As ferramentas mais sobreconfiguradas com que as equipas continuam a lutar
Problema da flexibilidade: Embora a flexibilidade nas ferramentas de gestão de projetos seja apelativa, pode conduzir a uma complexidade excessiva e a ineficiência.
Armadilha da personalização: Ferramentas como o Monday.com e o Notion, apesar da sua popularidade, podem sobrecarregar os utilizadores com opções de personalização excessivas.
Ferramentas que exigem mais trabalho de configuração: Plataformas complexas como o Workfront e o ClickUp exigem um investimento inicial significativo para serem utilizáveis.
Fluxos de trabalho rígidos: O controlo excessivo em ferramentas como o Jira ou o Wrike pode levar as equipas a contornar os processos, reduzindo a produtividade.
Padrão humano: O problema central das ferramentas não é o software em si, mas a tendência das equipas para as sobreconfigurarem, tornando os fluxos de trabalho mais complexos.
Ferramentas de gestão de projetos são frequentemente vendidas com a promessa de flexibilidade — a ideia de que uma plataforma suficientemente poderosa para lidar com qualquer fluxo de trabalho tornará qualquer equipa mais eficaz. Mas, para muitas equipas, essa promessa tem o efeito contrário. Quanto mais uma ferramenta consegue fazer, mais tentador se torna fazê-la tratar de tudo. E, algures entre os campos personalizados, as subtarefas aninhadas e os painéis codificados por cores, a ferramenta deixa de servir o trabalho e passa a ser o trabalho.
O problema não está numa única plataforma. É um padrão que surge em várias categorias: as equipas a quem é dada demasiada liberdade criam sistemas demasiado complicados para utilizar, e as equipas presas a configurações rígidas encontram formas de as contornar por completo. As ferramentas que geram mais fricção nem sempre são as piores — são frequentemente as mais poderosas, utilizadas sem moderação.
A armadilha da personalização
Algumas das plataformas de gestão de projetos mais populares do mercado são também as que são concebidas em excesso com maior frequência. Monday.com e Notion são duas ferramentas frequentemente mencionadas pelos profissionais — não porque sejam mal concebidas, mas porque a sua flexibilidade convida ao excesso.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Marissa Taffer, Fundadora e Presidente da M. Taffer Consulting, vê esta situação acontecer regularmente com o Monday.com. Observa que "uma ferramenta como o Monday ou outra que seja um pouco mais personalizável é excelente, mas torna-se avassaladora porque há tantas coisas que se podem fazer com ela que se dá demasiada liberdade às pessoas, e elas começam a concebê-la em excesso." É por isso que prefere ferramentas com limites integrados: o Asana, afirma, "parece ter o nível certo de restrição."
Dá-se demasiada liberdade às pessoas, e elas começam a conceber em excesso.
O Notion é alvo de uma crítica semelhante. Matthew Fox, Gestor de Projetos Sénior e Especialista de Operações na Fox Consulting, descreve-o como uma ferramenta que atrai utilizadores entusiastas que acabam por se perder no processo de configuração: "Muitas pessoas adoram o Notion, mas o Notion é como uma loja de doces onde se pode fazer tudo o que se quer, mas depois passa-se tanto tempo a configurá-lo que não se chega efetivamente a concluir o trabalho." A possibilidade de configuração torna-se o produto — e o verdadeiro trabalho do projeto é relegado para segundo plano.
As ferramentas que exigem uma configuração complexa
Uma categoria distinta de ferramentas não se limita a convidar à conceção excessiva — exige-a. Plataformas como o Workfront, o ClickUp e a oferta de assistência técnica da HubSpot são concebidas para a complexidade, e as organizações que subestimam o investimento necessário para a configuração acabam frequentemente com sistemas que são tecnicamente funcionais, mas, na prática, impossíveis de utilizar.
Melody MacKeand, Fundadora da Melody MacKeand Consulting, aponta tanto o Workfront como o ClickUp como ferramentas que exigem uma configuração inicial significativa. Na sua experiência, "as ferramentas que exigem uma configuração muito complexa, como o Workfront, requerem uma integração e uma configuração realmente significativas." O ClickUp apresenta desafios semelhantes — "frequentemente requer que um consultor intervenha e faça a configuração", e "aquilo que vi correr mal nas organizações com o ClickUp é que não contrataram alguém para as ajudar a configurá-lo e fizeram-no de uma forma menos do que ideal."
As ferramentas que exigem uma configuração muito complexa, como o Workfront, requerem uma integração e uma configuração realmente significativas.
Ferramentas de nível empresarial podem agravar ainda mais o problema. Yonelly Gutierrez, Gestora de Programas Sénior na Palo Alto Networks, descreve a sua experiência com o Planview como uma história de advertência sobre o que acontece quando a interface de uma ferramenta ultrapassa a capacidade de uma equipa para a utilizar: "Foi terrível. Não conseguia perceber como utilizar aquela ferramenta. E a nossa gestora teve de se sentar com toda a equipa e mostrar-nos como a utilizar... Ela própria fazia as atualizações sempre que precisava de fazer avançar um projeto, porque não conseguíamos perceber como utilizá-la." Quando uma ferramenta é tão complexa que os gestores começam a recorrer a soluções manuais apenas para manter os projetos em andamento, o sistema falhou o seu objetivo principal.
