Como Criar um Plano de Comunicação do Projeto [+ Modelo]
Ficar em Sintonia: Um plano de comunicação define os métodos, a frequência e os canais para a troca de informação entre as equipas do projeto e as partes interessadas, garantindo o alinhamento e expectativas claras para todos os envolvidos.
Harmonia com o Planeamento do Projeto: A criação de um plano de comunicação anda de mãos dadas com o planeamento do projeto, permitindo-lhe tomar antecipadamente decisões sobre a forma como a informação será partilhada, em vez de partilhar informação urgente de forma incorreta por não ter um plano definido.
Os Modelos Resolvem o Problema: Em vez de criar o seu plano de comunicação do projeto de raiz, descarregue o nosso modelo para acelerar o processo ou copie e cole simplesmente a partir de um projeto existente e edite conforme necessário.
Um plano de comunicação do projeto ajuda-o a definir uma estratégia sobre como pretende comunicar com as principais partes interessadas. Sem um, terá dificuldades em gerir as expectativas das partes interessadas, manter todos informados e evitar o caos entre os membros da sua equipa de projeto.
Eis como criar um plano de comunicação eficaz, utilizá-lo para manter a ordem e manter o seu projeto no caminho do sucesso.
O que é um plano de comunicação?
Um plano de comunicação é um roteiro estratégico que define como a informação será partilhada entre a equipa do projeto e as partes interessadas. Detalha os métodos, a frequência e os canais de comunicação, garantindo que todas as pessoas envolvidas estão informadas, alinhadas e podem colaborar eficazmente.
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Em termos mais simples, é como um mapa que mostra como todas as pessoas num projeto comunicam entre si, incluindo a comunicação interna entre os membros da equipa. Indica quais são as necessidades de comunicação de cada pessoa: quem precisa de receber que tipo de informação, quando precisa dela e como lhe será enviada.
Um plano de comunicação do projeto não precisa de ser formal, mas deve ser documentado para consulta. Isto garante que todos sabem o que está a acontecer, estão de acordo em relação aos vários assuntos e trabalham bem em conjunto, especialmente quando trabalham online ou com ferramentas de comunicação digitais.
Eis uma visão geral (muito) rápida:
Como redigir um plano de comunicação
Eis os passos para redigir e criar um plano de comunicação sólido para a gestão de projetos:
- Compreenda os parâmetros do seu projeto
- Defina os seus objetivos de comunicação
- Identifique as partes interessadas
- Defina a frequência da comunicação
- Defina os métodos de comunicação
1. Compreenda os parâmetros do seu projeto
Defina os parâmetros do projeto, incluindo a dimensão do projeto, informações sobre a empresa do cliente, os resultados do projeto, o calendário e quem faz parte da equipa do projeto.
Tenha em conta os estilos de comunicação da sua equipa e do cliente:
- Qual tem sido o grau de sucesso das comunicações até à data?
- O seu cliente indicou alguma preferência de comunicação — por exemplo, tende a pegar no telefone quando tem uma pergunta ou é mais orientado para o e-mail?
- Reuniram-se presencialmente ou por vídeo?
- Com que frequência é que a sua equipa interage diretamente consigo num projeto? Preferem contexto por escrito em vez de reuniões?
- Existem necessidades de relações públicas, se for caso disso?
Depois de compreender a equipa e os clientes com quem está a trabalhar, pode começar a formalizar estas informações num plano de comunicação do projeto.
2. Defina os seus objetivos de comunicação
Enumere os fatores que definem uma comunicação bem-sucedida no projeto, não só para o seu cliente, mas também para a sua equipa. Utilize esta lista para orientar as decisões relacionadas com a comunicação.
Inclua uma lista de métricas ou KPIs que possa utilizar para medir se está a alcançar uma comunicação bem-sucedida e adicione-a diretamente ao seu plano de comunicação. Isto pode incluir o número de e-mails que envia ou recebe por semana, o número de e-mails ou mensagens que ficam por ler, etc.
3. Identifique as partes interessadas
Identifique quem precisa de se manter a par do seu projeto e que informações pretende ou precisa de receber. A principal parte interessada do lado do cliente pode querer atualizações detalhadas sobre o estado de tarefas individuais ou sobre quem está a trabalhar nelas, mas o superior dessa pessoa pode precisar apenas de atualizações gerais sobre o projeto.
Além disso, registe as informações de contacto de todas as pessoas e mantenha-as no seu plano.
4. Defina a frequência da comunicação
Com base nos objetivos do projeto, considere com que frequência deve comunicar com as diferentes partes interessadas e que conteúdo deve incluir.
