8 estratégias de gestão de tarefas para aumentar a produtividade
Importância da gestão de tarefas: Uma gestão eficaz das tarefas evita o caos e ajuda a definir prioridades para as tarefas certas. Isto beneficia tanto a produtividade pessoal como o sucesso geral da equipa.
A importância de objetivos claros: Defina objetivos claros para ajudar na concentração e na eficiência. Compreender o que precisa de ser realizado ajuda a definir prioridades, facilita a execução do projeto e reduz o stress.
Utilize software: Pode utilizar software de gestão de tarefas para organizar, delegar e acompanhar tarefas. Isto ajuda a simplificar os processos de trabalho através de funcionalidades de alertas, integrações e visualização da carga de trabalho.
Emails. Notificações do navegador. Mensagens privadas no Slack. Sente-se assoberbado e sem saber onde procurar ou por onde começar? Tentar responder a todo este ruído enquanto a sua lista de tarefas parece crescer exponencialmente é um desafio. Eis as minhas principais estratégias de gestão de tarefas para o ajudar a acalmar o caos e a pôr mãos à obra.
Porque é importante gerir tarefas
A gestão de tarefas é importante porque, se as tarefas não forem geridas, o caos instala-se muito rapidamente. Não se trata apenas de fazer as coisas, mas de fazer as coisas certas pela ordem certa.
Enquanto gestor de projetos, precisa de gerir a sua própria lista de tarefas e as tarefas da sua equipa. Com tantas partes móveis, é fácil que algumas coisas fiquem esquecidas. Para evitar que isso aconteça, precisa de competências de gestão de tarefas — dividir o trabalho em tarefas de dimensão adequada e atribuir prazos realistas, documentar as próximas tarefas e fazer o acompanhamento à medida que as tarefas se aproximam dos respetivos prazos.
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8 estratégias de gestão de tarefas
Começar a sua rotina diária enquanto gestor de projetos com uma lista de tarefas bem gerida é benéfico para o seu bem-estar e ajuda-o a criar um ambiente de trabalho mais tranquilo. Eis oito estratégias de gestão de tarefas para acalmar o caos e dar controlo às listas de tarefas suas e da sua equipa.
1. Utilize software de gestão de tarefas
Não tem de gerir as tarefas sozinho. Existem muitas opções de software de gestão de tarefas e aplicações de gestão de tarefas que podem ajudá-lo, a si e à sua equipa, a manterem-se organizados e a gerir tudo o que precisa de ser feito, quem precisa de o fazer e quando. Um dos benefícios do software de gestão de tarefas é o facto de este dispor de ferramentas para criar listas, visualizar a sua carga de trabalho e recordar-lhe quando as tarefas devem ser concluídas.
Algumas destas ferramentas de software integram-se com ferramentas de colaboração como o Slack e o Microsoft Teams, para que possa receber alertas instantâneos quando algo tiver sido concluído. Muitas também têm aplicações móveis (como estas ferramentas de software de gestão de projetos para iPad) e algumas oferecem até funcionalidades ou integrações de IA.
Se precisar de continuar a trabalhar quando a ligação cair, procure aplicações de gestão de tarefas com acesso offline.
Lembre-se de verificar novamente quaisquer recomendações de IA provenientes de software gratuito de gestão de tarefas com IA. Se algo lhe parecer um pouco estranho, provavelmente é mesmo. Além disso, ao explorar estas opções, vale a pena considerar o custo do software de gestão de tarefas, para garantir que escolhe uma ferramenta adequada ao seu orçamento.
2. Defina objetivos e expectativas claros
Ao atribuir tarefas ou delegá-las à sua equipa, defina objetivos e expectativas claros. Por exemplo, deixo claro que espero que a minha equipa me informe proativamente quando estiver prestes a falhar um prazo, antes de o falhar. Quanto mais cedo for avisado, mais tempo terei para trabalhar com qualquer pessoa afetada e reorganizar o trabalho dependente que não pode ser iniciado.
Os objetivos também ajudam tanto na motivação como na avaliação comparativa. Por exemplo, se a equipa tiver concluído mais 25% de tarefas do que na semana anterior, isso pode ajudá-la a sentir-se realizada e mostrar-lhe o ritmo a que está a trabalhar.
As referências de desempenho também podem ajudá-lo a avaliar o desempenho dos membros da sua equipa. Se tiver, por exemplo, três designers numa equipa, pode compará-los entre si e definir as expectativas em conformidade.
- Imaginemos que o designer A conclui cerca de seis tarefas por dia, enquanto o designer B faz sete e o designer C faz 12.
- Partindo do princípio de que as tarefas têm dimensões semelhantes e que o designer C é o mais experiente, pode definir o objetivo de o designer A concluir sete tarefas por dia e de o designer B se esforçar por chegar às oito.
- Se o designer C tiver mais antiguidade e experiência, não é justo exigir aos designers A e B o mesmo padrão, mas vale a pena incentivá-los a trabalhar de forma mais eficiente.
3. Dê prioridade
Uma gestão eficaz das tarefas resume-se muitas vezes à definição de prioridades. Consulte a sua ferramenta de gestão de tarefas ou a lista de tarefas e determine o que é mais urgente e mais importante.
