De 4 viktigaste mätetalen för resursutnyttjande & hur du mäter dem
I den hektiska vardagen med ständig projektaktivitet är det lätt att gå vilse i detaljerna och glömma att ta hänsyn till helheten. Mått för resursutnyttjande kan vara ett viktigt verktyg för att hantera projektresurser och övervaka projektets och portföljens hälsa.
Vad är resurshantering?
Hantering av projektresurser är en viktig del av projektledarens ansvar. Det innebär att sätta samman och hantera projektteamets medlemmar samt att planera för resurser och material som behövs för att slutföra projektarbetet. För att hantera projektresurser effektivt behöver du ta hänsyn till resursers tillgänglighet, resursfördelning och resurshantering. Tänk på dessa centrala begrepp på följande sätt:
- Resurstillgänglighet: den tid som personer i teorin har möjlighet att bidra med till ett projekt
- Resursfördelning: hur mycket tid personer faktiskt lägger på projektarbete
- Resurshantering: optimeringen av fördelade resurser under ett projekt.
Viktiga mått för resursutnyttjande
Projektledare analyserar mått för resursutnyttjande som en del av resursanalysen för att förstå vilka resurser som används, hur de används och om användningen är lämplig. Målet är att identifiera ineffektiv användning av resurser och sedan utveckla en strategi för att förbättra resursutnyttjandet.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Men vilka resultatmått är viktigast att följa upp? Nedan följer en lista över viktiga mått för resursutnyttjande som kan vara en bra utgångspunkt. De är användbara för att avgöra om resurser används optimalt.
Tänk på att listan inte är heltäckande. Du kan upptäcka att andra mått eller strategier är mer användbara för dina projekt, team och ditt företag.
1. Resursutnyttjande
Detta är en uppdelning och analys av en teammedlems tillgängliga timmar och hur mycket tid personen lägger på varje projekt. Det kallas även faktureringsgrad.
Det enklaste sättet att fastställa din utnyttjandegrad är att använda följande formel:
Arbetade timmar / Tillgängliga timmar = Utnyttjandegrad
Utnyttjandegraden baseras på den tid en teammedlem lägger på ett projekt jämfört med hur mycket tid personen har tilldelats för det. Du kan se det som fakturerbara timmar jämfört med tillgängliga timmar. Här är ett exempel:
36 arbetstimmar / 40 tillgängliga timmar = 90 procents utnyttjandegrad för teammedlemmen
2. Upptrappningshastighet
Upptrappningshastighet mäter den tid det tar för en teammedlem att nå sin önskade utnyttjandegrad. Om upptrappningen går för långsamt kan teammedlemmen behöva ytterligare utbildning eller stöd. Det kan också signalera att introduktionsprocessen för framtida nyanställda behöver förbättras.
3. Avvikelse i arbetsinsats
Avvikelse i arbetsinsats mäter beräknade timmar och arbetade timmar. Den kan beräknas per resurs, projekt eller avdelning. Detta mått är användbart för att fastställa hur många timmar som behövs för ett projekt. De trender som framträder ur dessa data kan hjälpa chefer att planera projektet.
4. Kostnadsavvikelse
Kostnadsavvikelse ger insikter i budgeten. Projektledare beräknar kostnadsavvikelsen genom att jämföra faktiska utgifter med beräknade kostnader. Detta mått visar om projekten håller budgeten och hur de kan påverka intäkterna.
SMART-mål och mått för resursutnyttjande
När projektledare följer upp mått för resursutnyttjande är det viktigt att sätta upp och uppnå mål som är kopplade till dessa mått.
Att sätta upp mål och riktvärden bidrar till att säkerställa att resurser används effektivt och att budget och tid används på rätt sätt. Varje mål bör vara specifikt, mätbart, uppnåeligt, realistiskt och tidsbegränsat – därav akronymen SMART.
Specifikt
Medlemmarna i teamet kan inte uppnå ett mål om det inte är tydligt definierat. Vilka är involverade, vad försöker de åstadkomma, när måste de åstadkomma det, vilka hinder och/eller krav kommer att försvåra framstegen och varför måste de uppnå detta mål?
Mätbart
Vad är måttet på framgång? Det finns ingen enskild definition som besvarar den här frågan, och det varierar beroende på projekt. Tänk på målet och hur framgång ser ut. Data som intäkter, automatiserade rapporter, enkäter och arbetsresultat är användbara framgångsindikatorer.
Uppnåeligt
Hur viktigt är målet och hur kan det uppnås? Har teamet de verktyg och den kompetens som krävs för att uppnå det? Om inte, vad kan göras för att stödja teamet?
Relevant
Hur passar projektet och målen ihop med företagets övriga mål? Båda bör vara tydligt anpassade till företaget.
Tidsbundet
Vilken är tidsfristen för målet? Hur kommer framstegen att se ut halvvägs?
Exempel på SMART-mål
Ett exempel kan hjälpa till att skilja ett SMART-mål från, tja, ett mindre smart mål.
Exempel: Sarah kommer att publicera 18 delar kreativt innehåll på sin personliga webbplats före utgången av tredje kvartalet 2022 för att öka det månatliga antalet läsare på webbplatsen med 10 %.
För att uppnå detta mål kommer hon att avsätta 4 timmar i veckan till att skapa innehåll, det första hon gör på morgonen på lördagar och söndagar, för att minska risken för distraktioner.
Det här målet är viktigt eftersom det stödjer hennes önskan att ägna mer tid åt kreativa aktiviteter för att förbättra sitt känslomässiga välbefinnande.
