Design de fluxos: processo, exemplo e aprendizagens
O objetivo da conceção de fluxos de trabalho é garantir que as tarefas sequenciais são mapeadas de forma a permitir que os processos e as atividades avancem sem problemas de uma etapa para a seguinte.
A ironia é que uma conceção deficiente de fluxos de trabalho pode, na realidade, conduzir a ineficiências e confusão, em vez da operação fluida pretendida.
Criar um fluxo de trabalho envolve muito mais do que saber desenhar um bom fluxograma ou introduzir dados numa plataforma de fluxos de trabalho. Ao longo da minha experiência, aprendi lições valiosas sobre o que funciona e o que não funciona. Neste artigo, apresentarei tanto o que fazer como o que não fazer na conceção bem-sucedida de fluxos de trabalho, partilhando conhecimentos que o ajudarão a evitar armadilhas comuns e a alcançar resultados positivos.
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O que é a conceção de fluxos de trabalho?
A conceção de fluxos de trabalho faz parte da gestão de fluxos de trabalho e consiste no processo empresarial de mapear as tarefas e os processos mais frequentes e importantes, para que fluam de forma eficiente e eficaz de uma etapa de um projeto para a seguinte. O software de gestão de fluxos de trabalho pode ajudá-lo a compreender melhor como automatizar os seus fluxos de trabalho, identificando oportunidades de automatização, reduzindo estrangulamentos e proporcionando visibilidade em tempo real sobre cada etapa do fluxo de trabalho.
No meu estudo de caso, apresentado no final deste artigo, explico como fui contratado para integrar uma equipa de projeto e melhorar o processo de transferência de projetos da equipa de design para a equipa de desenvolvimento. Este é um exemplo de conceção de fluxos de trabalho.
Objetivos da conceção de fluxos de trabalho
A conceção de fluxos de trabalho não consiste apenas em mapear tarefas. Trata-se de criar um sistema eficiente e coeso que apoie resultados bem-sucedidos nos projetos. Eis alguns dos objetivos que pode alcançar através de uma conceção eficaz de fluxos de trabalho:
- Maior eficiência: A conceção de fluxos de trabalho simplifica os processos ao mapear as tarefas pela sequência mais lógica e ao automatizar ações repetitivas.
- Comunicação melhorada: Garante uma comunicação clara e consistente entre equipas e departamentos, definindo funções, responsabilidades e dependências, o que facilita o alinhamento de todos.
- Menos estrangulamentos: Este processo identifica potenciais bloqueios através da análise do fluxo de tarefas e da resolução das áreas onde normalmente ocorrem atrasos.
- Maior produtividade: A conceção de fluxos de trabalho facilita a conclusão mais rápida das tarefas, otimizando os fluxos de trabalho para garantir que as tarefas são concluídas da forma mais eficiente possível.
- Consistência: Os processos normalizados garantem consistência na execução das tarefas, estabelecendo orientações e procedimentos claros que todos seguem.
- Melhoria contínua: A conceção de fluxos de trabalho estabelece uma base para a avaliação e o aperfeiçoamento contínuos dos processos, permitindo que o fluxo de trabalho da gestão de projetos se adapte à evolução das necessidades dos projetos e incorpore feedback para melhorar o desempenho.
Como conceber um fluxo de trabalho
Foi divulgado que uma boa conceção de fluxos de trabalho pode ajudar a melhorar a eficiência operacional em mais de 83%. Eis como conceber um fluxo de trabalho, passo a passo:
- Definir o objetivo e o âmbito: Identifique o objetivo e enumere as suas tarefas.
- Analisar os processos atuais: Reveja os métodos existentes, identifique ineficiências e determine os seus recursos.
- Conceber o fluxo de trabalho: Mapeie o novo fluxo de trabalho através de um diagrama, detalhando os passos e atribuindo funções.
- Desenvolver e testar: Crie um protótipo, utilize software de simulação de processos para testar potenciais alterações e aperfeiçoe-o com base no feedback.
- Implementar e monitorizar: Implemente totalmente o fluxo de trabalho e monitorize-o continuamente para identificar melhorias, automatização do fluxo de trabalho ou alterações necessárias.
