Guide till metoden för kritisk linje: Så använder du den + exempel
Metoden för kritisk linje är en teknik som används för att identifiera den längsta sekvensen av beroende aktiviteter (kritisk linje) i ett projekt och fastställa den kortaste tiden det tar att slutföra dem.
För att hitta din kritiska linje behöver du dock förstå varje aktivitet, deadline och beroende i projektet. Det är inte enkelt, men det är viktigt att gå igenom stegen för att göra det rätt. Den här guiden tar dig igenom varje steg i processen.
Vad är metoden för kritisk linje?
Metoden för kritisk linje (CPM) är en schemaläggningsteknik som används inom projektledning och andra branscher för att:
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
- Identifiera den kritiska linjen i ett projekt
- Fastställa den minsta tid som krävs för att slutföra ett projekt.
Exempel på kritisk linje
Innan vi går igenom stegen och beräkningarna du behöver göra vill jag visa dig ett kort visuellt exempel.
Diagrammet nedan innehåller bokstäverna A till P. A och P representerar projektets start respektive slut. Siffran bredvid varje bokstav representerar samtidigt aktivitetens varaktighet i dagar.
Som du kan se finns det flera vägar från A till P. För att hitta den kritiska linjen måste du beräkna den totala varaktigheten för varje väg genom att addera de enskilda aktiviteternas varaktighet.
Det du letar efter är den väg som tar längst tid att slutföra. I det här exemplet är väg ”A-C-E-F-G-K-L-P”, som har en varaktighet på 52 dagar, den kritiska linjen.
Så hittar du den kritiska linjen i ditt projekt
Aktiviteterna på den kritiska linjen kallas kritiska aktiviteter. De är beroende av att en föregångare inträffar och har därför minst flexibilitet av alla aktiviteter. Alla förseningar i dessa kritiska aktiviteter leder nästan alltid till förseningar i projektet.
Jag vet att det är troligt att du kommer att använda projektledningsprogramvara eller programvara för projektschemaläggning för att skapa projekttidslinjer och hitta din kritiska linje, särskilt för komplexa projekt. Men det går att göra utan det (och jag går igenom det här!).
Här är steg-för-steg-instruktionerna för att hitta den kritiska linjen i ditt projekt.
Steg 1: Identifiera projektets delaktiviteter
Börja med att identifiera de aktiviteter som utgör ditt projekt. Det skulle vara till stor hjälp om du redan har skapat ett dokument med en arbetsnedbrytningsstruktur. Ett WBS-dokument visar vilka aktiviteter som ingår i projektet och i vilken ordning aktiviteterna ska utföras.
Anta att du behöver lansera en nättidskrift. Följande kan vara projektets delaktiviteter (det finns många fler aktiviteter som skulle kunna ingå; detta har förenklats för våra syften).
TEMA
- Val av tema
- Godkännande av tema
INNEHÅLL
- Innehållsidéer
- Innehållsskrivande
- Godkännande av innehåll
- Grafiska idéer
- Skapande av grafik
- Godkännande av grafik
SPONSRING
- Presentera ett sponsringsförslag
- Skapa reklaminnehåll
- Slutför sponsringsavtal
LAYOUT
- Design av tidningslayout
- Godkännande och slutligt godkännande
PUBLICERING
- Upphandling av plattform
- Ladda upp tidningen
- Lansering
Steg 2: Ordna aktiviteterna i rätt ordning
När du har identifierat de enskilda uppgifter som utgör projektet ordnar du uppgifterna i rätt ordning. Vilken aktivitet måste utföras först? Vilka aktiviteter är beroende av att andra har slutförts?
