Varför använda programvara för resurshantering? 6 fördelar & anledningar
Programvara för resurshantering är användbar för att optimera fördelningen och användningen av resurser inom en organisation. Genom att effektivt spåra och hantera tillgångar, oavsett om de är mänskliga, ekonomiska, materiella eller tidsrelaterade, säkerställer den här typen av programvara att projekt slutförs effektivt och inom budget. Den kan hjälpa till med visualisering av resursplanering, prognostisering av framtida resursbehov och identifiering av potentiella flaskhalsar, så att varje projektelement har rätt resurser. Detta leder i sin tur till förbättrad produktivitet, minskade kostnader och ökad övergripande projektframgång.
6 skäl att använda programvara för resurshantering
Här är sex sätt som programvara för resurshantering förbättrar er resursförmåga.
- Visar aktuella resursfördelningar
- Fastställer den faktiska resurskapaciteten
- Spårar resursutnyttjandet
- Förutser framtida resurstillgänglighet
- Minskar onödig stilleståndstid
- Förbättrar anställningsbesluten
1. Visar aktuella resursfördelningar
Innan du kan avsätta resurser till en ny kund eller ett nytt projekt måste du bedöma om du har tillgängliga resurser. Programvara för resurshantering visar vilka resurser du har och deras arbetsbelastningskapacitet (hur mycket arbete de för närvarande har och om de kan ta på sig mer).
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Att visualisera dessa data blev ett bra sätt att inleda samtal med projektledare. Till exempel är den här resursen schemalagd för 16 timmar om dagen nästa vecka. Vi måste göra något åt det.
Du kan använda den här informationen för att fastställa flera saker:
- Om du behöver anställa eller utbilda ny personal för att möta den ökande efterfrågan
- Vilken typ av leveranstid du kan lova dina kunder
- Om ditt företag har kapacitet att ta sig an projektet
Med hjälp av detta kan projektledare ge företagsledningen en mer exakt uppskattning av om de kan möta efterfrågan. Du kan till exempel informera ledningen om att viktiga teammedlemmar för närvarande är upptagna med annat och när de blir tillgängliga, så att du undviker att lova en leverans som du inte kan uppfylla.
2. Fastställer den faktiska resurskapaciteten
Resurskapacitet är antalet personer du har tillgängliga och det antal timmar de bidrar med. Programvara för kapacitetsplanering gör den här beräkningen åt dig.
Om ett projekt till exempel kräver 200 arbetstimmar för att slutföras och du måste leverera det inom en månad måste du först fastställa hur många timmar var och en av dina medarbetare har att ägna åt sitt arbete varje vecka, innan du vet hur stort team du måste sätta samman.
En heltidsanställd kanske arbetar 40 timmar i veckan, men du bör också ta hänsyn till hur mycket tid personen behöver lägga på företagsmöten och andra arbetsrelaterade aktiviteter.
I exemplet ovan kan ett team med sex medlemmar slutföra leveransen inom en månad om du fastställer att en medarbetare kan ägna 35 timmar åt uppgiften varje vecka.
Att förstå kapacitetsplanering för team kan också hjälpa projektledare att planera för att ta sig an flera projekt samtidigt.
3. Spårar resursutnyttjandet
Resursutnyttjande innebär att säkerställa att du använder alla personer i teamet utan att överbelasta dem. Programvara gör det möjligt för din resurschef att avgöra om de teammedlemmar som placerats i varje projekt skulle kunna användas mer effektivt för andra företagsmål.
Analysera resursutnyttjandegrader för att också se hur effektiv var och en av dina medarbetare är, så att du vet vilka teammedlemmar som bidrar med störst värde.
4. Förutser framtida resurs tillgänglighet
Programvara för resurshantering förbättrar din resursallokering och resursplanering genom att hjälpa dig avgöra om dina tillgängliga resurser motsvarar den efterfrågan du förväntar dig i framtiden.
Denna process för resursprognoser hjälper dig att säkerställa att resurserna alltid utnyttjas på rätt sätt. Om du till exempel märker att du kommer att ha gott om lediga resurser om tre månader kan du börja planera framtida projekt, så att medarbetarna inte står utan arbete när de slutför sina nuvarande projekt.
Eller om ett av dina team arbetar med ett enkelt projekt och beräknas bli tillgängligt tidigare än du förväntat dig, kan du planera att i stället flytta flera teammedlemmar till ett projekt med hög prioritet. Om du har fler resurser till ditt förfogande än projekt att slutföra kan du fokusera på att skaffa nya kunder, så att du kan använda dina resurser.
5. Minskar onödig stilleståndstid
Stilleståndstid kan vara en betydande faktor till att du inte får den avkastning på investeringen som du önskar. Varje timme som ditt projektteam inte arbetar med sina uppgifter är bortkastade pengar.
Även om ett för stort tryck på personalen kan få negativa konsekvenser, såsom utbrändhet, låg arbetstillfredsställelse och personalomsättning, kan det spara företaget mycket pengar att hitta den optimala balansen.
6. Förbättrar rekryteringsbesluten
Genom att veta hur dina resurser för närvarande är allokerade kan ditt rekryteringsteam använda dina aktuella projektledningsmål för att hitta rätt personer till dina projekt.
Om du har problem med resursfördelningen eftersom du saknar teammedlemmar med en viss kompetens kan du avgöra om det är mer effektivt att utbilda en befintlig medarbetare för att fylla en relevant roll eller att ta in någon ny för att täcka behovet.
Om din programvara för resursplanering visar att du inte kommer att ha den resurskapacitet som krävs för att nå dina kommande mål kan du använda denna information för att intensifiera dina introduktionsinsatser och anställa någon som kan fylla rollen.
Vad är programvara för resurshantering?
Programvara för resurshantering är en typ av programvara som gör det möjligt för projektledare att schemalägga, fördela och följa var och hur mycket projektteamets medlemmar används.
Projektledare kan fastställa prioriteringar för projekt och matcha teammedlemmarnas kompetenser med uppgifter och leveranser. Du kan också övervaka teammedlemmarnas stilleståndstid och utnyttjandegrad samt hålla reda på vem som har för mycket på sitt bord (och vem som inte har tillräckligt).
Läs mer om vad programvara för resurshantering används till här. Om du letar efter ett verktyg kan du ta en titt på vår lista över marknadens bästa kostnadsfria programvaror för resurshantering.
