Jak obliczyć zdolność zasobów: 5 kluczowych kroków

Czym jest wydajność zasobów?

Wydajność zasobów to maksymalna liczba godzin, które dana osoba może przepracować. W zarządzaniu zasobami i zarządzaniu projektami jest to kluczowy wskaźnik, który należy śledzić, aby mieć pewność, że zespół jest efektywnie wykorzystywany, jego obciążenie pracą jest zrównoważone, a firma uzyskuje najlepszy zwrot z inwestycji. 

Dlaczego pomiar wydajności zasobów jest ważny?

Efektywne planowanie wydajności polega na upewnieniu się, że członkowie zespołu pracują nad właściwymi projektami, wykorzystują odpowiednie umiejętności i nie są przeciążeni ani niewykorzystywani.

Skuteczne obliczanie i śledzenie wydajności zasobów oraz trzymanie się jej zwiększa szanse na sukces projektu, utrzymuje produktywność zespołu i może bezpośrednio wpływać na rentowność projektu oraz kluczowe wskaźniki efektywności całej firmy. Na tym etapie możesz zastosować dwa podejścia:

• Realistyczne planowanie zasobów: określenie rzeczywistej wydajności zasobów oznacza uwzględnienie czasu zespołu spędzanego na spotkaniach i przy projektach pobocznych, a następnie sprawdzenie, ile czasu pozostaje na faktyczną pracę nad projektem. Pomaga to uniknąć przeciążenia kogokolwiek, ograniczyć poziom stresu i upewnić się, że nikt nie pozostaje bez zajęcia.
• Proaktywne podejście do prognozowania zasobów w przyszłych projektach: znajomość wydajności zespołu zapewnia jasny obraz tego, kto ma wolny czas, a kto jest już w pełni obciążony. Pomaga ustalać lepsze harmonogramy, bardziej równomiernie rozłożyć obciążenie pracą i unikać wąskich gardeł. Ponadto, gdy cały zespół uczestniczy w planowaniu projektu, łatwiej jest wprowadzać zmiany i zapewnić sprawną realizację.

Jeśli jednak chcesz cofnąć się o krok, możesz rozważyć technikę taką jak zgrubne planowanie wydajności. Technika ta może zapewnić ogólne oszacowanie tego, czy dostępne zasoby są w stanie sprostać wymaganiom produkcyjnym.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Jak obliczyć wydajność zasobów?

Oto prosty przewodnik krok po kroku, który pomoże Ci skutecznie planować wydajność zasobów, wraz ze wskazówkami i przykładami ułatwiającymi zastosowanie tych informacji.

Dla szybkiego odniesienia przedstawiamy wzory służące do obliczania wydajności i wykorzystania zasobów.

1. Oszacuj zapotrzebowanie na zasoby

Zacznij od rozłożenia wszystkiego na części. Przyjrzyj się zakresowi projektu, harmonogramom i umiejętnościom potrzebnym do wykonania całości.

• Sporządź listę wszystkich nadchodzących projektów i zadań.
• Podziel każdy projekt na kluczowe rezultaty i kamienie milowe — co musi się wydarzyć i kiedy.
• Oszacuj liczbę godzin dla każdego rezultatu na podstawie wcześniejszych projektów lub własnej najlepszej oceny.

Na przykład, jeśli projekt obejmuje alokację zasobów dla:

• Makietowanie i projektowanie = 50 godzin
• Tworzenie warstwy front-endowej = 80 godzin 
• Tworzenie warstwy back-endowej = 60 godzin
• Zapewnienie jakości = 30 godzin

Łączne szacowane zapotrzebowanie na zasoby wynosi zatem 220 godzin.

2. Określ bieżącą dostępność

Ustal, ile godzin każdy ma dostępnych na pracę w ciągu dnia lub tygodnia. Nie zapomnij uwzględnić świąt, urlopów oraz innych zadań niezwiązanych z projektami.

• Pobierz raporty ewidencji czasu pracy dotyczące rozliczanych i nierozliczanych godzin projektowych, aby uzyskać wstępny obraz czasu pracy i wykorzystania zasobów.
• Odejmij godziny przeznaczone na spotkania, pracę administracyjną, wewnętrzne projekty usprawniające oraz urlop.

Uwaga autora:

W zależności od sposobu obsadzania projektów obliczanie dostępności zasobów może wyglądać inaczej w przypadku pracowników pełnoetatowych (FTE) oraz zasobów zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin na podstawie umowy lub jako freelancerzy. Zazwyczaj pula zasobów pracujących w niepełnym wymiarze godzin nie obejmuje zadań niezwiązanych z projektami, które należy uwzględnić w procesie planowania dostępności, tak jak ma to miejsce w przypadku zasobów FTE.

Na przykład:

• Wynagrodzenie dewelopera warstwy front-endowej jest oparte na 40 godzinach tygodniowo, a
• odejmujesz 12 godzin na wewnętrzne spotkania, przeglądy kodu, zadania administracyjne i dni ustawowo wolne od pracy.

