Como Criar um Fluxo de Trabalho: 7 Passos Simples
Prevenir o Caos nos Projetos: Os fluxos de trabalho consistentes ajudam a evitar atrasos nos projetos, erros e excedentes orçamentais, ajudando também o gestor de projetos a garantir que os projetos alcançam os resultados pretendidos sem imprevistos.
Passo a Passo: Criar um fluxo de trabalho é, por si só, um fluxo de trabalho: define-se um objetivo, identificam-se as pessoas envolvidas, enumeram-se os passos, cria-se um diagrama do fluxo de trabalho, testa-se e aperfeiçoa-se e, depois, implementa-se.
O Software Salva o Dia: O software de gestão de fluxos de trabalho é a forma mais fácil de criar e manter fluxos de trabalho organizados e proporciona uma abordagem estruturada à gestão de processos complexos de projetos.
Sem fluxos de trabalho definidos que indiquem como você e a sua equipa irão concluir o trabalho ao longo do projeto, pode esperar atrasos, erros e problemas de qualidade, aumento do âmbito e excedentes orçamentais.
As suas equipas precisam de fluxos de trabalho consistentes e repetíveis (normalmente criados e geridos num software de gestão de fluxos de trabalho) para entregar trabalho de projeto que alcance o resultado pretendido. Neste artigo, vou explicar como criar um fluxo de trabalho e apresentar algumas boas práticas para fazê-lo corretamente.
O Que É Um Fluxo De Trabalho?
Um fluxo de trabalho é uma série repetível de passos ou atividades que têm de ser concluídos para alcançar um resultado mais abrangente. Por exemplo, ao criar um novo site, o processo de fluxo de trabalho envolve conceber o esquema, escrever o código, testar o site e publicá-lo.
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Ao utilizar fluxos de trabalho digitais, os gestores de projeto podem manter os projetos no caminho certo e garantir que as tarefas são concluídas da forma mais eficiente possível. Os fluxos de trabalho visuais utilizam fluxogramas ou diagramas que mostram os passos do processo pelos quais cada item de trabalho passará para ser considerado concluído.
Os fluxos de trabalho diferem dos processos empresariais na medida em que representam as tarefas específicas e sequenciais dentro dos processos mais abrangentes que alcançam os objetivos organizacionais.
Como Criar Um Fluxo De Trabalho
Eis alguns aspetos a ter em conta ao conceber um fluxo de trabalho.
1. Determine O Que Precisa De Alcançar
Quando está a planear o seu fluxo de trabalho, seja muito específico quanto ao que este precisa de alcançar. É muito fácil para os membros da equipa e as partes interessadas fazerem suposições sobre o que está ou não incluído no fluxo de trabalho se não for extremamente específico e claro.
Por exemplo, se estiver a criar um fluxo de trabalho para escrever publicações de blogues, seja específico e comunique se esse fluxo de trabalho se destina apenas à redação do conteúdo ou se também inclui os elementos gráficos de apoio, bem como o carregamento e a partilha da publicação do blogue nas redes sociais.
Pode tratar de todos estes passos num único fluxo de trabalho ou pode ter fluxos de trabalho separados para cada parte — o mais importante é que isso seja claro para a equipa.
2. Identifique Quem Precisa De Estar Envolvido
Identifique todas as pessoas que precisam de estar envolvidas. Inclua as pessoas que irão realizar o trabalho, bem como os revisores e os responsáveis pela aprovação.
Definir um processo de aprovação é também uma parte essencial da criação do fluxo de trabalho. Sem este processo, acabará por ter estrangulamentos ou outros problemas que podem interromper o seu processo.
Uma forma simples de identificar todas as pessoas que precisam de estar envolvidas é criar e preencher um diagrama RACI. Pode não conseguir fazê-lo até ter enumerado todos os passos do processo (consulte o passo três abaixo), mas é boa ideia ter isto preparado antes de lançar o seu fluxo de trabalho.
