Como resolver 5 problemas de alocação de recursos

Ter um plano para lidar com estes problemas de alocação de recursos é essencial para encaminhar os seus melhores recursos para o trabalho certo e concluir cada projeto da melhor forma possível. Parte da alocação de recursos consiste em conseguir ajustar as suas decisões de alocação para resolver estrangulamentos na conclusão do projeto.

Problemas comuns na alocação de recursos

Eis alguns problemas comuns que tendem a afetar o processo de tomada de decisões e de alocação de recursos.

1. Expansão do âmbito

Um dos problemas mais comuns na alocação de recursos é a expansão do âmbito. Isto acontece quando são continuamente adicionados elementos ao âmbito do projeto, fazendo com que este ultrapasse rapidamente os limites dos recursos disponíveis.

• O que a causa? A expansão do âmbito ocorre quando os clientes solicitam alterações ou trabalho que não estava definido no âmbito original, ou quando os membros da equipa acrescentam mais elementos aos seus entregáveis do que é necessário. Quando você ou a sua equipa “tentam fazer mais do que conseguem”, isso pode rapidamente levar ao esgotamento ou ao fracasso do projeto se não for corrigido.
• Como evitá-la? A melhor forma de evitar completamente a expansão do âmbito é definir um âmbito do projeto claro desde o primeiro dia, fazer um inventário da quantidade total de recursos com base no âmbito do projeto e comunicar claramente as expectativas ao cliente e à equipa.
• Como resolvê-la? Reconhecer a expansão do âmbito é o primeiro passo para a resolver. A partir daí, pode implementar procedimentos de controlo de alterações para informar os clientes sobre a forma como os seus pedidos causam atrasos no calendário ou exigem um orçamento adicional. Se a expansão do âmbito tiver origem nos membros da sua equipa, certifique-se de que comunica claramente as expectativas e o feedback.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Estudo de caso

Suponhamos que está a desenvolver um CRM para um cliente mas, depois de o âmbito do projeto ter sido acordado, o cliente decide que pretende funcionalidades mais robustas, que exigem capacidades de programação muito mais complexas e, consequentemente, mais recursos.

Para responder a esta situação, terá de prolongar o calendário, aumentar o orçamento ou remover outro elemento do âmbito do projeto. A solução passa por reunir-se com o cliente, reavaliar o projeto e decidir qual o compromisso a assumir. Deve também definir novos parâmetros e orientações para futuras alterações ao âmbito do projeto.

2. Lacunas de competências

Outro problema comum na alocação de recursos que pode surgir é a falta de pessoal ou das competências adequadas para concluir um projeto. Esta situação é conhecida como lacuna de competências e pode causar muitos problemas se não for resolvida atempadamente.

• O que a causa? Uma lacuna de competências ocorre quando não dispõe de membros da equipa com os conhecimentos necessários para concluir uma tarefa. Normalmente, isto pode acontecer quando é necessário um determinado entregável ou atividade que ninguém da equipa atual consegue realizar.
• Como evitá-la? Tal como acontece com a expansão do âmbito, a melhor forma de combater as lacunas de competências é definir claramente o âmbito do projeto no início. Se tiver delineado cuidadosamente cada etapa do projeto, saberá exatamente que competências e pessoal são necessários para o concluir.
• Como resolvê-la? Existem duas opções para resolver lacunas de competências: contratar novos membros para a equipa que possuam as competências necessárias ou investir tempo e recursos na formação dos membros atuais da equipa nessas competências. Ambas as opções exigem uma quantidade considerável de tempo, o que pode atrasar o prazo do projeto.

Estudo de caso

Suponhamos que está a trabalhar num projeto de desenvolvimento web para um cliente. É evidente que precisará de alguém com competências em informática e programação na sua equipa.

