Verimliliğinizi Artıracak 10 Proje Yönetimi Hilesi

Kullandığım araçlardan en iyi şekilde yararlanmak uzun vadede bana çok zaman kazandırıyor; aynı araçları ve bildirimleri tekrar tekrar kontrol etmek yerine, araçları tam olarak ihtiyaç duyduğum şekilde kullanmama yardımcı olması için entegrasyonlardan ve ince ayarlanmış ayarlardan yararlanıyorum.

İşte bunu nasıl yapacağınız:

Mümkün olan her yerde tüm araçlarınız arasında entegrasyonlar kurun. Slack, Trello ve Dropbox'ı sık sık kullanıyorum. Kullandığım ana uygulama Slack ve diğer araçların hesaplarıma doğrudan bağlanan Slack uygulamaları var; bu da kolay ve hızlı erişim sağlıyor. Ekibiniz iletişim için büyük ölçüde Slack'e güveniyorsa, Slack ile entegre olan proje yönetimi yazılımını kullanmak; sürekli uygulama değiştirmeye gerek kalmadan güncellemeleri, görev atamalarını ve görüşmeleri kolaylaştırarak her şeyi merkezi bir yerde tutabilir.

Dropbox entegrasyonu, dosyaları paylaşmama ve yüklememe Dropbox hesabımdan doğrudan Slack'e olanak tanıyor. Bir görüntü dosyası paylaşıldığında Slack, Dropbox bağlantısı üzerinden paylaşılan görüntüleri otomatik olarak içe aktarıyor; böylece bir dosya yüklemek zorunda kalmıyor ve ekibimin bağlantıyı yüklemek için bir kez tıklamasını önlüyorum.

Paperbot uygulaması (The Digital Project Manager Community sayesinde bunu tanıdım), ekip kanallarında paylaşılan bağlantıların günlük veya haftalık özetini gönderiyor. Bu, güncellenen dosyaları ve incelemem gereken proje bağlantılarını bulmak için kanalları tarayamayacak kadar meşgul olduğumda oldukça faydalı oluyor.

Google Takvim oldukça kapsamlı bildirim tercihlerine sahip. Bu sayede, büyük bir toplantıyı bir ay önceden planladığımda, ekibime hazırlanmalarını hatırlatmak için toplantıdan 3 gün önce e-posta göndermesini sağlayabiliyorum; böylece hatırlamaya çalışmak konusunda endişelenmeme gerek kalmıyor.

2. Her projede bir RACI matrisi kullanın

RACI matrisi, projelerdeki görevler konusunda kafa karışıklığını önlemek ve en baştan beklentileri belirlemek için bir projedeki sorumlulukları, rolleri ve sahipliği ana hatlarıyla ortaya koyan bir araçtır. Bu çizelgeler, ek bir çalışma gerektirmeden kolay başvuru ve netlik sağlamak için bir projenin hemen her aşamasında kullanılabilir.

İşte bunu nasıl yapacağınız:

Bir RACI matrisi, istediğiniz kadar ayrıntılı veya basit olabilir; ancak önemli olan, onu sizin ve projeniz için işlevsel hâle getirmektir.

Gelecekte yeniden kullanmak üzere hızlı bir elektronik tablo şablonu oluşturun. Her tür proje ihtiyacı için RACI çizelgelerini kullanmayı seviyorum: genel proje sorumluluklarından içerik yönetimi iş akışının haritasını çıkarmaya, lansman ihtiyaçları ve sorumluluklarına kadar. Projenin karmaşıklığına bağlı olarak RACI kararlarını birden fazla çizelgeye ayırmak faydalı olabilir. Ayrıca, bir ek rol olan desteği ekleyen bir RASCI çizelgesini de tercih edebilirsiniz.

Bu ayrıntı düzeyini kendim için kullanıyor ve bir projenin başlangıcında proje müşterisiyle üzerinden geçiyorum. Sorumluluklarla ilgili beklentileri belirlemek ve herkesin aynı anlayışta olmasını sağlamak için yeterli; ayrıca güncellemesi ve paylaşması çok az zaman alıyor — neredeyse her projede aynı oluyor.

