Så beräknar du resurskapacitet: 5 viktiga steg

Vad är resurskapacitet?

Resurskapacitet är det maximala antal timmar som en person kan arbeta. Inom resurshantering och projektledning är detta ett viktigt mått att följa upp, så att du kan säkerställa att ditt team utnyttjas effektivt, att deras arbetsbelastning är balanserad och att företaget får bästa möjliga avkastning på investeringen. 

Varför det är viktigt att mäta resurskapaciteten

Effektiv kapacitetsplanering handlar om att säkerställa att teammedlemmarna arbetar med rätt projekt, använder rätt kompetenser och inte är överbelastade eller underutnyttjade.

Att effektivt beräkna och följa upp resurskapaciteten samt hålla sig till den ökar projektets framgång, håller teamet produktivt och kan påverka lönsamheten för ett projekt och verksamhetens övergripande KPI:er direkt. Det finns två metoder du kan använda i det här skedet:

• Realistisk resursplanering: Att fastställa den verkliga resurskapaciteten innebär att ta hänsyn till teamets tid i möten och sidoprojekt och sedan se vad som återstår för det faktiska projektarbetet. Det hjälper dig att undvika att överbelasta någon, hålla stressnivåerna nere och säkerställa att ingen sitter sysslolös.
• Proaktiv metod för resursprognoser för framtida projekt: När du känner till teamets kapacitet får du en tydlig bild av vem som har tid över och vem som är fullbokad. Det hjälper dig att sätta bättre tidsplaner, fördela arbetsbelastningen jämnare och undvika flaskhalsar. Dessutom blir det enklare att justera och hålla arbetet flytande när hela teamet deltar i projektplaneringen.

Om du däremot vill gå tillbaka ett steg kan du överväga en metod som översiktlig kapacitetsplanering. Den här metoden kan ge en övergripande uppskattning av om tillgängliga resurser kan möta produktionsbehoven.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

Så beräknar du resurskapacitet

Här är en enkel steg-för-steg-guide som hjälper dig att bli bättre på kapacitetsplanering, med tips och exempel som gör den lätt att följa.

Här är dina formler för att beräkna kapacitet och utnyttjandegrad, så att du snabbt kan slå upp dem.

1. Uppskatta resursefterfrågan

Börja med att bryta ner arbetet. Titta på projektets omfattning, tidsplaner och den kompetens som behövs för att slutföra allt.

• Gör en lista över alla kommande projekt och uppgifter.
• Dela upp varje projekt i viktiga leveranser och milstolpar – vad som behöver hända och när.
• Uppskatta antalet timmar för varje leverans baserat på tidigare projekt eller din bästa bedömning.

Om projektet till exempel omfattar resursfördelning för:

• Wireframing och design = 50 timmar
• Front-end-utveckling = 80 timmar 
• Back-end-utveckling = 60 timmar
• Kvalitetssäkring = 30 timmar

Den totala uppskattade resursefterfrågan är då 220 timmar.

2. Förstå aktuell kapacitet

Ta reda på hur många timmar alla har tillgängliga för att arbeta per dag eller vecka. Glöm inte att ta hänsyn till helgdagar, betald ledighet och andra uppgifter som inte rör projektet.

• Ta fram rapporter över tidsregistrering för debiterbara och icke-debiterbara projekttimmar, så att du får en första bild av arbetstimmarna och resursutnyttjandet.
• Dra av timmar för möten, administrativt arbete, interna förbättringsprojekt och personlig ledighet.

Författarens kommentar:

Beroende på hur du bemannar dina projekt kan beräkningen av resurskapaciteten skilja sig åt för heltidsanställda (FTE) och deltidsanställda eller frilansande resurser. Vanligtvis har resurspoolen med deltidsresurser inte det projektoberoende arbete som behöver räknas in i kapacitetsplaneringen, vilket FTE-resurserna har.

Om till exempel:

• en front-end-utvecklares lön baseras på 40 timmar i veckan, och
• du drar av 12 timmar för interna möten, kodgranskningar, administrativa uppgifter och lagstadgade helgdagar

är front-end-utvecklarens tillgängliga kapacitet 28 timmar.

3. Uppskatta arbetsbelastningen

Bedöm hur mycket tid projektresurserna lägger på uppgifter jämfört med deras tillgängliga timmar. Resurskapacitetsplanering håller uppgiftsfördelningen rättvis och ser till att du kan utnyttja alla teammedlemmar effektivt. Tilldela uppgifter till teammedlemmar utifrån deras kompetenser och tillgänglighet.

• Se till att arbetsbelastningen är jämnt fördelad.
• Övervaka arbetsbelastningen regelbundet för att justera vid behov. Saker förändras. Det handlar om att undvika utbrändhet och se till att ingen bara sitter sysslolös.
• För att justera kan du lägga till timmar för varje uppgift eller skapa en timbank som projektteamets medlemmar kan använda när de arbetar med de tilldelade uppgifterna. Detta görs bäst med programvara – mer om det senare. 

Om exempelvis ett team med tre utvecklare ansvarar för webbplatsprojektets front-end-utvecklingsfas på 80 timmar tilldelas varje utvecklare ungefär 27 timmars arbete.

4. Beräkna kapaciteten

Genom att jämföra den tid du behöver med den tid du har ser du om teamet kan hantera arbetsbelastningen eller om du behöver göra förändringar. Det visar också om det finns utrymme att ta på sig extra uppgifter eller hantera överraskningar.

• Summera det totala antalet tillgängliga teamtimmar.
• Subtrahera den totala uppskattade efterfrågan från den totala tillgängligheten.
• Identifiera underskott eller överskott.