Práticas eficazes de conceção de fluxos de trabalho
Antes de partilhar as minhas sugestões e boas práticas, é importante compreender os três elementos essenciais de uma boa conceção de fluxos de trabalho. São eles:
| Elemento | Definição |
|---|---|
| Entrada | os recursos, dados ou materiais necessários para iniciar um fluxo de trabalho. |
| Transformação | as ações aplicadas às entradas para as alterar ou converter. |
| Saída | os resultados ou produtos resultantes da transformação. |
Eis algumas boas práticas a ter em mente:
- Defina objetivos claros: defina claramente os objetivos e resultados esperados do fluxo de trabalho. Isto garante alinhamento e uma direção clara.
- Simplifique os processos: procure criar um fluxo de trabalho simples. Divida as tarefas complexas em etapas fáceis de gerir e elimine elementos desnecessários.
- Atribua funções e responsabilidades claras: defina claramente quem é responsável por cada etapa. Esta clareza garante a responsabilização e uma execução fluida.
- Recorra à tecnologia: utilize ferramentas e integrações adequadas para a digitalização, a automatização, a comunicação e o acompanhamento. Isto pode melhorar significativamente a eficiência do fluxo de trabalho, a precisão e a facilidade de gestão do fluxo de trabalho.
- Teste e aperfeiçoe: implemente primeiro o fluxo de trabalho numa pequena escala para recolher feedback. Utilize-o para aperfeiçoar e melhorar o fluxo de trabalho antes da implementação em grande escala.
Lição aprendida na vida real sobre a conceção de fluxos de trabalho: um estudo de caso
Eis a minha história sobre uma tentativa falhada de implementar uma mudança.
Primeiro, deve saber que não sou uma pessoa excessivamente entusiasta. Sou otimista e, com a experiência, estou a tornar-me mais realista. Sou adepto da ideia de que “menos é mais”, tenho experiência em desenvolvimento de interfaces, adoro UX e procuro criar soluções que se concentrem na simplicidade.
Sou apaixonado pela eficiência dos fluxos de trabalho, pela organização e por ajudar os outros a encontrar e manter um ritmo ideal no seu trabalho. Acredito que, através da descoberta pessoal, de uma base de confiança e da vontade de modificar os próprios processos, todos os dias podem ser mais eficientes, produtivos e gratificantes.
Contexto
Como mencionei anteriormente, fui recentemente contratado para uma equipa de projeto com o objetivo de melhorar o processo de transferência dos projetos do design para o desenvolvimento.
Depois de observar o fluxo de trabalho existente, reparei que muitos requisitos funcionais se perdiam durante a transferência ou nunca eram identificados antes desta. Além disso, os requisitos não eram registados em lado nenhum e não estavam acessíveis à equipa — os detalhes dos requisitos eram comunicados principalmente de forma verbal entre os gestores de projeto e a equipa.
O plano
A minha estratégia consistia em aumentar a dependência do quadro do projeto e do Slack para listar os requisitos do projeto e manter um registo das discussões.
Propus um fluxo de trabalho como este:
A minha estratégia consistia em aumentar a dependência do quadro do projeto e do Slack para listar os requisitos do projeto e manter um registo das discussões.
Um benefício adicional seria a redução do número de interrupções entre os membros da equipa ao longo do dia.
O quadro do projeto serviria como uma fonte única e altamente visível de informação oficial sobre os requisitos do projeto, enquanto o Slack serviria como um registo das discussões para o apoiar.
Implementação e desafios
Infelizmente, não percebi que as pessoas afetadas pelas mudanças, principalmente os PMs, não estavam convencidas. É certo que a equipa executiva apoiava a iniciativa, tal como os programadores, mas os meus colegas PMs não.
Na verdade, percebi que estava a castigar a minha equipa em vez de a ajudar.
À medida que avançávamos com a adição de mais informação ao quadro do projeto e de mais discussões ao Slack, tornou-se claro que a equipa de PMs estava a passar mais tempo a escrever tarefas e atualizações nos canais. É certo que as interrupções diminuíram, mas será que isso era positivo?
Ao analisar este problema, comecei a questionar-me: e se eles gostassem de lidar com as interrupções e de participar em reuniões improvisadas ao longo do dia?