Pode utilizar várias abordagens, como verificações semanais para rever o calendário e o orçamento do projeto, verificações diárias para esclarecer questões imediatas e reuniões regulares para apresentar os principais marcos do projeto.
Tenha em mente os parâmetros e os objetivos do seu projeto — estes devem ajudá-lo a identificar que tipos de informação precisam de ser comunicados com maior ou menor frequência.
5. Defina os métodos de comunicação
Algumas partes interessadas podem preferir receber atualizações por e-mail, Slack ou através de um painel do cliente que tenha configurado para atualizações de estado. Este tipo de informação também é importante incluir no seu plano de comunicação e contribui para manter as partes interessadas satisfeitas.
Por vezes, a informação que está a comunicar determina o método de comunicação adequado. Por exemplo, é preferível realizar reuniões de lançamento do projeto presencialmente (ou através de uma videochamada), mas as perguntas rápidas podem ser tratadas através do Slack ou por e-mail. Tome nota dos métodos que as suas partes interessadas preferem e de quando precisará delas para reuniões de marcos importantes, para que estejam informadas com antecedência.
O que incluir num plano de comunicação do projeto
Embora os detalhes do seu plano de comunicação de gestão de projetos possam variar consoante o tipo e o âmbito do projeto, existem alguns elementos essenciais que deve incluir em todos os planos de comunicação de projetos que criar.
Principais partes interessadas
Registe as principais partes interessadas, incluindo o seu contacto principal no cliente. Adicione informações de contacto, como números de telefone e endereços de e-mail, para que qualquer pessoa que aceda ao plano de comunicação possa encontrar estas informações.
Membros da equipa
Inclua cada um dos membros da equipa do projeto, juntamente com as respetivas funções. Isto é útil para qualquer pessoa que seja nova no projeto ou que não esteja familiarizada com ele. Identifique quais os membros da equipa responsáveis pela produção dos entregáveis, pela condução de discussões estratégicas e/ou pelo tratamento de conversas técnicas com as partes interessadas.
Métodos de comunicação
Descreva os principais métodos e canais de comunicação que utiliza para contactar as partes interessadas, como e-mail, chamadas telefónicas, reuniões, Slack ou outros. Inclua notas sobre os canais preferidos das partes interessadas.
Tipos de comunicação
Enumere as informações que terão de ser partilhadas e a forma como serão partilhadas, o que incluir e o público-alvo. Por exemplo, poderá ser-lhe exigido que forneça relatórios semanais do estado do projeto ao cliente. Considere o mecanismo de comunicação, a lista de distribuição e as informações a incluir no relatório. O software de elaboração de relatórios para clientes pode ajudá-lo nesta tarefa (ou considere ferramentas de elaboração de relatórios de código aberto se tiver um orçamento limitado).
Estilos de comunicação
Faça a distinção por parte interessada e método de comunicação. Por exemplo, determinada parte interessada prefere apenas comunicações formais ou pode adotar um tom um pouco mais informal?
Calendário de reuniões
Embora possa ajustá-lo conforme necessário ao longo do projeto, é útil ter uma ideia inicial da frequência com que se reunirá com as partes interessadas. Dependendo do âmbito do projeto, poderá também querer definir a frequência com que enviará e-mails ao cliente. Não se esqueça de incluir também as reuniões internas da equipa.
Mensagens principais
Para cada parte interessada, determine a mensagem ou informação principal que pretende comunicar. Qual é a mensagem certa que terá impacto nesse grupo? Além disso, identifique qualquer feedback ou dados específicos necessários das partes interessadas para validar e aperfeiçoar a prova de conceito.
Objetivos de comunicação
Um bom plano de comunicação na gestão de projetos inclui objetivos de comunicação. Isto ajuda a garantir que toma decisões tendo em mente os resultados pretendidos.
Exemplo de um plano de comunicação do projeto
Com base nos elementos que descrevemos acima, eis o aspeto que poderia ter um exemplo de plano de comunicação do projeto.
Objetivos de comunicação
Enumere desde o início os objetivos de comunicação do projeto, para que todas as pessoas que acedam ao plano possam apoiar decisões que contribuam para alcançar esses objetivos. Certifique-se de que são mensuráveis.
Informações das partes interessadas e preferências de comunicação
Uma tabela pode ser útil para indicar as partes interessadas do projeto e as respetivas preferências.
Para projetos mais complexos, poderá querer dividir a coluna de notas para partilhar mais detalhes (por exemplo, pode criar uma coluna adicional para indicar a disponibilidade das partes interessadas ou qualquer outra informação crucial para saber como e quando comunicar).
Tipos de comunicação
Utilize esta secção para considerar as formas como comunica com as partes interessadas. Isto ajuda a garantir que a comunicação é consistente, significativa e bem-sucedida.