Med hjälp av vårt exempel med publicering av en nättidning är följande uppgifter ordnade i rätt ordning, med identifierade beroenden.
| UPPGIFTER | BEROENDEN |
|---|---|
| A. Val av tema | - |
| B. Godkännande av tema | A |
| C. Innehållsidéer | B |
| D. Innehållsskrivande | C |
| E. Godkännande av innehåll | D |
| F. Grafiska idéer | E |
| G. Skapande av grafik | F |
| H. Godkännande av grafik | G |
| I. Presentera ett sponsringsförslag | H |
| J. Skapa reklaminnehåll | I |
| K. Slutför sponsringsavtal | H, I |
| L. Design av tidningslayout | B, E, H, I, J |
| M. Godkännande och slutligt godkännande | L |
| N. Upphandling av plattform | M |
| O. Ladda upp tidningen | M, N |
| P. Lansering | O |
Steg 3: Uppskatta aktiviteternas varaktighet
Uppskatta varaktigheten för varje enskild uppgift med hjälp av en eller flera av följande metoder.
- Expertbedömning. En expert eller en grupp experter bestämmer hur lång tid en aktivitet tar.
- Analog uppskattning. Använd ett liknande tidigare projekt som mall för att uppskatta projektets varaktighet eller en liknande tidigare aktivitet för att uppskatta varaktigheten för en viss aktivitet.
- Parametrisk uppskattning. Kombinera historiska data och aktuella projektparametrar för att uppskatta varaktigheter.
- Trepunktsuppskattning. Uppskatta varaktigheten som genomsnittet av tre möjliga varaktigheter: den mest sannolika varaktigheten, den optimistiska varaktigheten och den pessimistiska varaktigheten.
- Uppskattning nerifrån och upp. Dela upp den enskilda uppgiften i mer specifika deluppgifter. Uppskatta sedan en aktivitets varaktighet genom att sammanställa de uppskattade varaktigheterna för dess delaktiviteter.
- Beslutsfattande genom konsensus. Alla som deltar i projektet kan som ett team bestämma varaktigheten för enskilda aktiviteter. Projektledaren kan tilldela tidsuppskattningar, kanske med hjälp av en eller flera av metoderna ovan, och projektmedlemmarna kan rösta om varaktigheterna.
Jag bör också nämna att det finns en annan liknande metod som du kan använda för att utvärdera hur lång tid uppgifter tar när det råder osäkerhet – den kallas PERT. Läs om när du bör använda PERT jämfört med CPM.
Steg 4: Skapa ett nätverksdiagram
När du känner till dina aktiviteter, deras uppgiftsordning, beroenden och uppskattade uppgiftsvaraktigheter kan du nu rita upp ditt nätverksdiagram.
| UPPGIFT | BEROENDEN | AKTIVITETERNAS VARAKTIGHET |
|---|---|---|
| START | - | - |
| A. Val av tema | - | 1 |
| B. Godkännande av tema | A | 1 |
| C. Innehållsidéer | B | 5 |
| D. Innehållsskrivande | C | 15 |
| E. Godkännande av innehåll | D | 3 |
| F. Grafiska idéer | E | 5 |
| G. Skapande av grafik | F | 10 |
| H. Godkännande av grafik | G | 3 |
| I. Presentera ett sponsringsförslag | H | 10 |
| J. Skapa reklaminnehåll | I | 10 |
| K. Slutför sponsringsavtal | H, I | 10 |
| L. Design av tidningslayout | B, E, H, I, J | 3 |
| M. Godkännande och slutligt godkännande | L | 3 |
| N. Upphandling av tidningsplattform | M | 3 |
| O. Ladda upp tidningen | M, N | 1 |
| P. Lansering av nättidningen | O | 1 |
| SLUT |
Steg 5: Identifiera den kritiska linjen
Utifrån det enkla nätverksdiagrammet är den kritiska vägen A-B-J-K-L-M-O-P. Följande aktiviteter ingår i den kritiska vägen:
A. Val av tema
B. Godkännande av tema
J. Skapa reklaminnehåll
K. Slutföra sponsringsavtal
L. Utforma tidningens layout
M. Godkännande och slutligt godkännande
O. Ladda upp tidningen
P. Lansera nättidningen
Steg 6: Fastställ projektets minsta varaktighet
Använd den kritiska vägen för att fastställa projektets kortast möjliga varaktighet. Som du kan se i tabellen nedan har den kritiska vägen en varaktighet på 30 dagar. Det är också projektets minsta varaktighet.
