10 melhores práticas de registo de tempo: obtenha os dados de tempo de que precisa
A monitorização do tempo é tão divertida como ver tinta a secar. Ninguém gosta de discutir com clientes e membros da equipa sobre o motivo pelo qual um relatório de estado demorou cinco horas faturáveis. Mas, por vezes, ter os dados da monitorização do tempo da equipa pode ser bastante útil. Vamos falar sobre as melhores práticas de monitorização do tempo e sobre como recolher as informações sem tanto sofrimento.
Uma boa prática que vale a pena mencionar desde já é investir em software de monitorização do tempo, que pode ajudar a automatizar o processo de monitorização do tempo e torná-lo mais eficiente para a sua equipa — mais informações abaixo!
10 melhores práticas de monitorização do tempo para gestores de projetos
Se é atualmente gestor de projetos, especialmente num contexto de agência, eis algumas boas práticas para ajudar a recolher e tirar partido dos dados de monitorização do tempo.
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- Evite utilizar a monitorização do tempo como forma de punição
- Automatize o processo
- Faça verificações pontuais
- Consulte o passado ao planear o futuro
- Utilize os dados para fundamentar a sua posição
- Peça feedback aos membros da equipa
- Leve os dados às retrospetivas de sprint
- Analise os dados de vários projetos
- Defina referências para o desempenho
- Faça auditorias regulares às práticas de monitorização do tempo
1. Evite utilizar a monitorização do tempo como forma de punição
Embora a monitorização do tempo possa ajudá-lo a compreender a rentabilidade, especialmente se o tempo dos membros da sua equipa for faturável e tiver acordado cobrar aos clientes uma determinada quantidade de trabalho, nunca deve utilizar os dados de monitorização do tempo como forma de punição (isso fará apenas com que a sua equipa passe a detestá-la e é uma razão frequente pela qual a monitorização do tempo é prejudicial, de acordo com as equipas).
Ao analisar um conjunto de tarefas e membros da equipa, pode ser evidente que um membro da equipa mais experiente ou sénior demorará menos tempo a concluir uma tarefa do que um funcionário mais novo ou júnior. Mas o que acontece quando os dados do sistema de monitorização do tempo mostram que um funcionário está a trabalhar a um ritmo inferior ao ideal?
Utilizar a monitorização do tempo como forma de punição é uma receita para que os funcionários falsifiquem as suas folhas de horas ou façam registos imprecisos. Embora possa utilizar os dados de monitorização do tempo para iniciar uma conversa sobre um desempenho abaixo do esperado, esse não deve ser o único fator tido em conta na conversa.
2. Automatize o processo
Embora a monitorização automática do tempo pareça algo do futuro, o software de registo de ponto pode ajudar a tornar esta ideia (quase) uma realidade. Dispor de software de monitorização do tempo integrado na sua ferramenta de gestão de projetos ou sob a forma de uma extensão do Chrome pode ajudar a automatizar a monitorização do tempo em tempo real — este é um dos principais benefícios do software de monitorização do tempo.
Os membros da equipa (incluindo você) podem iniciar um temporizador sempre que uma tarefa é iniciada e parar ou colocar o temporizador em pausa quando surgem outras tarefas. Dependendo do software escolhido, também poderá configurar notificações para o lembrar de iniciar o temporizador quando começar uma tarefa.
Quanto menos cada membro da equipa tiver de pensar na monitorização do tempo, mais fácil será levar as pessoas a adaptarem-se à sua ferramenta de monitorização do tempo. Se não conseguir automatizar totalmente a monitorização do tempo (ou utilizar IA para a monitorização do tempo), considere utilizar uma aplicação de folhas de horas ou outras soluções digitais de monitorização do tempo, para que a sua equipa não tenha de preencher manualmente as folhas de horas. Isto pode tornar o registo do tempo mais fácil para todos os envolvidos (incluindo os responsáveis pelos projetos).
3. Faça verificações pontuais
Enquanto gestor de projetos, deve rever regularmente a utilização do tempo pela sua equipa. Isto inclui horas faturáveis e não faturáveis. Pode ser necessário analisar os dados todas as semanas ou em cada sprint. À medida que se aproxima do final do período do contrato, esta análise poderá ter de ser diária, para garantir que a sua equipa não ultrapassa o número de horas atribuído.
Esta análise aprofundada e regular dos dados de tempo ajudará na gestão de riscos, uma vez que poderá detetar problemas relacionados com o calendário e o ritmo do trabalho. É mais fácil corrigir o rumo quando estes problemas ainda são pequenos do que seria se esperasse até mais tarde, quando já se tivessem transformado em problemas graves.
Por exemplo, se estiver a meio de um projeto de três meses e perceber que a sua equipa deveria ter utilizado apenas 750/3000 horas, mas já consumiu 1000, tem opções.
