Jak unikać konfliktów w projekcie dzięki lepszemu zarządzaniu zasobami
Konflikty dotyczące zasobów w projektach są nieuniknione. Spędzanie dni na rozwiązywaniu kolejnych konfliktów jest żmudne, ale stanowi część trudności związanych z pracą kierownika projektu.
Jeśli chcesz, aby Twój projekt zakończył się sukcesem — a spójrzmy prawdzie w oczy, wszyscy tego chcemy — musisz minimalizować konflikty od początku projektu i stosować najlepsze strategie rozwiązywania konfliktów dotyczących zasobów.
Dlaczego zarządzanie zasobami jest ważne?
Wierz lub nie, ale zarządzanie zasobami projektu może przesądzić o sukcesie lub porażce projektu. Ciągle zmieniające się cele i zespoły, które nie dotrzymują terminów, to częste skargi kierowników projektów na całym świecie. Jednak skuteczny przydział, zarządzanie i dystrybucja zasobów mogą ułatwić rozwiązywanie tych zbyt częstych konfliktów dotyczących zasobów lub całkowicie ich uniknąć.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Zapewnienie odpowiedniej ilości zasobów potrzebnych do pomyślnej realizacji projektu — bez utrudniania pracy w innych obszarach firmy — sprawia, że wszyscy są zadowoleni. Jednak łatwiej to powiedzieć, niż zrobić.
Przeczytaj więcej o tym, dlaczego zarządzanie zasobami jest tutaj ważne.
5 strategii rozwiązywania konfliktów dotyczących zasobów projektu
Oto pięć strategii zarządzania zasobami, które możesz wykorzystać do rozwiązywania konfliktów dotyczących zasobów w swoich projektach.
- Jasno przedstaw wartość, jaką wnosi Twój projekt
- Przydziel odpowiednie zasoby do swojego projektu
- Określ potrzeby dotyczące zasobów i cel projektu
- Przygotuj się na rywalizację o zasoby
- Zainwestuj w oprogramowanie do zarządzania zasobami
Warto również zainwestować w rozwijanie umiejętności zarządzania zasobami, ponieważ zapewni Ci to dodatkowe możliwości unikania konfliktów.
1. Jasno przedstaw wartość, jaką wnosi Twój projekt
Wykorzystywanie cennych zasobów bez jasnego wyjaśnienia powodów może prowadzić do powstania w miejscu pracy kultury, w której pracownicy mają pretensje o obciążenie, jakie Twój projekt nakłada na firmę.
Ważne jest pokazanie wartości, jaką wnosi Twój projekt, aby zespoły wewnętrzne lepiej rozumiały, dlaczego wykorzystujesz określone zasoby i jakie będą długoterminowe korzyści.
Zasoby są zawsze bardzo potrzebne i dostępne w ograniczonej ilości, dlatego pamiętaj, że talenty, finanse i materiały wymagane przez Twój projekt mogą sprawić, że inny zespół poczuje się przeciążony i niedoceniany.
Gdy Twój projekt jest postrzegany jako obciążenie dla zasobów, przynoszące niewielkie korzyści lub nieprzynoszące ich wcale, napięcia mogą narastać. To właśnie takie sytuacje zwiększają prawdopodobieństwo wystąpienia konfliktów dotyczących zasobów i prowadzą do eskalacji ich charakteru, co może negatywnie wpłynąć na powodzenie projektu.
Odrobina wewnętrznego marketingu może przynieść bardzo dobre rezultaty. Nie musisz wywierać silnej presji, ale przedstawienie celu projektu, przewidywanego czasu jego realizacji oraz liczby potrzebnych zasobów może sprawić, że wszyscy będą nieco lepiej przygotowani i bardziej cierpliwi.
2. Przydziel odpowiednie zasoby do swojego projektu
Projekty ze swej natury są tymczasowe. Nakłonienie firm do udostępnienia ich talentów może być trudne, a uzyskanie budżetu na odpowiednich wykonawców może stanowić jeszcze większe wyzwanie. Kluczowe znaczenie ma wczesne podjęcie decyzji dotyczącej sposobu podejścia do przydzielania zasobów i zarządzania nimi.
Jeśli Twoja firma jest dużym przedsiębiorstwem, które ma możliwość swobodnego przenoszenia pracowników, zwykle najlepiej jest wykorzystać istniejące zasoby. Obecni pracownicy znają już procesy obowiązujące w firmie i prawdopodobnie szybko wdrożą się do pracy po dołączeniu do zespołu projektowego. Upewnij się tylko, że przydział zasobów nie przeciąża nadmiernie Twojego zespołu. Dodatkowi wykonawcy mogą pomóc w ułatwieniu zarządzania obciążeniem pracą.
Z drugiej strony wykonawcy mogą dobrze się sprawdzić, jeśli Twoja firma przez pewien czas nie jest w stanie ponownie przydzielić członków zespołu. Wykorzystanie zasobów finansowych do pozyskania odpowiednich talentów od pierwszego dnia może oznaczać uniknięcie przyszłych wewnętrznych konfliktów dotyczących członków zespołu.
Aby uniknąć konfliktów, należy stosować strategie zarządzania wieloma projektami, które nadają priorytet skutecznemu zarządzaniu zasobami.
3. Określ potrzeby dotyczące zasobów i cel projektu
Dobrym celem, do którego warto dążyć, jest posiadanie planu zarządzania zasobami określającego, jakich zasobów potrzebujesz. Chociaż możesz nie otrzymać wszystkich potrzebnych zasobów (hej — pomarzyć zawsze można!), jasne określenie dokładnych wymagań projektu może pomóc we wczesnym uzgodnieniu wspólnego stanowiska przez wszystkich interesariuszy.