| UPPGIFT | AKTIVITETERNAS VARAKTIGHET (i dagar) |
|---|---|
| Val av tema | 1 |
| Godkännande av tema | 1 |
| Skapa reklaminnehåll | 10 |
| Slutföra sponsringsavtal | 10 |
| Utforma tidningens layout | 3 |
| Godkännande och slutligt godkännande | 3 |
| Ladda upp tidningen | 1 |
| Lansera nättidningen | 1 |
| TOTALT | 30 |
Steg 7: Skapa ett projektschema
Nu när du känner till projektets minsta varaktighet kan du skapa ett första projektschema. Använd diagrammet från tidigare för att skapa ett schema för den kritiska vägen.
| UPPGIFT | BEROENDEN | AKTIVITETERNAS VARAKTIGHET | TIDIGASTE STARTDATUM | TIDIGASTE SLUTDATUM |
|---|---|---|---|---|
| START | ||||
| A. Val av tema | - | 1 | 6/10 | 6/10 |
| B. Godkännande av tema | A | 1 | 6/13 | 6/13 |
| C. Idégenerering för innehåll | B | 5 | ||
| D. Skriva innehåll | C | 15 | ||
| E. Godkännande av innehåll | D | 3 | ||
| F. Idégenerering för grafik | E | 5 | ||
| G. Skapa grafik | F | 10 | ||
| H. Godkännande av grafik | G | 3 | ||
| I. Presentera sponsringsförslag | H | 10 | ||
| J. Skapa reklaminnehåll | I | 10 | 6/13 | 6/24 |
| K. Slutföra sponsringsavtal | H, I | 10 | 6/24 | 7/8 |
| L. Utforma tidningens layout | B, E, H, I, J | 3 | 7/9 | 7/12 |
| M. Godkännande och slutligt godkännande | L | 3 | 7/13 | 7/16 |
| N. Anskaffa plattform för tidningen | M | 3 | ||
| O. Ladda upp tidningen | M, N | 1 | 7/17 | 7/18 |
| P. Lansera nättidningen | O | 1 | 7/19 | 7/20 |
Hur är det då med de aktiviteter som inte är kritiska? När måste de börja och sluta? Det beror främst på projektledarens preferenser, tillgången på resurser och aktiviteternas beroenden.
Som exempel kan aktivitet E (idégenerering för innehåll) bara börja efter den 13 juni eftersom den är beroende av aktivitet D (skriva innehåll). Den måste dock inte nödvändigtvis börja det datumet.
Om projektledaren inte vill börja då, eller om teamet för idégenerering av innehåll inte är tillgängligt det angivna datumet, kan idégenereringen av innehåll börja vid ett senare datum.
Observera också att aktiviteter som inte är kritiska, när de utgör beroenden för kritiska aktiviteter, inte kan slutföras senare än dagen före den tidpunkt då den beroende kritiska aktiviteten enligt plan ska börja.
Steg 8: Justera projektschemat vid behov
Med hjälp av schemat för den kritiska vägen kan du nu tillämpa andra projektledningsmetoder för att förkorta eller optimera schemat.
Behöver projektet ta mindre än 30 dagar? Du kan använda metoder för schemakomprimering, till exempel resursökning och parallellisering.
Är de resurser du behöver för dina aktiviteter otillgängliga eller överbelastade på de datum som anges av metoden för kritisk väg? Du kan använda tekniker för resursoptimering, till exempel resursutjämning och resursutjämning över tid, för att justera schemat.
Läs mer om den viktigaste skillnaden mellan resursutjämning och resursutjämning över tid här.
Steg 9: Uppdatera schemat enligt projektets framsteg
Detta behöver du göra medan projektet pågår. Om det sker några förändringar i CPM-schemat – kanske har förseningar uppstått – måste du uppdatera schemat i enlighet med detta.