Pode pedir-lhes que reduzam o ritmo de utilização ou informar o seu cliente ou as partes interessadas de que poderá ficar sem horas antes do final do contrato ou projeto e talvez precise de uma alteração ao pedido. Se esperar até a sua equipa ter consumido 2999/3000 horas, não terá tantas opções para corrigir o rumo.
4. Olhe para o passado ao planear o futuro
Os seus dados de registo de horas podem ajudá-lo a prever quanto tempo determinadas tarefas irão demorar. Por exemplo, se gerir projetos de desenvolvimento de websites, poderá querer analisar os seus últimos três a cinco projetos para determinar quanto tempo a equipa demorou a configurar o ambiente de desenvolvimento, a conceber a página inicial ou a configurar a análise.
Embora os seus projetos possam variar em dimensão e âmbito, dispor de alguns dados ao nível das tarefas pode ajudar a si e à sua equipa a planear melhor os projetos e a criar estimativas de projeto mais precisas no futuro.
Suponhamos que está a estimar e a planear o tempo necessário para reformular um site de comércio eletrónico de dimensão média. Muito provavelmente, terá de aumentar o tempo em relação ao que foi gasto a reformular o site de uma organização sem fins lucrativos mais pequena e com funcionalidades limitadas. No entanto, os dados podem ainda fornecer-lhe algumas indicações sobre um bom ponto de partida para um projeto mais complexo (especialmente se estiver a utilizar boas práticas de gestão de projetos em organizações sem fins lucrativos).
5. Utilize dados para fundamentar a sua posição
Ao comunicar com as principais partes interessadas ou clientes sobre o progresso do projeto, dispor de dados pode ajudar a fundamentar as conversas. A maioria das partes interessadas num projeto deve compreender a importância da gestão do tempo.
Por exemplo, se conseguir demonstrar um padrão de subestimação, por parte de um programador, do tempo necessário para concluir tarefas importantes quando falar com o respetivo responsável sobre os ajustes necessários, terá dados específicos que mostram onde as estimativas não correspondem à realidade. O responsável poderá então analisar a questão em maior profundidade e compreender que se trata de um problema de estimativa, não de gestão do tempo.
Da mesma forma, se estiver a comunicar com uma parte interessada ou com o patrocinador do projeto sobre desafios relacionados com o calendário ou a taxa de consumo, utilizar dados recolhidos através do registo de horas — ou, melhor ainda, de uma auditoria de tempo — confere-lhe mais credibilidade e objetividade do que basear-se em exemplos anedóticos.
6. Recolha opiniões dos membros da equipa sobre as metodologias de registo de horas utilizadas
A adesão da equipa ao registo de horas é fundamental. É por isso que deve falar periodicamente com a sua equipa para saber se tem comentários sobre a forma como as horas estão a ser registadas. Poderão ter ideias para obter mais informações a partir dos dados de registo de horas (registar por tarefa ou funcionalidade em vez de por projeto, ou de outra forma) ou para tornar mais fácil a introdução de dados.
Já trabalhei com equipas que experimentaram o registo de horas em benefício da própria equipa. Algumas testaram ferramentas ou metodologias diferentes, como o agendamento por blocos para aumentar a eficiência ou o registo por funcionalidade em vez de por tarefa individual.
7. Se trabalhar com métodos ágeis, leve os seus dados de registo de horas às retrospetivas do sprint para iniciar conversas
Quando se trata de gestão ágil de projetos, uma retrospetiva do sprint dá à equipa a oportunidade de olhar para trás e refletir sobre o último sprint e sobre como poderá melhorar ao avançar para o seguinte.
Dispor de dados sobre a forma como a equipa passou o seu tempo durante o sprint pode fornecer informações valiosas que a equipa poderá querer aproveitar no sprint seguinte. Dados sobre a velocidade do sprint, o tempo despendido numa tarefa ou funcionalidade específica, ou o grau de proximidade da equipa em relação às suas estimativas são indicadores valiosos que podem ser extraídos do registo de horas.
8. Analise os dados recolhidos entre projetos para identificar tendências
Se as suas ferramentas de registo de horas tiverem capacidades de criação de relatórios (ou se estiver a utilizar ferramentas de criação de relatórios de código aberto em conjunto com elas), poderá querer utilizá-las para analisar os registos de horas dos membros da equipa e dos projetos, de modo a identificar tendências. Mesmo que não consiga automatizar este tipo de relatório, é para isso que servem as folhas de cálculo!
Analisar a forma como os membros da sua equipa estão a utilizar as suas horas de trabalho pode ajudá-lo a tomar melhores decisões no que diz respeito à alocação de pessoal nos projetos. Por exemplo, se um membro da equipa conseguir resolver dez pedidos de correção de erros no mesmo tempo de trabalho que outro demora a resolver cinco, poderá valer a pena investigar a situação.
