Ekspercki przewodnik po fazie planowania projektu

Jeśli nie prowadzisz tradycyjnego projektu kaskadowego, nadal musisz wykonać pewne działania planistyczne, zanim przejdziesz do realizacji projektu. W przypadku projektów zwinnych lub hybrydowych zacznij od przygotowania rejestru zadań, określenia sprintów i ceremonii oraz zebrania zespołu deweloperów.

Dlaczego planowanie projektu jest ważne?

Planowanie projektu jest ważne, ponieważ pozwala wszystkim mieć wspólne zrozumienie sytuacji. Umożliwia wskazanie obszarów ryzyka, takich jak napięty harmonogram, ograniczony budżet lub braki w zasobach albo obsadzie personalnej.

Posiadanie planu daje również Tobie, jako kierownikowi projektu, możliwość mierzenia postępów i definiowania sukcesu. Plan stanie się mapą, która wyznacza kierunek oraz pokazuje, gdzie już byłeś i jak długa droga jeszcze przed Tobą.

Kluczowe elementy planowania projektu

Kluczowe elementy fazy planowania projektu obejmują:

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Przegląd zakresu projektu

Jeśli masz kartę projektu lub, częściej, opis zakresu prac (SOW), przejrzyj go i zwróć uwagę na następujące kwestie:

• Co zawiera opis zakresu, a co jest z niego wyłączone?
• Co uwzględniono w sekcji dotyczącej rezultatów?
• Czy przewidziano rundy poprawek rezultatów i ile ich jest?
• Jaki jest budżet projektu oraz harmonogram i warunki płatności?
• Kogo będziesz potrzebować do ukończenia tych prac i czy projekt został już obsadzony? Jeśli nie, w jaki sposób obsadzisz projekt, aby zrealizować wszystkie elementy objęte zakresem?

Podziel pracę na mniejsze części

Gdy masz już jasność co do zakresu projektu, podziel pracę na mniejsze części. Możesz utworzyć odrębne fazy z kamieniami milowymi projektu i zadaniami. Dobre praktyki obejmują:

• Twórz zadania z jednym właścicielem. Chociaż praca może być wykonywana wspólnie, gdy za zadanie „odpowiada” więcej niż jedna osoba, łatwiej wtedy o przeoczenia.
• Dodawaj punkty kontrolne do planu. Nie czekaj po prostu, aż nadejdzie termin realizacji poszczególnych elementów.
• Dodawaj zadania dotyczące elementów, których będziesz potrzebować od klienta lub zewnętrznych interesariuszy. Przypisz je sobie, aby pamiętać o uzyskaniu potrzebnych rzeczy w odpowiednim czasie
• Uwzględniaj czas buforowy między zadaniami lub fazami. Dzięki temu, jeśli coś pójdzie nie tak, będziesz mieć czas na skorygowanie kursu.
• Jeśli planujesz pracować w bardziej zwinnym środowisku z wykorzystaniem sprintów, podziel pracę na łatwiejsze do zarządzania części, aby uzupełnić rejestr zadań. Części te można następnie dopracować i włączyć do sprintów podczas ceremonii planowania sprintu.

Zaplanuj zasoby

Planowanie zasobów nie dotyczy wyłącznie obsady personalnej; chodzi o upewnienie się, że masz odpowiedni zespół, narzędzia i technologie, a także realistyczny budżet na wykonanie wszystkich niezbędnych prac. Proces ten może wyglądać następująco:

• Sprawdzenie narzędzia do prognozowania, aby zobaczyć, kto jest dostępny w planowanych terminach
• Dostosowanie harmonogramu projektu do dostępności członków zespołu
• Potwierdzenie, że budżet będzie wystarczający do wykonania prac
• Zamówienie materiałów, licencji na oprogramowanie i sprzętu potrzebnych do realizacji projektu
• Rezerwacja sal konferencyjnych lub pokoi Zoom na sesje burzy mózgów i współpracy

Zaplanuj zadania i działania

W fazie planowania przygotujesz wstępny harmonogram projektu. W przypadku formalnych projektów może to być szczegółowa struktura podziału pracy (WBS). Potraktuj ją jako pierwszy szkic — może ulec wielu zmianom. Podczas planowania harmonogramu:

• Odnotuj idealne ramy czasowe projektu oraz kamienie milowe, które są niezmienne, takie jak data uruchomienia powiązana z wydarzeniem (wydarzeniem PR, targami, świętem itp.)
• Dodaj zapas czasu, aby opóźnienie któregoś elementu nie wymagało pełnego przeplanowania
• Odnotuj zależności (zadania lub działania, których nie można rozpocząć, dopóki inne zadania lub działania nie zostaną zakończone)
• Przypisz termin wykonania i osobę odpowiedzialną do wszystkich zadań, aby role i zakresy odpowiedzialności były jasne
• Uzyskaj opinie zespołu projektowego przed udostępnieniem harmonogramu zewnętrznym interesariuszom lub klientom
• Jeśli planujesz realizować projekt z wykorzystaniem metodyki zwinnej, ten krok może być prostszy — możesz przygotować harmonogram sprintu i zaplanować terminy ceremonii sprintu

Zidentyfikuj ryzyka i zaplanuj działania mające na celu ich ograniczenie

Projekty z natury wiążą się z ryzykiem, a im więcej niewiadomych występuje w projekcie, tym więcej zagrożeń może pojawić się na każdym etapie. Podczas identyfikowania ryzyk i opracowywania planu ich ograniczania pamiętaj, aby:

• Zaangażować wszystkich interesariuszy. Zadbanie o to, aby wszyscy mieli te same informacje, pozwala uwzględnić wszystkie potencjalne ryzyka i sprawia, że każdy może odegrać rolę w ich ograniczaniu.
• Uwzględnić możliwość rozszerzania zakresu. Jest to jedno z najczęstszych ryzyk i jeden z najczęstszych sposobów, w jaki można zakłócić postęp projektu.
• Szczerze mówić o ryzyku. Nazwanie ryzyka i opracowanie planu zapobiegania mu może wydawać się niewygodne, ale jest to najłatwiejszy sposób na wsparcie powodzenia projektu.

Utwórz budżet lub narzędzie do śledzenia budżetu

Jeśli projekt ma ustalony budżet, ta część może obejmować jego podział w celu zapewnienia zgodności wydatków z celami projektu oraz skonfigurowanie systemu umożliwiającego śledzenie wydatków zespołu. 

Na tym etapie procesu planowania upewnij się, że:

• Budżet został przydzielony na każdą możliwą potrzebę przez cały czas trwania projektu
• Poproszono o budżet rezerwowy na wypadek przekroczenia wydatków w niektórych obszarach
• Zespół zna wysokość budżetu oraz wszelkie wymagane procedury zatwierdzania przed wykorzystaniem przydzielonych środków
• Istnieje proces równoważenia budżetu i śledzenia przekroczeń budżetowych w trakcie całego projektu

Zaangażuj interesariuszy projektu

Choć podczas etapu planowania projektu mogłeś konsultować się z interesariuszami, przygotuj plan angażowania ich przez cały czas trwania projektu. Może on obejmować:

• Przygotowanie planu regularnych aktualizacji statusu, który uwzględnia role i zainteresowania wszystkich kluczowych interesariuszy
• Przekazanie interesariuszom jasnych informacji na temat roli, jaką mają odegrać
• Zapytanie interesariuszy, czego będą potrzebować na różnych etapach projektu, w tym o odpowiednią dokumentację projektową

Jakie są rezultaty planowania projektu?

Planowanie projektu przynosi szereg rezultatów, które będą potrzebne podczas przechodzenia do kolejnego etapu projektu (realizacji projektu). Należą do nich:

• Plan projektu: Plan projektu najprawdopodobniej będzie żywym dokumentem, który będzie modyfikowany w trakcie realizacji projektu. Możesz aktualizować plan wraz z rozwojem projektu, ale jego pierwotna wersja (tj. punkt odniesienia) zostanie utworzona podczas planowania projektu.
• Plan komunikacji: Plan komunikacji to sformalizowany dokument określający dokładnie, w jaki sposób Ty (i inni członkowie zespołu projektowego) będziecie angażować kluczowych interesariuszy.
• Plan alokacji zasobów: Twój plan alokacji zasobów pokazuje, jakich zasobów będziesz potrzebować podczas fazy realizacji oraz ile czasu będziesz potrzebować. Jeśli nie dysponujesz zasobami wewnątrz organizacji, uwzględnij w planie sposób ich pozyskania. Plan alokacji zasobów nie jest tym samym co plan zarządzania zasobami — plan alokacji zasobów odpowiada na pytanie „kto”, a plan zarządzania zasobami na pytanie „jak”.
• Spotkanie inauguracyjne: Po zakończeniu prac przygotowawczych w fazie planowania projektu zorganizujesz co najmniej jedno spotkanie inauguracyjne. Spotkanie to pomoże wszystkim zrozumieć, jak wygląda pomyślna realizacja projektu. Omówisz plan projektu i plan działania (jeśli go masz), opracujesz plan identyfikacji i ograniczania ryzyka oraz sfinalizujesz plan komunikacji. Spotkanie to stanowi również dobre przejście do kolejnej fazy projektu.
• Struktura podziału pracy: Struktura podziału pracy pokazuje każde zadanie w projekcie oraz kolejność, w jakiej będą one realizowane. Jako kierownik projektu cyfrowego niezbyt często proszono mnie o jej przygotowanie (a przynajmniej nieformalnie), ale tworzę wiele wykresów Gantta, które pokazują fazy i zadania projektu w czasie.
• Harmonogram projektu i oś czasu projektu: W przypadku niektórych projektów, zwłaszcza mniejszych, mogą one zastąpić strukturę podziału pracy. Możesz utworzyć wiele wersji, jeśli współpracujesz z zewnętrznymi interesariuszami lub klientami — jedną wersję dla zespołu wewnętrznego, zawierającą znacznie więcej szczegółów, oraz drugą wersję do użytku klienta lub innych interesariuszy, pokazującą wyłącznie konkretne kamienie milowe, które ich interesują.
• Plan zarządzania ryzykiem: Kolejnym rezultatem fazy planowania jest plan zarządzania ryzykiem. Możesz zauważyć częściowe pokrywanie się z planami komunikacji i zarządzania zmianą, ponieważ są one nieodłącznymi elementami zarządzania ryzykiem.
• Plan zarządzania jakością: Posiadanie planu zarządzania jakością na każdym etapie realizacji projektu może przyczynić się do jego ogólnego sukcesu. Możesz przeznaczyć zasoby zewnętrzne na testy lub kontrolę jakości albo zlecić starszemu członkowi zespołu lub sponsorowi projektu przegląd rezultatów na kluczowych kamieniach milowych.

Narzędzia do planowania projektu

Istnieje wiele narzędzi, które mogą wspierać Cię w fazie planowania projektu oraz pomagać w opracowaniu i utrzymaniu planu zarządzania projektem.

Oprogramowanie do zarządzania projektami często zawiera szablony, które mogą przyspieszyć tworzenie planu projektu, a także umożliwia tworzenie niestandardowych szablonów na podstawie własnych planów. Przygotowanie szablonu planu projektu oznacza, że przy kolejnych projektach nie musisz zaczynać od zera.

Do najlepszych narzędzi do zarządzania projektami, które mogą wspierać Cię w fazie zarządzania projektem i usprawniać ten proces, należą:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Wrike — Najlepszy wybór do realizacji projektów międzydziałowych w dużych przedsiębiorstwach
2. 2. Smartsheet — Najlepszy do konfigurowalnych pulpitów nawigacyjnych
3. 3. Productive — Najlepsze do projektów agencyjnych i budżetowania
4. 4. Runn — Najlepsze do prognozowania projektów
5. 5. monday AI Workspace — Najlepsza do optymalizacji zasobów opartej na AI
6. 6. Hive — Najlepsze rozwiązanie do wspólnego zarządzania projektami
7. 7. Celoxis — Najlepszy do uproszczonego planowania i przepływów pracy
8. 8. Copper — Najlepsze dla agencji usprawniających proces od sprzedaży do realizacji
9. 9. Ziggu — Najlepsze rozwiązanie do integracji portalu klienta
10. 10. Zoho Projects — Najlepsze rozwiązanie do integracji z pakietem Zoho

Najlepsze praktyki planowania projektu

Jeśli chodzi o opanowanie planowania projektu, musisz robić wiele rzeczy jednocześnie, aby mieć pewność, że nic nie zostanie pominięte i nie spowoduje dodatkowej pracy w przyszłości. Aby ułatwić Ci rozpoczęcie, przedstawiamy kilka technik planowania projektu:

1. Nie zapominaj o celach projektu i upewnij się, że Twój plan je wspiera.
2. Ustal wskaźniki i KPI, które pomogą śledzić postępy.
3. Zaangażuj zespół projektowy w planowanie.
4. Określ, w jaki sposób będziesz prowadzić niezbędne monitorowanie i kontrolowanie projektu w fazie realizacji.
5. Upewnij się, że uwzględniłeś interesy wszystkich interesariuszy.
6. Skorzystaj z listy kontrolnej planowania projektu, aby mieć pewność, że nie pominiesz żadnych kluczowych etapów procesu.

Co dalej?

Chcesz nawiązać kontakt z innymi kierownikami projektów cyfrowych, aby dzielić się zasobami i najlepszymi praktykami? Dołącz do naszej społeczności członkowskiej i uzyskaj dostęp do ponad 100 szablonów, próbek i przykładów oraz nawiąż kontakt na Slacku z setkami innych kierowników projektów cyfrowych.