Ett Gantt-schema är det idealiska projektledningsverktyget för att uppdatera framstegen. Därför är det bäst att lägga in projektet i ett Gantt-schema efter att analysen av den kritiska vägen har gett dig ett genomförbart schema. Naturligtvis behöver du ha startdatum och slutdatum för alla aktiviteter i projektet innan du kan skapa ett Gantt-schema för projektet (troligen med hjälp av ett verktyg för att skapa Gantt-scheman).
Så beräknar du den kritiska vägen
Det finns två faser i beräkningen med metoden för kritisk linje: framåträkningen och bakåträkningen.
Framåträkningen
Framåträkningen identifierar tidigaste start- och slutdatum för enskilda aktiviteter.
Det tidigaste startdatumet
Det tidigaste startdatumet för en aktivitet är det senaste av följande:
- Projektets startdatum
- Det tidigaste slutdatumet för dess föregående aktiviteter, plus en dag
- Om aktiviteten har mer än en föregående aktivitet: det senaste av alla föregående aktiviteters tidigaste slutdatum plus en dag
- Datumet för tillämpliga eller befintliga begränsningar av typen ”inte tidigare än” (om en nödvändig resurs för en aktivitet exempelvis blir tillgänglig först den 13 juni, kan aktiviteten starta den 13 juni eller senare, men inte tidigare)
- Det aktuella datumet för aktiviteten (den första dagen i det återstående schemat efter att projektet har uppdaterats)
Det tidigaste slutdatumet
Det tidigaste slutdatumet är samtidigt det tidigaste startdatumet plus aktivitetens varaktighet minus en dag (för att ta hänsyn till att startdatumet ingår i aktivitetens varaktighet). Du kan naturligtvis behöva justera datumen för att ta hänsyn till helger om arbetet endast kan utföras på vardagar.
När du har fastställt de tidigaste starttiderna och tidigaste sluttiderna för alla projektaktiviteter behöver du genomföra bakåträkningen.
Bakåträkningen
Bakåträkningen beräknar de senaste slut- och startdatumen för alla aktiviteter.
Föreställ dig det så här. Å ena sidan hjälper framåträkningen dig att hitta aktiviteternas start- och slutdatum med utgångspunkt i projektets startdatum. Å andra sidan låter bakåträkningen dig uppskatta start- och slutdatum med utgångspunkt i projektets slutdatum. Med andra ord arbetar du bakåt, därav termen bakåträkning.
Eftersom du arbetar bakåt är det första du behöver beräkna det senaste slutdatumet.
Det senaste slutdatumet
Det senaste slutdatumet är det senaste datum då en aktivitet kan slutföras utan att projektets tidsplan försenas. Det är det tidigaste av följande:
- Projektets slutdatum
- Det senaste slutdatumet för den efterföljande aktiviteten minus en dag; du drar av en dag eftersom en föregående aktivitet slutar en dag före sin efterföljare.
- Om aktiviteten har mer än en efterföljare: det tidigaste av alla efterföljande aktiviteters senaste slutdatum minus en dag
- Datumet för tillämpliga eller befintliga begränsningar av typen ”inte senare än”
Det senaste startdatumet
Du beräknar de senaste startdatumen utifrån de senaste slutdatumen. Det är helt enkelt det senaste slutdatumet minus aktivitetens varaktighet, plus en dag. Vi måste lägga till en dag eftersom ett enkelt avdrag av varaktigheten skulle ge ett datum en dag före det faktiska startdatumet. Att lägga till en dag säkerställer därför att startdatumet ingår i varaktigheten för varje aktivitet.
Beräkning av tidsmarginal
Nu när vi har de tidigaste start- och slutdatumen samt de senaste start- och slutdatumen kan vi beräkna tidsmarginalen. Den totala tidsmarginalen är det antal dagar som en aktivitet kan försenas utan att försena hela projektet, medan den fria tidsmarginalen anger hur många dagar vi kan försena en aktivitet utan att påverka startdatumet för dess efterföljande aktivitet.