Karmaşık projelerde, gerektiğinde daha fazla iş akışı odaklı RACI çizelgeleri oluşturuyorum. Örneğin bunlar, belirli bir aşamaya ilişkin ayrıntılı adımları, yalnızca liderler yerine ilgili tüm ekip üyelerini ve paydaşları, ayrıca her bir sorumluluk türünün nasıl iletileceği veya ele alınacağına ilişkin alternatif planları içerebilir.

DPM Üyeliğini Keşfedin

DPM üyeliği hakkında daha fazla bilgi edinmek ister misiniz? İlginizi en çok çeken avantajlardan bir seçkiyi size gönderelim.

Get Free Access

Have an account? Log In

3. Ekibiniz ve iş arkadaşlarınızla her gün iletişim kurun

Tamam, belki bu bariz görünebilir—ama bir dinleyin. Birini selamlamak veya o kişiyle gündelik bir sohbet etmek, onu biraz daha iyi tanımanıza yardımcı olur.

Güven oluşturur, olumlu bir ortam yaratır ve ekip arkadaşlarınızla hayatlarında olup biten önemsiz veya önemli şeyler hakkında sohbet edebileceğiniz doğal bir iletişim kanalı oluşturursunuz.

İşler ileride büyük engellere dönüşmeden önce küçük sorunlar hakkında size rahatça açılabilirler. Ayrıca ekibinizin projelerde yardım istemesine veya daha iyi çözümler konusunda daha sık ve gayriresmî biçimde fikir belirtmesine yardımcı olur.

Bunu şöyle yapabilirsiniz:

Haftanın sonunda Slack üzerinden sohbet başlatmayı alışkanlık hâline getiriyorum—yaklaşan hafta sonu planlarını sormak, sohbet başlatmanın kolay bir yolu. Bir ekip üyesiyle bir proje üzerinde çalışırken, yaklaşık haftada bir kez onunla bireysel olarak sohbet etmeye çalışıyorum.

Günaydın demek ve nasıl olduklarını sormak için çaba gösteriyorum; bu sohbet sırasında işle ilgili bir ihtiyaç veya soruyla devam etmemeye dikkat ediyorum. Sonuç olarak amacım, ihtiyaç duyulduğunda ikimizden birinin diğerine kolayca ulaşabilmesini sağlayacak samimi bir iletişim alışkanlığı oluşturmak.

4. “Hayır”ı nazik ama kararlı bir şekilde söyleyin

Hayır demek, proje yöneticileri olarak yapabileceğimiz en zor ve güçlendirici şeylerden biridir.

Yanlış zamanlanmış bir kapsam değişikliğini başka bir yöne yönlendirmek, ekiplerimizi gereksiz stresten korumak veya kendimizin aşırı yüklenmediğinden emin olmak söz konusu olduğunda, (uygun durumlarda) iş yerinde nasıl hayır diyeceğimizi profesyonel ve kendimizden emin bir şekilde öğrenmemiz gerekir.

Bunu şöyle yapabilirsiniz:

Benim için en zor kısım, bir şeye ne zaman hayır demem gerektiğini bilmek. Hayır demem gerektiğini fark ettiğim talep türlerinden oluşan kısa listem şöyle:

• Benden istenen şeyi yapmanın ancak vazgeçilmez bir sözü veya önemli bir önceliği ihlal ederek mümkün olduğu ya da başkalarının esnek olmayan önceliklerini etkileyeceği durumlarda.
• Benden istenen şeyin projenin sağlığını tehlikeye atacağı durumlarda.
• Benden istenen şeyin ekibimi verimli veya ideal olmayan bir şekilde çalışmaya zorlayacağı durumlarda.

Bu durumların her birinde, sert bir yanıt vermek yerine hayır deme nedenlerimi açıklamaya özen gösteriyorum.

Örneğin, bir müşteri lansmandan iki hafta önce sitesine bir Etkinlikler işlevi eklememizi istediğinde, dikkate alınması gereken sonuçlar olduğunu açıkladım (bilet satışları, kullanıcı takibi, ödeme). Lansmana bu kadar kısa süre kala bunun zamanın ideal bir kullanımı olmadığını anladılar; bu nedenle bunun yerine üçüncü taraf bir etkinlik sayfasına bağlantı verdik.

