10 bästa metoderna för tidrapportering: Få de tidsdata du behöver
Tidrapportering är ungefär lika roligt som att titta på färg som torkar. Ingen gillar att gräla med kunder och teammedlemmar om varför en statusrapport tog fem debiterbara timmar. Men ibland kan det vara väldigt praktiskt att ha data från teamets tidrapportering. Låt oss prata om bästa praxis för tidrapportering och hur man samlar in informationen med lite mindre besvär.
En bästa praxis som är värd att nämna direkt är att investera i programvara för tidrapportering, som kan hjälpa till att automatisera tidrapporteringsprocessen och göra den mer effektiv för ditt team – mer om detta nedan!
10 bästa metoder för tidrapportering för projektledare
Om du för närvarande är projektledare, särskilt på en byrå, kommer här några bästa metoder som hjälper dig att samla in och använda data från tidrapporteringen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
- Undvik att använda tidrapportering som bestraffning
- Automatisera den
- Gör stickprovskontroller
- Se tillbaka när du planerar framåt
- Använd data för att styrka din sak
- Be om feedback från teammedlemmarna
- Ta med data till sprintretrospektiven
- Analysera data från flera projekt
- Sätt riktmärken för prestationen
- Granska tidrapporteringsrutinerna regelbundet
1. Undvik att använda tidrapportering som bestraffning
Även om tidrapportering kan hjälpa dig att förstå lönsamheten, särskilt om dina teammedlemmars tid är debiterbar och ni har kommit överens om att debitera kunderna för en viss mängd arbete, ska du aldrig använda data från tidrapporteringen som bestraffning (det kommer bara att få ditt team att avsky den, och enligt teamen är det en vanlig anledning till varför tidrapportering är dåligt).
När du tittar på en uppsättning uppgifter och teammedlemmar kan det vara uppenbart att det tar kortare tid för en mer erfaren eller mer senior teammedlem att slutföra en uppgift än för en nyare eller mer junior medarbetare. Men vad händer när data i tidrapporteringssystemet visar att en medarbetare arbetar i en takt som är sämre än optimal?
Att använda tidrapportering som bestraffning är ett recept på att medarbetare manipulerar sina tidrapporter eller rapporterar felaktigt. Även om du kan använda data från tidrapporteringen för att inleda ett samtal om bristande prestation bör det inte vara den enda faktorn i samtalet.
2. Automatisera den
Även om det kan kännas som något från framtiden att låta tidrapporteringen ske automatiskt kan programvara för stämpelklockor hjälpa till att göra detta till (nästan) verklighet. Att ha programvara för tidrapportering som integreras med ditt projektledningsverktyg eller fungerar som ett Chrome-tillägg kan hjälpa till att automatisera tidrapporteringen i realtid – detta är en av de viktigaste fördelarna med programvara för tidrapportering.
Teammedlemmar (inklusive du) kan starta en timer när en uppgift påbörjas och stoppa eller pausa timern när annat dyker upp. Beroende på vilken programvara du väljer kan du kanske även konfigurera aviseringar som påminner dig om att starta timern när du påbörjar en uppgift.
Ju mindre varje teammedlem behöver tänka på tidrapportering, desto lättare blir det att få människor att anpassa sig till ditt tidrapporteringsverktyg. Om du inte kan automatisera tidrapporteringen helt (eller använda AI för tidrapportering) kan du överväga en app för tidrapporter eller andra digitala lösningar för tidrapportering, så att ditt team inte behöver fylla i sina tidrapporter manuellt. Det kan göra tidsregistreringen enklare för alla inblandade (inklusive projektledarna).
3. Gör stickprovskontroller
Som projektledare bör du regelbundet granska hur ditt team använder sin tid. Det omfattar både debiterbara och icke-debiterbara timmar. Det kan innebära att analysera varje vecka eller varje sprint. När du närmar dig slutet av avtalsperioden kan det behöva göras dagligen för att säkerställa att ditt team inte överskrider det tilldelade antalet timmar.
Denna djupgående och regelbundna analys av tidsdata hjälper till med riskhanteringen, eftersom du kan upptäcka problem med tidslinjen och arbetstakten. Dessa problem är lättare att korrigera när de är mindre än vad de skulle vara om du väntade tills de senare hade blivit stora problem.
Om du till exempel är tre veckor in i ett tremånadersprojekt och inser att teamet bara borde ha använt 750/3000 timmar, men redan har förbrukat 1000, har du flera alternativ.