Como definimos a urgência? Pode variar, mas comecemos pelos itens com prazo. Se algo tiver de ser concluído imediatamente, deverá ser a prioridade máxima da sua equipa, especialmente se não o fazer atrasar o trabalho de outra pessoa ou de um cliente.
Em seguida, analise o impacto dos itens da sua lista. Os itens que afetam mais pessoas devem ser tratados primeiro. Por exemplo, se preparar um plano de projeto permitir que a sua equipa de 20 pessoas planeie os seus horários para as próximas semanas, faça isso antes de, por exemplo, responder a um e-mail sobre uma reunião interna que pode esperar.
Se não tiver a certeza de que o seu trabalho diário reflete essas prioridades, uma rápida auditoria de tempo pode ajudar. Ao analisar como o seu tempo é realmente utilizado, pode verificar se as tarefas urgentes e de grande impacto estão a receber a atenção que merecem — ou se o seu dia está a ser consumido por trabalho de baixa prioridade.
Outra forma de definir prioridades é utilizar uma matriz de Eisenhower. Desenhe quatro quadrantes numa folha de papel e distribua as suas tarefas de acordo com a urgência e a importância.
- O quadrante superior esquerdo deve conter as tarefas mais urgentes e mais importantes (faça estas primeiro)
- O quadrante superior direito deve conter tarefas urgentes, mas não importantes (decida se precisa de as fazer)
- O quadrante inferior esquerdo deve conter tarefas que não são importantes, mas são urgentes (tente delegá-las)
- O quadrante inferior direito deve conter tarefas que não são urgentes nem importantes (precisa realmente de as fazer?)
A gestão do tempo também é um fator. Pode dar por si com 15 minutos livres entre reuniões e querer utilizar esse tempo de forma inteligente. Destaque algumas tarefas mais pequenas que possa concluir rapidamente à medida que o tempo o permita.
4. Limite a multitarefa
Este ponto pode parecer contraintuitivo, mas garanto-lhe que não é. Quando faz várias tarefas ao mesmo tempo, acaba por fazer muitas coisas de uma destas formas: a) não completamente ou b) não bem. Tem de se concentrar para conseguir avançar na sua lista de tarefas.
Claro que, ocasionalmente, poderá ser aceitável enviar uma mensagem rápida de sim ou não no Slack a um colega enquanto ouve uma apresentação de design, mas o que acontece se perder uma decisão crítica ou uma ação que surja durante a conversa? Poderá desviar acidentalmente todo o projeto do rumo certo!
Reserve alguns períodos sem distrações (ou seja, agrupamento de tarefas) no seu dia para concluir algumas das suas tarefas. É mais fácil dizer do que fazer, mas informe a sua equipa, o seu cliente ou o seu chefe de que precisa de se concentrar durante 45 minutos nas tarefas que tem em mãos. Conseguirá avançar muito mais do que se passasse 2 ou 3 horas a tentar concluir tarefas e a fazer outras coisas em simultâneo.
Outra razão para evitar a multitarefa é que a alternância entre contextos pode custar-lhe muito tempo. Se estiver a meio da redação de um e-mail e parar para responder a uma mensagem no Slack, poderá demorar 20 minutos a regressar ao mesmo ponto do e-mail em que estava antes de ser interrompido.
5. Utilize ferramentas de visualização
Gosto pessoalmente de ter um bom elemento visual quando se trata de organizar a minha lista de tarefas, e utilizo diferentes tipos de elementos visuais para diferentes tipos de listas de tarefas.
Gosto de ter uma lista em papel para as coisas mais importantes de cada dia. É tão bom riscar os itens à medida que concluo as tarefas e ver o lembrete visual do meu progresso. E sim, sei que posso fazer isto num software de gestão de projetos, mas há algo na utilização de papel e caneta de que gosto.
Para ter uma visão geral (ou seja, da semana inteira), gosto de uma vista organizada de quadro Kanban no Asana, que me permite mover tarefas entre colunas para trabalho não iniciado, em curso e concluído. No final da semana, sabe bem ver todas as minhas tarefas na coluna de concluídas.
Para os cronogramas dos projetos, um gráfico de Gantt ajuda-o a ver onde está e onde deveria estar. Algumas ferramentas podem criar esta vista automaticamente, o que lhe deixa mais tempo para outras tarefas.
6. Delegar
Não tem necessariamente de concluir toda a sua lista de tarefas sozinho. Delegar tarefas a outros membros da equipa pode libertá-lo para se concentrar noutras coisas.
Tomar notas é uma das minhas tarefas preferidas para delegar. Enquanto gestor de projetos, quase sempre me cabe a mim tomar notas, mas isto é um desafio quando também sou responsável por garantir que todos os pontos da agenda são abordados, controlar o tempo, atualizar a ferramenta de gestão de projetos e manter a discussão em andamento.
Muitas vezes preciso de atualizar a ferramenta de gestão de projetos ou mover itens do cronograma durante a reunião, por isso, se puder delegar a tomada de notas ou até algumas tarefas de acompanhamento à minha equipa, consigo manter tudo a avançar de forma mais eficiente.
