzerinde çalışırken insanlara öğrenme ve gelişme fırsatı vermek her zaman harikadır.
Proje Liderliği de Harika Bir Süper Güçtür
Proje yönetimi karmaşıktır ve proje yöneticileri bir proje ekibine çeşitli beceriler kazandırır. Bu becerilerin temelinde iletişim, bütçe, zaman ve kaynak yönetimi yer alır.
İş birliği yaparak ve paydaşlarla proje yöneticisinin üstleneceği rol konusunda gerçekçi beklentiler belirleyerek yanlış anlaşılmaların önüne geçilebilir. Zihinleri okuyabilmek ve para yaratabilmek gibi süper güçlere sahip olmak harika olsa da müşteri beklentilerini aşan bir proje teslim etmek üzere bir proje ekibine liderlik edebilmek de oldukça harika bir süper güçtür. Buradaki iyi haber, birçok kişinin ilgisini çeken bir projeye liderlik etme konusunda kendinizi geliştirmek için paydaş yönetimi kurslarına katılabilmenizdir.
En çok aranan proje yönetimi becerileriyle ilgili araştırmamızı buradan okuyun.
Proje yönetimiyle ilgili ipuçlarını, hikâyeleri veya yaşam derslerini paylaşmak isterseniz benimle LinkedIn veya Twitter üzerinden iletişime geçmekten çekinmeyin.
Proje yöneticilerinin bilmesi gerekenler (ve bilmesi gerekmeyenler!) hakkında daha fazla bilgi için The Digital Project Manager bültenine abone olmayı unutmayın.