Om till exempel:

• Total tillgänglig kapacitet i utvecklingsteamet för månaden = 250 timmar
• Uppskattade projektresurser för att designa och utveckla webbplatsen = 220 timmar

innebär det ett överskott på 30 timmar.

Läs vår guide till bästa praxis för kapacitetshantering för att lära dig mer om hur du genomför detta på bästa sätt.

5. Fokusera på det viktigaste först & var flexibel

Se till att teamets energi går till de viktigaste projekten som gör verklig skillnad. Fyll inte allas scheman till brädden. Lämna lite utrymme för sista minuten-uppgifter eller överraskningar.

• Prioritera kritiska projekt.
• Omfördela resurser till uppgifter med stor påverkan utifrån teammedlemmarnas kompetenser.
• Kommunicera kapacitetsbegränsningar till intressenter.

Om det till exempel råder en kapacitetsbrist på 50 timmar kan du anlita en fristående UX-designer för att hantera arbetet med wireframes och design och frigöra interna resurser för utveckling.

Verktyg för hantering av resurskapacitet

När du väljer programvara kan du börja med att titta på den projektledningsprogramvara du använder idag. Den kan redan ha inbyggda och tillgängliga verktyg för resursschemaläggning eller verktyg för kapacitetsplanering. Om inte kan du gå igenom alternativen för tillägg. Med många verktyg kan du betala en extra avgift för att lägga till olika komponenter.

Därefter kan du bedöma vilket verktyg som passar dig bäst genom att besvara frågorna nedan för att fastställa dina behov.

1. Teamets uppbyggnad: Hur många projekt brukar ni ha igång samtidigt? Hanterar dina teammedlemmar uppgifter i olika team, eller är de helt fokuserade på sina projekt?
2. Utmaningar: Vad är den största huvudvärken när du hanterar teamets tid? Är det att personer är överbelagda, att de inte har tillräckligt att göra eller att ni helt enkelt saknar en tydlig bild av vem som arbetar med vad?
3. Projektstil: Hur genomför ni era projekt? Är ni ett agilt team, följer ni en strikt plan som vattenfallsmodellen eller använder ni en blandning av båda? Och vilken typ av projekt gäller det? Marknadsföringskampanjer, apputveckling, designarbete eller något annat?
4. Rapportering: Hur viktigt är det att hålla kunder eller teamet uppdaterade med information i realtid? Använder ni redan instrumentpaneler för rapportering, eller skulle ni behöva bygga något som ansluter till det ni har nu?
5. Verktyg: Har ni redan projektledningsprogramvara som ni betalar för och som skulle kunna hantera strategier för kapacitetsplanering om den uppgraderades? Och behöver du att det här verktyget fungerar smidigt med andra verktyg som ni redan använder, till exempel ert CRM eller er programvara för tidsregistrering?

Här är några av de bästa verktygen som finns tillgängliga just nu om du planerar att börja använda ett helt nytt verktyg:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Productive — Bäst för resursplanering och kapacitetsprognoser
2. 2. Scoro — Bäst för prognostisering av teamets resursutnyttjande
3. 3. Saviom — Bäst för resursplanering och kapacitetshantering
4. 4. monday AI Workspace — Bäst för enkel planering av arbetsbelastning
5. 5. Float.com — Bäst för resursplanering med ekonomisk överblick
6. 6. Kantata — Bäst för människocentrerad resursplanering
7. 7. Wrike — Bäst för skalbarhet
8. 8. Resource Guru — Bäst för resursöverblick med värmekartor
9. 9. Microsoft Project — Bäst för Microsoft-användare
10. 10. Rocketlane — Bäst för enhetligt samarbete med kunder

Bästa praxis för att beräkna resurskapacitet

1. Känn till teamets styrkor: Lista allas färdigheter och expertis så att du vet vem som kan ta sig an vad.
2. Spåra och analysera tid: Använd verktyg för tidsregistrering för att se hur arbetet fördelas och identifiera flaskhalsar eller överutnyttjande.
3. Lär av det förflutna: Titta på tidigare projekt för att förstå vilken typ av resurser du kommer att behöva för framtida arbete.
4. Prioritera det som är viktigt: Fokusera på arbete med högt värde och ta inte på dig för mycket av sådant som inte är avgörande.
5. Använd rätt verktyg: Synkronisera dina projektledningssystem för att få en tydlig, centraliserad överblick över alla dina projekt och resurser på ett och samma ställe.
6. Planera för det oväntade: Lämna alltid lite utrymme för överraskningar eller förändringar i sista minuten.
7. Bygg in flexibilitet: Utbilda dina teammedlemmar så att de kan hantera olika roller och kliva in vid behov.
8. Använd en mall: En mall för kapacitetsplanering (som den som finns tillgänglig via vår medlemscommunity) kan hjälpa till att påskynda arbetet genom att automatiskt beräkna kapacitet och tillgänglighet.
9. Kommunicera tydligt och ofta: Var tydlig med arbetsbelastning, prioriteringar och begränsningar. Stäm regelbundet av med teamet för att se hur de mår och justera vid behov. Håll också intressenterna uppdaterade så att alla har samma bild.

Vad händer härnäst?

Oavsett om du fokuserar på att hålla projektens krav på rätt spår, undvika utbrändhet eller maximera teamets kapacitetsutnyttjande finns de här tipsen och verktygen här för att hjälpa dig. Det handlar om att hitta rätt balans och hantera arbetsflöden effektivt, samtidigt som du är flexibel och anpassar dig till överraskningar i projektleveransen. 

Redo att ta ditt projektledarskap till nästa nivå? Gå med i vår medlemscommunity och få tillgång till exklusiva resurser, insikter från experter och en stöttande gemenskap av yrkesverksamma precis som du. Gå inte miste om detta – registrera dig idag och börja leda med självförtroende!