Fox observou um desfasamento semelhante com o HubSpot em ambientes de agências. «Há uma agência com que trabalhei que adora o HubSpot», observa, mas «o HubSpot tem uma oferta de serviço de apoio que não se adequa de todo às agências. Requer uma enorme quantidade de personalização e configuração.» O apreço pelo produto principal de uma plataforma não se estende automaticamente a todas as funcionalidades que esta oferece — e forçar essa adequação acaba muitas vezes por custar mais do que vale.
Quando os fluxos de trabalho rígidos se tornam um obstáculo
A configuração excessiva não resulta apenas de demasiada liberdade. Também pode resultar de demasiado controlo. Quando os administradores bloqueiam as ferramentas com fluxos de trabalho rigorosos e requisitos processuais excessivos, as equipas não se tornam mais produtivas — encontram formas de contornar completamente a ferramenta.
O Jira é a plataforma mais frequentemente associada a este tipo de falha. Ryan Gilbreath, Gestor Técnico de Projetos na RTS Labs, atribui claramente a responsabilidade às escolhas de configuração: «Acredito mesmo que tudo se resume à forma como o administrador do Jira o configura e aos fluxos de trabalho que implementa. Se for um fluxo de trabalho muito rígido e eu tiver de fazer isto e aquilo para obter acesso a determinados documentos ou equipas, e isso estiver a abrandar o ritmo e o ímpeto, provavelmente vou sair do Jira.» O problema não é a ferramenta — são as escolhas feitas dentro dela.
Acredito mesmo que tudo se resume à forma como o administrador do Jira o configura e aos fluxos de trabalho que implementa.
O Wrike apresenta uma versão do mesmo problema, mas com uma consequência diferente. Julia Rajic, Diretora de Operações da Point Blank, descreve como a integração completa do Wrike com modelos altamente detalhados e estruturas de tarefas rígidas foi gradualmente reduzindo a capacidade da sua agência para pensar e trabalhar com flexibilidade: «Passei de sistemas e ferramentas dispersos para uma integração total, total, em que... chegou ao ponto de as pessoas dizerem: não vou fazer isso enquanto não tiver uma tarefa para o efeito.» A estrutura que deveria trazer ordem acabou por criar dependência. Como explica Rajic, «se for demasiado estruturado e houver demasiados detalhes e uma dependência excessiva de uma ferramenta, isso pode limitar a sua capacidade de sair desse enquadramento.»
Quando a liberdade criativa intimida
Nem toda a configuração excessiva resulta de um excesso de funcionalidades ou de controlos administrativos pesados. Por vezes, é a pessoa que conduz a sessão que constrói em excesso. As ferramentas de formato livre, como o Miro, dão um enorme poder criativo a quem facilita a sessão — e esse poder nem sempre é utilizado com moderação.
Alexa Alfonso, Executiva de Contas Sénior na Caylent, já viu o Miro ser utilizado das duas formas. «Acho que o Miro pode ser», afirma, quando lhe perguntam se a ferramenta se enquadra na categoria das soluções excessivamente complexas. «Tudo depende de quem está a gerir o quadro e do que quer fazer com ele... Já vi um Miro excessivamente elaborado e complicado, que acabou por intimidar as pessoas... talvez o facilitador o tenha tornado demasiado complexo, o que é simultaneamente a beleza e a desvantagem de uma ferramenta deste tipo, porque podemos transformá-la naquilo que quisermos.» Uma ferramenta que pode ser qualquer coisa é também uma ferramenta que pode tornar-se excessiva — e quando os participantes chegam a um quadro que não conseguem navegar, a colaboração que a ferramenta deveria possibilitar desaparece.
Já vi um Miro excessivamente elaborado e complicado, que acabou por intimidar as pessoas… talvez o facilitador o tenha tornado demasiado complexo, o que é simultaneamente a beleza e a desvantagem de uma ferramenta deste tipo
O verdadeiro problema não é (normalmente) o software
O fio condutor de todos estes exemplos não é uma falha de uma determinada plataforma. É um padrão humano consistente: perante a opção de acrescentar mais, as equipas fazem-no quase sempre. Mais campos, mais automatizações, mais estrutura, mais quadros — até a ferramenta que deveria reduzir o atrito se tornar a principal fonte desse mesmo atrito.
A solução raramente passa por mudar de plataforma. Passa por reconhecer o momento em que a configuração deixa de ser útil e se torna excessiva, e por ter a disciplina de parar de construir antes de o sistema começar a trabalhar contra as pessoas que foi concebido para servir.
Quer mais informações como estas? Crie uma conta DPM gratuita para ouvir mais especialistas como estes.
