8 strategier för uppgiftshantering för ökad produktivitet

8 strategier för uppgiftshantering

Att börja din dagliga rutin som projektledare med en välhanterad uppgiftslista är bra för ditt välbefinnande och hjälper dig att skapa en lugnare arbetsmiljö. Här är åtta strategier för uppgiftshantering som lugnar kaoset och ger dig och ditt team kontroll över era att-göra-listor.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

1. Använd programvara för uppgiftshantering

Du behöver inte hantera uppgifter ensam. Det finns gott om alternativ för programvara för uppgiftshantering och appar för uppgiftshantering som kan hjälpa dig och ditt team att hålla ordning och hantera allt som behöver göras, vem som behöver göra det och när. En av fördelarna med programvara för uppgiftshantering är att den innehåller verktyg för att skapa listor, visualisera din arbetsbelastning och påminna dig om när uppgifter ska vara klara.

Vissa av dessa programvaruverktyg integreras med samarbetsverktyg som Slack och Microsoft Teams, så att du får omedelbara aviseringar när något har slutförts. Många har också mobilappar (som dessa programvaruverktyg för projektledning för iPad), och vissa erbjuder även AI-funktioner eller integrationer.

Om du behöver fortsätta arbeta när anslutningen bryts kan du leta efter appar för uppgiftshantering med offlineåtkomst.

Kom ihåg att dubbelkolla alla AI-rekommendationer från gratis programvara för AI-baserad uppgiftshantering. Om något känns lite fel är det förmodligen det. När du undersöker dessa alternativ är det dessutom värt att ta hänsyn till kostnaden för programvara för uppgiftshantering för att säkerställa att du väljer ett verktyg som passar din budget.

2. Sätt tydliga mål och förväntningar

När du tilldelar uppgifter eller delegerar till ditt team ska du sätta tydliga mål och förväntningar. Jag är till exempel tydlig med att jag förväntar mig att mitt team proaktivt berättar för mig när de kommer att missa en deadline, innan de faktiskt har missat den. Ju tidigare jag får veta det, desto mer tid har jag att samarbeta med alla som påverkas och omorganisera beroende arbete som inte kan påbörjas.

Mål hjälper också till med både motivation och jämförelser. Om teamet till exempel slutförde 25 % fler uppgifter än veckan innan kan det hjälpa dem att känna sig nöjda med sin prestation och visa dem hur de ligger till i förhållande till planen. 

Jämförelsepunkter kan också hjälpa dig att mäta teammedlemmarnas prestationer. Om du till exempel har tre designers i ett team kan du jämföra dem med varandra och sätta förväntningar utifrån det. 

• Anta att designer A slutför omkring sex uppgifter per dag, medan designer B gör sju och designer C gör 12. 
• Om vi antar att uppgifterna är ungefär lika stora och att designer C har mest erfarenhet kan du sätta som mål att designer A ska slutföra sju uppgifter per dag och att designer B ska anstränga sig för att nå åtta. 
• Om designer C har längre anställningstid och mer erfarenhet är det inte rättvist att kräva samma nivå av designer A och B, men det är värt att försöka få dem att arbeta mer effektivt.

Author's Tip

Var försiktig så att du inte uppmuntrar teamet att skynda igenom viktiga uppgifter för att nå ett riktmärke. En annan varning här som rör utbrändhet: att pressa teamet att överträffa målen för mycket eller för ofta kan öka risken för utbrändhet. Det finns en hårfin gräns mellan att göra saker engagerande och roliga och att pressa för hårt.

3. Prioritera

Effektiv uppgiftshantering handlar ofta om prioritering. Titta på ditt verktyg för uppgiftshantering eller din att göra-lista och avgör vad som är mest brådskande och viktigast.

Hur definierar vi brådskande? Det kan variera, men låt oss börja med tidsbegränsade uppgifter. Om något ska vara klart omedelbart bör det vara teamets högsta prioritet, särskilt om någon annan eller en kunds arbete försenas om det inte blir gjort.

Titta sedan på vilken påverkan punkterna på din lista har. De punkter som påverkar flest personer bör hanteras först. Om exempelvis en projektplan gör det möjligt för ditt team på 20 personer att planera sina scheman för de kommande veckorna, bör du göra det före att exempelvis svara på ett mejl om ett internt möte som kan vänta.

Om du inte är säker på om ditt dagliga arbete återspeglar dessa prioriteringar kan en snabb tidsgranskning hjälpa. Genom att gå igenom hur din tid faktiskt används kan du se om brådskande uppgifter med stor påverkan får den uppmärksamhet de förtjänar – eller om dagen slukas upp av arbete med låg prioritet.

Ett annat sätt att prioritera är att använda en Eisenhower-matris. Rita fyra kvadranter på ett papper och placera ut dina uppgifter utifrån hur brådskande och viktiga de är. 