Du kan be dem att sänka användningen eller informera kunden eller intressenterna om att timmarna kanske tar slut innan avtalet eller projektet är över och att du kan behöva göra en ändringsbeställning. Om du väntar tills teamet har förbrukat 2999/3000 timmar har du inte lika många möjligheter att korrigera kursen.
4. Se tillbaka när du planerar framåt
Dina data från tidrapporteringen kan hjälpa dig att förutsäga hur lång tid specifika uppgifter kommer att ta. Om du till exempel leder projekt för utveckling av webbplatser kan du vilja titta på dina tre till fem senaste projekt för att avgöra hur lång tid det tog teamet att konfigurera utvecklingsmiljön, utforma startsidan eller konfigurera analysverktyg.
Även om dina projekt kan variera i storlek och omfattning kan data på uppgiftsnivå hjälpa dig och ditt team att planera projekt bättre och skapa mer korrekta projektuppskattningar i framtiden.
Anta att du uppskattar och planerar den tid som behövs för att göra om designen på en medelstor e-handelswebbplats. Du kommer sannolikt att behöva öka tiden jämfört med den tid som lades på att göra om designen på en mindre ideell organisations webbplats med begränsad funktionalitet. Data kan dock fortfarande ge dig insikt i en bra utgångspunkt för ett mer komplext projekt (särskilt om du använder bästa praxis för projektledning i ideella organisationer).
5. Använd data för att underbygga din ståndpunkt
När du kommunicerar med viktiga intressenter eller kunder om projektets framsteg kan data hjälpa till att underbygga samtalen. De flesta intressenter i ett projekt bör förstå vikten av tidshantering.
Om du till exempel kan visa ett mönster där en utvecklare underskattar tiden det tar att slutföra viktiga uppgifter när du kontaktar dennes chef för att diskutera nödvändiga justeringar, har du konkreta data som visar var uppskattningarna inte stämmer överens med verkligheten. Chefen kan då undersöka saken närmare och förstå att det handlar om ett uppskattningsproblem, inte ett problem med tidshanteringen.
På samma sätt kan data som samlats in från tidrapportering – eller ännu bättre, en tidsrevision – ge dig större trovärdighet och objektivitet än att förlita dig på anekdotiska exempel när du kommunicerar med en intressent eller projektsponsor om utmaningar med tidsplanen eller förbrukningstakten.
6. Be teammedlemmarna om återkoppling på de metoder för tidrapportering som används
Teamets följsamhet till tidrapporteringen är avgörande. Därför bör du regelbundet stämma av med teamet för att se om de har synpunkter på hur tiden registreras. De kan ha idéer om hur man kan få ut mer information från data i tidrapporteringen (genom att registrera per uppgift eller funktion i stället för per projekt, eller på något annat sätt) eller göra det enklare för dem att mata in data.
Jag har arbetat med team som har experimenterat med tidrapportering till teamets fördel. Vissa har provat olika verktyg eller metoder, till exempel blockplanering för effektivitet eller registrering per funktion i stället för per enskild uppgift.
7. Om ni arbetar agilt, ta med dina data från tidrapporteringen till sprintretrospektiven för att inleda diskussioner
När det gäller agil projektledning ger en sprintretrospektiv teamet möjlighet att se tillbaka och reflektera över den senaste sprinten och hur de kan förbättra arbetet inför nästa sprint.
Data om hur teamet använde sin tid under sprinten kan ge värdefull information som teamet kan vilja utnyttja i nästa sprint. Data om sprintens arbetstakt, hur mycket tid som lades på en specifik uppgift eller funktion, eller hur nära teamet låg sina uppskattningar är alla värdefulla datapunkter som kan utvinnas ur tidrapporteringen.
8. Analysera data som samlats in från olika projekt för att upptäcka trender
Om dina verktyg för tidrapportering har rapportfunktioner (eller om du använder öppen källkod-baserade rapportverktyg tillsammans med dem) kan du vilja använda dem för att granska tidsregistreringar för olika teammedlemmar och projekt och upptäcka trender. Även om du inte kan automatisera den här typen av rapportering är det precis vad kalkylblad är till för!
Genom att se hur dina teammedlemmar använder sina arbetstimmar kan du fatta bättre beslut när det gäller bemanning av projekt. Om en teammedlem till exempel kan slutföra tio felärenden under samma arbetstid som det tar en annan teammedlem att slutföra fem, kan det vara värt att undersöka.
