5 melhores práticas para melhorar as suas sessões de geração de ideias
Sabia que a sessão de tempestade de ideias ou escrita de ideias existe desde 1953! É atribuída a Alex Osborn e é uma técnica que utilizo regularmente em projetos e em múltiplas situações empresariais. Se o número de plataformas em linha que adicionaram funcionalidades de quadro branco às suas plataformas nos últimos 6 meses servir de indicação, a tempestade de ideias é uma função central das reuniões no mundo virtual.
Enquanto gestores de projetos, uma das nossas principais funções ou competências é a de facilitador — quer se trate de gerar ideias para resolver um problema, realizar retrospectivas ou recolher diferentes perspetivas, facilitar uma sessão de tempestade de ideias é uma competência básica para um gestor de projetos.
Embora seja uma prática fundamental solicitar contributos às equipas, isso nem sempre é feito corretamente. Vou explorar como fazê-lo de forma mais eficaz na sua equipa e abordarei tudo, desde como manter a sua equipa focada até às técnicas de tempestade de ideias que permitirão tirar o melhor partido do grupo e produzir resultados concretos.
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Como disse Alex Osborn:
É mais fácil moderar uma ideia louca do que ter uma ideia nova
A tempestade de ideias em grupo consiste em encontrar essas ideias loucas e ajuda-nos a obter ideias criativas de pessoas com:
- Conhecimentos especializados
- Formas de pensar diversificadas
- Perspetivas diversificadas
Vou explorar cinco boas práticas para tirar partido da tempestade de ideias em grupo e ajudar o seu projeto digital em áreas fundamentais como a geração de ideias sobre o âmbito, a resolução criativa de problemas e a realização de retrospectivas.
Sou Annie MacLeod, uma gestora de projetos e mentora apaixonada e experiente, que prospera na criação de experiências de colaboração para equipas remotas e os seus projetos. Estas experiências abrangem todo o espetro da gestão de projetos, desde a criação de planos de projeto e a realização de retrospectivas aprofundadas até à tomada de decisões e à melhoria da cultura da equipa.
1. Criar o melhor processo de tempestade de ideias
Pode parecer contraintuitivo, mas, para ter uma sessão de tempestade de ideias eficaz, é necessário dedicar algum tempo ao seu planeamento prévio — a configuração do grupo, a tecnologia ou as ferramentas, as regras básicas e as funções.
Como implementar
Algumas decisões importantes que deverá tomar antes de agendar a sua sessão são:
- Quem será o facilitador da sessão? Se o gestor de projetos quiser participar ativamente, considere utilizar um facilitador independente. Pense na capacidade do gestor de projetos para controlar o tempo, manter a neutralidade e a objetividade e escutar ativamente ao longo de toda a sessão. Consulte estas outras ideias — ter um facilitador pode aliviar muita pressão sobre um gestor de projetos e permitir-lhe participar e escutar realmente com atenção.
- Como será conduzida a sessão? Isto é particularmente importante quando a sessão decorre num ambiente distribuído ou híbrido. Dependendo do público, da sua familiaridade com a tecnologia e das ferramentas que irá utilizar para registar os contributos, poderá ser conveniente disponibilizar material para que os participantes pratiquem antes de começarem a gerar ideias.
- Como criarei um ambiente de segurança psicológica? Uma sugestão rápida é estabelecer regras básicas para a sessão. Coisas como não existirem más ideias, não interromper os outros e haver apenas uma conversa de cada vez são conhecidas como «regras essenciais». Explore outras ideias através desta ligação.
2. Começar pelo fim em mente para estruturar a sessão
Embora a tempestade de ideias seja uma atividade que pode ser realizada de repente (tenho um conjunto de ferramentas que transporto para todas as reuniões com clientes, cheio de notas autocolantes e marcadores para ocasiões deste tipo), considero-a mais eficaz quando é uma atividade que contribui para o resultado planeado de uma reunião — o que significa que precisa de ser estruturada.