• Den övre vänstra kvadranten ska innehålla de mest brådskande och viktigaste uppgifterna (gör dessa först)
• Den övre högra kvadranten ska innehålla brådskande men inte viktiga uppgifter (avgör om du behöver göra dem)
• Den nedre vänstra kvadranten ska innehålla uppgifter som är viktiga men inte brådskande (försök delegera dessa) 
• Den nedre högra kvadranten ska innehålla uppgifter som varken är brådskande eller viktiga (behöver du verkligen göra dessa?)

Tidshantering är också en faktor. Du kanske har 15 minuter över mellan möten och vill använda tiden på ett klokt sätt. Markera några mindre uppgifter som du snabbt kan slutföra när tiden tillåter.

Author's Tip

Dina prioriteringar kommer inte att vara desamma som andra teammedlemmars eller projektledares i din organisation, och du kan behöva säga ifrån när det finns en bristande överensstämmelse mellan dina prioriteringar och någon annans. Detta förekommer ofta inom digitala byråer, mer än bland projektledare som arbetar internt.

 
Projektledare på byråer kan behöva jonglera med 4 till 5 (eller fler) projekt samtidigt. Många personer med olika prioriteringar är involverade – externa intressenter, byråns ledning och kundens bredare team. Att lära sig prioritera innebär också att säga ifrån när det finns för många konkurrerande och till och med motstridiga prioriteringar.

4. Begränsa multitasking

Det här kan kännas kontraintuitivt, men jag lovar att det inte är det. När du multitaskar gör du många saker antingen: a) inte helt färdiga eller b) inte särskilt bra. Du måste fokusera för att komma någonstans med din uppgiftslista.

Visst kan ett snabbt ja- eller nejmeddelande i Slack till en kollega medan du lyssnar på en designpresentation vara okej ibland, men vad händer om du missar ett viktigt beslut eller en åtgärdspunkt som kommer upp i samtalet? Du kan råka få hela projektet ur kurs!

Avsätt några distraktionsfria tidsperioder (dvs. tidsblockering) under dagen för att slutföra några av dina uppgifter. Det är lättare sagt än gjort, men meddela ditt team, din kund eller din chef att du behöver arbeta ostört i 45 minuter och fokusera på uppgifterna framför dig. Du kommer att komma mycket längre än om du ägnar 2 eller 3 timmar åt att försöka slutföra uppgifter och göra andra saker samtidigt.

En annan anledning att undvika multitasking är att kontextväxling kan kosta dig mycket tid. Om du har kommit halvvägs med att skriva ett mejl och avbryter för att svara på ett Slack-meddelande kan det ta 20 minuter att komma tillbaka till samma punkt i mejlet som du befann dig på innan du blev avbruten.

5. Använd visualiseringsverktyg

Jag tycker personligen om en bra visuell översikt när det gäller att strukturera min att-göra-lista, och jag använder olika typer av visuella översikter för olika typer av uppgiftslistor.

Jag tycker om en lista på papper för de viktigaste sakerna varje dag. Det känns så bra att stryka över punkter när jag slutför uppgifter och att se den visuella påminnelsen om mina framsteg. Och ja, jag vet att jag kan göra detta i projektledningsprogram, men det är något med penna och papper som jag tycker om.

För helhetsbilden (det vill säga hela veckan) tycker jag om en organiserad Kanban-tavla i Asana som låter mig flytta uppgifter mellan kolumner för arbete som inte har påbörjats, pågår och är slutfört. I slutet av veckan känns det bra att se alla mina uppgifter i kolumnen för slutfört arbete.

För projekttidslinjer hjälper ett Gantt-schema dig att se var du befinner dig och var du förväntas befinna dig. Vissa verktyg kan skapa den här vyn automatiskt, vilket ger dig mer tid till andra uppgifter.

6. Delegera

Du behöver inte nödvändigtvis slutföra hela din uppgiftslista själv. Att delegera uppgifter till andra teammedlemmar kan frigöra tid så att du kan fokusera på annat.

Att anteckna är en av mina favorituppgifter att delegera. Som projektledare faller det nästan alltid på mig att föra anteckningar, men det är svårt när jag samtidigt ansvarar för att se till att alla punkter på dagordningen behandlas, hålla koll på tiden, uppdatera projektledningsverktyget och hålla diskussionen igång. 

Jag behöver ofta uppdatera projektledningsverktyget eller flytta tidslinjepunkter under mötet, så om jag kan delegera antecknandet eller även vissa uppföljningsuppgifter till mitt team kan jag hålla arbetet igång mer effektivt.

Du kan också överväga att delegera antecknandet och utformningen av uppföljningar till AI. Det finns gott om verktyg som automatiskt kan utforma mötessammanfattningar och åtgärdspunkter.

7. Var flexibel

Ett annat sätt att optimera din förmåga att hantera uppgifter är att vara flexibel. Om du till exempel vet att du fokuserar bättre senare på dagen kan du spara uppgifter som kräver mest fokus till senare och slutföra mindre, enklare uppgifter på morgonen. Den här typen av strategisk tidshantering för ledare kan förbättra produktiviteten avsevärt.