Também pode considerar delegar à IA a tomada de notas e a elaboração dos acompanhamentos. Existem muitas ferramentas capazes de criar automaticamente rascunhos de resumos de reuniões e itens de ação.
7. Mantenha a flexibilidade
Outra forma de otimizar as suas capacidades de gestão de tarefas é ser flexível. Por exemplo, se sabe que se concentra melhor mais tarde, reserve para essa altura as tarefas que exigem mais concentração e conclua de manhã as tarefas mais pequenas e fáceis de gerir. Este tipo de gestão estratégica do tempo para líderes pode melhorar significativamente a produtividade.
Planear de acordo com os seus níveis de energia é uma excelente forma de se manter a par das tarefas diárias e maximizar a sua produtividade. Desde que consiga cumprir os seus prazos e datas-limite, não há problema em ser ágil e fazer as coisas da forma que funciona melhor para si!
Por exemplo, tenho dificuldade em atualizar os cronogramas dos projetos quando todos os outros estão a trabalhar. A minha atenção vai sempre para as mensagens do Slack, a resolução de necessidades urgentes da equipa e as respostas aos e-mails dos clientes. No geral, demoro muito menos tempo a realizar esta tarefa logo de manhã ou no final do dia.
Também constato que, por vezes, mesmo que reserve tempo dedicado a uma tarefa específica, posso alterá-lo com base nos meus níveis de energia ou no que mais consta da minha lista de tarefas. Enquanto escrevia este artigo, alterei o horário de escrita no meu calendário para garantir que estava a dar prioridade às tarefas mais urgentes, deixando ainda tempo para escrever.
Se tiver dificuldade em concentrar-me em tarefas mais longas ou monótonas, por vezes utilizo a técnica Pomodoro para criar blocos de tempo com pausas programadas. Se não conhece esta técnica, trabalha durante um período de tempo concentrado (normalmente cerca de 20 minutos), seguido de uma pausa. Existem até temporizadores especificamente concebidos para facilitar esta forma de trabalhar.
8. Defina prazos claros
Quando se trata de gerir tarefas, definir prazos claros pode tornar as coisas mais alcançáveis. Também pode ajudar se você ou alguém da sua equipa tiver tendência para procrastinar.
Há mais a fazer do que definir um prazo e esperar pelo melhor. Inclua marcos ou pontos de verificação ao longo do processo para acompanhar o progresso ou ser alertado para a sua ausência.
Ser claro sobre o que tem de ser feito e quando também pode ajudar na definição de prioridades. Defina prazos mais distantes para tarefas menos importantes ou menos urgentes, para que os membros da equipa se possam concentrar no que é mais importante naquele momento. Não deixe que as tarefas se prolonguem demasiado, caso contrário poderão ficar esquecidas à medida que surgem necessidades mais urgentes.
Um exemplo de gestão de tarefas
Para praticar a gestão de tarefas (e as estratégias de gestão do tempo subjacentes a uma boa gestão de tarefas), vou guiá-lo através de um pequeno exercício.
Aqui está uma lista de tarefas de exemplo; as tarefas prioritárias estão misturadas com outras muito menos urgentes. Analise a lista e determine o que deve fazer primeiro e, mais importante, por que motivo essa tarefa específica deve ser concluída antes das outras?
- Analisar o registo de tempo da semana passada e anotar quem não registou todo o seu tempo ou não registou tempo faturável suficiente.
- Responder à pergunta do Cliente A sobre as alterações na segunda ronda de propostas de design.
- Marcar uma reunião com o Cliente B, porque o feedback sobre o design do mapa não é suficientemente claro para o designer o implementar.
- Verificar o teste de aceitação do utilizador (UAT) do microsite do Cliente B.
- Enviar perguntas ao Cliente C sobre os planos para o lançamento da página de destino de amanhã. É necessário confirmar o acompanhamento que pretendem na página, o URL e se pretendem tratar do lançamento ou se querem que a sua equipa atualize os registos DNS.
- Concluir o seu artigo dentro do prazo e faturá-lo assim que for editado.
- Atualizar o cronograma do Cliente D. Este cliente demorou a enviar feedback sobre o guia de estilos e o painel de inspiração. Agora que foi aprovado, o designer pode começar a trabalhar nos designs.
- Marcar uma reunião para discutir o contrato do Cliente E, que expira dentro de 45 dias. O cliente quer renová-lo, mas do seu lado poderá demorar 14 dias úteis a assinar um novo acordo.
Então, qual é a ordem certa para estas tarefas? Qual é o item de maior prioridade desta lista?
Se respondeu à #5, está correto. A primeira coisa a fazer é garantir que está preparado para o lançamento de amanhã. Quanto mais tempo tiver com as respostas do cliente, melhor será a sua preparação.
E quanto às restantes tarefas? Que ordem lhes daria? Nem sempre tem de executar as tarefas em tempo real; pode agendá-las para manter a eficiência e evitar criar bloqueios ou estrangulamentos.
O que se segue?
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