İpucu: Proje ve ekip hedefleri belirlemek, bir proje sırasında ne zaman hayır diyeceğinizi daha da netleştirmenize yardımcı olur.

5. Projeleri öğrenme fırsatları olarak değerlendirin

Projelerinizin her biri geçmiş projelerde gördüğünüz kalıpları taşıyabilir; yine de her yeni projeyi benzersiz bir öğrenme fırsatı olarak değerlendirin.

Yeni bir beceri öğrenmek, belirli bir konudaki anlayışınızı ilerletmek, zor bir sorunun üstesinden gelmek veya iletişim tarzınızı çeşitlendirmek için fırsatlardan yararlanın. Bu, hedeflerine yalnızca ulaşan bir proje ile hedeflerini aşan bir proje arasındaki farkı yaratabilir.

Bunu şöyle yapabilirsiniz:

Başarılı projelerden ve geçmişte yaptığım hatalardan çok şey öğrendim. Öğrenmeye zemin hazırlamanın en kolay yolu bir proje geriye dönük değerlendirmesi yapmaktır.

Geriye dönük değerlendirmeler, bir PM olarak neyi daha iyi yapmam gerektiğini, ekibimin hangi konularda zorlandığını (ve başarılı olduğunu!), hangi süreçlerin işe yarayıp hangilerinin yaramadığını anlamama ve aksi takdirde fark etmeyebileceğim birçok konuda içgörü kazanmama yardımcı oldu.

Aşağıdaki proje geriye dönük değerlendirme sorularını proje ekibindeki herkese sorun:

• Neyi başarmak için yola çıktık?
• Bu projede gerçekte ne oldu?
• Neden oldu?
• Bir dahaki sefere ne yapacağız?

Ekibinizin ortaya koyduğu yanıtları alın ve bir sonraki projenize uygulayın—gerekliyse geçmişe dönük değerlendirmelerden süreç değişikliği bile oluşturabilirsiniz.

6. Bildirimlerinizi kontrol altına alın

Herhangi bir yerde bildirim rozetleri veya okunmamış mesajlar görmekten nefret ediyorum; bu nedenle kullanabildiğim tüm bildirim ayarlarını kullanıyor, gereksiz bildirimleri sessize alma veya gizleme konusunda acımasız davranıyorum.

Bunların beni kendine çekeceğini ve mesajlarımı görevleri toplu hâlde kontrol edecek kadar uzun süre bekleyemeyeceğimi biliyorum—bu yüzden bildirimleri benim için çalışacak şekilde ayarlama konusunda titiz davranıyorum.

Bunu şu şekilde yapabilirsiniz:

Slack, bildirimler için pek çok özelleştirme seçeneği sunuyor: Sosyal amaçlı hiçbir şey için dock bildirimlerini kullanmıyorum, izlediğim ancak etkin olarak özel mesaj göndermediğim kanalları sessize alıyorum ve projeyle ilgili hesaplar için anahtar kelimeler belirliyorum; böylece zamanım yoksa sohbetleri takip etmek zorunda kalmıyorum.

Çoğu proje yönetimi aracı Slack kadar ayrıntılı ayarlar sunmaz; ancak birçoğunda, bildirimlerinizi daha düzenli hâle getirmek için proje bazında yapılandırabileceğiniz e-posta özetleri ve proje raporları bulunur.

Farklı bir şeye ihtiyacım olduğunu veya hâlâ ihtiyacım olandan daha fazla bilgiyi ayıklamakla uğraştığımı fark edersem bildirim tercihlerimi birkaç ayda bir gözden geçirip güncelliyorum.

7. Mümkün olduğunca bilgilendirin

İletişimleriniz ve proje kararlarınız için mümkün olduğunca bağlam sağlayın. İşlerin neden belirli bir yönde ilerlediğini, ekibinizden istediğiniz şeyleri neden bilmeniz gerektiğini ve köklü teknik bilgileri, kendilerini bunalmış hissetmeden anlayabilecekleri şekilde açıklayın.