Embora estejamos a tentar estimular ideias loucas, também estamos a tentar alcançar um resultado, e a tempestade de ideias faz parte do método para lá chegar, uma vez que envolve gerar um bom número de ideias e depois aperfeiçoá-las.
Por isso, o que precisamos de fazer para uma sessão eficaz de geração de ideias é convidar as pessoas certas e definir o contexto da sessão.
Isso garantirá que, enquanto reunimos a quantidade certa de ideias, todos estejam em igualdade de circunstâncias no contexto da sessão de geração de ideias.
Eis como isso se aplica a algumas das nossas principais reuniões de projeto: idealização do âmbito, resolução de problemas e retrospetivas.
| Exemplo de reunião | Participantes convidados | Contexto |
|---|---|---|
| Idealização do âmbito | Certifique-se de que se aproxima tanto quanto possível das pessoas que irão medir o sucesso deste projeto. Certifique-se também de que tem as pessoas que irão planear o âmbito — aquelas que compreendem como o problema pode ser resolvido. Certifique-se de que tem participantes capazes de defender e expressar ideias em nome dos intervenientes que não podem estar presentes, ou que têm dados ou investigação que sustentem qual é o problema (particularmente relevante para questões de clientes/consumidores). | Qual é o problema que estamos a tentar resolver?Para quem estamos a tentar resolvê-lo?Porque é que isto é importante?Quando e como ocorre este problema? |
| Resolução de problemas | Trata-se de colocar sobre a mesa o maior número possível de soluções e de utilizar verdadeiramente todo o conhecimento especializado disponível na sala. Pretende pessoas que tenham conhecimento em primeira mão do problema — que o tenham observado ou experienciado. Certifique-se de que as pessoas familiarizadas com o ambiente afetado abrangem todos os aspetos técnicos que fazem parte desse ambiente. Peça contributos a pessoas que possam não só descrever potenciais soluções técnicas, mas também a formação, a comunicação e outros aspetos da potencial solução. | Onde está o problema?O que tentámos até agora para resolver o problema?Quem é afetado? Qual é a dimensão do problema?O que não é afetado? |
| Retrospetiva | Não apenas as pessoas que realizam o trabalho, mas também os clientes desse trabalho. | Sobre o que estamos a refletir? De quando até quando?Porque estamos a realizar esta retrospetiva — para aprender, desabafar ou recuperar relações? |
A segunda parte consiste em estruturar adequadamente a sessão de geração de ideias e utilizar técnicas que tenham impacto no grupo de pessoas presente na sala. Certifique-se de variar as abordagens.
Não deve utilizar continuamente os mesmos métodos, pois isso não estimulará novas ideias — as pessoas limitar-se-ão a cumprir o procedimento.
Eis várias técnicas que pode considerar, apresentadas da mais simples à mais complexa. Não se esqueça de começar sempre por definir o enquadramento.
| Técnica | Passos | Consideração |
|---|---|---|
| Idealização rápida | Cada pessoa escreve o maior número possível de ideias durante o tempo definido. | Mantenha o tempo limitado para incutir um sentido de urgência, mas quanto mais, melhor — pretende obter o maior número possível de ideias. |
| Mapeamento mental | Depois de definir o tema central com base no enquadramento, peça a cada pessoa que adicione ramificações e extensões. | Esta técnica funciona bem com equipas já estabelecidas — se houver pessoas que nunca trabalharam juntas ou que pertençam a funções ou cargos muito diferentes, podem não ter uma linguagem comum com a qual todos se identifiquem, tornando o mapa mental ineficaz nas etapas seguintes. |
| Imagem eidética | Cada pessoa cria silenciosamente imagens que refletem os seus pensamentos sobre o enquadramento e desenha uma representação ou seleciona uma imagem da Internet para apoiar | Esta técnica aproveita verdadeiramente o poder de todas as pessoas mais orientadas para o lado direito do cérebro — certifique-se de que tem muitos marcadores coloridos, autocolantes e outras ferramentas à mão para a executar da forma mais eficaz presencialmente. |
| Escrita de ideias | Cada pessoa escreve uma ideia e passa-a à pessoa à sua direita para a aperfeiçoar e acrescentar esclarecimentos ou estratégias a considerar. Faça circular cada ideia pela sala pelo menos uma vez | Esta técnica funciona bem para grupos pequenos, pois demora algum tempo a executar |
Outra técnica que poderá ter interesse em experimentar é a geração silenciosa de ideias.