Oznacza to również, że możesz przedstawić uzasadnienie wyjaśniające, dlaczego potrzebujesz określonych zasobów, co zmniejsza prawdopodobieństwo, że ich przydział zostanie zakwestionowany.
Oprócz przedstawienia zestawienia potrzebnych zasobów powinieneś również jasno przypisać odpowiedzialność za te zasoby swoim wewnętrznym zespołom, w tym innym kierownikom projektów i interesariuszom. Dzięki temu cały zespół zrozumie wartość posiadanych zasobów i będzie skuteczniej nimi zarządzać.
Jasno określ zakres odpowiedzialności i postaraj się, aby wszyscy zatwierdzili go na wczesnym etapie. Dzięki temu będziesz mieć podstawę do obrony swojego stanowiska oraz możliwość pociągnięcia ludzi do odpowiedzialności.
Wszyscy będą dokładnie rozumieć swoją rolę, dzięki czemu można uniknąć konfliktów dotyczących zasobów wynikających z nieporozumień. Ponadto łatwiej będzie zauważyć, kiedy ludzie nie zarządzają skutecznie swoimi zasobami, ponieważ można wskazać osoby, które nie wywiązały się ze swojej części umowy, i wcześnie rozwiązać te problemy.
4. Przygotuj się na rywalizację o zasoby
Częścią zarządzania projektem jest realizm. Nie oszukujmy się — w organizacjach rywalizacja o zasoby jest powszechna.
Choć możesz dążyć do tego, aby zachować swoje zasoby dla siebie, brak planu zasobów często oznacza planowanie porażki w zarządzaniu projektem. Kluczowe znaczenie ma przygotowanie planu awaryjnego na wypadek, gdyby nie udało się pozyskać potrzebnych zasobów (lub utrzymać ich do dyspozycji).
Częścią tego procesu jest pociąganie interesariuszy do odpowiedzialności za sposób wykorzystywania zasobów. Spraw, aby wpływ nieudostępniania zasobów był jasno zakomunikowany i aby przypisano za niego odpowiedzialność.
Spisz plan awaryjny i zadbaj o to, aby był łatwo dostępny dla zespołu. Plan awaryjny powinien obejmować działania podejmowane w celu rozstrzygania sporów dotyczących zasobów, które mogą się pojawić, na przykład gdy nie zostanie dotrzymany termin, a inny zespół będzie przeciążony.
Opracuj zestaw procedur działania i uzyskaj ich zatwierdzenie przez interesariuszy, zanim pojawi się konflikt dotyczący zasobów. Może się wydawać, że wymaga to dużo pracy na początku, ale w dłuższej perspektywie przynosi wielokrotne korzyści.
Nie bądź też samolubny. Konflikt wymaga wzajemnych ustępstw. Czasami coś idzie nie tak i przez pewien czas będziesz mieć niedobór zasobów.
Idealnym rozwiązaniem jest znalezienie sposobów na zapobieganie takim sytuacjom, ale trzeba również wykazać się zrozumieniem wobec innych zespołów. Kompromis jest niezbędny do znalezienia rozwiązań korzystnych dla obu stron (lub przynajmniej takich, w których obie strony nie poniosą porażki).
5. Zainwestuj w oprogramowanie do zarządzania zasobami
Wdrażanie tych strategii jest wystarczająco trudne — robienie tego przy jednoczesnym śledzeniu konkurencyjnych projektów, gwiazdorów, nieprzewidywalnych interesariuszy i klientów może przytłaczać. Gdy trzeba dodatkowo uwzględnić zwolnienia lekarskie i urlopy, można się całkowicie poddać. Właśnie tutaj pomocne może okazać się oprogramowanie do zarządzania zasobami. Wśród wielu funkcji oferowanych przez różne narzędzia do zarządzania zasobami niektóre z nich zapewniają alerty dotyczące konfliktów zasobów, które mogą proaktywnie powiadamiać o potencjalnych problemach i pozwalać rozwiązać je, zanim się nasilą.
Uzyskanie poparcia firmy dla zakupu nowego narzędzia może być trudne (chodzi ci o wszystkie te zasoby ORAZ nowe narzędzia programowe?), ale może oszczędzić ci wielu problemów. Jeśli masz mały zespół, bezpłatne narzędzie do zarządzania zasobami może pomóc ci rozpocząć pracę.
Jeśli przedstawisz argumenty przemawiające za oprogramowaniem do zarządzania zasobami, ale nadal nie uda ci się go zdobyć, znajdź proces i trzymaj się go. Arkusze kalkulacyjne do przydzielania zasobów mogą być naprawdę uciążliwe, ale jeśli tylko tym dysponujesz — konsekwentnie z nich korzystaj. Prowadzone bez zaangażowania procesy zarządzania zasobami mogą później znacznie utrudnić rozwiązywanie konfliktów.
Posiadanie jednego, centralnego miejsca, w którym przechowywane są wszystkie informacje o zasobach, oznacza, że nigdy nie stracisz nad nimi kontroli. Ułatwia to również obronę swojego stanowiska, gdy pojawiają się potencjalne konflikty dotyczące przydziału zasobów, a także pociąganie odpowiedzialnych osób do odpowiedzialności.
Co dalej?
Jaka jest twoja sprawdzona strategia, gdy w projektach napotykasz konflikt dotyczący zasobów? Dołącz do rozmowy na Slacku z setkami innych kierowników projektów cyfrowych dzięki członkostwu DPM!
