Så löser du 5 problem med resursallokering

Att ha en plan för att hantera dessa problem med resursallokering är avgörande för att styra dina bästa resurser till rätt arbete och slutföra varje projekt på bästa möjliga sätt. En del av resursallokeringen är att kunna justera dina beslut om resursfördelning för att hantera flaskhalsar i slutförandet av projektet.

Vanliga problem med resursallokering

Här är några vanliga problem som tenderar att påverka beslutsfattandet och processen för resursallokering.

1. Omfattningsglidning

Ett av de vanligaste problemen med resursallokering är omfattningsglidning. Detta händer när saker ständigt läggs till i projektets omfattning och snabbt växer bortom gränserna för dina tillgängliga resurser.

• Vad orsakar det? Omfattningsglidning uppstår när kunder begär ändringar eller arbete som inte ingick i den ursprungliga omfattningen, eller när teammedlemmar lägger till mer i sina leveranser än vad som är nödvändigt. När du eller ditt team “tar på er mer än ni klarar av” kan det snabbt leda till utbrändhet eller att projektet misslyckas om det inte korrigeras.
• Hur undviker man det? Det bästa sättet att helt undvika omfattningsglidning är att fastställa en tydlig projektomfattning från dag ett, inventera den totala mängden resurser utifrån projektets omfattning och tydligt kommunicera förväntningarna med kunden och teamet.
• Hur åtgärdar man det? Att erkänna omfattningsglidningen är det första steget för att åtgärda den. Därefter kan du införa rutiner för ändringshantering så att kunderna blir medvetna om hur deras önskemål orsakar förseningar i tidsplanen eller kräver en extra budget. Om omfattningsglidningen kommer från dina teammedlemmar ska du se till att tydligt kommunicera förväntningar och återkoppling till dem.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Fallstudie

Anta att du utvecklar ett CRM-system åt en kund, men att kunden efter att projektets omfattning har fastställts bestämmer sig för att de vill ha mer avancerade funktioner som kräver betydligt mer komplexa programmeringskunskaper och därmed mer resurser.

För att hantera detta måste du förlänga tidsplanen, öka budgeten eller ta bort något annat från projektets omfattning. Lösningen är då att sätta dig ner med kunden, omvärdera projektet och besluta vilken kompromiss ni ska göra. Du bör också fastställa nya parametrar och riktlinjer för framtida justeringar av projektets omfattning.

2. Kompetensluckor

Ett annat vanligt problem med resursallokering som kan dyka upp är att man saknar den personal eller de rätta färdigheterna för att slutföra ett projekt. Detta kallas en kompetenslucka och kan orsaka många problem om det inte hanteras i ett tidigt skede.

• Vad orsakar det? En kompetenslucka uppstår när du saknar teammedlemmar med den kunskap som krävs för att slutföra en uppgift. Det kan vanligtvis hända när en viss leverans eller aktivitet krävs som ingen i det befintliga teamet kan slutföra.
• Hur undviker man det? Precis som när det gäller omfattningsglidning är det bästa sättet att motverka kompetensluckor att fastställa en tydligt definierad projektomfattning i början av projektet. Om du noggrant har beskrivit varje steg i projektet vet du exakt vilka färdigheter och vilken personal som krävs för att slutföra projektet.
• Hur åtgärdar man det? Det finns två alternativ för att åtgärda kompetensluckor: att anställa nya teammedlemmar som har de nödvändiga färdigheterna eller att lägga tid och resurser på att utbilda befintliga teammedlemmar i dessa färdigheter. Båda alternativen kräver en betydande mängd tid, vilket kan skjuta fram projektets slutdatum.

Fallstudie

Anta att du arbetar med ett webbutvecklingsprojekt åt en kund. Självklart behöver du någon med kunskaper inom datavetenskap och programmering i teamet.

Vissa av kundens önskemål kommer dock att kräva installation av ytterligare maskinvara, något du inte hade förberett dig på. Det kommer att kräva en omfattande omarbetning som ligger långt utanför det som ursprungligen planerades. Du står nu inför en kompetenslucka när det gäller att hantera denna del av projektet.

Du ägnar en hel vecka åt att leta efter rätt teammedlem som uppfyller dessa kvalifikationer, medan resten av teamet väntar på att den nya teammedlemmen ska introduceras och sättas in i projektet. Du skjuter också fram projektets deadline och slösar värdefulla resurser.

Även om kompetensgapet nu har täckts och du har lärt dig något inför framtida projekt, kommer du att förlora tid på att slutföra det pågående projektet

3. Felaktiga prognoser

I stället för att projektets omfattning ökar eller att du saknar nödvändiga färdigheter för att slutföra ett projekt, kan du felaktigt eller inexakt förutse vilka resurser som behövs för att slutföra projektet.