Benzer şekilde, soruları kendiniz için bir öğrenme fırsatı olarak kullanın—müşterilerinizden ve ekibinizden bağlam isteyin, bir kavramı anlamıyorsanız daha fazla açıklık talep edin ve fırsat buldukça daha fazlasını öğrenin.

Bunu şu şekilde yapabilirsiniz:

Birkaç ayda bir projelerimdeki teknik liderime, anlamadığım bir kavram hakkında daha fazla konuşmak üzere bir veya iki saat ayarlayıp ayarlayamayacağımızı soruyorum. Bunu DNS sorunları, sunucu yapılandırmaları ve karmaşık entegrasyonlar gibi pek çok farklı konu için yaptım.

Bu, müşterilerimden hangi bilgileri toplamam gerektiğini daha iyi planlamama, bir uzmana ne zaman ihtiyaç duyulduğuna dair daha doğru bir fikir edinmeme yardımcı oluyor ve teknik uyarı işaretlerini daha hızlı fark edebiliyorum.

Bir projedeki vizyonu veya kararları daha iyi açıklamak ve özellikle anlaşılması zor olabilecek bir proje aşamasına bağlamsal bilgi sağlamak için tasarım liderlerini düzenli haftalık müşteri görüşmelerine dâhil ettim.

8. Daha sık “Bilmiyorum” deyin

Bir müşteriye veya ekip üyesine “Bilmiyorum” diyebilmek güçlü bir şeydir. Gerektiğinde durup daha fazla veri toplamanıza ve eksik olan bilgi parçası için görüş veya bağlam edinmenize olanak tanır.

Yıllar içinde öğrendiğim en zor şey bu oldu—proje yöneticileri olarak yanıtları bilmemiz gerektiğini düşünmek kolay olabilir; ancak işte bu nedenle ekibimizle, yani uzmanlarla, onların yaptıkları işi yapmaları için birlikte çalışıyoruz.

Bunu şu şekilde yapabilirsiniz:

Bu ifadeyi yanlış bir anda kullanarak ne yaptığımı bilmiyormuşum gibi görünmekten kaçınmak istiyorum; ancak bir toplantı veya görüşme bağlamında bunu işe yarar hâle getirmek kolaydır. Özellikle zorlu bir proje görüşmesi sırasında, “Bilmiyorum” ifademi birkaç yararlı cümleyle nitelendirmenin faydalı olduğunu gördüm.

Bazı örnekler: “Geliştirme lideri benden çok daha doğru bir yanıt verebilir—takip etmesini sağlayayım.” Ya da “Bunu yanıtlayacak en iyi kişi ben değilim; ancak tasarım yöneticisine ulaşıp açıklamasını sağlayacağım.”

Bilmediğinizi kabul etmek istemediğiniz durumlarda bunu her zaman daha basit bir şekilde ifade edebilirsiniz: “Buna teknik lider yanıt verebilir. Onu da görüşmeye dâhil edeceğim.”

9. E-posta filtrelerini ve otomasyonlarını kullanın

E-posta dosyalama yazılımlarının yaygın kullanım alanlarından biri olan tekrarlayan gelen kutusu düzenleme işlemlerini otomatikleştirmek, çok yoğun olduğumda veya ofis dışında bulunduğumda e-postaları sıralamak ve işlemek için harcadığım zamandan büyük ölçüde tasarruf etmemi sağlıyor. E-postaları okumak ve yanıtlamak için geri döndüğümde önemli konulara doğrudan odaklanmama olanak tanıyor. Şablon olarak hazırlanmış, kaydedilmiş veya “hazır” e-posta yanıtları, düzenli olarak gönderebileceğiniz belirli e-posta türleri için bir başlangıç noktası sunar.

Bunu şu şekilde yapabilirsiniz:

Aynı şeyi her seferinde yeniden yazmak zorunda kalmamak için Gmail'in “Hazır Yanıtlar” özelliği üzerinden bir dizi şablon e-posta tutuyorum. E-posta istemciniz benzer bir özellik sunmuyorsa, bir metin belgesi veya not defteri dosyası da aynı şekilde iş görür. Hazır yanıtlarınızda profesyonel e-posta görgü kurallarına uyduğunuzdan emin olun.