Om alla ärenden antas vara av liknande storlek och omfattning kan en förståelse för hur effektivt teammedlemmarna arbetar hjälpa dig och dina kollegor att fatta bättre bemanningsbeslut.
9. Använd tidsregistrering för att fastställa riktvärden för teamets prestation
Att ha en uppfattning om hur många timmar något bör ta kan som projektledare hjälpa dig att förstå hur mycket arbete det är rimligt att förvänta sig av en teammedlem. De uppgifter du får från tidsregistrering under en längre period kan hjälpa dig att fastställa riktvärden för hur mycket arbete du kan förvänta dig att teammedlemmarna slutför.
Om en av teamets uppgifter till exempel är att skapa utbildningsmaterial och dokumentation i slutet av varje projekt bör du titta på uppgifterna från din app för tidsregistrering för att förstå hur mycket tid som lades på detta i slutet av varje projekt.
10. Granska rutinerna för tidsregistrering och teamets registreringar regelbundet
Goda uppgifter är i hög grad beroende av korrekta tidrapporter i ditt system för tidsregistrering. Som projektledare kan du vilja granska dina rutiner för tidsregistrering regelbundet för att säkerställa att du får de mest värdefulla insikterna från uppgifterna. Du kan göra detta som en engångsåtgärd eller som en del av en större projektgranskning.
Den här processen kan innebära att du gör stickprovskontroller av tidrapporter för att säkerställa att tiden registreras korrekt och att alla teammedlemmar lämnar in färdiga tidrapporter i slutet av veckan. Även om vi redan har diskuterat att inte använda uppgifter om tidsregistrering i bestraffande syfte kan det behövas konsekvenser för teammedlemmar som inte slutför sina tidsrapporter enligt kraven.
Metoder för tidsregistrering
Det finns många sätt för projektteam att registrera och rapportera hur mycket tid de lägger på sitt arbete. Här är några av de mest populära metoderna för tidsregistrering:
Manuell tidsregistrering
Manuell tidsregistrering kan innebära att du med penna och papper klottrar ner uppgifterna på en post-it-lapp bredvid din bildskärm och sedan skickar in dem via e-post eller i en tidrapport som företaget har skapat varje dag eller vecka.
Oavsett hur din organisation definierar manuell tidsregistrering är det vanligtvis den mest tidskrävande metoden för att registrera anställdas arbetstid. Det enda undantaget kan vara om du är frilansare och behöver logga in i flera system varje dag för att registrera din tid. I så fall kan det vara mest effektivt att registrera och skicka in uppgifterna manuellt en gång om dagen (eller i veckan om du kommer undan med det).
Automatisk tidsregistrering
Automatisk tidsregistrering är utformad för att göra det enklare att registrera tid kopplad till specifika uppgifter. Det kan ske genom att starta en timer direkt i ditt projektledningsverktyg eller genom att använda ett Chrome-tillägg eller en integrering från ditt program för tidsregistrering för att registrera tiden som läggs på en specifik uppgift direkt i systemet. De flesta verktyg för AI-baserad tidsregistrering erbjuder också den här funktionen.
Tidsregistrering per uppgift
Oavsett om registreringen sker automatiskt eller manuellt kan det vara viktigt att registrera tid per uppgift. Det kan bidra till att effektivisera rapporteringen och göra kommunikationen med kunder eller intressenter smidigare.
Om ett team till exempel registrerar tid per projekt och en intressent vill veta exakt hur lång tid det tar att slutföra en viss uppgift eller utveckla en specifik funktion blir det svårare för dig som projektledare att analysera detta om du måste gå igenom alla projektregistreringar för att fastställa vem som arbetade med uppgiften eller funktionen, när och hur länge.
Registrering per uppgift kan också bli mer komplicerad om ditt team gärna arbetar med flera saker samtidigt. Det kan vara särskilt svårt att hålla en tidrapport korrekt när du har arbetat med tre eller fler uppgifter inom loppet av en timme.
Vad händer härnäst?
Den här guiden till projektrapportering är obligatorisk läsning för projektledare som vill förbättra kommunikationen och processerna i sitt team.
Har du en känsla av att dina rutiner för tidsregistrering skulle behöva uppdateras lite? Om du vill veta hur dina kollegor hanterar tidsregistrering (eftersom det inte finns några tydliga regler för detta), bli medlem och delta i samtalet i Slack med över 1 000 kollegor om hur de hanterar det i sina projekt.