• Vad orsakar det? Det beror vanligtvis på bristande kunskap om hur projektet ska genomföras. Om man inte förstår projektets leveranser kan det till exempel leda till att man saknar rätt färdigheter eller rätt teammedlemmar.
• Hur undviker man det? För att förebygga felaktiga prognoser bör du aktivt kommunicera med dina teammedlemmar och ämnesexperter för att säkerställa att du har en tydlig bild av vad som behöver göras. Du kan också använda särskild programvara för projektprognoser för att förutse vilka problem som kan uppstå under projektets gång.
• Hur åtgärdar man det? Det bästa du kan göra är att kommunicera tydligt med dina intressenter och ditt team samt skjuta fram tidsfristen för att åtgärda eventuella luckor i projektet i tid.

Fallstudie

Det finns ett ramverk inom resursfördelning som kallas ”ryggsäck”, där du föreställer dig en väska som representerar den totala begränsade mängden tillgängliga resurser för att slutföra ett projekt. Du kan inte lägga till mer i ett projekt utan att förstora eller byta ut väskan, eftersom den tydligt representerar gränserna för både den nedre och övre gränsen för dina totala resurser.

Felaktiga prognoser är som att välja en ryggsäck i fel storlek eller form för att slutföra projektet. Du får inte plats med tillräckligt mycket eller med rätt saker för att verkligen uppnå dina mål.

All resursoptimering i världen kan inte hjälpa dig om du helt enkelt inte är förberedd på vad som kan hända. Förstå varje projekt fullt ut och i detalj för att på bästa sätt förbereda dig för alla möjliga utfall.

4. Kommunikationsbrister

Ett annat vanligt problem med resursfördelning är kommunikationsbrister, vilket kan leda till mycket kaos i projektet.

• Vad orsakar det? Det kan bero på att man inte har fastställt tydliga kommunikationssätt, men det kan också bero på att man helt enkelt missförstår vad varje intressent försöker kommunicera. Det är lätt hänt när vi inte har tydliga regler för hur vi ska interagera med varandra.
• Hur undviker man det? Det enklaste sättet att undvika kommunikationsbrister är att tidigt i projektet sätta sig ner och skapa en kommunikationsplan. Den beskriver vilka kommunikationssätt som ska användas och vilket gemensamt språk som kan komma att användas. Den hjälper dig också att sätta gränser för när och var kommunikationen ska ske, så att alla har samma bild.
• Hur åtgärdar man det? När kommunikationsbristerna väl har börjat är det bästa du kan göra för att komma tillbaka på rätt spår att börja kommunicera tydligare och skapa kommunikationskanaler. Du bör också införa regelbundna projektuppdateringar för hela teamet och fastställa tydliga förväntningar framöver.

Fallstudie

Anta att du har ett helt distansbaserat team som arbetar med en kund som inte arbetar på distans. Kommunikation kan bli ett problem eftersom det ena teamet redan är vant vid distansarbete, medan det andra teamet är vant vid att arbeta och kommunicera personligen vid behov.

Du kan ha en teammedlem i New York och en annan i Vancouver som arbetar enligt samma standard, men din kund i Omaha upplever att hen inte får de uppdateringar som önskas eller får återkoppling tillräckligt snabbt.

En månad in i projektet är kunden nöjd med det arbete som utförs och de mål som uppnås, men uttrycker frustration över den ”bristande kommunikationen”. Då kan det vara dags att boka ett möte för att säkerställa att alla har samma förståelse av projektets framsteg och fastställa kommunikationsförväntningar framöver.

5. Underutnyttjande av resurser

Underutnyttjande uppstår när du inte drar full nytta av de färdigheter, den personal eller till och med den utrustning som finns tillgänglig för att slutföra ett projekt. Detta kan leda till att projektets omfattning växer okontrollerat, felaktiga prognoser eller bristande engagemang från teammedlemmarna.

• Vad orsakar det? Ofta beror detta tillvägagångssätt på bristande kunskap om de resurser du har till ditt förfogande och hur de används. Om du till exempel har någon i teamet som är skicklig på backendutveckling, men låter personen arbeta med frontendutveckling, kan hen tappa engagemanget i arbetet eller inte vara lika effektiv som hen skulle kunna vara. 
• Hur undviker man det? Ett av de bästa sätten att undvika den här typen av problem med resursfördelning är att investera tid och energi i kartläggning och inventering av färdigheter. Det hjälper dig att identifiera vilka färdigheter som behövs och redan finns tillgängliga, samt vilka fysiska eller digitala resurser som redan finns.
• Hur åtgärdar man det? För att åtgärda underutnyttjande av resurser bör du börja med att övervaka hur arbetsbelastningen fördelas och sedan strategiskt omfördela resurserna därefter. Det kommer i slutändan att spara mer tid än om du fortsätter på samma sätt med detta underutnyttjande.

Fallstudie

Föreställ dig att du arbetar med ett projekt för att bygga en ny app åt en kund inom e-handelsområdet. Du vill se till att du använder rätt resurser för att få jobbet gjort, men har ett relativt nytt team som du fortfarande håller på att lära känna.

Efter några dagar pratar du med en av dina teammedlemmar, som du har låtit arbeta med UI/UX, och inser att personen passar bättre för att följa upp analyser och mätvärden.

En enkel kurskorrigering är att flytta teammedlemmen till en mer lämplig del av projektet, notera personens färdigheter i det verktyg du föredrar för färdighetskartläggning och återkoppla till kunden om förändringen för att säkerställa att alla har samma bild.