Benefícios dos planos de comunicação de projetos
Desenvolver e documentar uma estratégia de comunicação faz com que os seus projetos decorram de forma mais fluida e ajuda a evitar o fracasso do projeto.
Melhor planeamento do projeto
Um plano de comunicação de projeto complementa o seu plano de projeto ao descrever mais detalhes sobre a forma como a equipa trabalhará em conjunto.
Se tiver tomado antecipadamente decisões sobre como irá transmitir informações críticas, incluindo que canal de comunicação utilizar, por quem e com que frequência, não terá de o fazer mais tarde, quando tiver atualizações urgentes mas não souber com quem as partilhar (isto é especialmente importante ao planear projetos remotos).
O nosso modelo de plano de projeto pode ajudá-lo a estruturar esta estratégia de comunicação desde o início, garantindo um fluxo de informação contínuo e o alinhamento da equipa ao longo de todo o projeto.
Expectativas precisas das partes interessadas
Tem de definir antecipadamente as expectativas de comunicação para ter alguma possibilidade de o projeto decorrer sem problemas.
Ao informar o cliente, logo no início do processo do projeto, sobre o que pode esperar, define o tom para todo o projeto. Também é útil que as partes interessadas saibam antecipadamente o que precisa delas, para que possam estar preparadas quando chegar o momento.
Tudo começa com as expectativas e com garantir que todos estão alinhados. Crio sempre um resumo de comunicação quando inicio um projeto, que diz: “Eis como pode contactar-me, quando estou mais disponível e quais os canais mais adequados para me contactar.” O resumo de comunicação também é um bom local para esclarecer as expectativas relativamente ao tempo de resposta. Para fazer o melhor trabalho possível para o cliente, precisa de se concentrar e não terá o e-mail aberto a toda a hora (exceto em momentos realmente cruciais), por exemplo.
Gestão mais fácil das partes interessadas
A melhor forma de gerir as partes interessadas é definir um plano de comunicação, seguir esse plano e utilizá-lo para realizar uma comunicação bem-sucedida, de modo a alinhar todos quanto ao objetivo e aos marcos do projeto (e voltar a alinhar, conforme necessário).
Um plano de comunicação do projeto promove uma compreensão partilhada do fluxo de trabalho das comunicações, para que todos saibam o que está a acontecer e o que deveria estar a acontecer no seu projeto.
Deparei-me com uma situação com um cliente em que as coisas estavam muito desorganizadas, mas isso só ficou claro quando já era demasiado tarde. Havia pequenos sinais de alerta, como o cliente não responder muito depois da reunião inicial e deixar de aparecer nas reuniões de acompanhamento, por isso ficámos imediatamente bloqueados no projeto. Percebi então que não tínhamos uma cadência. Independentemente do que está nos nossos calendários, não há qualquer expectativa sobre como comunicar. Um plano de comunicação teria feito uma enorme diferença e proporcionado uma forma de dizer, “Não estamos a cumprir nenhuma destas coisas que deveríamos cumprir, e isto é um sinal de alerta” desde o início.
Transferir o modelo de plano de comunicação do projeto
Transfira o nosso modelo de plano de comunicação do projeto para reunir facilmente todas as informações de contacto e instruções de que irá precisar para os seus projetos. Inclui também um exemplo preenchido que apresenta as melhores práticas para concluir o seu plano de comunicação.
Como utilizar um plano de comunicação do projeto
1. Partilhe-o com a sua equipa
Partilhar o plano com a sua equipa informa-a sobre a sua cadência de comunicação — que afeta o trabalho e as datas de entrega —, mas também lhe dá mais contexto sobre a forma como comunica e com quem. Partilhar estas informações significa que a sua equipa pode apoiá-lo enquanto executa o plano.
2. Mantenha-se no caminho certo
Marque todas as reuniões importantes do projeto assim que tiver um plano definido e adicione lembretes ao seu calendário para os acompanhamentos regulares e até para os e-mails do projeto, para se manter no caminho certo relativamente aos itens importantes que definiu no seu plano.
Se, a dada altura, perceber que se está a afastar do seu plano de comunicação e tiver dificuldade em retomá-lo, reconsidere a abordagem que definiu:
- Continua a estar alinhada com os objetivos do seu projeto?
- Os objetivos — ou as partes interessadas — sofreram alguma alteração desde o início do projeto?
- Existem formas mais eficazes de comunicar as informações do projeto nesta fase do projeto?
Para obter ajuda a acompanhar o progresso do projeto e a fornecer informações precisas às partes interessadas, consulte esta lista de software de gestão de projetos.
Pode também encontrar aqui mais estratégias de comunicação na gestão de projetos.
O que pensa?
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