Como implementar
Começa por convidar as pessoas certas, definir o contexto da sessão de geração de ideias e, em seguida, selecionar uma técnica adequada. Pode querer indicar o tema da sessão no convite da reunião — isso pode muitas vezes garantir que tem efetivamente as pessoas certas presentes. Se não forem as pessoas adequadas, normalmente informá-lo-ão.
Também é boa ideia relembrar todos do contexto na própria reunião de geração de ideias, para permitir que façam perguntas e alinhem o grupo. Como terá recursos diversificados na sala, estes poderão ter mais informações do que as que conseguiu fornecer inicialmente, por isso reserve algum tempo para esta atividade antes de iniciar a sessão.
Além disso, não se esqueça de que, se, enquanto gestor de projeto, não se sentir confortável com algumas das técnicas, pode pedir a um facilitador que conduza as atividades de geração de ideias. Isto pode proporcionar-lhe a vantagem adicional de retirar parte do peso dos seus ombros, e o facilitador pode oferecer uma voz nova e neutra à lista de ideias.
3. Faça uma atividade de quebra-gelo para manter todos revigorados
Como referimos anteriormente, as sessões de geração de ideias têm tudo a ver com gerar ideias, e quanto mais arrojadas, melhor! Para isso, precisamos de colocar os nossos cérebros em modo de pensamento criativo — de os refrescar, por assim dizer.
A maioria das pessoas salta freneticamente de reunião em reunião ou, caso contrário, trabalha diligentemente noutras tarefas, pelo que podemos utilizar quebra-gelos para estimular a criatividade. Os quebra-gelos também têm o benefício adicional de promover a coesão da equipa através da diversão!
Como implementar
Ao selecionar um quebra-gelo, tenha em consideração o que está a tentar alcançar na sua sessão de geração de ideias.
| Exemplo de reunião | Consideração | Técnicas |
|---|---|---|
| Ideação | Ativar o lado direito do cérebro | Ative o lado esquerdo do corpo — escreva com a mão esquerda ou utilize o rato com a mão esquerda |
| Resolução de problemas | Ir além da superfície, investigando a causa-raiz | Resolver um puzzle ou um mistério |
| Retrospetiva | Construir relações e criar espaços seguros | 2 verdades e 1 mentira |
Para obter mais ideias, consulte esta lista de atividades para o lado esquerdo e direito do cérebro. Para inspiração e modelos, consulte o MiroVerse. Mais uma vez, tal como referido acima, não hesite em pedir a um facilitador que realize estas atividades — descobri que existem atividades de quebra-gelo incríveis, bem como facilitadores especializados em aproximar equipas e que terão excelentes ideias.
4. Aproveite o poder do grupo
Uma das principais coisas para tornar eficazes as sessões de geração de ideias é agir com base nos resultados! Não vale a pena gerar uma enorme quantidade de ideias e depois não fazer nada com elas.
Considero que pedir à sua equipa para agrupar as ideias por áreas semelhantes e depois chegar a acordo sobre um tema para cada grupo lhe permitirá agir sobre todas essas excelentes ideias.
Como implementar
Pode ser tão simples como utilizar uma cor de notas autocolantes para as ideias e outra cor para os temas. Peça à equipa para mover as notas autocolantes para os respetivos grupos.
