Så blir du frilansande projektledare: en guide i 6 steg

Projektledning som frilansare innebär att du självständigt leder projekt åt kunder som du själv väljer. I det här scenariot arbetar du inte för ett etablerat företag eller en byrå – du arbetar för dig själv. 

Det kan innebära att du arbetar deltid eller utanför de traditionella arbetstiderna 9–5. Du kan också leda flera projekt samtidigt för olika kunder eller bara hantera utvalda delar av ett projekt, som projektinitiering eller att skapa projektplaner.

Att bli projektledare som frilansare erbjuder flera fördelar.

1. Mer flexibla arbetstider

Projektledning som frilansare ger dig möjlighet att bestämma ditt eget schema och dina arbetstider. När du är anställd förväntas du vara tillgänglig under de centrala arbetstiderna. När du frilansar är det upp till dig att komma överens med dina kunder om förväntningarna.

2. Större möjligheter till kreativ frihet

När du är anställd har du vanligtvis inte möjlighet att tacka nej till projekt eller kunder som inte tilltalar dig etiskt eller kreativt. När du arbetar för dig själv väljer du vem du vill arbeta med, och den enda kreativa begränsningen är kundens godkännande. Att arbeta för flera kunder samtidigt ökar också variationen i uppdragen.

3. Möjlighet att sätta dina arvoden och tjäna mer

Som projektledare som frilansar kan du själv bestämma hur mycket du tjänar och ge dig själv en löneökning när du behöver det eller när du får mer erfarenhet eller högre senioritet. När du är anställd är du bunden till företagets lönestruktur och deras definitioner av senioritet.

1. Fastställ din nisch inom frilansande projektledning

Att skapa tydliga och koncisa beskrivningar och förstå vad du erbjuder kommer att vara till nytta i varje samtal du har med potentiella kunder.

Reflektera över tidigare projekt du har lett:

• Vad gjorde du bra?
• Inom vilka områden utmärkte sig ditt team under ditt ledarskap?
• Vilka är de bästa kunderna du har arbetat med som projektledare? 

Fundera över gemensamma nämnare mellan dessa projekt.

• Fanns det liknande leveranser eller utmaningar (t.ex. snäva tidsramar, liten budget, många intressenter)?
• Vilka typer av projekt har du arbetat med (t.ex. programvaruutveckling)?
• Hur ser det ut med din marknads- eller branschkompetens? 
• Vilka projektledningsverktyg (t.ex. Asana, Trello, Jira) eller projektledningsmetoder (t.ex. agil projektledning eller Scrum) har du använt?
• Vilken erfarenhet av projektledning har du?
• Har du din certifiering som professionell projektledare (PMP) eller någon annan certifiering inom projektledning?

Att utveckla en förståelse för dina projektledningskunskaper och din personliga projekthistorik hjälper dig att identifiera de specifika nischer där du har rätt kompetens för att arbeta som frilansare.

2. Skapa en arbetsbeskrivning för dig själv

Många förstår inte hur en erfaren projektledare – än mindre en frilansande projektledare – kan gynna deras projekt eller organisation. Det kan vara svårt att svara på frågan ”vad kan du göra för mig?” i stunden. 

Det är bra att skapa en arbetsbeskrivning för dig själv för att sammanfatta vilka typer av tjänster du kan erbjuda. Uppdatera och underhåll din arbetsbeskrivning med en lista över dina färdigheter, erfarenheter, fallstudier och exempel på situationer du har hanterat.

Letar du efter mallar?

Om du letar efter idéer för att komma igång har vi förberett en mall för en arbetsbeskrivning för digitala projektledare åt dig (du måste vara medlem för att få tillgång till mallarna!).

• Arbetsbeskrivning för digital projektledare
• Arbetsbeskrivning för senior digital projektledare
• Arbetsbeskrivning för projektchef
• Arbetsbeskrivning för digital projektkoordinator

3. Samla in omdömen och rekommendationer

Om du kan, samla in omdömen eller rekommendationer från kunder som du har arbetat med tidigare. När du tar dig an dina första kunder och projekt som frilansare bör du be var och en om ett omdöme, även om de är små kunder.

