Vad är resurstillägänglighet & hur följer man upp den
Håll projektet på rätt spår: Genom att följa upp resurstillgängligheten kan du säkerställa att deadlines och budgetbegränsningar hålls samt förbättra teamets produktivitet och motivation under hela projektets livscykel.
Använd smarta verktyg för resurshantering: Programvara för resurshantering förenklar processen med att följa upp och prognostisera resurstillgänglighet, vilket gör det enklare att övervaka teamets kapacitet och justera planerna när projektets behov förändras.
Undvik överbeläggning och överbelastning: Genom att hålla koll på vem som är tillgänglig kan du förhindra överbeläggning, säkerställa att teammedlemmarna inte överbelastas och hålla deadlines hanterbara – ditt team kommer att tacka dig.
Att följa upp tillgängligheten är det första steget: När du har grepp om tillgängligheten bör du se till att resurserna används i linje med projektets krav genom att använda optimeringstekniker som resursutjämning och resursbalansering.
Att övervaka tillgången på resurser i projektledning är avgörande för att hålla projekten på rätt spår och uppfylla budgeten och tidsplanen. Detta hjälper dig också att säkerställa ett korrekt resursutnyttjande under hela projektets livscykel, vilket kan förbättra teammedlemmarnas produktivitet och motivation.
Resurshanteringsprogramvara är det enklaste sättet att följa tillgången på resurser, och jag går igenom stegen mer i detalj nedan, tillsammans med fördelarna och utmaningarna som följer med att följa tillgängligheten.
Vad innebär tillgång på resurser?
Tillgång på resurser beskriver antalet resurser som behövs för att slutföra ett projekt och hur mycket tid varje resurs har att ägna åt projektarbete.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Flera faktorer avgör tillgången på resurser. Låt oss gå igenom var och en för att titta närmare på dem.
Personalresurser
Planering av personalresurser är en av de viktigaste uppgifterna inom resursprognostisering. Den tar hänsyn till hur projektteamets sammansättning stämmer överens med projektets krav. Fundera över följande frågor för att säkerställa att projektteamets medlemmar använder sin tid till rätt saker:
- Planering av personalresurser: Vilka ingår i ditt projektteam och när är de tillgängliga? De flesta medarbetare arbetar med flera projekt och har andra ansvarsområden utanför ditt projekt. Har dessa teammedlemmar tillräckligt med tid att ägna åt ditt projekt? En mall för resursplanering kommer väl till pass när du besvarar dessa frågor.
- Tillgång på personalresurser: Vilka andra schemakonflikter kan uppstå och försämra teamets effektivitet? Oplanerade eller ostrukturerade möten kan till exempel snabbt ta tid från värdefulla resurser.
- Resurspool: Överstiger projektets omfattning teamets förmåga? Finns det kompetens- eller resursbrister som behöver fyllas av personer utanför teamet?
Övriga projektresurser
Utöver personalresurser kan projektet också kräva materiella resurser (förnödenheter och annan utrustning), ekonomiska resurser och tid. När du planerar övriga projektresurser bör du tänka på följande:
- Projektverktyg: Har du och ditt team alla verktyg (maskinvara, projektledningsprogramvara med mera) som behövs för att slutföra uppgiften? Kan teamet hantera eventuella förseningar i leveranserna?
- Ekonomiska resurser: Vilken är budgeten för projektet? Är budgeten tillräcklig för att genomföra de projektuppgifter som krävs? Vilka andra finansieringskällor, om några, kan vara tillgängliga för att täcka projektkostnaderna?
- Tidsresurser: Vilka tidsfrister är kopplade till projektet? Stämmer personalen, de materiella resurserna och de ekonomiska resurserna överens med den önskade projektplanen?
Så följer du tillgången på resurser
Att bedöma tillgången på resurser kommer före resursplaneringen, men eftersom projektets omfattning och tidsplaner kan förändras behöver den också följas upp under hela projektet. Så här gör du.
- Identifiera resurser och deras kapacitet: Gör en lista över resurskraven för ditt projekt (personer, verktyg, utrustning osv.) och beräkna resurskapaciteten—hur mycket tid de har att ägna åt ditt projekt utifrån sitt nuvarande schema. Rådfråga ämnesexperter när det är möjligt om huruvida de tilldelade ekonomiska resurserna och tidsresurserna är tillräckliga för att uppnå det önskade arbetsomfånget.
- Följ tillgängligheten på en central plats: Lagra denna information på en central plats, till exempel i ditt resursstyrningsverktyg. Programvara för resursstyrning har särskilda funktioner för att förbättra överblick och kapacitetsplanering, vilket gör den här processen enklare under hela projektet.
- Skapa en resursplan: Kartlägg varje teammedlems kapacitet i en resurskalender. Glöm inte att inkludera semestrar eller annan frånvaro. Du kommer att använda denna för att skapa din resursstyrningsplan (som en del av din projektplan).
