Como realizar uma análise das lacunas de recursos: 5 passos básicos

Também é importante considerar as competências da sua equipa ao realizar uma análise das lacunas de recursos. Por exemplo, poderá precisar de dez membros da equipa a tempo inteiro para cumprir os requisitos de horas contratuais no próximo mês.

Alguns projetos exigem designers e programadores; outros poderão precisar de mais recursos de desenvolvimento. É necessário compreender quantas pessoas são necessárias para concluir o trabalho e que competências devem possuir para concluir todo o trabalho que está a projetar.

Porque é importante uma análise das lacunas de recursos?

Uma análise das lacunas de recursos é importante porque pode ajudá-lo a identificar quaisquer lacunas na sua alocação de recursos, tanto a curto prazo (os recursos de que necessita na próxima semana ou nas próximas duas semanas) como a longo prazo (os recursos de que necessitará no próximo trimestre ou no prazo de seis meses).

Eis mais alguns motivos para realizar análises das lacunas de recursos com frequência ao longo dos seus processos empresariais habituais:

• Para confirmar que dispõe dos recursos adequados para concluir o trabalho planeado: A realização regular de análises das lacunas de recursos pode ajudá-lo a compreender se dispõe ou não dos recursos adequados para concluir o trabalho planeado (ou projetado). Por exemplo, se tiver seis projetos de design e desenvolvimento de websites agendados para começar nos próximos 3 meses, terá designers, programadores e gestores de projetos suficientes para concluir o trabalho?
• Para contratar as pessoas certas no momento certo: Se realizar uma análise das lacunas de recursos para trabalho projetado (projetos que espera ganhar ou iniciar no futuro), poderá perceber quem poderá precisar de contratar e quando deverá começar. Também pode utilizar dados históricos para efeitos de comparação, se for adequado. Poderá obter informações sobre o tempo necessário para contratar um designer de nível intermédio em comparação com um designer sénior, por exemplo. Poderá também considerar útil utilizar software para agências de recrutamento.
• Para orçamentar despesas futuras destinadas à aquisição de recursos adicionais: Compreender as lacunas de recursos e o orçamento necessário para as colmatar ajudá-lo-á a resolver esta questão antes de o orçamento ficar definido (e a evitar surpreender a equipa de liderança).
• Para equilibrar as cargas de trabalho entre os membros da sua equipa: Embora seja normal que os membros da equipa tenham períodos de maior e menor intensidade no trabalho dos projetos, realizar uma análise das lacunas de recursos e analisar indicadores-chave de desempenho (KPIs) e métricas como a utilização por pessoa ajudá-lo-á a distribuir o trabalho de forma mais equilibrada e a evitar períodos de intensidade ou inatividade demasiado acentuados. Ninguém gosta de ter trabalho em excesso durante seis ou mais semanas e depois ficar sem tarefas durante um mês.
• Para prever os recursos necessários para trabalho futuro: Ao realizar uma análise das lacunas de recursos para trabalho futuro (trabalho que ainda não ganhou ou que está previsto para daqui a 6 ou mais meses), poderá adotar uma abordagem mais proativa para colmatar as lacunas. Tem um projeto agendado para começar durante o verão? Considere anunciar quaisquer vagas ou necessidades de contratação na primavera, para ter tempo de escolher a melhor pessoa para o trabalho.

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Como realizar uma análise das lacunas de recursos

Eis um guia passo a passo para realizar uma análise das lacunas de recursos e compreender os dados que recolheu.

1. Avaliar a disponibilidade dos membros da equipa

Comece por avaliar a disponibilidade dos membros da sua equipa. Isto pode ser tão simples como criar uma folha de cálculo com o nome de cada membro da equipa e o número de horas que tem disponíveis por semana. Ao fazê-lo, lembre-se de contabilizar quaisquer férias ou licenças remuneradas. 

Embora possa não conseguir contabilizar indisponibilidades inesperadas, como baixas por doença, licença por falecimento de um familiar ou uma alteração tardia do calendário do projeto, isto deverá dar-lhe uma boa ideia da capacidade atual da sua equipa e da sua disponibilidade para o trabalho dos projetos. Isto pode ser gerido mais facilmente utilizando um software de gestão de recursos dos colaboradores.

2. Atribuir provisoriamente membros da equipa

O passo seguinte consiste em atribuir provisoriamente os membros da equipa. Se trabalha numa agência com vários clientes e vários projetos provisórios em preparação a qualquer momento, este passo pode tornar-se complicado.

Comece pelo trabalho atualmente contratado e atribua tarefas a todos os membros da equipa. Também pode atribuir trabalho de projetos potenciais (trabalho que ainda não ganhou ou que ainda não foi iniciado) para perceber se precisa de marcar mais projetos ou de abrandar um pouco, de modo a evitar sobrecarregar a equipa. Tenha em mente que terá outra oportunidade para o fazer mais tarde.

3. Identifique as lacunas

Depois de o trabalho existente ter sido atribuído e de todos os seus recursos atuais estarem alocados, procure as lacunas. Qual é o estado atual da utilização dos recursos e como se compara com o estado pretendido? Há membros da equipa com excesso de trabalho e outros subutilizados?

Depois de compreender onde se encontram as lacunas, pode criar um plano de ação para as resolver (no passo seguinte deste processo).