En analys av tidsmarginalen visar vilka aktiviteter du fritt kan försena och med hur många dagar. Den visar till exempel omedelbart att kritiska aktiviteter (i fetstil) inte får försenas om du vill slutföra projektet i tid; den totala och fria tidsmarginalen för kritiska aktiviteter är noll. Du har större frihet att försena icke-kritiska uppgifter.
Kalkylatorer för CPM
Programvara för projektledning, till exempel verktyg för kritisk linje, bör kunna hjälpa dig att identifiera den kritiska vägen, hitta start- och slutdatumen samt beräkna tidsmarginaler. Du kan också använda en kalkylator för metoden för kritisk linje online.
Den här PERT-kalkylatorn (teknik för programutvärdering och granskning) eller denna CPM-kalkylator hjälper dig att identifiera den kritiska vägen och den uppskattade projektvaraktigheten. Manuellt kan du placera ut dina aktiviteter i ett diagram och sedan, när du ser vägarna från start till slut, helt enkelt lägga ihop aktiviteternas varaktighet på varje väg. Vägen med den högsta summan är din kritiska väg.
När du har identifierat din kritiska väg kan du använda Google Sheets för att beräkna datum, inklusive start- och slutdatum för varje aktivitet.
Om du behöver ta hänsyn till resursfördelning kan du prova resurshanteringsprogramvara.
Formel för att beräkna datum och slack
Kom ihåg följande formel:
Tidig start = PS/PEF+1/NET
Det är det tidigaste av projektets startdatum, föregångarens tidiga slutdatum plus en dag eller något av datumen för begränsningar av typen inte tidigare än.
Tidigt slutdatum = (ES + D) - 1
Det är aktivitetens tidiga startdatum plus varaktigheten, minskat med en dag.
Sent slutdatum = PF/SLF-1/NLT
Detta är det tidigaste av projektets slutdatum, efterföljaraktivitetens sena slutdatum minus en dag eller ett datum av typen inte senare än, om ett sådant finns.
Sen start = (LF - D) + 1
Detta är aktivitetens sena slutdatum minskat med dess varaktighet, plus en dag.
Total slack = LF - EF eller LS - ES
Detta är aktivitetens sena slutdatum minus dess tidiga slutdatum. Det kan också vara det sena startdatumet minus det tidiga startdatumet.
Fri slack = (SES - EF) - 1
Detta är efterföljaraktivitetens tidiga startdatum minus aktivitetens tidiga slutdatum, där skillnaden sedan minskas med en dag.
Formel för att beräkna datum och slack när endast arbetsdagar beaktas
Om du endast beräknar arbetsdagar måste du använda funktionerna WORKDAY och NETWORKDAYS. WORKDAYS beräknar datumet utifrån ett startdatum, en varaktighet och eventuella helgdagar eller arbetsfria dagar, medan NETWORKDAYS räknar antalet arbetsdagar mellan två datum.
Följande är varianter av ovanstående formel, modifierade med WORKDAY eller NETWORKDAYS.
Tidig start = WORKDAY( PEF, 1, [holidays] )
Den här funktionen kräver startdatumet (föregångarens tidiga slutdatum), varaktigheten (den ska vara ett eftersom det tidiga startdatumet infaller en dag efter föregångarens tidiga slutdatum) och en valfri variabel för helgdagar som avser datum du vill ska betraktas som helgdagar (i datum- eller serienummerformat).
Detta bör inte behövas om det tidiga startdatumet är projektets startdatum eller ett datum av typen inte tidigare än.
Tidigt slutdatum = WORKDAY( (ES-1), D, [holidays] )
Observera att jag inkluderar avdraget på en dag i funktionen för att säkerställa att det resulterande datumet alltid är en arbetsdag.