No entanto, alguns pedidos do cliente exigirão a instalação de hardware adicional, para a qual não estava preparado. Será necessária uma reformulação que fica muito além do âmbito do que foi inicialmente planeado. Depara-se agora com uma lacuna de competências relativamente à pessoa que deverá tratar desta parte do projeto.

Passa uma semana inteira à procura do membro certo para a equipa que cumpra estas qualificações, enquanto o resto da equipa espera que este novo membro seja integrado e fique a par do projeto. Também adia o prazo do projeto e desperdiça recursos preciosos.

Embora a lacuna de competências tenha sido agora preenchida e tenha aprendido para projetos futuros, perderá tempo a concluir o projeto atual

3. Previsões imprecisas

Em vez de o âmbito do projeto aumentar ou de não dispor das competências necessárias para concluir um projeto, pode prever de forma incorreta ou imprecisa os recursos necessários para o concluir.

• O que causa este problema? Normalmente, deve-se à falta de conhecimento sobre como concluir o projeto. Por exemplo, não compreender os resultados do projeto pode fazer com que não disponha das competências corretas ou dos membros certos na equipa.
• Como evitá-lo? Para se antecipar a previsões imprecisas, comunique ativamente com os membros da sua equipa e com especialistas no assunto, de modo a garantir que tem uma ideia clara do que precisa de ser feito. Também pode utilizar software específico de previsão de projetos para ajudar a antecipar os problemas que podem surgir ao longo do projeto.
• Como corrigi-lo? O melhor que pode fazer é comunicar claramente com as partes interessadas e com a equipa e adiar o prazo para corrigir atempadamente quaisquer lacunas no projeto.

Estudo de caso

Na alocação de recursos, existe uma estrutura conhecida como “mochila”, na qual imagina um saco que representa a quantidade total e finita de recursos disponíveis para concluir um projeto. Não pode adicionar mais recursos a um projeto sem aumentar ou substituir a mochila, porque ela representa limites claramente definidos, tanto inferiores como superiores, para o total dos seus recursos.

Uma previsão imprecisa é como selecionar uma mochila com o tamanho ou a forma errados para concluir o projeto. Não consegue colocar nela tudo aquilo de que realmente precisa para alcançar os seus objetivos, nem a quantidade ou os elementos certos.

Toda a otimização de recursos do mundo não o poderá ajudar se simplesmente não estiver preparado para o que possa acontecer. Compreenda cada projeto de forma plena e completa, de modo a preparar-se da melhor forma para todos os resultados possíveis.

4. Falhas de comunicação

Outro problema comum na alocação de recursos são as falhas de comunicação, que podem gerar muito caos no seu projeto.

• O que causa este problema? Pode ser causado pela falta de definição de formas claras de comunicação, mas também pode resultar simplesmente de uma má compreensão daquilo que cada parte interessada está a tentar comunicar. Isto é fácil de acontecer quando não existem regras claras sobre a forma como devemos interagir uns com os outros.
• Como evitá-lo? A forma mais fácil de evitar falhas de comunicação é reunir-se logo no início do projeto e criar um plano de comunicação. Este define as formas de comunicação que serão utilizadas e a linguagem comum que poderá ser usada, além de ajudar a estabelecer limites sobre quando e onde comunicar, para que todos tenham a mesma visão.
• Como corrigi-lo? Assim que começarem a ocorrer falhas de comunicação, a melhor medida que pode tomar para voltar ao caminho certo é começar a comunicar de forma mais clara e criar canais de comunicação. Deve também implementar atualizações regulares sobre o projeto para toda a equipa e definir expectativas claras para o futuro.

Estudo de caso

Partamos do princípio de que tem uma equipa totalmente remota a trabalhar com um cliente que não trabalha remotamente. A comunicação pode tornar-se um problema porque uma equipa já está habituada ao trabalho remoto, enquanto a outra está habituada a trabalhar e a comunicar presencialmente sempre que necessário.

Pode ter um membro da equipa em Nova Iorque e outro em Vancouver a trabalhar de acordo com o mesmo padrão, mas o seu cliente em Omaha sente que não está a receber as atualizações que pretende ou que o feedback não chega com a rapidez necessária.

