5 vanliga funktioner i programvara för resurshantering
Som projektledare känner du till den ständiga utmaningen med att försöka hantera, följa upp och prognostisera resurser för dina projekt (särskilt när du hanterar flera projekt samtidigt). Utan rätt verktyg kan den här uppgiften snabbt bli överväldigande och leda till projektförseningar, budgetöverskridanden och utbrända teammedlemmar.
Resurshanteringsprogramvara är utformad för att hjälpa dig hantera den här utmaningen genom att tillhandahålla verktyg som kan förbättra effektiviteten, överblicken och kontrollen över dina resurser. Nedan får du lära dig mer om de viktigaste funktionerna i resurshanteringsprogramvara, så att du kan fatta ett välgrundat beslut när du väljer rätt verktyg för dina behov.
Vilka är de vanligaste funktionerna i resurshanteringsprogramvara?
Här är de vanligaste funktionerna som erbjuds av de flesta resurshanteringsplattformar och som kan hjälpa dig att optimera resursanvändningen, förbättra projektresultaten och skapa framgång i din organisation.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
1. Överblick
Hela poängen med att använda resurshanteringsprogramvara är att få en bättre förståelse för exakt vad som händer med dina resurser. Ditt verktyg bör ge dig insyn i:
- Vilken tillgänglighet varje teammedlem har?
- Vilka färdigheter eller vilken funktion bidrar varje teammedlem med?
- Hur kommer resursefterfrågan att se ut i framtiden?
- Vilka resurser råder det brist på?
Bristande överblick leder oundvikligen till projektförseningar och till och med projektmisslyckanden. Tydliga vyer som visar den här informationen innebär att intressenterna vet vad som händer just nu och vad som förväntas framöver.
2. Kapacitetsplanering
De flesta resurshanteringsprogramvaror ger dig också en tydlig bild av resursers kapacitetsplanering: vilka uppgifter varje person har och vilka prioriteringar de har. Är arbetsbelastningen överväldigande? Används en resurs inte till sin fulla potential?
Genom att förstå vad som händer i ett projekt på uppgiftsnivå för varje resurs kan projektledare planera effektivt och se till att människor arbetar med rätt saker vid rätt tidpunkt.
Det finns också en mängd specifika verktyg för kapacitetsplanering som du kan titta närmare på.
3. Ekonomi
Din resurshanteringsprogramvara bör också hjälpa dig att hålla reda på uppskattade projektkostnader och de faktiska pengar som har spenderats. Detta är en viktig del av projektplaneringen – om ett projekt överskrider budgeten kraftigt kanske ytterligare finansiering inte finns tillgänglig och projektet kan misslyckas.
Genom att förstå kostnaden för dina resurser kan du också planera bättre för resten av projektet. Med en mall eller ett verktyg för resursplanering kan du också ta reda på var för mycket pengar spenderas.
Skulle det till exempel kunna spara pengar att schemalägga rätt resurs, exempelvis ett automatiserat verktyg för uppgiftshantering, jämfört med att anlita en person som utför uppgifterna manuellt?
Ett enkelt sätt att hantera personalbaserade resurser är att låta dem använda tidrapporteringsprogramvara som Toggl. Få en tydlig bild av hur mycket tid de lägger på en uppgift och hur mycket det kommer att kosta.
4. Samarbete
Det är avgörande att projektmedlemmarna kommunicerar med varandra för att kunna göra sitt bästa arbete i ett projekt. Detsamma gäller resurshantering. Säg att det uppstår ett problem med resursschemaläggningen och att en tjänst du behöver är överbokad. Genom att använda programvara för resursschemaläggning med samarbetsverktyg kan ni arbeta tillsammans för att lösa problemet snabbare.
5. Rapportering
Att rapportera och ha tillgång till viktig analys är avgörande för alla projektledare. Du behöver veta vad som händer inom flera projekt och vilka resultaten är, både för att kunna göra viktiga förändringar och för att kunna visa dina chefer detta under möten om projektuppdateringar.