3. Enumere Os Passos E As Tarefas Do Processo
Enumere os passos do processo e as tarefas que têm de ser concluídas. Esta é uma lista passo a passo de tudo o que deve acontecer desde o início do seu fluxo de trabalho até ao fim.
Voltemos a utilizar o nosso exemplo do blogue. Se o nosso fluxo de trabalho se destina à publicação e promoção de uma publicação de blogue, eis o aspeto que poderia ter ao escrever os passos do fluxo de trabalho (e quais os recursos de marketing que precisam de estar envolvidos):
- Escolher um tema para a publicação do blogue
- Obter a aprovação do diretor de marketing para avançar com esse tema
- Escrever um briefing de conteúdo e um esboço do conteúdo
- Fornecer orientações criativas e dimensões para quaisquer imagens ou ilustrações necessárias
- Atribuir um redator à publicação do blogue
- Atribuir um designer gráfico à publicação do blogue
- O redator cria o primeiro rascunho da publicação do blogue
- O designer gráfico fornece as imagens necessárias
- Um editor revê o rascunho da publicação do blogue e as imagens
- O redator faz as edições do texto
- O designer gráfico faz as edições às imagens
- O editor aprova o texto e as imagens
- Um coordenador de marketing carrega o conteúdo para o CMS do site
- O editor revê e aprova a publicação no site de teste
- O coordenador de marketing publica a publicação
- O redator cria uma legenda para as redes sociais
- O editor revê e aprova a legenda
- O coordenador de marketing publica a legenda e a ligação para a publicação do blogue no LinkedIn e no Facebook.
4. Criar um diagrama de fluxo de trabalho
Pode ser útil representar visualmente o seu fluxo de trabalho utilizando um diagrama de fluxo de trabalho. Pode utilizar uma vista de linha temporal, um gráfico de Gantt ou software para diagramas de fluxo de trabalho (como o ProcessMaker ou uma das suas alternativas) para mostrar cada passo, quem o irá executar e quanto tempo irá demorar.
Mapear fluxos de trabalho visualmente também é uma boa forma de simplificar a comunicação sobre quem fará o quê e quando.
5. Testar e aperfeiçoar o seu fluxo de trabalho
O seu fluxo de trabalho pode parecer ótimo no papel, mas pode falhar quando o põe em prática. Desenvolver um processo iterativo de fluxo de trabalho não é uma atividade única. Assim que começar a utilizá-lo, pode descobrir tarefas repetitivas ou redundâncias, ou perceber que deixou passar um passo crítico.
Teste o novo fluxo de trabalho e obtenha feedback da equipa sobre o que está a funcionar e o que não está. Se o processo falhar, demorar demasiado tempo ou for confuso, um teste ajudá-lo-á a identificar problemas e a fazer ajustes para o melhorar.
Mesmo que a sua execução inicial seja bem-sucedida, pode continuar sempre a otimizar o seu fluxo de trabalho à medida que os membros da equipa o utilizam e trabalham em conjunto.
6. Implementar o seu fluxo de trabalho com toda a equipa
Depois de testar o seu fluxo de trabalho e garantir que funciona sem problemas, implemente-o em toda a equipa. Isto pode envolver a inclusão de mais partes interessadas para executar o fluxo de trabalho de forma mais eficiente ou a integração de novos membros da equipa que irão utilizar o fluxo de trabalho de gestão de projetos.
Se estiver a utilizar vários tipos de gestão de fluxos de trabalho ou se o fluxo de trabalho for um processo novo, considere utilizar o seu fluxograma ou um breve tutorial para ajudar as pessoas a recordar o que acontece e por que ordem.
Dicas para criar fluxos de trabalho
Eis algumas dicas para criar fluxos de trabalho para a sua equipa:
1. Ser claro sobre o que o seu fluxo de trabalho inclui
Seja extremamente claro sobre o que o fluxo de trabalho inclui e não inclui.