Det här målet är SMART eftersom det är kvantifierbart och har en angiven tidsfrist. Målet innehåller också information om dess relativa betydelse och hur det är anpassat till bredare målsättningar.
Om det här exemplet känns relevant för ditt arbete bör du fördjupa dig i hantering av kreativa resurser och hantering av byråresurser, två viktiga strategier för att optimera hur kreativa team och byråer fördelar sin kompetens och tid.
Vikten av mätvärden för resursutnyttjande
Mätvärden för resursutnyttjande är viktiga indikatorer på projektets hälsa och bidrar också till att säkerställa korrekt projektfinansiering och stöd. Föreställ dig följande scenarier:
- Övervaka projektets hälsa. Projektuppgifterna fortskrider enligt planen, men du känner att den arbetsinsats som krävs för att hålla jämna steg med projektets tidsplan är alldeles för stor. Mätvärden för resursutnyttjande hjälper dig att kvantifiera effekterna på projektets resultat och korrigera kursen innan detta problem med resursfördelningen går över styr. Det kan innebära att justera tidsplanen, identifiera operativa effektiviseringar och/eller ersätta resurser med billigare alternativ.
- Optimera resursfördelningen i hela projektportföljen. Analys av resursdata hjälper till att avgöra om chefer kan omfördela överflödiga resurser till andra projekt som kan behöva extra hjälp. Som projektledare känner du sannolikt till teamets kompetenser och karriärambitioner och kan bidra till att rekommendera lämpliga uppgifter som ökar personalens motivation och därmed produktiviteten och projektportföljens hälsa.
- Förbättra projekturvalet. Resultatmätvärden är också användbara för att avgöra om ett projekt bör läggas ner. Omvänt kan korrekt användning av mätvärden för resursutnyttjande också motivera att projekt får fortsätta i stället för att hamna på huggkubben.
Så följer du upp mätvärden för resursutnyttjande
För små projekt eller avdelningar kan en projektledare följa upp mätvärden för resursutnyttjande med hjälp av ett enkelt Excel-kalkylblad (tänk en lista över teammedlemmar med arbetade timmar per dag).
Eftersom det kan vara tidskrävande att uppdatera mätvärden för resursutnyttjande rekommenderar jag att man fastställer en rimlig uppdateringsfrekvens.
Under mina år som konsult brukade jag ta fram ekonomiska rapporter varje månad för att förstå hur många timmar teammedlemmarna lade på projektet jämfört med de uppskattningar som gjordes i början av projektet (programvara för resurshantering kan hjälpa till med detta!)
Mot slutet av ett projekt eller medan jag väntade på finansiering ökade jag frekvensen till varannan vecka, varje vecka eller till och med dagligen, så att jag kunde hålla intressenterna informerade om den ekonomiska prognosen och framför allt undvika kostnadsöverskridanden.
Programvara för resurshantering
Programvara för resurshantering är ett ovärderligt verktyg som projektledare kan använda för att samla resursdata och analysera dessa data för optimal resursanvändning.
I vissa fall kan ett kalkylblad fungera (som det här för att följa resursfördelning), men för mer komplicerade projekt som kräver fler resurser vill du sannolikt ha en särskild programvara för resurshantering.
Funktioner i programvara för resurshantering
När du väljer lämplig programvara för resurshantering för din organisation bör du utvärdera om programvaran innehåller dessa viktiga funktioner för resurshantering:
- Visualisering av resurstillgänglighet och resursfördelning mellan teammedlemmar
- Resursschemaläggning
- Integration med programvara för tidrapportering
- Automatiserad resursfördelning baserad på parametrar som du anger
- Varningar när det sker oväntade förändringar i resultatmått
- Möjlighet att ange olika behörigheter för olika användargrupper.
Vilken programvara för resurshantering är bäst?
Det är svårt att fastställa vilken programvara för resurshantering som är bäst – det beror på många faktorer, till exempel projektmål, organisationens storlek och verksamhetens karaktär.
Läs mer om hur du väljer programvara för resurshantering utifrån dina specifika behov och ta del av vår lista över de bästa alternativen som finns på marknaden just nu.
Eller läs mer om hur du väljer rätt resursprogramvara för dina behov här.
Andra typer av programvara
Du kan kombinera programvara för resurshantering med andra typer av programvara för att göra det enklare att följa upp och slutföra olika uppgifter. Exempel är programvara för projektschemaläggning, programvara för resurshantering inom marknadsföring, programvara för resursspårning och programvara för projektledning.
Även om vissa kanske ser programvara som den enda lösningen för att följa upp resurser, stämmer det också att kalkylblad och databaser kan utföra dessa uppgifter.
Skillnaden handlar om kostnad och tid. Du kanske kan hantera den här utmaningen på egen hand, men utan användning av programvara för resurshantering kommer den oundvikligen att ta av dina tillgängliga timmar.
Att hantera enorma mängder data
Mått för resursutnyttjande kräver ständig uppmärksamhet, men de insikter de ger skyddar teammedlemmar, resurser och projekt från slöseri.
Dessa mått hjälper också till att styra projekt från start till slutförande och därefter. Mått är en nödvändighet i dagens snabbt föränderliga, teknikdrivna landskap.
För mer hjälp kring mått för resursutnyttjande, bästa praxis för resurshantering i projekt eller andra ämnen inom digital projektledning kan du prenumerera på nyhetsbrevet från The Digital Project Manager.