4. Crie um plano para preencher as lacunas

Existem duas formas principais de preencher quaisquer lacunas: equilibrar as cargas de trabalho entre os membros atuais da equipa ou adicionar mais recursos (contratando novos membros para a equipa ou pedindo membros emprestados a outras equipas). 

• Se precisar de fazer um equilíbrio da carga de trabalho entre membros da equipa, inicie a conversa com os líderes de equipa ou outros gestores de projetos.
• Se precisar de resolver uma lacuna contratando um novo membro para a equipa, converse com os recursos humanos ou com a direção. Apresente a lacuna que identificou e o tipo de recurso de que precisa para a preencher. 

Por exemplo, se identificar uma carência na equipa de desenvolvimento para o próximo ano ou mais, poderá precisar de contratar um novo programador a tempo inteiro. No entanto, se a sua análise mostrar que a lacuna de recursos se verifica durante um período mais curto (por exemplo, de algumas semanas a alguns meses), considere recorrer a um prestador de serviços (ou freelancer) para preencher temporariamente a lacuna.

5. Preveja antecipadamente os recursos para projetos futuros

Quando se trata de prever recursos para projetos futuros, siga os mesmos passos utilizados na análise de lacunas de recursos a curto prazo e verifique o que tem e aquilo de que precisa. Encare esta previsão com alguma cautela — muita coisa pode mudar antes de estes projetos serem iniciados.

As pessoas podem sair da organização, os prazos podem mudar e as partes interessadas podem ter outras prioridades que exijam a transferência de recursos para outras áreas (por exemplo, trabalhar num novo produto ou serviço).

Dito isto, identifique proativamente as lacunas e planeie a forma de as resolver. Pode utilizar aquilo que aprendeu ao analisar o trabalho futuro para orientar qualquer planeamento estratégico de recursos e ajudar na tomada de decisões.

Ferramentas para a análise de lacunas de recursos

Pode utilizar facilmente o Google Sheets ou o Excel para criar um modelo de análise de lacunas de recursos ou um modelo de planeamento de recursos, mas existem muitos programas de gestão de projetos e programas de agendamento de recursos que pode utilizar enquanto analisa as lacunas de recursos.

Se está preocupado com o facto de os seus processos atuais não serem eficientes ou eficazes para analisar a situação atual e garantir que consegue satisfazer as necessidades dos clientes, uma das principais vantagens das ferramentas de agendamento de recursos é o facto de terem sido concebidas especificamente para esse fim. Pode encontrar abaixo algumas das nossas ferramentas de software de gestão de recursos favoritas.

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1. 1. Dayshape — Best AI powered Resource Management for Professional Services firms
2. 2. Productive — Best resource planning and capacity forecasting
3. 3. Retain — Best for multi-departmental complex organisations
4. 4. Scoro — Best for forecasting team utilization
5. 5. Float.com — Best for resourcing with financial visibility
6. 6. Saviom — Best for resource planning & capacity management
7. 7. Runn — Best for real-time team capacity planning
8. 8. Kantata — Best for people-centric resourcing
9. 9. Teamhood — Best for capacity planning on a low per-seat cost
10. 10. Resource Guru — Best for resource visibility with heatmaps

Desafios da análise de lacunas de recursos

Para lhe dar uma vantagem na realização da sua análise de lacunas, reuni os desafios mais comuns que poderá encontrar e como pode ultrapassá-los:

• Falta de organização: Se a sua empresa não tiver uma gestão centralizada de projetos e recursos, pode ser difícil iniciar o processo de análise de lacunas de recursos, quanto mais concluí-lo. Reunir simplesmente uma lista de todos os recursos numa folha de cálculo e analisar a forma como são alocados diariamente ou semanalmente dar-lhe-á uma base sólida para identificar quaisquer lacunas e tomar decisões informadas sobre como preenchê-las.
• Níveis de desempenho variáveis: Nem todos conseguem ter um desempenho de 100% (ou superior) durante 100% do tempo, pelo que as variações nos níveis de desempenho também podem criar lacunas de recursos. Os membros da equipa demorarem mais tempo do que o estimado ou estarem ausentes do escritório para descansar e recuperar pode ter um grande impacto. 
• Alterações na estratégia empresarial: Alterações significativas nos objetivos estratégicos da sua empresa podem afetar a alocação de recursos. Por exemplo, se passar de oferecer apenas serviços de design e desenvolvimento de websites para também assegurar a manutenção de websites, precisará de recursos adicionais com competências diferentes das que já existem na sua equipa. Assim, embora possa conseguir, “no papel”, dotar todos os seus projetos de pessoal, a realidade poderá ser diferente devido à diferença entre as competências necessárias.
• Fatores externos: Outro desafio são os fatores externos que podem afetar as restrições de recursos. Para os novos gestores de projetos, pode ser difícil compreender quais os fatores externos que podem afetar o desempenho atual (e o desempenho planeado) e de que forma isso pode estar relacionado com as lacunas de recursos. Por exemplo, um membro da equipa pode precisar de uma licença médica prolongada, um cliente ou uma parte interessada pode solicitar uma alteração significativa ao âmbito do trabalho ou do projeto, ou uma tecnologia antiga ou sem suporte pode causar interrupções. Os fatores que estão fora do seu controlo podem afetar diretamente a alocação de recursos do projeto ou causar discrepâncias no processo de planeamento de recursos.

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