Pode começar pelo maior grupo de notas autocolantes (porque é nessa direção que todos se estão a inclinar) ou, inversamente, começar pelas notas isoladas (dependendo do que está a tentar alcançar e do tempo disponível).
Certifique-se de que as notas autocolantes dos temas têm, no mínimo, um nome e um verbo, e assegure-se de que a redação é suficientemente clara para que possa pôr esses temas em prática.
Tenha cuidado ao planear este tipo de atividade para não impedir o gestor de projeto de participar — um facilitador proporcionará um novo olhar e será imparcial.
Também descobri que os facilitadores podem fazer aquilo que pode ser entendido como perguntas «parvas», uma vez que pedirão esclarecimentos para garantir que os membros da sua equipa e todo o grupo articularam completamente os seus pensamentos.
O resultado será algo semelhante a:
5. Experimente de forma assíncrona
Descobri que a geração de ideias não é a utilização mais valiosa do tempo das pessoas, especialmente quando se trabalha com pessoas em vários fusos horários ou com diferentes estilos de pensamento. Os exercícios de geração de ideias podem intimidar as pessoas introvertidas do grupo, ou a reunião pode realizar-se numa altura em que o café ainda não começou a fazer efeito ou já deixou de fazer!
Reserve esse valioso tempo de grupo para o agrupamento e o desenvolvimento de ações! Experimente realizar a sessão de geração de ideias de forma assíncrona.
Como implementar
Não se esqueça de que continua a ser necessário enquadrar a sessão de geração de ideias — se a realizar de forma assíncrona, as instruções poderão ter de ser especialmente claras — e torná-la tão visual quanto possível. Gosto particularmente de combinar um quadro do Miro com um vídeo do Loom para configurar este tipo de interação!
Uma consideração importante para a geração de ideias de forma assíncrona é o software que irá utilizar. Por isso, analise o seu orçamento e não se preocupe se estiver com poucos fundos. Pode utilizar software gratuito de mapas mentais para desenvolver a sua sessão.
Eis os passos para configurar o espaço:
- Tenha um indicador visual para que as pessoas saibam por onde começar. Torne-o grande e colorido e, para quem fala inglês, o canto superior esquerdo é normalmente o ponto de partida visual
- Se estiver a fazer um vídeo no Loom, coloque o link perto do início.
- Tenha as instruções claramente visíveis num espaço separado
- Tenha as informações de enquadramento claramente visíveis
- Tenha o espaço para a tempestade de ideias num espaço separado
- Indique claramente os próximos passos (por exemplo, reunimo-nos na quarta-feira para agrupar estes elementos e desenvolver um plano de ação ou definir os próximos passos).
O resultado será algo que poderá ter este aspeto:
Para saber mais sobre os pormenores do mapeamento mental, consulte estes cursos de mapeamento mental.
Em resumo
A tempestade de ideias não deve ser uma prática que se faz apenas para cumprir uma formalidade, e realizar uma sessão de tempestade de ideias não melhora a sua cultura nem demonstra o quão criativo é.
No entanto, se incorporar estas técnicas, pode levar a sua sessão de tempestade de ideias para o nível seguinte e fazer com que cumpra um objetivo.
Seja verdadeiramente criativo, envolva ativamente os conhecimentos e a experiência da sua equipa e, num ambiente de trabalho ocupado, tire partido do poder da comunicação assíncrona para não perder tempo!
Na Project Management GameBoard, consideramos que a tempestade de ideias é apenas o ponto de partida no percurso para tornar a sua organização e os seus projetos mais colaborativos.
Se quiser ver mais colaboração digital para projetos em ação, consulte os nossos eventos para membros (inscreva-se aqui!) ou veja a nossa palestra relâmpago sobre algumas técnicas de colaboração aqui.
Vamos explorar mais a tempestade de ideias na nossa próxima publicação sobre tempestade de ideias e pessoas introvertidas! Diga-nos no espaço Slack do DPM ou deixe um comentário para nos dizer sobre o que gostaria de saber a seguir!
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