Gör detta till en del av din vanliga avslutnings- och nedtrappningsprocess för projekt också, så att du alltid kan få in nya citat och omdömen. Detta kommer även till nytta i nästa steg, när du skapar en portfölj.

4. Bygg en portfölj

Skapa en projektledarportfölj för att visa upp projekt du har arbetat med tidigare. Att använda en projektportfölj gör det möjligt för kunder att se ditt arbete, din kompetens och dina resultat. Inkludera om möjligt omdömen från tidigare kunder samt information om projektets sammanhang, vad du bidrog med och vilka utmaningar du stötte på.

Om du inte kan avslöja specifika projektdetaljer, resultat eller data kan du försöka använda kvalitativa data eller affärsmått som är allmänt förstådda (till exempel intäkter, produktivitetsnivåer osv.).

5. Bygg relationer för att utöka din potentiella kundbas

Förmågan att nätverka är en viktig del av att lyckas som frilansande projektledare. Det är det främsta sättet att hitta uppdrag som frilansande projektledare.

Det är bra att börja med befintliga relationer: kontakta vänner, tidigare kollegor och företagare du känner för att berätta att du ger dig ut på egen hand och gärna tar emot tips eller råd som de kan ge dig.

Börja fundera på hur du kan marknadsföra dig mot de potentiella marknader du identifierade i det första steget. Var inte rädd för att be någon du känner att introducera dig för ett företag du gärna skulle vilja arbeta med, men var inte påstridig.

6. Leta efter uppdrag inom frilansande projektledning

När allt annat misslyckas skadar det inte att söka jobb på det gamla vanliga sättet. Gå igenom jobbannonser på webbplatser som LinkedIn, sök bland lokala annonser på din handelskammares webbplats, leta på webbplatser som är särskilt inriktade på frilansuppdrag och kolla till och med Craigslist då och då.

Sök efter tjänster där inte så många andra frilansande projektledare letar, så kanske du hittar ditt nästa uppdrag.

Enligt en undersökning som vi genomförde 2023 varierar arvoden för frilansande projektledare i USA från $51-$2,000 per dag, beroende på kompetens och antal års erfarenhet. Det genomsnittliga dagsarvodet är $451 per dag.

Ta en titt på vår löneguide för mer information om arvoden i Storbritannien och Kanada.

Att bli yrkesverksam inom frilansande projektledning kräver en kombination av klassiska projektledningsfärdigheter och förmågan att framgångsrikt driva sitt eget företag. Nödvändiga färdigheter omfattar:

Färdigheter inom samordning, koordinering och kommunikation

Klienter vill ha en projektledare som kan få olika intressentgrupper att arbeta mot samma mål och hålla dem ansvariga för sina åtaganden.

Budget- och tidshantering

Projektledare måste säkerställa att klienterna får de önskade leveranserna i tid och inom budget.

Processförbättring

Projektledare bör kunna utforma, förenkla och eventuellt automatisera arbetsflöden för att förbättra hur team arbetar (och optimera hur de driver sin egen verksamhet!)

Det är viktigt att se till att din ekonomi är i ordning och att du förstår de juridiska överväganden som ingår innan du påbörjar ett frilansuppdrag.

1. Spara ihop: skapa en rimlig ekonomisk buffert och nödfond

Förbered ett Excel-kalkylblad och lägg ihop alla återkommande kostnader för hemmet, el, tjänster och andra räkningar, lånebetalningar, matkostnader, pensionsinbetalningar, diverseutgifter och andra ”regelbundna” utgifter. Lägg undan tillräckligt med pengar för att täcka dessa kostnader i minst 3–6 månader.

Slutsatsen

Om du överväger en frilanskarriär bör du prova innan du bestämmer dig. Sluta inte på ditt jobb i förtid.

2. Förstå de extra kostnaderna för frilansarbete

Ta hänsyn till kostnader för sjukförsäkring och andra försäkringar, undersök vilka programvaror och mobilappar du kommer att behöva köpa, kostnader för hemmakontoret och alla extra kostnader som kan uppstå varje vecka, månad eller år när du börjar arbeta på egen hand.