Rapporteringsfunktioner hjälper dig att hålla koll på hur ett projekt fortskrider, var resurser används mest effektivt och var det finns luckor där processer kan förbättras. Utan rapportering kan du drabbas av projektförseningar och ineffektivt arbete.
Läs mer om specifika användningsområden för programvara för resurshantering här.
Andra användbara överväganden för dina resursbehov
Alla företag har olika behov när det gäller programvara för resurshantering. Så vilka funktioner bör du fokusera på när du väljer en lösning för dina behov? Ställ dig själv dessa frågor:
Hur tillgänglig är den?
Programvara som har installerats lokalt har sina begränsningar, till exempel svårigheter att dela data som lagras lokalt och behovet av att regelbundet säkerhetskopiera data.
Om det bara är ditt lilla team under samma tak kanske det inte orsakar alltför stora problem. Men vad händer när teamet växer? Vad händer om ni befinner er över hela världen eller arbetar hemifrån? Ni behöver alla ha tillgång till projektinformationen i realtid.
Molnbaserade plattformar har en fördel här, eftersom de ofta är tillgängliga på olika enheter och därför är mer flexibla.
Vilken typ av resurser har du?
Om din huvudsakliga resurs är människor finns det flera plattformar för resurshantering som är utformade för att hantera team. Varje teammedlem kan ha ett eget användarkonto och kan registrera tid medan de arbetar med specifika delar av ett projekt.
Om du behöver programvara som kan hantera tjänster, utrustning och utrymmesresurser är detta lite svårare att hantera. Du behöver en plattform som likställer mänskliga och icke-mänskliga resurser för att hjälpa dig att budgetera, följa upp och organisera effektivt i samma system.
Hur enkelt är det att implementera?
Enkelt uttryckt kommer människor inte att använda en programvara om den är mer till hinder än till hjälp. Det är värdefullt att välja en programvara som gör det enkelt för människor att logga in på flera enheter. Ett Gantt-schema, en Kanban-tavla och en grafvy ger olika sätt att visa tidslinjer, uppgifter och kommunikation.
Kan den skalas för framtiden?
Att välja ett kostnadsfritt verktyg för resurshantering kan vara en bra idé om du vill prova dina alternativ. Men om ditt företag växer bör du se till att plattformen passar dig på lång sikt.
Kontrollera hur enkelt det är att lägga till nya användare och om plattformen stöder dina övergripande långsiktiga affärsmål, eller om den bara är en snabb lösning.
Så får du ut mesta möjliga av programvara för resurshantering
Resursplanering hjälper till att hantera resurser och leder förhoppningsvis till ett mer framgångsrikt projekt. Det finns ingen mening med att använda programvara för att hantera dina resurser om du inte vet vilka de är eller hur de används.
Att skapa en resursplan behöver inte vara svårt eller ta mycket värdefull tid. Här är en översikt över hur du kan planera dina resurser innan du väljer programvara för resurshantering.
Gör en lista över alla resurser
Först behöver du känna till alla resurser som du planerar att involvera i dina projekt. Det handlar om personal, externa entreprenörer, utrymmen som mötesrum, utrustning som datorer och tjänster som programvaruprenumerationer.
Resursens roll
Därefter behöver du tydliggöra vad var och en av dessa resurser bidrar med. Tänk på följande för projektteammedlemmar:
- Vilka färdigheter har de
- Expertisområden
- Kvalifikationer
- Erfarenhet
Om det är en icke-mänsklig resurs bör du tänka på:
- Var finns den?
- Vilken funktion tillhandahåller den?
Därifrån kommer du att förstå hur resurserna du har listat hänger samman med ditt projekt.
Tidsplaner
För att passa in dessa resurser i den övergripande projektplanen lägger du till dem i en tidslinje:
- Vilka delar av processen är de involverade i?
- När behövs de?
- När blir de tillgängliga igen?
Bokning
Detta knyter ihop steg ett och tre. När du har förstått vilka resurser som är tillgängliga och när, kan du börja boka dem enligt den övergripande projektplanen.
Härifrån kan en plattform för resurshantering till och med automatisera en del av bokningen genom att flagga när en resurs inte är tillgänglig eller har dubbelbokats.