- Övervaka och justera: Håll koll på resursers tillgänglighet under hela projektet. Förändringar i arbetsomfång och tillgänglighet är oundvikliga, så justera ditt schema eller hur du har fördelat resurserna regelbundet (t.ex. på grund av sjukdagar, förändrade prioriteringar, oförutsedda resursbegränsningar eller arbete i andra projekt).
Fördelar med att följa resursers tillgänglighet
Det är viktigt att hålla koll på resursers tillgänglighet eftersom det direkt påverkar din förmåga att hålla dig inom projektets tidsram och budget. Här är några andra fördelar med att följa tillgängligheten:
- Förbättrar schemaläggningen: Med en tydlig bild av vem som kan arbeta med ditt projekt (och när) kan du skapa ett mer exakt projektschema och undvika resurskonflikter.
- Förhindrar överallokering: Om du mäter resursutnyttjandet och vet hur mycket arbete varje teammedlem har på sitt bord kan du undvika att överutnyttja teamet. De blir mer produktiva och motiverade att nå mål och hålla deadlines.
- Förbättrar kostnadskontrollen: Du vet i förväg om du behöver anlita frilansare eller anställa ytterligare personal för att uppfylla projektets behov. Det hjälper dig att undvika kostsamma anställningar i sista minuten som kan spräcka projektbudgeten.
- Bättre riskhantering: Du kan förutse resursrisker som schemakonflikter, sjukdagar eller flaskhalsar och bygga in beredskapsplaner i projektets riskregister.
- Förbättrar planering och beslutsfattande: Du kan skapa en bättre projektplan från början och fatta mer välgrundade beslut för att anpassa dig till förändringar i arbetsomfång eller personal.
Utmaningar som påverkar resursers tillgänglighet
Precis som allt annat inom projektledning kan förändringar i resursers tillgänglighet ställa till problem i din resursplan. Här är några av de främsta orsakerna som påverkar din förmåga att hantera resurser effektivt.
- Oväntad frånvaro: Teammedlemmar kan bli sjuka eller av någon annan anledning behöva vara lediga från arbetet. De kan också säga upp sig mitt under projektet. Om du räknade med en viss teammedlem som är sjuk eller har lämnat företaget behöver du hitta andra tillgängliga resurser för att säkerställa att arbetet ändå slutförs enligt tidsplanen.
- Förändrade prioriteringar: Din organisation arbetar förmodligen med många projekt samtidigt, och projektens prioritet ändras vanligtvis (t.ex. på grund av en viktig kund eller en extern deadline). I sådana fall kan vissa av dina teammedlemmar behöva arbeta med andra projekt som du inte hade räknat med.
- Budgetbegränsningar: Du kan få en mindre budget än du ursprungligen planerade för, vilket innebär att du måste slutföra arbetet med färre resurser. Om du dessutom förbrukar budgeten för snabbt kan du behöva minska teamet.
- Schemakonflikter: När det gäller att hantera resurser i en stor organisation där flera projektledare driver olika projekt kan du hamna i situationer där vissa teammedlemmar har bokats in på flera projekt samtidigt.
- Förändrade resursbehov: Förändringar i arbetsomfång, budget eller tidsplan under projektets gång kan göra att du behöver fler eller färre resurser än du ursprungligen hade räknat med.
Tekniker för resursoptimering
När en projektledare har fastställt resurstillgängligheten och allokerat resurser är det viktigt att följa upp resurshanteringen och optimera resursanvändningen under hela projektet. Här är några vanliga tekniker för resursoptimering:
Resursbalansering
Resursbalansering är en färdighet för att balansera tillgång och efterfrågan. Det är en analys som hjälper projektledare att avgöra om deras resurser används effektivt. Resursbalansering hjälper till att avgöra om de nuvarande resurserna är tillräckliga för att hantera nya luckor i projektkraven.
Resursutjämning
Resursutjämning är en teknik för resurshantering som syftar till att minska efterfrågan på resurser så att ett projekt kan genomföras inom den tidsplan som ursprungligen planerades (till skillnad från resursbalansering, som ändrar tidsplanen). Ett exempel på resursutjämning kan vara att anlita en mer erfaren person för att slutföra projektarbetet på kortare tid.
Resursprognoser
Resursprognoser säkerställer att projektledare har resurser tilldelade för att hantera eventuella problem som kan uppstå under ett projekts livscykel eller för att genomföra framtida projekt med liknande krav.
Vad händer härnäst?
Vill du komma i kontakt med andra digitala projektledare för att dela resurser och bästa praxis? Gå med i vår medlemscommunity och få tillgång till över 100 mallar, prover och exempel samt få kontakt med hundratals andra digitala projektledare på Slack.