Eftersom du kommer att behöva organisera ditt arbete kan du utforska prisvärd projekthanteringsprogramvara för att komma igång.

3. Få råd om hur du följer upp utgifter, kostnader och inkomster

Hitta en erfaren revisor eller skatterådgivare och träffa personen för att få den mest aktuella förståelsen av vad du behöver följa upp, så att du alltid har koll på skatterna när du blir företagare.

Proffstips

Ofta är det första mötet med en revisor eller ekonom vanligtvis en kostnadsfri konsultation eller ett första möte. Det här är ett utmärkt sätt att få tillgång till kunskap som hjälper dig att komma igång på rätt sätt med ditt företag.

Ett inledande samtal kan också potentiellt lägga grunden för en långsiktig relation med någon som kan hjälpa dig med ekonomiska beslut i företaget när din frilanskarriär växer.

4. Börja förbereda juridisk dokumentation

När du inleder kundrelationer kommer du sannolikt att behöva börja förbereda juridiskt bindande avtal och annan dokumentation. För att komma igång kan du fråga andra frilansare eller rådgivare online, eller noggrant granska och kontrollera kostnadsfria juridiska dokument på nätet. 

Bekanta dig med vanliga villkor i dokument för självständiga uppdragstagare och lär dig vad du behöver vara uppmärksam på när du skriver under avtal med andra. Ta dessutom reda på om du ska registrera en företagsform eller ansöka om en licens i din delstat eller ditt land – planera noggrant, eftersom detta påverkar hur du hanterar skatter och ekonomi.

5. Förbered din arbetsplats hemma

Den här delen är rolig! Har du identifierat en plats för ett hemmakontor? Vilken utrustning behöver du (få idéer med hjälp av dessa presenter till projektledare)? Var arbetar du som bäst? Om din stad har coworkingplatser är de ett utmärkt komplement eller alternativ till att arbeta hemifrån (men lägg till ännu en återkommande kostnad i ditt kalkylblad över utgifter!)

1. Sätt gränser för ditt arbete och dina kunder

Du befinner dig i den unika positionen att skydda din tid, din kompetens och begränsa allt du inte vill eller kan åta dig. Det innebär att säga nej till projekt som inte på ett rimligt sätt tar hänsyn till din tid och kompetens.

Author's Tip

Som frilansande digital projektledare är tiden din mest värdefulla resurs, så skydda den.

2. Var tydlig med dina avsikter och sätt förväntningar

Kommunicera dina avsikter och tydliggör förväntningarna på din roll i ett projekt, teamets roll, vad du förväntar dig av teamet och all kontakt med kunder. Se till att du hela tiden kommunicerar projektstatus och konsekvenser.

Du bör också uppdatera dina kunder om ditt schema och din tillgänglighet, projektroller, mål och förväntningar på projektteamets medlemmar och intressenter.

3. Planera för semestrar, förändringar i livet och (oväntad) ledighet

Dokumentera, dokumentera, dokumentera. Lämna ett spår för ditt projektteam, dina intressenter och dina kundkontakter. Använd principen ”om du blir påkörd av en buss”: om något skulle hända med din tillgänglighet ska det vara tydligt var du slutade och hur någon annan kan ta över ditt arbete. 

Transparens är avgörande för att bevara ditt rykte. Du kommer att tacka dig själv när det blir bråttom före en semester eller när en plötslig resa dyker upp: det mesta av förberedelsearbetet kommer redan att vara gjort och dokumenterat, vilket gör det enkelt att ordna och kommunicera ledighet.

4. Tillämpa projektledningsprinciper på ditt frilansliv

Var realistisk i dina förväntningar på vad du kan få gjort inom vissa begränsningar. Beräkna värdet av din tid, kostnaden för det du gör för varje kund och se om dessa siffror leder till lönsamhet. Om du åtar dig mer än du klarar av kommer du inte att leverera arbete av hög kvalitet, vilket skadar ditt rykte.