Att planera utifrån dina energinivåer är ett bra sätt att hålla koll på de dagliga uppgifterna och maximera din produktivitet. Så länge du kan hålla dina tidsfrister och förfallodatum är det helt okej att vara flexibel och göra saker på det sätt som fungerar bäst för dig!

Jag har till exempel svårt att uppdatera projekttidslinjer när alla andra arbetar. Min uppmärksamhet riktas alltid mot Slack-meddelanden, att lösa brådskande behov i teamet och att svara på kundmejl. Totalt sett tar det mycket mindre tid för mig att göra den här uppgiften först på morgonen eller i slutet av dagen.

Jag märker också att även om jag avsätter särskild tid för en viss uppgift kan jag ibland flytta den utifrån mina energinivåer eller vad som annars står på min att-göra-lista. När jag skrev den här artikeln flyttade jag runt skrivtiden i min kalender för att se till att jag prioriterade uppgifter som var mer brådskande, samtidigt som jag fortfarande avsatte tid för skrivandet.

Om jag har svårt att fokusera på längre eller mer enformiga uppgifter använder jag ibland Pomodoro-tekniken för att ge mig själv tidsblock med schemalagda pauser. Om du inte känner till den här tekniken arbetar du under en fokuserad tidsperiod (vanligtvis cirka 20 minuter) följt av en paus. Det finns till och med tidtagare som är särskilt utformade för att underlätta detta sätt att arbeta.

8. Sätt tydliga tidsfrister

När det gäller att hantera uppgifter kan tydliga tidsfrister göra saker mer genomförbara. Det kan också hjälpa om du eller någon i ditt team har lätt för att skjuta upp saker. 

Det handlar om mer än att sätta en tidsfrist och hoppas på det bästa. Lägg in milstolpar eller avstämningspunkter längs vägen så att du kan följa framstegen eller bli uppmärksammad på att de uteblir.

Att vara tydlig med vad som behöver göras och när kan också hjälpa till med prioriteringen. Sätt tidsfrister längre fram för mindre viktiga eller mindre brådskande uppgifter, så att teammedlemmarna kan fokusera på det som är viktigast för stunden. Låt inte uppgifter ligga kvar för länge, annars kan de falla mellan stolarna när mer brådskande behov uppstår. 

Ett exempel på uppgiftshantering

För att öva på uppgiftshantering (och de tidshanteringsstrategier som ligger bakom god uppgiftshantering) ska jag guida dig genom en liten övning.

Här är en exempeluppgiftslista; de prioriterade uppgifterna är blandade med sådana som är betydligt mindre brådskande. Titta på listan och avgör vad du bör göra först och, ännu viktigare, varför just den uppgiften bör slutföras före de andra.

1. Granska förra veckans tidrapportering och anteckna vilka som inte fyllde i sin tid eller inte registrerade tillräckligt mycket debiterbar tid.
2. Svara på kund A:s fråga om redigeringarna i den andra designomgången.
3. Boka ett möte med kund B eftersom deras återkoppling om kartdesignen inte är tillräckligt tydlig för att designern ska kunna genomföra den.
4. Följ upp kund B:s UAT av mikrowebbplatsen.
5. Skicka frågor till kund C om deras planer för morgondagens lansering av landningssidan. Du behöver bekräfta vilken spårning de vill ha på sidan, URL:en och om de vill hantera lanseringen själva eller låta ditt team uppdatera DNS-posterna.
6. Slutför din artikel före deadline och fakturera för den när den har redigerats.
7. Uppdatera tidsplanen för kund D. De var sena med att skicka återkoppling om stilguiden och inspirationskollaget. Nu när det har godkänts kan designern börja arbeta med designerna.
8. Boka ett möte för att diskutera kund E:s avtal, som löper ut om 45 dagar. De vill förnya det, men det kan ta 14 arbetsdagar för dem att få ett nytt avtal undertecknat.

Så, vad är rätt ordning för dessa uppgifter? Vilken punkt på listan har högst prioritet?

Om du svarade #5 har du rätt. Det första du bör göra är att se till att du är redo för morgondagens lansering. Ju mer tid du har på dig med kundens svar, desto bättre förutsättningar har du. 

Hur är det med resten av uppgifterna? I vilken ordning skulle du placera dem? Du behöver inte alltid utföra uppgifter i realtid; du kan schemalägga dem för att bibehålla effektiviteten och undvika att skapa hinder eller flaskhalsar.

Vad händer härnäst?

Om arbetsflöden, produktivitet och effektivisering av verksamheten får dig att spetsa öronen har du kommit rätt! Gå med i medlemscommunityn hos The Digital Project Manager för fler insikter som dessa, som hjälper dig att utvecklas i din karriär som projektledare. Communityn erbjuder också kurser, mallar och andra resurser som hjälper dig att hantera projekt.