Um mês após o início do projeto, o seu cliente está satisfeito com o trabalho realizado e com os objetivos alcançados, mas manifesta frustração com a “falta de comunicação”. É nesta altura que poderá ser necessário marcar uma reunião para garantir que todos têm a mesma compreensão do progresso realizado no projeto e definir as expectativas de comunicação para o futuro.

5. Subutilização de recursos

A subutilização ocorre quando não tira o máximo partido das competências, do pessoal ou até do equipamento que tem disponíveis para concluir um projeto. Isto pode levar ao aumento do âmbito, a previsões imprecisas ou à falta de envolvimento dos membros da equipa.

• O que a causa? Muitas vezes, esta abordagem resulta da falta de conhecimento sobre os recursos à sua disposição e a respetiva utilização. Por exemplo, se tiver alguém na sua equipa com conhecimentos de desenvolvimento de back-end, mas o colocar a trabalhar no desenvolvimento de front-end, essa pessoa poderá perder o interesse pelo trabalho ou não ser tão eficaz quanto poderia ser. 
• Como evitá-la? Uma das melhores formas de evitar este tipo de problema na alocação de recursos é investir tempo e esforço no mapeamento e inventário de competências. Isto ajudá-lo-á a identificar as competências necessárias que já estão à sua disposição, bem como os recursos físicos ou digitais que já estão disponíveis.
• Como resolvê-la? Para resolver a subutilização dos recursos, comece por monitorizar a distribuição da sua carga de trabalho e, em seguida, realoque estrategicamente os seus recursos em conformidade. Isto acabará por lhe poupar mais tempo do que continuar neste padrão de subutilização.

Estudo de caso

Imagine que está a trabalhar num projeto para criar uma nova aplicação para um cliente do setor do comércio eletrónico. Quer garantir que está a utilizar os recursos certos para concluir o trabalho, mas tem uma equipa relativamente nova que ainda está a conhecer.

Após alguns dias, tem uma conversa com um dos membros da sua equipa, que tem estado a trabalhar em UI/UX, e percebe que essa pessoa é mais adequada para acompanhar análises e métricas.

Uma simples correção de rumo consiste em transferir este membro da equipa para uma parte mais adequada do projeto, registar as suas competências na ferramenta de mapeamento de competências que preferir e voltar a falar com o cliente sobre a alteração, para garantir que todos estão alinhados.

Leia mais: Quer gerir melhor os recursos de inventário? Consulte a nossa lista das melhores ferramentas de gestão de recursos de inventário.

Porque deve resolver os problemas de alocação de recursos? 

A principal razão pela qual deve resolver os problemas de alocação de recursos é o facto de uma alocação ineficiente poder dificultar significativamente o sucesso do projeto e afetar negativamente a sua equipa e organização. Estes problemas podem criar uma experiência negativa tanto para a sua equipa como para o seu cliente.

Abordar a gestão de recursos e dominar a alocação de recursos pode ajudar a simplificar os fluxos de trabalho do seu projeto, aumentando simultaneamente a sua eficiência para realizar mais tarefas em menos tempo e com menos recursos. Os métodos adequados de alocação de recursos podem poupar-lhe muito tempo e recursos financeiros a longo prazo, com algum planeamento cuidadoso e estratégico.

No entanto, esta técnica de gestão de recursos é muito mais fácil em teoria do que na sua implementação eficaz. 