Análise das falhas
Punição negativa
A definição de punição negativa consiste em remover um estímulo positivo. Agora percebo que era exatamente isso que o ajuste estava a fazer: remover, ou pelo menos reduzir, a necessidade de os PM comunicarem verbalmente com a equipa.
Punição positiva
E se a equipa detestasse escrever tickets de projeto e odiasse o Slack? Isso significaria que este novo passo do processo estava a interferir com o seu sentido de autonomia. A definição de punição positiva consiste na adição de um estímulo negativo e, mais uma vez, foi esse o resultado das alterações que impus.
O que aprendi
Independentemente do aumento da eficiência, estes ajustes ao processo foram uma ideia minha e a equipa não foi suficientemente consultada antes de começar a implementação.
Estou a aprender que a estratégia e as boas práticas não podem ser aplicadas imediatamente a processos de fluxo de trabalho criativo (que envolvem pessoas) da mesma forma que podem ser aplicadas a código ou a outros meios estáticos.
Uma cultura de equipa é rica em personalidades, perspetivas e opiniões. Para manter uma cultura saudável, baseada no respeito mútuo entre os seus membros, todos precisam de estar envolvidos, ser compreendidos e tidos em consideração.
Eis uma breve lista das conclusões que retirei desta experiência:
- O apoio da direção não é o mesmo que o apoio da equipa
- Até os ajustes positivos aos processos podem parecer punições
- Os fluxos de trabalho devem adaptar-se à cultura da equipa, não apenas às boas práticas padrão
- Não confie no feedback que recebe — investigue mais a fundo para detetar sinais de alerta
Principais conclusões sobre a conceção de fluxos de trabalho
Nesta tentativa, aprendi um pouco sobre como conceber fluxos de trabalho, mas aprendi muito mais sobre como conceber um processo de mudança no trabalho e como obter apoio.
Eis um diagrama de fluxo de trabalho que resume as minhas recomendações para quem está a alterar um processo ou a implementar um novo fluxo de trabalho na sua organização:
Relativamente às conclusões desta experiência, eis os meus pensamentos sobre cada uma delas:
1. O apoio da direção não é o mesmo que o apoio da equipa
Precisa do apoio dos membros da equipa cujo dia de trabalho será afetado por quaisquer ajustes ao processo. Eles devem ser consultados e ter a oportunidade de questionar, contestar e dar feedback sobre quaisquer alterações ao processo.
Uma abordagem de “liderar pelo exemplo” pode funcionar se o processo estiver a ser introduzido pela direção executiva. Mas, se todos os membros da equipa tiverem verdadeiramente uma voz igual, então deve ser dado a todos tempo para ponderarem as alterações propostas e uma oportunidade para darem o seu contributo sobre as mesmas.
2. Até os ajustes positivos aos processos podem parecer punições
Uma alteração ao processo implica a eliminação de passos existentes com os quais outras pessoas provavelmente se identificam ou dos quais podem gostar.
Os ajustes podem ser concebidos para aumentar a eficiência ou tornar o fluxo de trabalho mais ágil, mas, sem uma discussão adequada e tempo para a equipa os contestar, os benefícios dessas eficiências podem não ser compreendidos e a equipa pode ficar com a sensação de estar a ser punida.
3. Os fluxos de trabalho devem adaptar-se à cultura da equipa, não apenas às boas práticas padrão
Procure compreender o valor dos passos existentes no fluxo de trabalho antes de os avaliar e sugerir novos passos. Pergunte a si próprio e aos membros da equipa que características ou fatores históricos poderá estar a ignorar. Quais acrescentam valor e porquê?
Talvez apenas uma fração das novas iniciativas de “boas práticas” se adeque à cultura atual, ou talvez nenhuma se adeque.
4. Não confie no feedback que recebe — investigue mais a fundo para detetar sinais de alerta
Aprendi que uma verificação verbal ou uma verificação voluntária de aceitação com a equipa não é suficiente. Todos precisam de ter a oportunidade de ser consultados e de dar feedback. É necessário dar à equipa tempo para considerar as alterações propostas e chegar às suas próprias conclusões, seguido de tempo para analisar, questionar e contestar as novas ideias para o fluxo de trabalho
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