Sent slutdatum = WORKDAY( SLF, -1, [holidays] )
Den här funktionen drar av en dag från efterföljaraktivitetens sena slutdatum och returnerar, om resultatet är en helg eller helgdag, föregående arbetsdag.
Sen start = WORKDAY( (LF+1), -D, [holidays] )
Den här funktionen kräver aktivitetens sena slutdatum plus en dag, varaktigheten omvandlad till negativa heltal samt helgdagar eller andra arbetsfria datum.
Jag inkluderar tillägget på en dag i WORKDAY-funktionen för att säkerställa att det resulterande datumet alltid är en arbetsdag.
Total slack = NETWORKDAYS( EF, LF ) - 1
Detta räknar antalet arbetsdagar från aktivitetens tidiga slutdatum till dess sena slutdatum. Vi minskar resultatet med en eftersom funktionen även räknar det sena slutdatumet; vi behöver bara skillnaden.
Fri slack = NETWORKDAYS( EF, SES ) - 2
Detta räknar antalet arbetsdagar från aktivitetens tidiga slutdatum till efterföljaraktivitetens tidiga startdatum. Vi subtraherar två från resultatet: en för att ta hänsyn till avdraget på en dag som krävs av den ursprungliga formeln och ytterligare en för att ta bort den extra dag som funktionen introducerar eftersom den även räknar det tidiga slutdatumet.
Resursbegränsningar i kritiska linjens metod
Låt oss gå igenom ett exempel på vad som händer om de resurser som dina aktiviteter behöver inte är tillgängliga enligt det schema som anges av analysen av den kritiska vägen (CPA).
Resurstillgänglighet, leveransscheman, intressenternas krav och förändrad projektomfattning är exempel på resursbegränsningar som kan förlänga eller förkorta din kritiska väg eller förändra den helt.
Låt oss ta en ny titt på det här exemplet på en kritisk väg:
Och låt oss rita upp det här exemplet i ett Gantt-schema för att illustrera:
I det här exemplet är projektet inställt på att starta den 1 april och sluta den 13 juni. Det är totalt 52 arbetsdagar, vilket motsvarar den tid det tar att slutföra alla aktiviteter på projektets kritiska väg.
Men vad händer om personen som tilldelats uppgift E (som ska påbörjas den 15 april) har tilldelats ett annat projekt och inte är tillgänglig förrän den 20 april?
Om ingen annan person kan ta på sig uppgift E kan du tillämpa tekniker för resursutjämning och justera schemat efter den teammedlemmens tillgänglighet.
Det innebär att startdatumet för uppgift E flyttas från den 15 april till den 20 april, vilket försenar uppgift E och i slutändan projektet. Det beräknade slutdatumet har nu blivit den 16 juni i stället för den 13 juni. Observera att den kritiska vägen förblir densamma, men att den har blivit längre.
Om det inte är acceptabelt att förlänga projektets slutdatum kan du behöva tillämpa tekniker för schemakomprimering, som resurskraschning och parallellisering, för att slutföra projektet på kortare tid.
Resurskraschning innebär att fler resurser (till exempel personer eller utrustning) läggs till i aktiviteter för att korta ned varaktigheten. Parallellisering innebär att vissa uppgifter utförs parallellt.
I vårt exempel antar vi att vi fördubblar antalet personer som tilldelats uppgifterna G och L, vilket förkortar uppgift G:s varaktighet från 12 dagar till sex och uppgift L:s från 15 dagar till 8. Detta förkortar vägens varaktighet från 55 dagar till 42 dagar.
Vi flyttar också fram uppgift O så att den börjar omedelbart efter den föregående uppgiften K. Det innebär att uppgift O slutar en dag senare än uppgift L, vilket ändrar projektets kritiska väg till A-C-E-F-G-K-O-P med en varaktighet på 43 dagar.
Vad händer härnäst?
Behöver du mer hjälp med den kritiska vägen? Delta i samtalet på Slack tillsammans med hundratals andra digitala projektledare genom DPM-medlemskapet!