Begränsa ”omfattningsglidning” i dina egna avtal genom att sätta gränser för dig själv och dina kunder och veta när du ska be om ett nytt avtal eller ytterligare förtydligande av din roll.

1. Sök nytt eller ytterligare arbete inom frilansande projektledning

Tänk om kring din arbetsbeskrivning och lista över färdigheter/projekt.

• Kan du lägga till något nytt?
• Finns det några ytterligare typer av projekt som du skulle vilja prova?
• Kan du utöka din potentiella marknad för kunder och projekt?

Se om du behöver förnya något i din marknadsföring eller ändra fokus i hur du marknadsför dig mot kunder. Om du är en senior projektledare kanske det är dags att prova oberoende konsultverksamhet, hålla en workshop eller tala på konferenser.

2. Höj dina priser

Låt oss vara realistiska: oftast höjer vi våra priser efter att ha insett att vi har tagit alldeles för lite betalt. Som tur är är det rimligt att höja dina priser med en liten procentandel antingen årligen eller halvårsvis, så länge du utökar dina kunskaper och färdigheter.

Ge dina kunder minst några månaders varsel om en kommande prisändring. Om du inte kan höja dina priser i befintliga avtal, gå in i varje nytt kundavtal med en plan på att ta lite mer betalt än förra gången, så att du kan nå den nivå du behöver.

3. Marknadsför dig på nya sätt

Utvärdera vad du har gjort för att få nya kunder. Vad har fungerat för dig och vad har inte gjort det? Kanske skulle det passa din potentiella kundgrupp att starta en blogg eller podcast. Eller så skulle det kanske gynna ditt företag att engagera dig mer i lokalsamhället.

Att marknadsföra dig själv är ett av de bästa sätten att öka efterfrågan och därmed hur mycket du kan ta betalt för dina tjänster.

4. Fortsätt din yrkesmässiga utveckling som projektledare

Även om frilansare inte har tillgång till den ekonomiska eller utbildningsmässiga uppbackning som heltidsanställda får från företag, har de fortfarande många möjligheter till fortbildning. Ta del av konferenser om projektledning och träffar.

Även om frilansande projektledning erbjuder större flexibilitet innebär det också utmaningar. Dessa utmaningar kan bland annat vara:

1. Brist på stabil inkomst

Till skillnad från ett heltidsjobb där du får betalt oavsett om verksamheten går snabbt eller långsamt innebär upp- och nedgångar i frilansarbetet toppar och dalar i din inkomst. Du behöver planera därefter.

2. Risk för längre arbetstider

Frilansande projektledare måste lägga tid på att slutföra befintligt kundarbete samtidigt som de söker nya uppdrag. Även om du kanske kan bestämma dina egna arbetstider är det avgörande att sätta gränser för att undvika utbrändhet.

3. Potentiellt höga kostnader för att bedriva verksamhet

I USA erbjuder uppdragsarbete ofta inte sjukförsäkring eller andra förmåner, så du måste köpa förmåner separat om du inte har möjlighet att vara medförsäkrad i någon annans försäkring. Det kan bli dyrt, så du behöver budgetera för dessa utgifter.

Ta reda på mer om förmåner i projektledningsyrket här.

Frilansande projektledare kan dra nytta av projektledningsprogramvara för att göra det enklare att hantera sin projektportfölj, om de väljer något med rätt funktioner. Du kan till exempel använda projektledningsprogramvara för att:

• Hantera projektens tidsplaner, inklusive uppgiftshantering och genomförande
• Spåra timmar och utgifter
• Övervaka och minska risker.

Läs mer om de bästa verktygen för distansbaserad projektledning eller projektledningsprogramvara för frilansare som passar dina behov.

Vad tycker du?

Se till att kolla in vår serie med sessioner om direkthandledning med Patrice Embry, där hon går på djupet i allt som rör frilansande (du behöver vara DPM-medlem för att få tillgång till dessa sessioner och delta i samtalet på Slack):

• Grunderna i frilansande
• Bygga upp ett flöde av frilansuppdrag
• Behåll flytet som frilansare