Dostępność dewelopera warstwy front-endowej wynosi zatem 28 godzin.

3. Oszacuj obciążenie pracą

Oceń, ile czasu zasoby projektowe poświęcają na zadania w porównaniu z liczbą dostępnych godzin. Planowanie dostępności zasobów pozwala sprawiedliwie rozdzielać zadania i zapewnia efektywne wykorzystanie wszystkich członków zespołu. Przydzielaj zadania członkom zespołu na podstawie ich umiejętności i dostępności.

• Upewnij się, że obciążenie pracą jest równomiernie rozłożone.
• Regularnie monitoruj obciążenie pracą i w razie potrzeby je dostosowuj. Sytuacja się zmienia. Chodzi o to, aby uniknąć wypalenia zawodowego i zadbać o to, by nikt nie pozostawał bez zajęcia.
• Aby je dostosować, możesz dodać godziny do każdego zadania lub utworzyć pulę godzin, z której członkowie zespołu projektowego będą korzystać podczas pracy nad przydzielonymi zadaniami. Najlepiej zrobić to za pomocą oprogramowania — więcej na ten temat później. 

Na przykład, jeśli trzyosobowy zespół deweloperów odpowiada za 80-godzinną fazę tworzenia warstwy front-endowej projektu strony internetowej, każdemu deweloperowi przydziela się około 27 godzin pracy.

4. Oblicz dostępność

Porównanie potrzebnego czasu z czasem, którym dysponujesz, pomaga określić, czy Twój zespół poradzi sobie z obciążeniem pracą, czy też konieczne są zmiany. Pokazuje również, czy pozostaje przestrzeń na przyjęcie dodatkowych zadań lub poradzenie sobie z nieprzewidzianymi sytuacjami.

• Zsumuj łączną liczbę godzin dostępnych dla zespołu.
• Odejmij całkowite szacowane zapotrzebowanie od łącznej dostępności.
• Zidentyfikuj niedobory lub nadwyżki.

Na przykład:

• Łączna dostępność zespołu deweloperskiego w danym miesiącu = 250 godzin
• Szacowane zasoby projektu potrzebne do zaprojektowania i stworzenia strony internetowej = 220 godzin

Pozostaje zatem nadwyżka w wysokości 30 godzin.

Zapoznaj się z naszym przewodnikiem po najlepszych praktykach zarządzania dostępnością, aby dowiedzieć się więcej o najlepszym sposobie realizacji tego procesu.

5. Najpierw skup się na najważniejszych kwestiach i zachowaj elastyczność

Upewnij się, że energia Twojego zespołu jest przeznaczana na najważniejsze projekty, które mają największe znaczenie. Nie wypełniaj maksymalnie harmonogramu każdego członka zespołu. Zostaw trochę przestrzeni na zadania pojawiające się w ostatniej chwili lub niespodziewane sytuacje.

• Ustal priorytety dla kluczowych projektów.
• Przydziel ponownie zasoby do zadań o dużym wpływie, uwzględniając zestaw ich umiejętności.
• Informuj interesariuszy o ograniczeniach przepustowości.

Jeśli na przykład brakuje 50 godzin dostępnych zasobów, możesz zatrudnić niezależnego projektanta UX, który zajmie się tworzeniem makiet i fazą projektowania, uwalniając wewnętrzne zasoby na potrzeby programowania.

Narzędzia do zarządzania przepustowością zasobów

Wybierając oprogramowanie, zacznij od sprawdzenia obecnie używanego oprogramowania do zarządzania projektami. Może ono już zawierać wbudowane i dostępne dla Ciebie narzędzia do planowania zasobów lub narzędzia do planowania przepustowości. Jeśli nie, przejrzyj dostępne dodatki. W przypadku wielu narzędzi możesz uiścić dodatkową opłatę za dodanie różnych komponentów.

Następnie możesz ocenić, które narzędzie będzie dla Ciebie najlepsze, odpowiadając na poniższe pytania, aby określić swoje potrzeby.

1. Organizacja zespołu: Ile projektów zwykle realizujesz jednocześnie? Czy członkowie Twojego zespołu wykonują zadania w ramach różnych zespołów, czy są przypisani do swoich projektów?
2. Wyzwania: Co jest największym problemem podczas zarządzania czasem zespołu? Czy chodzi o osoby przeciążone zadaniami, brak wystarczającej liczby zadań, czy po prostu brak jasnego obrazu tego, kto nad czym pracuje?
3. Styl realizacji projektów: Jak prowadzisz swoje projekty? Czy jesteście zespołem zwinnym, postępujecie zgodnie ze ścisłym planem, takim jak Waterfall, czy korzystacie z połączenia obu podejść? A także, jakie projekty realizujecie? Kampanie marketingowe, tworzenie aplikacji, prace projektowe czy coś innego?
4. Raportowanie: Jak ważne jest informowanie klientów lub zespołu o postępach za pomocą aktualizacji w czasie rzeczywistym? Czy korzystasz już z pulpitów nawigacyjnych do raportowania, czy musisz stworzyć rozwiązanie, które połączy się z obecnie używanymi narzędziami?
5. Narzędzia: Czy masz już oprogramowanie do zarządzania projektami, za które płacisz i które po uaktualnieniu mogłoby obsługiwać strategie planowania przepustowości? Czy potrzebujesz, aby to narzędzie współpracowało z innymi używanymi przez Ciebie narzędziami, takimi jak CRM lub oprogramowanie do ewidencji czasu pracy?