Se precisar de outro exemplo, considere o marketing por e-mail. Pode ter um fluxo de trabalho para criar o texto do e-mail, outro para conceber o esquema do e-mail e um terceiro para enviar o e-mail e monitorizar as análises. Todos estes fluxos de trabalho podem ter de ser executados sempre que envia um e-mail.
Não se esqueça de considerar os recursos de que vai precisar—o processo de gestão de recursos de marketing pode ser complicado. Felizmente, o software de gestão de recursos de marketing pode ajudar.
2. Atribua funções e responsabilidades específicas
Certifique-se de que cada função ou tarefa é desempenhada por uma única pessoa. É perfeitamente aceitável pedir a alguém que reveja o trabalho ou contribua com ideias, mas uma pessoa deve ser responsável pela tarefa. Se estiverem demasiadas pessoas envolvidas, o trabalho nunca é concluído porque os membros da equipa partem do princípio de que outra pessoa o fará.
Se o seu diretor de marketing e o seu editor responsável forem responsáveis por elaborar o calendário de conteúdos e atribuir tarefas aos redatores, divida esta tarefa em duas áreas distintas.
O diretor de marketing deve desenvolver o calendário de conteúdos, e o editor responsável deve revê-lo e dar a sua opinião antes de atribuir tarefas aos redatores.
3. Crie modelos para os seus fluxos de trabalho
À medida que começa a acumular fluxos de trabalho que utiliza regularmente, poupe tempo criando modelos. Na maioria das ferramentas populares de software de gestão de projetos, pode criar projetos completos com vários fluxos de trabalho.
Quanto mais detalhes incluir nos seus modelos, mais fácil será configurar novos projetos e pôr as pessoas a trabalhar.
Alguns fluxos de trabalho terão de ser ajustados para projetos específicos. Talvez o prazo esteja a ser encurtado porque um cliente pagou uma taxa de urgência ou porque um interveniente deu prioridade a um resultado específico—mantenha o seu modelo ajustável para acomodar estas alterações sem criar um novo fluxo de trabalho de cada vez.
4. Não torne os seus fluxos de trabalho demasiado complicados
Um fluxo de trabalho só é útil enquanto as pessoas o utilizarem! Se criar um fluxo de trabalho complicado que ninguém saiba utilizar, também não saberá quando este deixar de funcionar. Para evitar isso, pode começar por aprender a criar um fluxograma.
Podem surgir fluxos de trabalho complicados se utilizar muitas integrações e automatizações para executar o seu fluxo de trabalho. Estas funcionalidades podem ajudar a gerir um fluxo de trabalho complexo e a poupar tempo, mas o mais importante é que todas as pessoas envolvidas o consigam compreender, razão pela qual deve aprender as melhores práticas para criar fluxogramas.
5. Evite demasiados passos
Os fluxos de trabalho com demasiados passos são difíceis de gerir. Considere criar fluxos de trabalho separados, mas relacionados. Um bom exemplo disso é a integração de um novo colaborador. Trata-se de um processo ou fluxo de trabalho empresarial bastante comum, que envolve muitas pessoas e passos.
Pode ter um fluxo de trabalho para os recursos humanos tratarem de toda a documentação e outro para o responsável interno de TI criar contas de utilizador para todos os seus sistemas e ferramentas, como o Slack, o e-mail, a sua ferramenta de gestão de projetos e qualquer software de design, desenvolvimento ou criação.
Também precisaria de outro fluxo de trabalho para apresentar o novo colaborador à equipa e dar formação sobre os processos internos. Isto poderia envolver a definição de horários para o primeiro dia e a primeira semana.
Encontre mais exemplos de fluxos de trabalho aqui.
6. Peça comentários
Testar e iterar aplica-se tanto a fluxos de trabalho novos como aos já existentes. Consulte as suas equipas periodicamente para garantir que o fluxo de trabalho continua a satisfazer as suas necessidades. À medida que os processos mudam, analise a forma como configurou os seus fluxos de trabalho e faça ajustes para apoiar melhor as necessidades de todos.
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