Partindo do princípio de que todos os tickets têm uma dimensão e um âmbito semelhantes, compreender a eficiência com que os membros da equipa estão a trabalhar pode ajudar-vos, a si e aos seus colegas, a tomar melhores decisões de afetação de recursos.
9. Utilize o controlo de tempo para estabelecer referências de desempenho da equipa
Ter uma ideia do número de horas que algo deve demorar pode ajudá-lo, enquanto gestor de projetos, a compreender quanto trabalho é razoável esperar de um membro da sua equipa. Os dados obtidos através do controlo de tempo ao longo de um período mais prolongado podem ajudá-lo a estabelecer referências sobre a quantidade de trabalho que pode esperar que os membros da equipa concluam.
Por exemplo, se uma das responsabilidades da sua equipa for criar formação e documentação no final de cada projeto, deverá consultar os dados da sua aplicação de controlo de tempo para compreender quanto tempo foi gasto nesta tarefa no final de cada projeto.
10. Audite regularmente as práticas de controlo de tempo e os registos da equipa
A obtenção de bons dados depende em grande medida da existência de folhas de horas precisas no seu sistema de controlo de tempo. Enquanto gestor de projetos, poderá querer auditar regularmente as suas práticas de controlo de tempo para garantir que está a obter os conhecimentos mais valiosos a partir dos dados. Poderá fazê-lo uma única vez ou como parte de uma auditoria ao projeto mais abrangente.
Este processo pode incluir a verificação aleatória dos registos de horas para garantir que o tempo é introduzido corretamente e que todos os membros da equipa entregam as folhas de horas preenchidas no final da semana. Embora já tenhamos discutido que os dados de controlo de tempo não devem ser utilizados de forma punitiva, poderá ser necessário aplicar consequências aos membros da equipa que não preencham os seus relatórios de horas conforme exigido.
Métodos de controlo de tempo
Existem muitas formas de as equipas de projeto controlarem e comunicarem o tempo despendido no seu trabalho. Eis alguns dos métodos de controlo de tempo mais populares:
Controlo manual de tempo
O controlo manual de tempo pode ser feito escrevendo a informação num post-it junto ao monitor, com uma caneta e papel, e enviando-a depois por e-mail ou através de uma folha de horas criada pela empresa todos os dias ou semanas.
Independentemente da forma como a sua organização define o controlo manual de tempo, este é normalmente o método mais demorado para controlar o tempo dos colaboradores. A única exceção poderá ser se for freelancer e tiver de iniciar sessão em vários sistemas todos os dias para registar o seu tempo. Nesse caso, poderá ser mais eficaz fazer o registo e o envio manualmente uma vez por dia (ou por semana, se tal for possível).
Controlo automatizado de tempo
O controlo automatizado de tempo foi concebido para facilitar o registo do tempo associado a tarefas específicas. Isto pode ser feito iniciando um temporizador diretamente no seu software de gestão de projetos ou utilizando uma extensão do Chrome ou uma integração do seu software de controlo de tempo para registar nativamente o tempo despendido numa tarefa específica. A maioria das ferramentas de controlo de tempo com IA também disponibiliza esta funcionalidade.
Controlo de tempo por tarefa
Quer o controlo seja automatizado ou manual, poderá ser importante registar o tempo por tarefa. Isto pode ajudar a simplificar os relatórios e a tornar a comunicação com clientes ou partes interessadas mais fluida.
Por exemplo, se uma equipa estiver a registar o tempo por projeto e uma parte interessada quiser saber exatamente quanto tempo demora a concluir uma determinada tarefa ou a desenvolver uma funcionalidade específica, será mais difícil para si, enquanto gestor de projetos, analisar essa informação se tiver de rever todos os registos do projeto para determinar quem trabalhou na tarefa ou funcionalidade, quando e durante quanto tempo.
O registo por tarefa também pode tornar-se mais complicado se a sua equipa gostar de realizar várias tarefas em simultâneo. Pode ser especialmente difícil manter uma folha de horas organizada quando trabalhou em três ou mais tarefas no espaço de uma hora.
E agora?
Este guia sobre relatórios de estado de projetos é uma leitura essencial para gestores de projetos que pretendam melhorar a comunicação e os processos da sua equipa.
Sente que as suas práticas de controlo de tempo precisam de ser melhoradas? Se quiser saber como os seus pares fazem o controlo de tempo (uma vez que não existem regras claras sobre este tema), torne-se membro e participe na conversa no Slack com mais de 1000 dos seus pares sobre a forma como o fazem nos seus projetos.