Jeśli planujesz wdrożyć zupełnie nowe narzędzie, oto niektóre z najlepszych obecnie dostępnych rozwiązań:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Dayshape — Najlepsze oprogramowanie do zarządzania zasobami oparte na AI dla firm świadczących usługi profesjonalne
2. 2. Scoro — Najlepsze rozwiązanie do prognozowania wykorzystania zespołu
3. 3. Float.com — Najlepszy do planowania zasobów z wglądem finansowym
4. 4. Saviom — Najlepsze rozwiązanie do planowania zasobów i zarządzania wydajnością
5. 5. Retain — Najlepsze dla złożonych organizacji wielodziałowych
6. 6. Productive — Najlepsze planowanie zasobów i prognozowanie dostępnych mocy przerobowych
7. 7. Runn — Najlepszy do planowania dostępności zespołu w czasie rzeczywistym
8. 8. Kantata — Najlepsze rozwiązanie do zarządzania zasobami z myślą o ludziach
9. 9. Teamhood — Najlepszy wybór do planowania wydajności przy niskim koszcie za stanowisko
10. 10. Resource Guru — Najlepsze rozwiązanie zapewniające przejrzystość zasobów dzięki mapom cieplnym

Najlepsze praktyki obliczania przepustowości zasobów

1. Poznaj mocne strony swojego zespołu: Sporządź listę umiejętności i doświadczenia wszystkich osób, aby wiedzieć, kto może zająć się poszczególnymi zadaniami.
2. Śledź i analizuj czas: Korzystaj z narzędzi do śledzenia czasu, aby sprawdzić, jak rozkłada się praca, oraz identyfikować wąskie gardła lub nadmierne obciążenie.
3. Wyciągaj wnioski z przeszłości: Analizuj wcześniejsze projekty, aby zrozumieć, jakich zasobów będziesz potrzebować przy przyszłych pracach.
4. Ustalaj priorytety dla tego, co ważne: Skup się na pracy przynoszącej dużą wartość i nie zobowiązuj się do realizacji rzeczy, które nie są niezbędne.
5. Korzystaj z odpowiednich narzędzi: Synchronizuj systemy zarządzania projektami, aby uzyskać przejrzysty, scentralizowany widok wszystkich projektów i zasobów w jednym miejscu.
6. Planuj na nieprzewidziane sytuacje: Zawsze zostawiaj trochę przestrzeni na niespodziewane zdarzenia lub zmiany w ostatniej chwili.
7. Zadbaj o elastyczność: Szkol członków zespołu w zakresie różnych ról, aby mogli zastąpić innych w razie potrzeby.
8. Korzystaj z szablonu: Szablon planowania przepustowości (taki jak ten dostępny w ramach naszej społeczności członkowskiej) może przyspieszyć pracę, automatycznie obliczając przepustowość i dostępność.
9. Komunikuj się jasno i często: Otwarcie informuj o obciążeniu pracą, priorytetach i ograniczeniach. Regularnie sprawdzaj, jak radzi sobie zespół, i w razie potrzeby wprowadzaj zmiany. Informuj również interesariuszy, aby wszyscy mieli aktualne i spójne informacje.

Więcej zasobów

Masz trudności ze zrozumieniem różnicy między planowaniem przepustowości a planowaniem zasobów? Dowiedz się więcej o planowaniu przepustowości a planowaniu zasobów tutaj.

Co dalej?

Niezależnie od tego, czy koncentrujesz się na utrzymaniu realizacji wymagań projektu zgodnie z planem, zapobieganiu wypaleniu zawodowemu czy maksymalizacji wykorzystania zespołu, te wskazówki i narzędzia pomogą Ci w tym. Chodzi o znalezienie właściwej równowagi i skuteczne zarządzanie przepływami pracy, przy jednoczesnym zachowaniu elastyczności i dostosowywaniu się do niespodzianek podczas realizacji projektu. 

Gotowi wynieść zarządzanie projektami na wyższy poziom? Dołącz do naszej społeczności członkowskiej i uzyskaj dostęp do ekskluzywnych zasobów, wiedzy ekspertów oraz wspierającej społeczności profesjonalistów takich jak Ty. Nie przegap tej okazji — zarejestruj się już dziś i zacznij zarządzać projektami z pewnością siebie!