Ferramentas para resolver problemas de alocação de recursos

As ferramentas de software são a forma mais fácil de alocar recursos. Eis algumas das principais vantagens da utilização de ferramentas de software para a alocação de recursos:

• Maior visibilidade: As ferramentas de alocação de recursos podem ajudá-lo a identificar e acompanhar todas as suas competências, pessoal, recursos físicos e digitais, etc., para que possa tomar decisões de forma rápida e confiante.
• Melhoria das capacidades de planeamento e calendarização: Algumas ferramentas ajudam-no a calendarizar não só os membros da equipa, mas também as ferramentas a utilizar e os momentos em que os membros da equipa poderão ter de disponibilizar competências específicas em determinadas fases do projeto.
• Identificação e resolução fáceis de problemas de alocação de recursos: Uma funcionalidade óbvia é poder sinalizar problemas de alocação de recursos, para que os possa resolver antes de se tornarem problemas maiores.
• Previsão de recursos: Existem ferramentas específicas de previsão para o ajudar a gerir os recursos do seu projeto e maximizar a utilização dos recursos.
• Acompanhamento em tempo real: A possibilidade de ver o progresso realizado em tempo real pode ajudá-lo a gerir os recursos de forma ainda mais eficiente.
• Colaboração e comunicação: Algumas das melhores ferramentas permitem até comunicar no mesmo espaço, para que as partes interessadas no projeto possam encontrar tudo aquilo de que precisam num único local.

Eis algumas funcionalidades essenciais do software de gestão de recursos a ter em conta ao selecionar a ferramenta certa para os seus projetos:

1. Visibilidade em tempo real: precisa de conseguir ver quem está disponível, qual é a sua carga de trabalho e qual é a sua capacidade em tempo real. 
2. Agendamento detalhado de recursos: o seu software de alocação de recursos deve permitir-lhe agendar recursos para tarefas e durações específicas de projetos, com funcionalidades como o agendamento através de arrastar e largar e a possibilidade de visualizar cronogramas.
3. Previsão da procura: deve conseguir prever os requisitos de recursos e planear a capacidade em conformidade.
4. Acompanhamento de competências: precisa da capacidade de acompanhar as competências e qualificações dos membros da sua equipa, o que é essencial para atribuir as pessoas certas às tarefas certas. As funcionalidades que permitem associar competências aos colaboradores e pesquisar com base nessas competências podem melhorar a eficácia da alocação de recursos.
5. Gestão financeira: é essencial conseguir acompanhar os orçamentos e os custos dos projetos. Esta funcionalidade permite monitorizar as implicações financeiras das decisões de alocação de recursos e garantir que os projetos se mantêm dentro do orçamento.
6. Planeamento da carga de trabalho dos recursos: uma boa ferramenta deve proporcionar uma vista para monitorizar quem está a fazer o quê, o tempo alocado, os potenciais estrangulamentos e quem tem capacidade.
7. Automatização da alocação de recursos: uma funcionalidade simples que pode ser muito útil é a capacidade de automatizar os seus processos de gestão de recursos. Automatizar o processo de atribuição de tarefas, por exemplo através de ferramentas de criação com arrastar e largar, pode reduzir o esforço manual e melhorar a eficiência.
8. Acompanhamento da utilização dos recursos: monitorizar a eficácia com que os recursos estão a ser utilizados é crucial para a otimização. Encontrar uma ferramenta que o ajude a tirar partido de todos os recursos à sua disposição é fundamental.
9. Ferramentas de colaboração: para as equipas, especialmente as remotas, as funcionalidades que facilitam a comunicação, a partilha de tarefas e a partilha de ficheiros são importantes para manter todos alinhados.
10. Planeamento e modelação de cenários: algumas ferramentas avançadas permitem testar cenários de "e se" para compreender o impacto das alterações na alocação de recursos ou nos cronogramas dos projetos. Esta funcionalidade é particularmente eficaz em projetos de maior dimensão.

E agora?

Resolver problemas de alocação de recursos pode ser bastante intimidante, mas espero que este artigo lhe tenha dado uma nova confiança para enfrentar esses desafios de frente. Se pretende saber mais sobre alocação de recursos ou gestão de recursos, gostaríamos muito que se tornasse membro e se juntasse a milhares de outros gestores de projetos digitais na nossa comunidade do Slack.