Läs mer: Vill du hantera lagerresurser bättre? Ta en titt på vår lista över de bästa verktygen för lager- och resurshantering.

Varför bör du åtgärda problem med resursfördelning? 

Det främsta skälet till att du bör åtgärda problem med resursfördelning är att ineffektiv resursfördelning allvarligt kan hindra projektets framgång och påverka både ditt team och din organisation negativt. Problemen kan skapa en negativ upplevelse för både teamet och kunden.

Genom att ta itu med resurshantering och bemästra resursfördelning kan du effektivisera projektets arbetsflöden och samtidigt öka din effektivitet genom att slutföra fler uppgifter på kortare tid och med färre resurser. Rätt metoder för resursfördelning kan spara mycket tid och ekonomiska resurser på lång sikt genom noggrann och strategisk planering.

Denna metod för resurshantering är dock mycket enklare i teorin än att implementera den effektivt. 

Verktyg för att lösa problem med resursfördelning

Programvaruverktyg är det enklaste sättet att fördela resurser. Här är några viktiga fördelar med att använda programvaruverktyg för resursfördelning:

• Förbättrad överblick: Verktyg för resursfördelning kan hjälpa dig att identifiera och följa upp alla dina färdigheter, personalresurser, fysiska och digitala resurser med mera, så att du kan fatta beslut snabbt och med säkerhet.
• Förbättrade möjligheter till planering och schemaläggning: Vissa verktyg hjälper dig att schemalägga inte bara teammedlemmar utan även vilka verktyg som ska användas och när teammedlemmar kan behöva bidra med specifika färdigheter vid specifika tidpunkter i projektet.
• Identifiera och åtgärda problem med resursfördelning enkelt: En självklar funktion är möjligheten att flagga problem med resursfördelningen, så att du kan lösa dem innan de blir större problem.
• Resursprognoser: Det finns särskilda prognosverktyg som hjälper dig att hantera projektets resurser och maximera din resursanvändning.
• Spårning i realtid: Möjligheten att se framsteg i realtid kan hjälpa dig att hantera resurser ännu mer effektivt.
• Samarbete och kommunikation: Några av de bättre verktygen möjliggör till och med kommunikation i samma utrymme, så att projektets intressenter kan hitta allt de behöver på en och samma plats.

Här är några viktiga funktioner i programvara för resurshantering att hålla utkik efter när du väljer rätt verktyg för dina projekt:

1. Realtidsöverblick: Du måste kunna se vem som är tillgänglig, deras arbetsbelastning och deras kapacitet i realtid. 
2. Detaljerad resursplanering: Din programvara för resursallokering bör göra det möjligt för dig att schemalägga resurser för specifika projektuppgifter och tidsperioder, med funktioner som dra-och-släpp-schemaläggning och möjligheten att visualisera tidslinjer.
3. Efterfrågeprognoser: Du bör kunna förutsäga resursbehov och planera kapaciteten därefter.
4. Kompetensuppföljning: Du behöver kunna följa upp dina teammedlemmars färdigheter och kompetenser, vilket är avgörande för att tilldela rätt personer till rätt uppgifter. Funktioner som gör det möjligt att märka anställda med färdigheter och söka baserat på dessa färdigheter kan förbättra effektiviteten i resursallokeringen.
5. Ekonomisk styrning: Det är viktigt att kunna följa upp projektbudgetar och kostnader. Med den här funktionen kan du övervaka de ekonomiska konsekvenserna av beslut om resursallokering och se till att projekten håller sig inom budgeten.
6. Resursplanering av arbetsbelastning: Ett bra verktyg bör ge en överblick där du kan se vem som gör vad, hur mycket tid som har avsatts, potentiella flaskhalsar och vem som har kapacitet.
7. Automatisering av resursallokering: En enkel funktion som kan göra stor skillnad är möjligheten att automatisera dina resurshanteringsprocesser. Genom att automatisera processen för att tilldela uppgifter, exempelvis med dra-och-släpp-verktyg, kan du minska det manuella arbetet och förbättra effektiviteten.
8. Uppföljning av resursutnyttjande: Att övervaka hur effektivt resurserna används är avgörande för optimering. Det är viktigt att hitta ett verktyg som hjälper dig att dra nytta av alla resurser du har till ditt förfogande.
9. Samarbetsverktyg: För team, särskilt på distans, är funktioner som underlättar kommunikation, delning av uppgifter och fildelning viktiga för att alla ska hålla sig samordnade.
10. Scenarioplanering och modellering: Vissa avancerade verktyg erbjuder möjligheten att testa "tänk om"-scenarier för att förstå hur förändringar i resursallokeringen eller projektens tidslinjer påverkar situationen. Den här funktionen är särskilt effektiv för större projekt.

Vad händer härnäst?

Att hantera problem med resursallokering kan kännas ganska skrämmande, men jag hoppas att den här artikeln har gett dig nytt självförtroende att ta dig an dessa utmaningar. Om du vill lära dig mer om resursallokering eller resurshantering vill vi gärna att du blir medlem och går med i tusentals andra digitala projektledare i vår Slack-community.