E-posta filtrelerini de mümkün olan en ayrıntılı düzeyde kullanıyorum. Outlook ve Gmail, gelen iletiler için kuralları önceden tanımlamanıza olanak tanır. Bunları, çeşitli e-posta türlerini otomatik olarak işaretlemek ve daha sonra kolayca okuyup bulabilmek için kullanıyorum.

Müşteri e-postaları proje adına göre etiketleniyor ve Gmail'deki Öncelikli gelen kutuma taşınıyor; bildirimler okundu olarak işaretlenip öncelikli olmayan bir gelen kutusuna taşınıyor (daha sonra incelenmek üzere) ve dahili e-postalar, CC'ye eklenmişsem dahili olarak etiketlenip okundu olarak işaretleniyor (daha sonra incelenmek üzere).

10. Sayıları bilin

Bir proje hakkında veri toplamak, projenin hangi aşamada olduğu ve yakın gelecekte hangi sorunların ortaya çıkabileceği konusunda size güçlü bir fikir verir. Bu, kendinizi geliştirmenize ve gelişmelerden haberdar olmanıza, ayrıca hesap veya proje düzeyindeki kararların sonuçlarını anlamanıza olanak tanır.

Proje devam ederken sayıları anlamak, genel proje için daha iyi bir bağlam sağlar ve bir projenin sonunu veya kritik aşamasını beklemek yerine, bir şeyin ayarlanması gerekip gerekmediğini müşterinizle veya hesap ekibinizle görüşmenize olanak tanır.

Bunu şu şekilde yapabilirsiniz:

Projenin türü (ör. zaman ve malzeme esaslı, tek seferlik ve sürekli hizmet esaslı projeler) genellikle hangi raporları istediğimi belirler, ancak fikir her projede benzerdir. Genellikle şu konuları takip ederim:

• Zaman raporları
• Ekip hızı
• Tamamlanan/devam eden/kalan görev sayısı
• Lansman tarihine kadar izinler ve kaynak planlaması
• Şu ana kadar kullanılan veya kalan bütçe

Bu öğeleri her hafta (hatta haftada birkaç kez) takip etmek, şimdiye kadar projenin normları dışında kalan ve genellikle bir soruna işaret eden eğilimleri hemen görmeme yardımcı oluyor. Ayrıca daha önce herhangi bir bilginin eksik veya yanlış olup olmadığını görmemi sağlıyor ve yalnızca birkaç haftada bir kontrol ettiğimde ortaya çıkabilecek büyük sürprizleri önlüyor.

Zaman ve bütçe raporlarını almak, anlaşılması ve müşteriye aktarılması gereken proje planlama sorunlarını görmenin en iyi yoludur. Proje tamamlanma oranına ve ekip hızına bakmak, üzerinde çalışılması gereken dahili süreç engelleri olup olmadığını görmeme yardımcı oluyor; örneğin bir özelliğin beklenenden daha karmaşık olması veya yeterli kaynak bulunmaması (bu durum insanların ve kaynakların üretkenliğini olumsuz etkileyebilir).

Proje planlama araçları, tüm proje verilerini tek bir yerde birleştirerek, zaman ve bütçe raporlarının oluşturulmasını otomatikleştirerek ve ekip hızını, kaynakların kullanılabilirliğini ve genel proje sağlığını izlemek için gerçek zamanlı panolar sunarak bu süreci önemli ölçüde kolaylaştırabilir.

Bu verileri toplamak ve projenin nasıl göründüğünü anlamak, projenin genel sağlığı hakkında fikir edinmeme ve sorunlar geri dönüşü olmayan bir noktaya ulaşmadan önce bunları gözden geçirmeme yardımcı oluyor.

Daha fazla ipucu için, doğrudan gelen kutunuza ulaşmaları amacıyla bu üretkenlik bültenlerine abone olun.

Sırada ne var?

DPM üyeliğine kaydolarak proje yönetimi ipuçları, püf noktaları ve pratik çözümler hakkında daha fazla tartışmaya katılın. Diğer yüzlerce dijital proje yöneticisiyle birlikte Slack'teki sohbetlere erişimin yanı sıra, önemli proje belgeleri için yüzlerce şablona, örneğe ve uygulama örneğine de erişeceksiniz.